Номенклатура дел в МЧС на 2021 год в группе обслуживания

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел в МЧС на 2021 год в группе обслуживания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Приказ МЧС РФ от 17.02.2021 N 88

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

В соответствии с частью 11.3 статьи 9 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» , пунктом 30 Положения о федеральном государственном пожарном надзоре, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12 апреля 2012 г. N 290 «О федеральном государственном пожарном надзоре» , а также Общими требованиями к разработке и утверждению проверочных листов (списков контрольных вопросов), утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 февраля 2017 г. N 177 , приказываю:

Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 52, ст. 6249; 2018, N 32, ст. 5109.

Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 17, ст. 1964; 2017, N 28, ст. 4149.

Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, N 9, ст. 1359.

1. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты всех классов функциональной пожарной опасности, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности, в соответствии с приложением N 1.

2. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, поселений и населенных пунктов, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на территории, в соответствии с приложением N 2.

3. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах проживания людей, в соответствии с приложением N 3.

4. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах научных и образовательных организаций, в соответствии с приложением N 4.

5. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах культурно-просветительных и зрелищных учреждений, в соответствии с приложением N 5.

6. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах организаций торговли, в соответствии с приложением N 6.

7. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах медицинских организаций, в соответствии с приложением N 7.

8. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на всех производственных объектах, в соответствии с приложением N 8.

9. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на производственных объектах, на которых осуществляется деревообработка, в соответствии с приложением N 9.

10. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемую в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на производственных объектах — объектах энергетики, в соответствии с приложением N 10.

Настоящая Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемая в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты всех классов функциональной пожарной опасности, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности (далее — проверочный лист), применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении объектов защиты всех классов функциональной пожарной опасности, подлежащих федеральному государственному пожарному надзору, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности, вместе с другими формами листов, необходимость применения которых определяется назначением объектов или осуществляемыми на них действиями. Количество и наименование объектов защиты принимается в соответствии с распоряжением о проведении проверки, количество столбцов таблицы принимается с учетом количества объектов защиты.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в формах проверочных листов, утвержденных МЧС России, сфера применения которых относится к проверяемому объекту защиты.

Настоящая Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемая в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, поселений и населенных пунктов, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на территории (далее — проверочный лист), применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении объектов защиты, поселений и населенных пунктов, подлежащих федеральному государственному пожарному надзору, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на их территории, вместе с другими формами листов, необходимость применения которых определяется назначением объектов или осуществляемыми на них действиями. Количество и наименование объектов защиты принимается в соответствии с распоряжением о проведении проверки, количество столбцов таблицы принимается с учетом количества объектов защиты.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в формах проверочных листов, утвержденных МЧС России, сфера применения которых относится к проверяемому объекту защиты.

Настоящая Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемая в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах проживания людей (далее — проверочный лист), применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении объектов для проживания людей, подлежащих федеральному государственному пожарному надзору, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности, вместе с другими формами листов, необходимость применения которых определяется назначением объектов или осуществляемыми на них действиями. Количество и наименование объектов защиты принимается в соответствии с распоряжением о проведении проверки, количество столбцов таблицы принимается с учетом количества объектов защиты.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в формах проверочных листов, утвержденных МЧС России, сфера применения которых относится к проверяемому объекту защиты.

Образец номенклатуры дел организации 2020

Настоящая Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемая в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах культурно-просветительных и зрелищных учреждений (далее — проверочный лист), применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении культурно-просветительных и зрелищных объектов, подлежащих федеральному государственному пожарному надзору, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности, вместе с другими формами листов, необходимость применения которых определяется назначением объектов или осуществляемыми на них действиями. Количество и наименование объектов защиты принимается в соответствии с распоряжением о проведении проверки, количество столбцов таблицы принимается с учетом количества объектов защиты.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в формах проверочных листов, утвержденных МЧС России, сфера применения которых относится к проверяемому объекту защиты.

Настоящая Форма проверочного листа (списка контрольных вопросов), применяемая в рамках федерального государственного пожарного надзора для объектов защиты, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности на объектах организаций торговли (далее — проверочный лист), применяется в ходе плановых проверок, проводимых в отношении объектов торговли, подлежащих федеральному государственному пожарному надзору, при осуществлении контроля за соблюдением требований пожарной безопасности, вместе с другими формами листов, необходимость применения которых определяется назначением объектов или осуществляемыми на них действиями. Количество и наименование объектов защиты принимается в соответствии с распоряжением о проведении проверки, количество столбцов таблицы принимается с учетом количества объектов защиты.

Предмет плановой проверки ограничивается обязательными требованиями, изложенными в формах проверочных листов, утвержденных МЧС России, сфера применения которых относится к проверяемому объекту защиты.

30 декабря 2014

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»* и в целях совершенствования делопроизводства в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России приказываю:

1. Начальникам территориальных органов, руководителям учреждений и организаций МЧС России при осуществлении делопроизводства в подчиненных подразделениях руководствоваться прилагаемой инструкцией.

2. Признать утратившим силу приказ МЧС России от 01.12.2008 № 735 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в территориальных органах, соединениях и воинских частях войск гражданской обороны, организациях системы МЧС России».

Министр

В.А. Пучков

_____________________________

* Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060; 2011, № 37, ст. 5263.

2.1.1. Документы поступают в территориальные органы, организации МЧС России посредством почтовой, фельдъегерской связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочным и на личном приеме.

2.1.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

2.1.3. Каналы электронной связи включают в себя СЭД, интегрированную с межведомственной системой электронного документооборота (МЭДО) и Единой системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), сеть Интернет.

2.1.4. По каналам СЭД поступают электронные документы, электронные копии документов.

2.1.5. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

2.1.6. Все конверты с документами вскрываются, за исключением писем с пометкой «лично».

При вскрытии конвертов с документами проверяется правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме (приложение № 1). Один экземпляр акта направляется отправителю, второй остается в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении обращений граждан и доплатных писем.

2.1.7. В нерабочее время (вечернее и ночное время, в выходные и праздничные дни) прием служебной корреспонденции осуществляет дежурный по территориальному органу, организации МЧС России. В случае отсутствия дежурного порядок приема корреспонденции в нерабочее время определяет начальник (руководитель) территориального органа, организации МЧС России.

Все поступившие пакеты дежурный учитывает в журнале учета (приложение № 2) и затем передает (не вскрывая пакеты) в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России.

2.4.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно.

2.4.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе III настоящей Инструкции.

2.4.3. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также согласование документа с заинтересованными органами власти, организациями (внешнее согласование) и должностными лицами территориального органа, организации МЧС России (внутреннее согласование) возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

2.4.4. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к нему, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и соответствующего количества копий (для документов, отправляемых на бумажном носителе).

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится соответствующее количество копий с учетом визового экземпляра (для документов, отправляемых на бумажном носителе). Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается распорядительным документом, издаваемым в каждом территориальном органе, организации МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

2.4.5. Регистрация исходящих документов производится в день их приема от исполнителей путем заведения РКК в СЭД. РКК заводится на все исходящие документы независимо от того, как отправляется документ — на бумаге или в электронном виде.

Исходящий номер письма состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например: № 23-3-5, где 23 — порядковый номер документа, 3-5 — индекс дела по номенклатуре дел.

Зарегистрированный документ сканируется, электронный образ документа прикрепляется к РКК одновременно с регистрацией.

2.4.6. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

2.4.7. На отправляемую корреспонденцию составляются реестры по соответствующей форме (приложение № 5), которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

2.4.8. Документы в адрес руководства МЧС России, департаментов и управлений центрального аппарата МЧС России, территориальных органов и организаций МЧС России, являющихся участниками СЭД, отправляются по каналам СЭД в электронном виде.

2.4.9. В случае отправки письма в электронном виде исполнителем на регистрацию представляется подлинник подписанного письма на бумажном носителе. Необходимые визы согласования при этом проставляются на оборотной стороне последнего (подписного) листа подлинника.

Отправка электронных копий документов по каналам СЭД производится без досылки подлинников на бумажном носителе, которые формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В случае отправки письма на бумажном носителе исполнителем представляются на регистрацию подписанный подлинник письма и его визовый экземпляр, который после отправки подшивается в дело.

2.4.10. При заполнении РКК исходящего документа в графе «Получатель» необходимо указывать департамент или управление центрального аппарата МЧС России, территориальный орган и организацию МЧС России, которым адресован документ. Для документов, направляемых на имя руководства МЧС России, в графе получатель указывается «МЧС России».

Документ считается отправленным по каналам СЭД после заполнения поля «Рассылка документа» в графе «Получатель» РКК и сохранения введенной информации в СЭД.

2.4.11. Документы, не подлежащие сканированию и отправке по каналам электронной связи, в том числе по каналам СЭД, указаны в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

Срок хранения документов в 2021 году

2.5.1. Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, организации МЧС России (внутренние документы).

Регистрация внутренних документов осуществляется с использованием СЭД. Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

2.5.2. Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника (руководителя) территориального органа, организации МЧС России, другие виды протоколов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.

2.5.3. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.

2.5.4. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например: № 25-км.

2.5.5. Планы основных мероприятий территориального органа, организации МЧС России, утвержденные приказом территориального органа, организации МЧС России (годовые) или начальником (руководителем) территориального органа, организации МЧС России (на месяц), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

Регистрационный номер плана основных мероприятий на месяц проставляется следующим образом, например: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 — порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).

2.5.6. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п. 2.5.5 настоящей Инструкции.

2.5.7. Докладные, представляемые начальнику (руководителю) территориального органа, организации МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

2.5.8. Рассылка копий протоколов, приказов и распоряжений, докладных и служебных записок структурным подразделениям осуществляется по каналам СЭД или на бумажном носителе.

2.5.9. Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.

Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, руководителю) в соответствии с п. 2.4.5 настоящей Инструкции.

2.5.10. Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.

2.5.11. Дата и регистрационный номер соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.

2.5.12. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п. 2.5.10 настоящей Инструкции) осуществляется в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

3.1.1. Документы, создаваемые в территориальных органах, организациях МЧС России, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

3.1.2. Для подготовки и оформления документов в территориальных органах, организациях МЧС России применяются следующие бланки с продольным и угловым расположением реквизитов:

бланки с продольным расположением реквизитов (приложения №№ 6, 7, 8) используются для оформления распорядительных документов и протоколов совещаний;

бланки с угловым расположением реквизитов (приложения №№ 9, 10, 11) используются для оформления служебных писем, предписаний, справок, и т.д.

3.1.3. Бланки должны быть изготовлены либо полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, либо с использованием имеющихся в территориальном органе, организации МЧС России технических средств (множительной и компьютерной техники). При этом для подготовки исполнителями документов на бланках в электронном виде необходимым условием является единообразие электронного шаблона каждого вида бланка во всех компьютерах исполнителей территориального органа, организации МЧС России.

3.1.4. Применяемые в деятельности территориальных органов, организаций МЧС России бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, удостоверяющих личность; трудовых книжек и вкладышей к ним; чековых, квитанционных и расчетных книжек и другие бланки документов, расходование которых предусмотрено с поэкземплярным учетом, относятся к бланкам строгой отчетности.

3.1.5. Бланки строгой отчетности подлежат обязательному учету в журналах учета использования (приложение № 12) раздельно по видам бланков. Учет расходования этих бланков ведется в том структурном подразделении, в котором они используются. Журналы учета использования бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру дел.

3.1.6. Для уничтожения испорченных в процессе работы бланков создается комиссия в составе не менее трех человек.

Непосредственное уничтожение бланков производится один раз в квартал членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт (приложение № 13).

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел.

Акты об уничтожении бланков строгой отчетности должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов.

После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта.

3.2.1. Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности территориальных органов, организаций МЧС России, производится в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в системе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 15.11.2004 № 516ДСП.

3.3.1. Создаваемые в территориальном органе, организации МЧС России документы печатаются с использованием текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены. Документы, разрабатываемые в табличной форме, допускается оформлять шрифтом размером 10, 11, 12.

Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:

левое 20

правое 10

верхнее 20

нижнее 20

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

3.3.2. В состав реквизитов документов, создаваемых в территориальном органе, организации МЧС России, входят:

а) эмблема МЧС России;

б) полное и краткое наименование территориального органа, организации МЧС России;

в) должность лица — автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления документа;

ж) справочные данные о территориальном органе, организации МЧС России;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях № 14, 15,16 к настоящей Инструкции.

3.3.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17, и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

3.3.4. В реквизите «Наименование организации» указывается полное наименование, закрепленное в положении (уставе) территориального органа, организации МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование, если оно также закреплено в положении (уставе).

Над наименованием территориального органа, организации МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

3.3.5. Реквизит «Справочные данные» указывается на бланках писем и включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты.

3.3.6. Наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол) указывается на каждом документе, за исключением письма.

Место составления (издания) документа указывается в бланках приказов, распоряжений при изготовлении бланков. В бланках протоколов, актов место составления документа указывается при его подготовке. Место составления в бланках писем не указывается.

3.3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, письмо, докладная, служебная записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется при его регистрации, утверждении должностным лицом или при его составлении (например, заявление, рапорт, объяснительная записка).

Если авторами документа являются две или более организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.3.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами (без буквы «г.»). Например: дату 5 марта 2012 года следует оформить 05.03.2012.

3.3.7.2. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2012 г. (в этом случае буква «г.» проставляется в обязательном порядке).

В начале года некоторые необходимые приказы надо переоформить. Например, те, у которых ограничен срок действия. К таким относится обязательный приказ об утверждении штатного расписания — он утверждается только на год.

Узнать подробнее о составлении штатного расписания, скачать актуальные бланки и формы документов вы можете в нашем материале.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2021 год

Этот документ тоже входит в перечень обязательных приказов, который оформляется каждый год заново. В 2020 году утвердить графики отпусков на 2021 надо не позже 17 декабря. Это правило, за которым строго следят проверяющие.

Важно! Утвердить отпускной график на следующий год надо не позднее, чем за две недели до окончания года.

Инструкция по заполнению графика отпусков на сайте Профкадровик. Здесь можно скачать бланк графика.

Заполните график и утвердите его у руководителя. Если документ оформлен в унифицированной форме Т-7, его не обязательно утверждать отдельным приказом — бланк предусматривает специальное место для этого. Если же вы заполняете форму, разработанную самостоятельно, и в ней нет грифа утверждения, вам необходимо дополнительно издать приказ, обязательный в начале года, который утвердит готовый график.

Проверьте распоряжения руководства о назначении ответственных за конкретное направление работы в рамках подразделения или всего предприятия.

Важно! На некоторые виды деятельности сроки полномочий могут быть ограничены..

Назначение ответственных — тоже приказы, необходимые в организации. Убедитесь, что все назначенные работники на своих местах, в противном случае обновите документацию.

Новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)¹ вступил в силу 18.02.2020. На эту дату в организации уже должна действовать номенклатура дел на 2020 год, ее надо было утвердить в конце 2019 года до начала 2020. Поэтому основной задачей службы делопроизводства сейчас становится обеспечение соблюдения нормативных сроков хранения документов в соответствии с новым Перечнем. Для ее решения необходимо:

1. Проанализировать Перечень 2019 г., обратить внимание на его новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов, которые появились по сравнению с Перечнем 2010 г.²;
2. Сравнить сроки хранения категорий, комплексов и видов документов, установленных новым Перечнем, со сроками хранения конкретных заголовков дел в утвержденной номенклатуре дел на 2020 год, выявить все изменения сроков;
3. Уточнить формулировки конкретных заголовков дел в соответствии с составом документов нового Перечня и проверить последовательность индексов (при необходимости), внести новые сроки хранения документов прежде всего в рабочий экземпляр номенклатуры дел, который ведет служба делопроизводства. Этот экземпляр станет основой:
   • для разработки новой номенклатуры на 2020 год или изменений к ее первоначальному варианту (как это можно сделать, подробно и с примерами покажем далее);
   • для подготовки к утверждению номенклатуры дел уже на следующий 2021 год;
4. На основании рабочего экземпляра определить объем необходимых изменений и уточнений, которые относятся к конкретным заголовкам дел и их срокам хранения, показать рабочий экземпляр руководителю организации и председателю экспертной комиссии и по согласованию с ними решить вопрос, будет ли утвержденная номенклатура дел на 2020 год подлежать переработке, переоформлению и фактически повторному утверждению, если выявлено много изменений. При небольших изменениях (или в небольшой организации) в обычном порядке в первоначальную номенклатуру дел на 2020 год можно будет внести несколько уточнений, касающихся новых сроков хранения и некоторых заголовков дел (при необходимости). Их можно:
   • утвердить приказом по основной деятельности, в распорядительной части текста которого зафиксировать изменение сроков и уточнение конкретных заголовков (например, по форме «было» – «стало» или как в Примере 2), либо
   • сначала разработать дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, а потом утвердить его приказом.

Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (т.е. Правил, которые были утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526³) допускают, что включение в номенклатуру дел в течение года новых заголовков дел не требует ее повторного согласования и утверждения (п. 1.1.1). Считаем, что данное правило возможно применить и в случае изменения сроков хранения документов. Кроме того, если организация является источником комплектования, и ее утвержденная номенклатура дел уже прошла согласование с ЭПК архивного учреждения или государственного (муниципального) архива в плановом порядке (т.е. 1 раз в 5 лет), то дополнительно согласовывать ее корректировки (а не существенную переработку) с ЭПК при уточнении сроков хранения не потребуется. Обратите внимание, что вступившие в силу Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) предусматривают, что служба делопроизводства имеет право оформлять дополнение к номенклатуре дел в качестве самостоятельного документа, отражающего все изменения состава заголовков дел, произошедшие в течение календарного года (п. 6.17). Такой метод возможно применить и при оформлении изменения сроков хранения в связи со вступлением в силу нового Перечня 2019 г.

Работа по внесению изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год может оказаться достаточно трудоемкой, поэтому рекомендуем службе делопроизводства оформлять ее этапы и взаимодействие подразделений приказом первого руководителя, поскольку он отвечает за документальный фонд и утверждает номенклатуру дел.

А если в организации нет номенклатуры дел, то в связи с новым Перечнем и утверждением нормативных сроков хранения документов как раз наступило время ее разработать на основе Правил 2015 г. и Методических рекомендаций по их применению.

Рассмотрим еще один, «радикальный», вариант, когда выявлен большой объем необходимых изменений в утвержденную номенклатуру дел на 2020 год и руководитель организации принял решение ее переоформить и утвердить заново (см. Пример 5). Метод «версионности» в данном случае окажется неприменимым, т.к. Перечень 2010 г., в соответствии с которым в утвержденной номенклатуре были определены сроки хранения дел, признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). Это позволяет фактически заново утверждать номенклатуру дел на 2020 год в связи с изменениями сроков хранения категорий, комплексов и видов документов и применять ее «задним числом» – с 1 января 2020 года номенклатура дел («новая») применяется в обязательном порядке, а при архивно-технической обработке документов и дел, составлении описей и актов она «применяется» по отношению к документам и за предыдущие годы (скорее всего, за 2016–2019 гг., т.к. документы должны передаваться в архив не позднее 3 лет с года завершения в делопроизводстве).

• Свежие
• Посещаемые

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Федеральная нотариальная палата (ФНП) – это некоммерческая организация, основанная на принципах самоуправления, саморегулирования и самофинансирования. Она объединяет всех нотариусов России посредством обязательного коллективного членства в ней нотариальных палат субъектов РФ. Нотариальные палаты субъектов РФ в свою очередь основаны на обязательном членстве в них всех нотариусов, занимающихся частной практикой на территории того или иного региона.

ФНП осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации о нотариате, Федеральным законом «О некоммерческих организациях», другими правовыми актами органов государственной власти, международными договорами, Уставом ФНП, а также Профессиональным кодексом нотариусов Российской Федерации. При этом Палата обладает всеми правами юридического лица с полной финансово-хозяйственной самостоятельностью и аппаратом, позволяющим эффективно реализовывать возложенные на нее законодательством и Уставом функции по организации нотариальной деятельности, контрольные полномочия и представлять интересы нотариального сообщества в органах государственной власти.

На данный момент Федеральная нотариальная палата объединяет 84 нотариальные палаты субъектов Российской Федерации.

Номенклатура дел (НД) позволяет упорядочить все дела, которые в ней заводят. Она отличается четкой систематизацией и соблюдением указанного срока хранения. Такое определение дано в статье 3.4 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Когда бумаги хранятся более 10 лет или постоянно, их следует учитывать более строго и упорядоченно. Систематизировать документацию помогает типовая номенклатура дел организации, к основным функциям которой относятся:

• группировка имеющихся документов по разным критериям;
• обеспечение их сохранности;
• возможность быстро найти требуемую бумагу;
• индексация дел.

Применяется она и в архивном делопроизводстве, когда документы хранятся менее 10 лет.

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

НД составляется на фирменном бланке компании. Затем следует процесс согласования. В его рамках необходимо:

• получить одобрение архивной службы;
• заручиться подписью начальника отдела документационного обеспечения;
• согласовать с экспертной комиссией;
• согласовать с экспертами федерального или муниципального архива (если дела передаются на государственное хранение).

В итоге руководителем компании утверждается перечень дел бухгалтерии с новыми сроками хранения, уже прошедшая все вышеперечисленные процедуры, для чего требуется оформить приказ, который действует на протяжении календарного года.

Приказ содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• номер и дату приказа;
• описание НД, подлежащей утверждению;
• основание для этого;
• Ф.И.О. и должность ответственного лица;
• дату;
• подпись руководителя;
• отметку об ознакомлении с приказом ответственного лица.

Пожарная безопасность: изменения в 2021 году

• Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

• Как создавать, согласовывать и хранить документы: акт

• Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

• Как закрыть делопроизводственный год

• Получаем подпись в ФНС: как выбрать носитель

  5,0 тыс. 13

  В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

  Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

  Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

  Рассмотрим структуру НД подробнее:

  1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

  Архивными организациями рекомендуется сохранять схожие индексы для типичных дел разных структурных подразделений. Например, дела с приказами следует обозначать «04» во всех подразделениях организации (02-04, 03-04 и т. д.).

  2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

  Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

  Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

  Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

  Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

  3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

  4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

  5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

  Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

  • структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
  • номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
  • смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

  Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

  • «Как составить номенклатуру дел организации — образец»;
  • «Номенклатура дел отдела кадров — образец».

  Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

  Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

  Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

  Номенклатура дел отдела кадров на 2021 — 2021 годы — образец

  В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

  Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

  НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

  О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале «Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец».

  Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

  Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

  Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

  • Оксинтий Лариса
  • Цветкова Татьяна

  Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

  Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

  Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

  К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

  Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

  Подробнее об услуге вы можете уточнить
  у наших менеджеров по телефону:

  в Москве: +7 (495) 021-93-94
  в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

  или отправить запрос из формы обратной связи.

  Примерные номенклатуры дел на 2021 год

  В 2021 году МЧС внедряет дифференцированный подход к проверкам. Зоны риска и основные критерии их распределения сохраняться, но инспектор теперь вправе самостоятельно принимать решение о присвоении объекту той или иной зоны риска. Такой подход позволяет вносить коррективы в график проверок. При нарушении собственником объекта или его арендатором норм и правил пожарной безопасности контроль может быть усилен, а проверки будут проводиться чаще.

  Ранее категория риска присваивалась группе объектов. Теперь же ее устанавливают для каждого из них в индивидуальном порядке, в зависимости от того, насколько тяжелыми могут оказаться возможные последствия пожара и от того, насколько добросовестно будут исполнять свои функции лица, ответственные за пожарную безопасность. Приоритетными в связи с новым подходом станут работы, связанные с профилактикой пожаров.

  Пожарная безопасность будет контролироваться разными способами, включая осмотры, проводимые инспектором инкогнито под видом клиента или покупателя. Тайные визиты позволят оперативно выявлять наличие или отсутствие нарушений, в том числе и выявленных при предыдущих инспекциях.

  При проведении документарной или плановой инспекции проверяющие запрашивают множество документов, содержащих данные компании и бумаг, отражающих текущее состояние систем пожарной безопасности организации.

  Приблизительный перечень выглядит следующим образом:

  1. Документы на право распоряжения объектом.
  2. Свидетельство о государственной регистрации ИП или юридического лица.
  3. Свидетельство о записи в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.
  4. Документ, подтверждающий полномочия законного представителя ( приказ о назначении, доверенность и т.д.).
  5. Устав компании или положение.
  6. Технический паспорт БТИ.
  7. Свидетельство о постановке на учет в налоговых органах.
  8. Юридический и фактический адрес организации, номера телефонов.
  9. Список структурных подразделений с указанием адресов их нахождения.
  10. Перечень арендаторов здания, занимающих помещения в нем.
  11. Договор на техническое обслуживание установок пожаротушения, систем автоматической пожарной сигнализации, средств оповещения о пожаре.
  12. Акт обследования целостности конструкций (действителен один год), протокол испытания наружных пожарных лестниц (действителен пять лет).
  13. Акты огнезащитной обработки горючих конструкций.
  14. Протокол испытания противопожарного водопровода (составляется два раза в год).
  15. Акт испытания пожарных гидрантов наружной сети водопровода на водоотдачу (акт составляется после проверк, проводимой весной и осенью).
  16. Протокол испытания целостности кровельных ограждений (действителен пять лет).
  17. Приказ об обучения персонала по программе ПТМ, удостоверения о прохождении обучения.
  18. Приказ о назначении лиц, ответственных за пожарную безопасность на объекте.
  19. Журналы учета огнетушителей (с паспортами на огнетушители) и проводимых инструктажей.
  20. График очистки воздуховодов и систем вентиляции.
  21. Инструкция о мерах ПБ и иные распорядительные документы, касающиеся пожарной безопасности.
  22. Акт практической отработки плана эвакуации (составляется два раза в год при условии массового пребывании в здании более 50 человек).
  23. Для высотных задний – акт проверки молниезащиты и защиты от статического электричества.
  24. Декларация пожарной безопасности, лицензия на деятельность в области пожарной безопасности.
  25. Сертификаты пожарной безопасности на используемую продукцию (пожарные двери, шкафы, рукава, огнезащитные составы, огнетушители и т.п.).

  По завершении проверки документации инспектор осмотрит все этажи здания. Проверяться будет наличие эвакуационных планов, средств пожаротушения, предупреждения и связи. Во избежание штрафа должны быть исправны средства оповещения, дымоудаления, пожаротушения, пожарная автоматика и пожарные водопроводы. Эвакуационные выходы и проходы к ним должны быть свободны от мусора, старой мебели прочего. Кроме того, должна быть очищена от легковоспламеняющихся и пожароопасных предметов прилегающая к зданию территория.

  Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.
  Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

  Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

  Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

  При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

  Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

  В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

  В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

  • Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Устанавливает сроки хранения кадровых документов (до 01.01.2003 г. – 75 лет, после 01.01.2003 г. – 50 лет) и порядок исчисления сроков хранения.
  • Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. за № 526, зарегистрированных в Минюсте РФ 07.09.2015г. за № 38830 – устанавливают требования к порядку разработки и форме номенклатуры дел.
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08. 2010г. N 558, Зарегистрирован в Минюсте РФ 08.09.2010 г. за N 18380 – устанавливает сроки хранения всех документов организации.

  В Правилах работы с архивными документами, утвержденными Приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 (Приложение 25), имеется образец номенклатуры дел организации, которым можно воспользоваться и для оформления номенклатуры дел отдела кадров. На нашем сайте имеются бланк и образец номенклатуры дел, который вы можете скачать для своих нужд.

  Номенклатура имеет четко структурированную форму, включающую в себя таблицу со следующими разделами:

  1. в левом верхнем поле — название организации, название документа с указанием года;
  2. в правом верхнем поле — гриф «Утверждаю» с указанием ФИО, должности и подписи утверждающего номенклатуру дел лица;
  3. таблица номенклатуры дел, состоящая из граф: «Индекс дела»», «Заголовок дела», «Количество дел», «Срок хранения», «Примечания»;
  4. отметки о согласовании с руководителем отдела документационного обеспечения или иным лицом, ответственным за архив, и, при необходимости — отметки о согласовании экспертной комиссией;
  5. итоговая запись номенклатуры;
  6. подписи — начальника отдела кадров, начальника отдела документационного обеспечения, заведующего архивом.

  Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

  Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

  Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

  Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

  Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

  Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

  По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

  Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

  Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

  Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее.

  Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
  • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
  • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01–02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

  Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

  В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

  Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

  
  

  Похожие записи:

  • Акт об отказе в медосвидетельствовании
  • Давность взыскания штрафов за нарушение ПДД
  • Сколько по времени можно вступать в наследство по завещанию