Срок требований к бывшему директору о передаче документов

Налоговый календарь на август 2021

1,7 тыс. 0

Передача документов новому руководителю

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Источники:

• Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
• Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 «О банках и банковской деятельности»
• Приказ Минфина России от 28.12.2001 N 119н
• Трудовой кодекс РФ

Написать комментарий

Рассмотрим оптимальный порядок действий, который даже в крупной организации поможет упорядочить процедуру передачи большого количества документов и дел по должности гендиректора. В небольших организациях какие-то ее этапы могут упрощаться, но чем больше вы будете стремиться к идеалу, тем меньше потом будет проблем, потому нужно просто взвешивать трудозатраты и возможные риски.

Если учредители приняли решение сменить генерального директора, если тот по собственному желанию покидает организацию, то в протокол общего собрания участников / акционеров (или решение единственного владельца бизнеса) необходимо включить пункт о необходимости передачи дел и назначить ее дату или период («с… по…»). Рекомендуем акцентировать внимание на формулировке данной процедуры: «подлежат приему-передаче документы и дела по должности генерального директора». Лучше, если дата фактического приема-передачи будет совпадать с последним днем работы по занимаемой должности, это и будет дата оформления и подписания соответствующего акта.

Учредители могут образовать комиссию по приему-передаче документов и дел по данной должности и сразу назначить:

• преемника – нового гендиректора;
• а могут в протоколе просто зафиксировать как поручение дату приема-передачи и лицо, которое примет дела по освобождающейся должности. Им может быть один из заместителей генерального директора и даже один из учредителей.

В состав комиссии по приему-передаче документов и дел, как правило, включают руководителей кадровой службы, бухгалтерии, одного из заместителей, руководителя службы делопроизводства и преемника, которому передаются дела. Руководитель службы безопасности тоже может быть включен в состав комиссии. Генеральный директор, передающий дела, в состав нее не включается.

Специальная комиссия может не создаваться, но в протоколе собрания участников / акционеров (или решении) в этом случае делается запись о передаче документов и дел «преемнику в присутствии должностных лиц организации ». В этом случае все равно прием-передача будет осуществляться публично, и факт приема-передачи будет подтвержден актом коллегиально.

При необходимости (как правило, по решению учредителей) в организации может проводиться инвентаризация основных средств, кассы, проверка состояния учетных документов, а также финансовых показателей деятельности на установленную дату приема-передачи дел. Кадровая служба может оформить как справку итоговые сведения по книге учета трудовых книжек и вкладышей в них и по журналу учета личных дел (при наличии). Как правило, служба делопроизводства дает сводку о состоянии исполнения обращений граждан и справку об общем объеме документооборота на установленную дату приема-передачи. Данные сведения, подготовленные структурными подразделениями, по желанию учредителей могут быть в качестве итоговой информации включены в акт, а составленные ими документы могут…

• Свежие
• Посещаемые

Увольнение старого директора и назначение нового должно произойти в один день.

Недопустимо оставлять ООО без директора даже на время и допускать накладки полномочий руководителей.

При необходимости с прежним руководителем нужно составить акт приема-передачи документов, вверенных материальных ценностей.

Заключите трудовой договор с новым директором и выпустите приказ с датой его назначения.

Заявление о внесении изменений вы должны заверить у нотариуса. Нотариус потребует документы:

• ОГРН
• ИНН
• Устав ООО
• Решение или протокол
• Выписку из ЕГРЮЛ, при необходимости

Подпись заявителя не нужно удостоверять нотариально, если документы подаются в электронном виде с помощью ЭЦП заявителя.

Через 5 рабочих дней налоговая внесет изменения в ЕГРЮЛ. Вы получите лист записи ЕГРЮЛ с новыми данными.

Проверьте, чтобы данные директора были указаны без ошибок.

7. Действия после смены директора ООО

Заключать новые договоры с контрагентами не нужно. Официально уведомлять партнеров вы также не обязаны. Но сделать это стоит в рамках профессиональной этики и во избежание недоразумений в документах. Разошлите уведомление контрагентам по электронной почте в свободной форме.

Обязательно уведомите банк о смене директора. Сообщите данные нового руководителя, передайте образец его подписи. Убедитесь, что у стаого руководителя не остался доступ к управлению счётом.

В банк нужно подать документы:

• Выписка из ЕГРЮЛ
• Свидетельство о внесении изменений
• Решение о назначении директора или протокол собрания
• Приказ о вступлении директора в должность
• Дополнительно может потребоваться: ИНН, ОГРН, устав ООО

Дисквалифицированное лицо не может занимать руководящие должности в организациях. Поэтому если новый руководитель включен в этот реестр, из налоговой придет отказ во внесении изменений в связи со сменой руководителя.

Решение о назначении нового руководителя организации принимается уполномоченным органом компании (определяется уставом). Как правило, решение о смене руководителя принимается общим собранием участников (учредителей/членов) организации.

Решение о смене руководителя должно обязательно содержать решение по двум вопросам:

• о прекращении полномочий единоличного исполнительного органа, то есть прекращении полномочий действующего руководителя
• об избрании единоличного исполнительного органа (нового руководителя)

Кроме того, в повестку на практике включают вопрос о выборе лица, которое будет подписывать трудовой договор с новым руководителем организации, а также вопрос о выборе председателя и секретаря собрания, подписывающих протокол.

Обратите внимание! Статьей 67.1 ГК РФ установлены требования к протоколу общего собрания участников:

• для ПАО: протокол должен быть удостоверен лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии
• для НАО: протокол должен быть нотариально удостоверен или удостоверен лицом, осуществляющим ведение реестра акционеров такого общества и выполняющим функции счетной комиссии;
• для ООО: протокол должен быть нотариально удостоверен, если иной способ (например, подписание протокола всеми участниками или частью участников — председателем и секретарем собрания) не предусмотрен уставом ООО либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно. То есть протокол общего собрания ООО не удостоверяется нотариально, если соблюдено одно из условий: а) иной способ удостоверения выбран в уставе (для этого можно 1 раз внести изменения в устав) или б) иной способ выбран в протоколе общего собрания, принятом единогласно (подписи в этом протоколе должны быть нотариально удостоверены).

Если протокол общего собрания подлежит нотариальному удостоверению, то протокол подписывается участниками собрания при нотариусе, нотариус удостоверяет подписи. Аналогично проходит удостоверение подписей держателем реестра.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ при госрегистрации юридического лица заявителями могут являться, в том числе руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица, а также иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.

В ходе процедуры регистрации смены руководителя часто возникает вопрос при определении заявителя, уполномоченного подписывать заявление о регистрации смены руководителя и подавать документы на регистрацию. Кто является заявителем при смене руководителя? Должен ли подавать заявление новый директор или этим занимается его предшественник? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС от 16 марта 2016 г. № ГД-4-14/4301, где указано, что заявление о внесении изменений подается новым руководителем организации.

Для удостоверения подписи на заявлениях нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации организации, решение уполномоченного органа о назначении нового руководителя и актуальный список участников (учредителей/членов/акционеров) организации. Кроме того, необходимо при подписании заявлений у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление).

Подавая заявление о регистрации изменений в ЕГРЮЛ, вы уведомляете налоговый орган о смене генерального руководителя. При подаче заявления о регистрации смены руководителя к заявлению можно приложить решение уполномоченного органа об избрании руководителя, но это необязательно, закон этого не требует. Обратите внимание, что для того чтобы сменить руководителя в организации заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета, если они отличаются (например, в Москве регистрирующий орган для коммерческих организаций, потребительских кооперативов, ТСН — МИФНС № 46, для большинства НКО — Главное управление Минюста РФ по г. Москве).

Срок уведомления налоговой о смене руководителя юридического лица — 3 рабочих дня с дня принятия решения о смене. При неуведомлении налоговой или нарушении срока уведомления налоговой о смене руководителя законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Госпошлина за внесение изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой руководителя не уплачивается.

Способы подачи документов на регистрацию смены руководителя юридического лица могут быть разными. Выберите один из вариантов:

• путем непосредственного обращения в регистрирующий орган
• через МФЦ — о возможности обращения следует узнать в конкретном МФЦ
• почтовым отправлением с объявленной ценностью при пересылке с описью вложения
• через Единый портал госуслуг или через интернет-сервис ФНС России — при подаче документов в электронной форме. В этом случае документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью
• через нотариуса только при личном обращении к нему заявителя за отдельную плату.

При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации.

Передача дел при увольнении гендира

После регистрации необходимо уведомить банк о смене руководителя. В соответствии с п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И при уведомлении банка необходимо представить документы, подтверждающие полномочия нового руководителя (протокол о назначении, выписку из ЕГРЮЛ, удостоверяющую внесение изменений) и документ, удостоверяющий личность нового руководителя. Перечень документов, подтверждающих полномочия руководителя, законодательством не регламентирован. Как правило, это протокол или решение о смене руководителя, выписка из ЕГРЮЛ, паспорт руководителя. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ.

Также при смене руководителя (особенно при конфликтной смене руководителя) рекомендуем уведомить ключевых контрагентов.

Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.

Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.

Скачать пример акта приема-передачи документов при смене директора

Учитывая то, что увольнение директора влечет за собой необходимость избрания на его место нового руководителя, придется решить несколько организационных вопросов. Для этого сделайте следующее.

Шаг 1. Организуйте внеочередное общее собрание участников или заседание совета директоров. Это зависит от того, какой орган по вашему уставу уполномочен принимать решения о назначении единоличного исполнительного органа управления компанией. Для организации собрания:

•подготовьте от имени директора сообщение о проведении внеочередного собрания или заседания с указанием причины такого созыва — увольнение директора по собственному желанию;

•разошлите сообщения заказным письмом с уведомлением о вручении по юридическим адресам участников-компаний или по адресам регистрации участников-граждан.

В повестке дня должны быть такие вопросы:

•о прекращении полномочий действующего директора в связи с его увольнением по собственному желанию. Обращаем внимание, что проведение собрания и протоколирование на нем решения об увольнении директора необходимы для фиксации фактов ухода одного руководителя и необходимости избрания другого. Такое решение не является разрешением директору на его увольнение. Другими словами, если собрание не состоится или по иной причине не будет принято решение об увольнении руководителя, он вправе уйти по истечении месяца со дня поступления в компанию его заявления об увольнении по собственному желанию;

•о передаче дел и проведении инвентаризации. В частности, решается, кто будет принимать дела (кто-то из работников компании, уполномоченный человек из числа участников или комиссия), к какому сроку нужно завершить передачу дел, в каком объеме требуется инвентаризация.

Также может быть принято решение о назначении нового директора или временно исполняющего его обязанности. Новый директор может быть назначен и позднее — на другом собрании/заседании.

В процессе деятельности любой компании образуется значимый объем документации, как обязательной в силу требований закона, так и не обязательной.

По общему правилу обеспечить наличие и хранение обязательных в силу закона документов должен исполнительный орган компании (далее – «директор»), поскольку именно он в силу закона осуществляет руководство текущей деятельностью юридического лица, а без таких документов невозможно осуществлять свои полномочия[ii]. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

Отдельно следует отметить, что, например, ведение и хранение бухгалтерской документации директор может передать главному бухгалтеру компании, впрочем, оставаясь при этом ответственным за организацию ведения бухгалтерского учета и хранение бухгалтерских документов.

Таким образом, если директор не осуществляет непосредственного хранения бухгалтерской документации, а только организует ее хранение, то испрашивать такую документацию у директора можно только в случае, если непосредственно на него была возложена обязанность по хранению бухгалтерской документации.

Для осуществления своих полномочий директор имеет доступ ко всей документации, связанной с деятельностью компании, и как его исполнительный орган отвечает за сохранность документов.

Руководитель при осуществлении им прав и исполнении обязанностей должен действовать в интересах компании добросовестно и разумно. Данное правило распространяется и на момент прекращения полномочий руководителя, ведь юридическому лицу (и, соответственно, новому директору) для продолжения нормального функционирования объективно необходимы документы, находящиеся у теперь уже бывшего руководителя.

Компания (в лице директора) обязана обеспечить хранение:

• документов, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Например, общество с ограниченной ответственностью обязано бессрочно с момента своего создания[iii] вести список участников общества, а первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность -минимум 5 лет;
• документов, предусмотренных уставом компании;
• документов, предусмотренные внутренними документами компании, решениями общего собрания участников (акционеров), совета директоров (наблюдательного совета) компании и ее исполнительных органов.

А утеря обязательных документов или их порча влечет для директора обязанность по их восстановлению.

Спорным оставался вопрос о периоде времени, за который могут быть истребованы документы у бывшего директора.

Неоднократно суды ограничивали максимально возможный период пятью годами, обосновывая свои решения тем, что именно такой срок определен законом для хранения первичных учетных документов и бухгалтерской отчетности. В качестве дополнительного довода звучало и отсутствие возможных в таком случае налоговых претензий по документам старше такого срока, и отсутствие ценности для общества по причине истечения сроков их хранения.

Однако высшая судебная инстанция страны – Верховный суд РФ – определила, что общество обязано хранить документы, связанные с его деятельностью, за весь период осуществления такой деятельности, и принимать меры к возврату или восстановлению (при наличии такой возможности) отсутствующих документов.

Внутренними регламентами компании могут быть предусмотрены сроки хранения и процедура уничтожения документов компании, если законодательством императивно не предусмотрен больший срок хранения для данного вида документов[iv]. Такие внутренние положения в компании утверждаются соответствующим органом управления. Как правило, это обще собрание участников (акционеров) либо совет директоров.

Порядок передачи дел при смене руководителя

В случае, когда бывший директор проигнорировал требование нового руководителя общества о передаче документации общества, получать документы придется с помощью судебного решения.

В суде бывший директор должен будет:

• Либо представить доказательства передачи документации новому руководителю компании (либо доказательства попытки их передачи и отказа нового руководителя от их принятия);
• Либо доказательства и правовые основания, в силу которых документы были утеряны или уничтожены, переданы на хранение, либо выбыли из его владения помимо его воли (например, в результате выемки уполномоченными органами власти).

В противном случае будет действовать презумпция вины бывшего директора. И суды прямо указывают, что при отказе директора от дачи пояснений или их явной неполноты, он не может быть освобожден от обязанности доказывания.

Судебные споры по делам об истребовании документов у бывших руководителей юридических лиц относятся к корпоративным спорам и рассматриваются арбитражными судами.

Законом не предусмотрен порядок и сроки передачи документов бывшим директором новому. При таких обстоятельствах суды идут по аналогии и берут в расчет срок, установленный законом для самой компании как срок предоставления документов и информацию о деятельности компании по требованию ее участника (акционера). К примеру, для обществ с ограниченной ответственностью это 5 рабочих дней, для акционерных обществ – 7 рабочих дней.

Чтобы понудить ответчика по делу (бывшего директора) к своевременному исполнению решения суда, компания-истец вправе одновременно с заявлением об истребовании документов просить суд установить для бывшего директора денежный штраф за неисполнение в срок судебного решения о передаче документов, указав конкретную сумму в самом иске.

Конкретный размер судебной неустойки определяется судом на основе принципов справедливости, соразмерности нарушения и негативных последствий от такого нарушения, а также недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения недобросовестного ответчика.

Иными словами, в результате присуждения такого штрафа исполнение судебного решения должно оказаться для бывшего директора более выгодным, чем неисполнение решения суда.

Заявление о взыскании судебной неустойки может быть рассмотрено как в ходе основного дела, так и уже после вынесения решения суда, если ответчик его не исполняет (однако, в последнем случае неустойка не будет начисляться за период, предшествующий подаче такого заявления). При этом уплата судебной неустойки не прекращает основного обязательства по передаче документации компании.

Варианты судебной неустойки могут быть различными и определяются самой компанией-истцом при подаче соответствующего заявления в суд. Это и твердая денежная сумма, взыскиваемая единовременно (штраф), и неустойка, взыскиваемая за определенный период (например, день, неделя, месяц, квартал и т.п.). Однако более эффективным представляется использование прогрессивной шкалы с увеличением суммы в каждый последующий период неисполнения бывшим директором-ответчиком судебного решения (например, за первую неделю неисполнения судебного решения — одна сумма, за вторую неделю неисполнения — сумма в большем размере и т.д.).

Судебная практика еще не выработала сколь-нибудь значимые принципы определения размера такого штрафа. В ряде случаев присужденная неустойка явно недостаточна для стимулирования бывшего директора к немедленному исполнению решения (например, 100 рублей за каждый день просрочки, но не более 50 000 рублей). Но это, скорее, следствие как новизны самой нормы о судебной неустойке[v], так и обстоятельств конкретного дела. Ведь уже имеются и другие решения, в которых суд присуждает размер неустойки, проигнорировать которую уже явно сложно (например, 100 тысяч рублей за первую неделю просрочки, 200 тысяч рублей за вторую и так далее по 100 тысяч рублей сверх предыдущей суммы за каждую последующую неделю[vi]).

1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?

• Заявление действующего директора на увольнение
• Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
• Кадровые приказы об увольнении и назначении
• Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
• Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
• Контракт с новым директором о назначении на должность.

2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.

Если новый директор не назначен? Участники общества должны назначить временно исполняющего обязанности директора и передать дела ему или комиссии.

Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана? Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.

Разве директор не несет ответственности за свою работу? Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы (с 2019 года увеличиваются в 2 раза и более) придется платить фирме.

Реально ли взыскать с бывшего директора штрафы? Да, реально, но это долго и дорого.

Смене руководителя ООО. Пошаговая инструкция

п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» далее — Закон об ООО, п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО).

Ведение бухгалтерского учёта и хранение документов бухгалтерского учёта организуются лицом, являющимся единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либо лицом, ответственным за ведение дел экономического субъекта, либо управляющим, которому переданы функции единоличного исполнительного органа. При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 7 ст. 3, ч. 1 ст. 7, ч. 4 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

При прекращении полномочий директора он обязан передать документы, относящиеся к деятельности общества, а также печати, штампы общества (при их наличии) новому директору. Эта обязанность существует у директора и в том случае, если общее собрание участников общества не принимало решение о прекращении его полномочий, однако трудовые отношения были с ним прекращены, в частности, в связи с подачей им заявления об увольнении по собственному желанию (постановление АС Волго-Вятского округа от 05.02.2018 N Ф01-6398/17).

Отсутствие в уставе общества положений о порядке передачи документов, печатей, штампов и т.п. при переизбрании директора не освобождает прежнего директора от исполнения своей обязанности по их передаче (постановления АС Северо-Западного округа от 27.05.2019 N Ф07-5439/19, АС Центрального округа от 21.02.2019 N Ф10-281/19, АС Западно-Сибирского округа от 15.06.2018 N Ф04-2561/18).

Передача документов, печатей и т.п. от старого директора новому оформляется актом приема-передачи. В акте рекомендуется конкретизировать передаваемые документы, иное имущество. Отсутствие претензий со стороны общества в момент приемки без конкретизации передаваемого (например, указание только периода за какой передается документация) может расцениваться судом как подтверждение передачи прежним директором всего необходимого (постановление АС Волго-Вятского округа от 03.06.2019 N Ф01-1974/19).

При удержании прежним директором документации, печатей, штампов у себя общество может обратиться в суд с иском об обязании директора передать удерживаемое. Соответствующие иски рассматриваются арбитражными судами, поскольку вытекают из корпоративных отношений (п. 2 ч. 6 ст. 27, ст. 225.1 АПК РФ, см. также постановления АС Уральского округа от 11.06.2019 N Ф09-2606/19, АС Северо-Кавказского округа от 07.05.2018 N Ф08-2375/18).

Срок исковой давности по указанным требованиям составляет 3 года с момента, когда истец узнал или должен был узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (ст. 196 ГК РФ, постановление АС Центрального округа от 21.02.2019 N Ф10-281/19).

Однако предъявление обществом требования о передаче ему документов по истечении значительного периода времени после окончания отношений между обществом и прежним директором, наличие корпоративного конфликта в обществе могут трактоваться судом в совокупности с иными доказательствами в пользу исполнения директором обязанности по передаче документов и отсутствия у него истребуемых документов (постановления АС Московского округа от 06.06.2018 N Ф05-10375/17 и от 17.07.2018 N Ф05-10283/18, АС Волго-Вятского округа от 03.06.2019 N Ф01-1974/19, Двенадцатого ААС от 03.04.2019 N 12АП-2756/19, Семнадцатого ААС от 02.04.2018 N 17АП-19066/17, Девятого ААС от 30.07.2018 N 09АП-36008/18).

При удержании и уклонении от передачи документов обществу директором, полномочия которого прекращены, недобросовестность его действий (бездействий) считается доказанной (пп. 4 п. 2 постановления Пленума ВАС Суда РФ от 30.07.2013 N 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица»).

При предъявлении обществом требований о передаче ему документации рекомендуется конкретизировать перечень и виды запрашиваемых документов. При отсутствии достаточной детализации суд может прийти к выводу о невозможности исполнения судебного акта в случае удовлетворения требований (постановления АС Волго-Вятского округа от 03.06.2019 N Ф01-1974/19, АС Московского округа от 17.07.2018 N Ф05-10283/18).

Суды исходят из того, что наличие обязанности по ведению документации предполагает ее наличие.

При рассмотрении вопроса о том, какие документы общество обязано составлять, суды учитывают, в частности, положения Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», НК РФ, Закона об АО, Закона об ООО, а также Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

При истребовании от директора документации, ведение которой для общества не обязательно, например, документации, полученной обществом как результат выполненной контрагентом по договору работы, суд может счесть, что общество должно доказать, что такая документация была получена обществом от контрагента (см. например, об истребовании документации по пожарной безопасности, постановление АС Волго-Вятского округа от 22.06.2018 N Ф01-2318/18).

Прежний руководитель должен доказать передачу документов новому директору либо документально обосновать причины их отсутствия, невозможности предоставления или восстановления (постановления АС Поволжского округа от 15.03.2018 N Ф06-29410/18, от 02.04.2018 N Ф06-31193/18, АС Уральского округа от 04.07.2018 N Ф09-3722/18, от 07.03.2018 N Ф06-29676/18, АС Волго-Вятского округа от 25.09.2018 N Ф01-3331/18, АС Западно-Сибирского округа от 05.12.2018 N Ф04-5340/18).

Подтверждать передачу документации, печатей, штампов может акт приема-передачи, однако данный документ оценивается судом по своему внутреннему убеждению, и суд может не принять его в качестве достаточного доказательства исполнения прежним директором обязанности по передаче документов с учетом иных обстоятельств (см. например, постановления АС Северо-Западного округа от 25.10.2018 N Ф07-12588/18, Семнадцатого ААС от 13.06.2018 N 17АП-5875/18).

Передача прежним директоров документов, печатей, штампов обществу, отсутствие (наличие) документов у общества могут подтверждаться сторонами также любыми иными доказательствами: свидетельскими показаниями, актами осмотров, инвентаризации и т.д. (см. например, постановления АС Дальневосточного округа от 28.02.2018 N Ф03-426/18, АС Уральского округа от 09.11.2018 N Ф09-6062/18, Семнадцатого ААС от 13.05.2019 N 17АП-4361/19, Шестого ААС от 04.06.2019 N 06АП-2517/19, Пятнадцатого ААС от 25.02.2018 N 15АП-1318/18).

Суд по требованию общества вправе присудить в его пользу денежную сумму (п. 1 ст. 330 ГК РФ) на случай неисполнения бывшим директором судебного акта в размере, определяемом судом на основе принципов справедливости, соразмерности и недопустимости извлечения выгоды из незаконного или недобросовестного поведения (п. 4 ст. 1, п. 1 ст. 308.3 ГК РФ, см. например, постановления АС Поволжского округа от 18.12.2018 N Ф06-40662/18, от 18.01.2019 N Ф06-41886/18).

Срок исполнения судебного решения может определяться судом с учетом объёма подлежащих к передаче документов, а также иных значимых обстоятельств (постановления АС Поволжского округа от 30.11.2018 N Ф06-39763/18, АС Северо-Кавказского округа от 07.05 2018 N Ф08-2375/18).

Процедура смены директора многоэтапная, разноплановая и трудоемкая.

Этапы процедуры

Поэтапно полная процедура смены директора в действующем законодательстве не описана, на практике она включает следующие этапы:

• принятие решения сменить руководителя;
• соблюдение порядка увольнения, предусмотренного Трудовым кодексом: расторжение контракта, подписание нового, издание кадровых приказов;
• подготовка дел и материальных ценностей к передаче: детальная фиксация их состояния, реквизитов;
• документальное оформление передачи дел, документов и ключей, печатей, иных материальных ценностей;
• регистрация изменений в Едином государственном реестре юрлиц.

Таким образом в ходе процедуры нужно урегулировать следующие аспекты: юридические, трудовые и фактические, то есть, передать новому руководителю поле деятельности. Ошибки в юридических и трудовых аспектах способны привести к необходимости восстановления в должности старого директора и увольнения нового.

Следствием признания решения общего собрания участников или акционеров о смене руководства компании незаконным может быть признание незаконными сделок, заключенных новым директором от имени юрлица (как неуполномоченным лицом).

Чтобы исключить эти риски, нужно убедиться в следующем:

• решение принято органом, который уполномочен на это уставом. Этот вопрос не отнесен законом к исключительной компетенции общего собрания. Поэтому в уставе может быть прописано, принятие менять директоров вправе коллегиальный исполнительный орган (совет директоров). Нужно удостовериться, что по этому поводу говорит устав;
• соблюден установленный уставом порядок созыва общего собрания;
• соблюдены все формальности и процедуры, установленные в контракте с директором, в коллективном договоре;
• соблюдены все правила увольнения, установленные в Трудовом кодексе (расчет в последний день, ознакомление с приказом об увольнении, выдача сведений о трудовой деятельности, выдача по запросу документов, связанных с работой и другие), выплачены компенсации (не меньше трех средних месячных заработков).

Решение общего собрания или коллегиального исполнительного органа нужно правильно оформить (включить все обязательные реквизиты).

Обязательно нужно отразить в решении два вопроса:

• снятие с должности текущего (старого) директора с указанием данных гражданина;
• назначение нового.

Дополнительно рекомендуется указать следующие сведения: причину, по которой уходит действующий директор, лицо, уполномоченное на подписание контракта с новым руководителем.

Следует учитывать, что Гражданский кодекс обязывает ООО в нотариальном порядке фиксировать состав присутствующих на общем собрании участников и факт принятия решения путем очного голосования, если иное не установлено отдельно в уставе.

В законодательстве он конкретно не детализирован, так же как и состав передаваемой документации, сроки передачи и порядок ее фиксации.

Но на практике передаче дел тоже нужно уделить большое внимание, чтобы разграничить ответственность руководителей.

В соответствии с законами о юрлицах (об ООО, АО) есть перечень обязательных для хранения документов, потому что по первому требованию их необходимо предоставлять участникам (акционерам).

В соответствии с ФЗ-402 в случае смены руководства должна быть обеспечена передача документов бухучета.

Порядок передачи дел утверждается юрлицом самостоятельно.

Если старый директор отказывается передать документы, его можно обязать сделать это в судебном порядке. Суд обычно встают на сторону истца (в лице общества или его участников) в таких делах. Помимо требования об обязании передать дела в иске можно дополнительно попросить суд взыскать причиненными такими действиями убытки общества. Для обоснования этого требования понадобятся доказательства.

Чтобы передача документации и ценностей прошла максимально оперативно и беспроблемно лучше заранее утвердить порядок передачи дел:

• сформировать или пересмотреть внутренние положения по этому вопросу;
• указать конкретный список документов и материальных ценностей (печать, штампы, ключи от сейфа, офиса, иных помещений), который директор должен хранить и передать при увольнении;
• указать конкретные сроки передачи при смене директора;
• прописать поэтапно процедуру передачи, зафиксировать обязанность составления и подписания акта приема-передачи;
• утвердить бланк акта-приема передачи с перечнем документации и ценностей, фиксацией их реквизитов и состояния, и обязательным указанием даты передачи.

Таким образом удастся минимизировать риски возникновения споров. При приеме директора его в обязательном порядке знакомят с этим положением под роспись.

Второй способ фиксации процедуры — в договоре с руководителем. В этом случае надо убедиться, что директор расписался в получении второго экземпляра контракта.

Дополнительно рекомендуется обеспечить хранение наиболее важных документов в нотариально заверенных копиях не только в обществе, но и у участников (одного из участников).

Порядок хранения документации в организации определяется ее внутренними (локальными) нормативными актами, разрабатываемыми на основании Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

По общему правилу документы компании (устав, приказы, положения, решения и пр.) должны храниться у должностных лиц головной организации, коим является и директор, а при наличии структурных подразделений (отделов, филиалов, представительств) – у руководителей соответствующих подразделений. Отсюда следует вывод, что директор непосредственно осуществляет контроль сохранности документации и несет за ее незаконное удержание персональную ответственность.

Что касается круглой печати, то законодательство предоставляет каждой компании право самостоятельно определить порядок ее использования и хранения. В большинстве случаев эти обязательства возлагаются на директора организации. Однако, директор вправе своим приказом возложить эти обязательства на иного работника компании. В этом вопросе собственникам компаний следует пристально следить за действиями директора. При передаче печати лицу, не уполномоченному на ее хранение и использование, либо лицу, передача которому не допускается законодательством, компания может быть включена в реестр организаций с повышенным риском совершения правонарушений в экономической сфере.

Директор компании является ее исполнительным органом, а, следовательно, законодательством предусмотрен особый порядок и основания его увольнения.

Помимо общих оснований для увольнения, установленных трудовым законодательством (соглашение сторон, истечение срока контракта и пр.), директор компании может быть уволен по специальному основанию – в связи с принятием учредителями соответствующего решения. Данное решение может быть принято в любое время действия контракта вне зависимости от воли самого директора.

В ООО вопрос увольнения руководителя относится к исключительной компетенции общего собрания. Для увольнения директора в ООО необходимо провести общее собрание участников и оформить его протоколом либо решением единственного учредителя. В унитарном предприятии данный вопрос вправе решать только его учредитель. Он единолично принимает соответствующее решение.

В связи с тем, что директор является материально-ответственным лицом, при его увольнении в компании необходимо провести инвентаризацию. Далее составляется акт приема-передачи дел и документов от старого директора новому.

Последним этапом увольнения директора является издание приказа. Приказ подписывает лицо, уполномоченное на это протоколом общего собрания либо решением единственного собственника. На его основании в трудовую книжку директора вносится соответствующая запись.

Не позднее 10 дней новый руководитель подает сведения в регистрирующий орган о замене руководителя. Отныне уволенный директор не будет фигурировать в ЕГР.

Особой сложности добавляют ситуации, когда директор напрочь отказывается идти на контакт: не подписывает документы, связанные с увольнением; не забирает трудовую книжку. Отсутствие реакции со стороны собственников компании на такого рода поведение директора чревато серьезными финансовыми последствиями для компании. Дабы избежать таких проблем рекомендуем действовать согласно нижеописанным рекомендациям.

Направить по почте трудовую книжку с записью об увольнении. Согласно трудовому законодательству наниматель обязан в день увольнения директора передать ему трудовую книжку с соответствующей записью об увольнении. Если директор фактически отсутствует на работе в день увольнения либо отказывается получить трудовую книжку, наниматель в этот день направляет заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за получением трудовой книжки.

Если директор отказывается получать трудовую книжку, наниматель должен составить акт со ссылкой на присутствующих при этом свидетелей.

Встречаются случаи, когда от директора поступило письменное заявление о направлении трудовой книжки по почте. В таком случае наниматель не позднее следующего дня после получения заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.

При несоблюдении этих простых правил директор вправе потребовать с компании возмещения среднего заработка за время вынужденного прогула и изменения даты увольнения на день фактического получения трудовой книжки.

Осуществить окончательный расчет с директором. Не позднее дня увольнения наниматель должен выплатить директору зарплату, отпускные, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные выплаты, причитающиеся директору. Однако, если в день увольнения директор не работал (вне зависимости от причин), обязанность осуществить вышеуказанные выплаты возникает после предъявления директором соответствующего требования.

Если по вине нанимателя расчет с работником произведен не был, либо был произведен несвоевременно, то уволенный директор вправе потребовать возмещения среднего заработка за каждый день задержки, а в случае невыплаты части суммы – пропорционально невыплаченным суммам.

Итак, если процедура увольнения директора пройдена, окончательный расчет с ним произведен своевременно, трудовая книжка передана, то риск возникновения исков со стороны директора о взыскании денег с компании сведен к нулю. А что делать в том случае, если сам директор не возвращает устав и круглую печать? Именно об этом далее пойдет речь.

Не подписывать акт приема-передачи дел и документов. Оформление акта является одним из составных звеньев в процедуре увольнения директора и подтверждает передачу всей документации и печати в пользованием новому директору. Подписав данный документ, Вы не сможете ссылаться на отсутствие печати и устава по вине уволенного директора.

Получить дубликат устава. В законодательстве отсутствует процедура выдачи дубликата устава компании. Учредители вправе лишь обратиться в регистрирующий орган за его ксерокопией. Это практически не поспособствует решению вопроса, поскольку для полноценной деятельности компании довольно часто необходимо иметь при себе подлинник документа. Однако, существует процедура внесения изменений в устав, совершив которую предыдущая редакция устава утрачивает свою силу, а действует новая редакция. Таким образом, предыдущая версия устава, находящаяся «на руках» у уволенного директора, не будет иметь юридической силы, а собственники компании получат оригинал новой версии устава компании и смогут полноценно работать.

Написать в милицию заявление об утере печати и изготовить ее дубликат. Согласно Инструкции по делопроизводству организация вправе иметь одну круглую печать. Следовательно, при ее утере штемпельно-граверные мастерские не вправе изготавливать вторую круглую печать без весомых на то причин. Одной из таких причин является ее утеря.

Перед обращением за изготовлением дубликата круглой печати необходимо написать заявление в милицию об утере печати. В написанном заявлении рекомендуем указать предполагаемое место нахождения утерянной печати (место жительства уволенного директора). Если по итогам проверки милицией не будет изъята печать у директора, Вы вправе запросить соответствующую справку, на основании которой можно обратиться в штемпельно-граверную мастерскую за изготовлением дубликата печати.

Уведомить об увольнении операциониста в банке. Опасность нахождения устава и печати у уволенного директора в том, что он «за спиной» может заключать сделки и выводить деньги со счета компании. Как только директор был уволен, об следует немедленно сообщить обслуживающему менеджеру в банке. Когда к обязанностям приступил новый директор необходимо поменять карточку с образцами подписей в обслуживающем банке.

Уведомить контрагентов о замене директора, а также сообщить об этом на официальном сайте и в пабликах в социальных сетях. Так Вы обезопасите себя от нежелательных сделок с действующими и потенциальными контрагентами.

Как поменять руководителя юридического лица в 2021 году?

Одной из мер воздействия на уволенного директора выступает процесс его привлечения к юридической ответственности. Наниматель вправе применить в отношении руководителя дисциплинарные санкции, а также инициировать привлечение к административной и уголовной ответственности.

Привлечение директора к дисциплинарной ответственности. При нарушении установленного в компании порядка хранения документации и круглой печати директор в период работы в компании может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, лишен различного рода надбавок согласно локальным нормативными актам, действующим в компании.

Привлечение директора к административной ответственности. За утрату или незаконное уничтожение документов компании (причинение им непоправимых повреждений) либо утерю печати на директора может быть наложен штраф в размере 10-30 базовых величин. Для этого необходимо обратиться с соответствующим заявлением в милицию либо прокуратуру с приложением документов, подтверждающих увольнение директора. Если по факту проверки будет обнаружено, что документы и печать не уничтожены, не повреждены и не утеряны, то директор будет освобожден от административной ответственности, а документы и печать изъяты и возвращены в компанию.

Привлечение директора к уголовной ответственности. За хищение, уничтожение, повреждение либо сокрытие документов компании и ее печати, совершенные из корыстных или иных личных мотивов, директор может быть наказан общественными работами, или штрафом, или исправительными работами, арестом, ограничением свободы, лишением свободы на срок до двух лет.

Теперь о конкретной форме акта приема-передачи документов между руководителями (старым и приемником либо лицом, временно вступающим в эти обязанности). Целесообразно чтобы такой документ имел следующие реквизиты: