19.08.2021

Уведомление о возврате излишне выплаченных отпускных

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Уведомление о возврате излишне выплаченных отпускных». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным

2. Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?

3. Отпуск авансом: последствия для бухгалтера

4. Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

5. Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника.

Рассчитаем по приведенному выше примеру, сколько же дней ежегодного отпуска работник использовал сверх заработанных в третий рабочий год (до даты увольнения 11.08.2020 г.).

Для этого:

1.Вычислим стаж работы для ежегодного основного отпуска в период 17.10.2019 г. — 11.08.2020 г.:

300 — 9 = 291 (к. дн.),

где 300 — количество календарных дней в рабочем году (17.10.2019 г. — 11.08.2020 г.), которые зачислены в стаж для предоставления ежегодного отпуска (заметьте: в феврале 2020 года — 29 календарных дней, потому что этот год високосный);

9 — количество праздничных и нерабочих дней, которые пришлись на время фактической работы.

2. Рассчитаем количество дней ежегодного основного отпуска, которые приходятся на один календарный день:

24 : (366 — 11) = 0,0676 (к. дн.),

где 24 — количество календарных дней ежегодного основного отпуска за полностью отработанный рабочий год;

366 — количество календарных дней полного рабочего года (17.10.2019 г. — 16.10.2020 г.);

11 — количество праздничных дней в этом году.

3. Определим количество дней ежегодного основного отпуска за третий рабочий год:

291 х 0,0676 = 19,6716 ≈ 20 (к. дн.).

4. Определим количество дней неотработанного отпуска:

24 — 20 = 4 (к. дн.).

А как рассчитать сумму «перегулянных» отпускных, которые можно удержать с работника, который увольняется? Сейчас расскажем.

Работник увольняется: как вернуть переплату по отпускным

Для расчета суммы отпускных за неотработанный рабочий год не нужно определять новую «среднюю» на время увольнения. В расчете принимает участие «средняя», по которой были рассчитаны отпускные на момент их предоставления. К условиям приведенной ситуации прибавим суммовые значения и рассмотрим это на примере.

Пример 1. Увольняется работник 11 августа 2020 г. Отпуск 24 к. дн. (26.05.2020 г. — 19.06.2020 г.) за период работы с 17 октября 2019 г. по 16.10.2020 г. был ему предоставлен в мае 2020 года. Сумма отпускных составила 4421,04 грн. Среднедневной заработок для начисления отпускных составил 184,21 грн.

Из вышеприведенного расчета видно, что работник использовал лишние 4 дня ежегодного отпуска.

Рассчитаем их суммовое значение на момент увольнения. Для этого «старый» среднемесячный заработок умножим на количество лишних дней ежегодного отпуска: 4 к. дн. х 184,21 грн = 736,84 грн.

Разобраться с заполнением ЕСВ-отчета поможет пример 2. Воспользуемся условиями приведенной ситуации и дополним ее необходимой информацией.

Пример 2. Расторжение трудовых отношений с работником (по собственному желанию) состоялось 11.08.2020 г. В отпуске он был с 26.05.2020 г. по 19.06.2020 г. Отпускные за 24 дня в сумме 4421,04 грн (1105,26 грн — за 6 дней мая, 3315,78 грн — за 18 дней июня) начислены и отражены в Отчете по ЕСВ в мае 2020 года.

В июне 2020 года ему начислена заработная плата за 6 рабочих дней в сумме 1526,10 грн.

На момент увольнения работника выплату в сумме 736,84 грн (сумма ЕСВ — 162,10 грн) за неотработанные 4 дня отпуска нужно сторнировать. Заработная плата за 7 дней августа составляет 1780,45 грн (сумма ЕСВ — 391,70 грн).

Перерасчет суммы отпускных также отражают в Налоговом расчете по форме № 1ДФ. И здесь сразу успокоим: для ситуации, которая нами рассматривается, никаких нюансов заполнения данной формы не будет.

Перечисленные (удержанные) отпускные, суммы удержанных и перечисленных с них НДФЛ и ВС отражаем в Налоговом расчете № 1ДФ вместе с зарплатными данными в том периоде, в котором проведен такой перерасчет. Поскольку учетным периодом этого отчета является квартал, то и удержанные отпускные «лягут» на зарплату, которая начислена работнику до его увольнения, во втором квартале 2020 года.

Увольнение работника, отгулявшего отпуск авансом: можно ли удержать переплату?

Возьмем данные условного сотрудника, которые мы рассматривали выше. Он отработал 7 месяцев и отгулял полный отпуск в 28 дней. Мы выяснили, что с него нужно удержать средства за 12 дней отпуска. Представим, что его среднедневной заработок составляет 42 500 руб. Значит, за полный отпуск ему было начислено авансом 42 500 / 29,3 (среднее число дней в месяце) х 28 = 40 614 руб. Он отработал 16 дней, то есть сумму 42 500 / 29,3 х 16 = 23 208 руб.

Значит, при увольнении с работника будет удержано 40 614 – 23 208 = 17 406 руб.

Ст. 138 ТК РФ ограничивает размер удержания, которое сотрудник может осуществить без ведома и согласия сотрудника, 20% положенных ему при увольнении выплат, а в отдельных случаях, оговоренных в федеральном законодательстве, – до половины. Если получившаяся сумма превышает это значение, у работодателя есть несколько вариантов действий:

ограничиться 20% зарплаты, простив сотруднику остальную задолженность;
предложить работнику внести в кассу оставшиеся деньги в добровольном порядке (меры принуждения в виде задержки трудовой книжки и т.п. применять запрещено);
попытаться взыскать недостающие средства с работника, ставшего бывшим, в судебном порядке (ст. 382, 383 ТК РФ).

К СВЕДЕНИЮ! Если работник не хочет вносить недостающую сумму, а возвращать ее через суд работодатель не намерен, эти деньги не будут входить в налоговую базу ЕСН и ПФР, для чего их нужно провести дебетом счета 91 «Прочие расходы» (п. 3 ст. 236 НК РФ и п. 2 ст. 10 Федерального закона № 167 от 15 декабря 2001 года).

Размер взысканий переплаты по заработной плате ограничен. При каждой выплате зарплаты (то есть ежемесячно) с работника можно удержать не более 20%. Это установлено статьей 138 ТК РФ.

Пример 1

При расчете зарплаты сотрудника за май 2019 года была допущена счетная ошибка. В результате ему была начислена излишняя сумма в размере 11 000 руб. Зарплата за май была выдана 1 июня 2019 года. Ошибку бухгалтер обнаружил 10 июня. Согласно приказу руководителя, удержания из зарплаты решено производить, начиная с зарплаты за июнь.

Ежемесячный оклад работника составляет 27 000 руб. Вычеты по НДФЛ ему не положены.
Сумма НДФЛ с оклада составила:
27 000 руб. Х 13% = 3510 руб.
Максимальная сумма, которую можно удерживать ежемесячно, составляет:
(27 000 руб. – 3510 руб.) × 20% = 4698 руб.
Сумма зарплаты, которую излишне выплатили сотруднику за май, равна:
11 000 руб. – (11 000 руб. Х 13%) = 9570 руб.
Таким образом, зарплата работника за июнь, которую он должен получить за вычетом удержаний, составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за июль «на руки» составит:
27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб. = 18 792 руб.
Зарплата за август, за минусом удержаний, равна:
27 000 руб. – 3510 руб. – (9570 руб. – 4698 руб. – 4698 руб.) = 23 316 руб.

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 – 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑О_нд= 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × [1 120 руб. × (28 000 руб. / 25 000 руб.)] = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. здесь.

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой статьи.

Отпуск авансом: последствия для бухгалтера

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.

Источники:

Налоговый кодекс РФ
Трудовой кодекс РФ

Кратко сформулируем основные выводы:

1. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его заработной платы могут производиться удержания сумм оплаты использованных, но не отработанных дней отпуска. При этом общий размер всех удержаний не может превышать 20% суммы заработной платы, причитающейся к выплате, в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику.

2. Если работодатель при увольнении работника не произвел удержание сумм платы за неотработанные дни отпуска (например, нет выплат, с которых можно произвести удержание), то он не вправе взыскать эти суммы с бывшего работника в судебном порядке, за исключением случаев недобросовестности в действиях работника или счетной ошибки. Выходом из сложившейся ситуации может стать согласие самого работника на добровольный возврат излишне выплаченных ему денежных средств.

3. Задолженность работника по суммам заработной платы, отпускных, возникающая при перерасчете, в том числе компенсации за отпуск в связи с увольнением, отражается по дебету счета 0 302 11 830 и кредиту счета 0 206 11 660 методом «красное сторно». При этом должны быть выполнены операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов.

4. Требования возмещения ущерба, образовавшегося в связи с переплатой бывшему работнику заработной платы (отпускных), отражаются по дебету счета 0 209 30 000 и кредиту счета 0 206 11 000.

[1] Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

[2] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

В статье 137 Трудового кодекса говорится, что работодатель может удержать с работника при увольнении излишне выплаченные ему отпускные. Подразумевается, что он увольняется до конца того рабочего года, в счет которого уже получил оплачиваемый отпуск.

В той же статье указано, что в некоторых случаях удержание лишних отпускных не производится. Этого сделать нельзя, если работник увольняется по таким причинам:

он получил медицинское заключение, по которому не может выполнять текущую работу, а работодатель не смог предложить ему другую. Либо же работодатель такую работу предложил, но сотрудник переходить на нее отказался;
грядет ликвидация организации (прекращение работы ИП) или же сокращение штата;
увольняется директор, его заместитель или главбух по причине смены собственника имущества организации;
его призвали на службу (военную или альтернативную);
ранее занимавшего его место сотрудника восстановили по решению суда или Инспекции по труду;
в соответствии с медицинским заключением работник признан полностью неспособным к труду;
наступила смерть сотрудника или ИП-работодателя либо кто-то из этих лиц признан судом умершим или безвестно пропавшим;
произошло стихийное бедствие, крупная авария, началась война, эпидемия или имело место иное чрезвычайное событие, которое сделало работу невозможной не по вине сотрудника.

Как известно, физлицу может полагаться не только заработная плата. Это, например, могут быть командировочные, пособия и другие виды дохода. Так вот, оплату лишних дней отпуска можно удержать далеко не со всего. Например, это запрещено со следующих выплат:

в счет возмещения работнику вреда;
в связи с командировкой, переводом или направлением в другую местность;
в счет компенсации за износ собственного инструмента, который сотрудник применяет в работе;
в связи с регистрацией брака, рождением ребенка или смертью близкого.

Исходные данные:

Сидоров устроился на работу с 01 апреля 2019.

С 10 июля 2019 он попросил отпуск авансом в количестве 28 дней.

Работодатель удовлетворил просьбу Сидорова и выплатил ему отпускные, при этом средний дневной заработок на момент оплаты составляя 1100 руб.

Выйдя на работу из отпуска, Сидоров решил уволиться и подал заявление об уходе 30 августа 2019 года.

Сумма расчета при увольнении (зарплата за отработанное время в августе) составила 12 000.

Сможет ли работодатель удержать излишне выплаченные отпускные с Сидорова?

Многим людям, уволившимся с работы, интересно, как правильно рассчитать сумму, которая полагается им, ведь данные алгоритмы в основном знают только бухгалтеры.

Тогда при увольнении именно ему придется расплатиться за эти дни — эта сумма будет вычтена при окончательном расчете.

Для того, чтобы рассчитать точную сумму, работодателю предоставляется следующая информация: стаж работы, который включает в себя все годы, месяцы и дни, проведенные им в компании;

Его необходимо определять не только для расчета отпускных, но и других выплат – больничного пособия, пенсионного перечисления и т. д. Если работник предприятия отработал длительный период без отпуска, и решил написать, он должен получить отпускные.

Такие же правила распространяются и на случаи, когда человек решает уйти, находясь в отпуске. Он также может рассчитывать на отпускные выплаты за дни неиспользованного отдыха.

Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Мы расскажем о том, как рассчитать сумму задолженности работника и как ее удержание влияет на налоговый учет.

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяца;. Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа.

Это не запрещено ТК РФ. Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2, 33 округляете до 2 календарных дней.

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Работодатель – налоговый агент наемного работника, а потому он и уплачивает НДФЛ и все страховые взносы.

Отпускные еще являются и расходами предприятия. Поэтому все исправления и корректировки по удержанию переплаченных отпускных фиксируют в периоде увольнения, а не в «счетной ошибке».

Необходимо закрыть долг уволенного перед предприятием. В бухгалтерском учете отражается добровольно внесенная в кассу сумма удержания с работника (внереализационные доходы), но только в месяце увольнения этого работника (на основании письма Минфина РФ от 03 декабря 2009 г. ). При этом в справке по форме № 2-НДФЛ просто отражается сумма расчетных уже без возращенной работником суммы удержаний.

Компенсированные начисления за недополученный отпуск при отчислении в 2019 году осуществляются с учетом числа дней накопленного отпуска и суммы среднедневного дохода. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении регламентируется ст. 127 ТК РФ, обязывающей руководство фирмы при отчислении подчиненного выдать ему денежное возмещение за оставшиеся недополученные дни отдыха.

Здесь же отмечается, что уходящий подчиненный вправе вместо компенсированных выплат, уйти в отпуск.

При отставке по личной инициативе

Начисленная зарплата за последние дни работы человека, после получения последней зарплаты, а также любая задолженность предприятия перед работником.
Компенсированные начисления за накопленные отпускные дни или предоставление отпуска, если такое желание изъявил уходящий работник.

При отчислении по инициативе работодателя.

Кроме перечисленных выплат, указанных при уходе по своему желанию, в зависимости от причины отчисления начисляются компенсации:
Выходное пособие, которое начисляется в сумме среднемесячной зарплаты до 2-х месяцев после отчисления, при сокращении численности, ликвидации фирмы и прочих обстоятельствах, не зависящих от работника.
При уходе с работы по соглашению сторон возможны компенсированные выплаты по договоренности. При этом суммы не ограничиваются никакими нормативами.
При призыве работника в армию начисляется пособие в размере двухнедельного заработка призывника.

Если подчиненный принял решение покинуть предприятие, то он обязан предупредить об этом работодателя не позже, чем за 2 недели до планируемого дня ухода. При срочном договоре работник вправе предупредить работодателя за 3 дня до даты отчисления. Уведомление подается в письменном виде, путем составления заявления на имя начальника учреждения. * Если отчисленное лицо устроится на предприятие до завершения второго или последующего месячного срока с момента отчисления, то пособие ему выдается в размере среднемесячного дохода пропорционально периоду, в котором он находился без работы. Для получения пособия работнику нужно подать письменное прошение и копию трудовой книжечки, с записью на новом предприятии о приеме на работу (ст.

178, 318 ТК РФ). Статья 140 ТК РФ гласит, что работающее лицо, принявшее решение покинуть предприятие, обязано получить в день отчисления все положенные ему выплаты. В перечень выплат включена не только сумма заработка за последние дни работы, но и выплаты компенсированного характера, размер которого зависит от вида отставки.

В последний день работы человеку выдаются расчетные, в том числе пособие в размере одного месячного среднего дохода.
Если человек за месячный период не устроился на работу, то по предъявлению трудовой книжечки и соответствующего ходатайства, ему выдается пособие в сумме среднемесячной зарплаты за 2-й месяц.
При отсутствии трудоустройства на протяжении 2-х месяцев, человек имеет право на получение пособия от прежнего работодателя за третий месяц. Однако для этого необходимо соблюсти следующие условия:

Работник должен быть зарегистрирован в центе занятости не позже, чем за 2 недели с момента отчисления.
Работник должен предоставить справку с центра занятости об отсутствии трудоустройства.

Приняв решение об удержании переплаты отпускных, работодатель должен не позднее десяти рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан налог на доходы физических лиц, а работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ; далее — НКРФ).

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему. Следует учитывать, что из выплат, причитающихся работнику при увольнении, работодатель вправе удержать не более 20 % суммы после вычета налога на доходы физических лиц.

Это ограничение касается и удержания отпускных, выплаченных авансом (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, п. 1 ст. 99 Федерального закона от 02. 10. 2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»; письмо Минздравсоцразвития России от 16. 11. 2011 №22-2-4852). Процедура увольнения в таких ситуациях не отличается от общего порядка.

Так, работодатель в день увольнения должен произвести с работником полный расчет (если ему причитаются какие-то выплаты). Что касается удержаний из заработной платы, то при увольнении работника до окончания рабочего года работодатель может (но не обязан) удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (абз. 5 ч. 2 ст.

137 ТК РФ), за исключением случаев, когда такое удержание запрещено. Поскольку расходы организации, понесенные в связи с предоставлением работнику ежегодного оплачиваемого отпуска, а также страховые взносы в ПФР, ФСС России, ФФОМС с этих сумм учитываются при расчете налога на прибыль, то доходы в виде удержания за неотработанные дни отпуска из оплаты труда работника в связи с его увольнением, а также излишне начисленные страховые взносы необходимо учесть в составе внереализационных доходов (письмо УФНС по г. Москве от 11. 01. 2007 № 21-08/001467@).

Исходя из ст.122 Трудового кодекса РФ, на первом году работы в организации сотрудник имеет право на отпуск по истечению шести месяцев беспрерывного труда. В последующие годы время ухода на отдых может распределяться согласно графику отпусков на данном предприятии.

Таким образом, проработав полгода, трудящийся имеет право уйти в полноценный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней, несмотря на то, что заработал за этот период только 14 дней. Оставшиеся две недели работнику предоставляются авансом, который он должен отработать в следующие шесть месяцев.

Если работающее лицо решит уволиться до окончания рабочего года, отгуляв при этом отпуск авансом, то руководитель имеет право при расчете удержать с него переплаченные отпускные.

Это является оправданным и правомерным действием, так как оплата, выданная авансом на отдых сотруднику, не будет отработана до конца рабочего года при расторжении трудового договора.

При этом, ссылаясь на статью 138 Трудового кодекса РФ, размер удержания с отпускных выплат не может превышать 20 процентов.

Удержания из зарплаты осуществляются на основании распоряжения нанимателя, исполнительных документов и по просьбе работающего гражданина. Необходимые для этого действия выполняются в установленном порядке. К подобным излишним выплатам причисляют неотработанные авансы, нерастраченные подотчетные суммы и т. п. Расскажем в статье, как работодателю можно вернуть излишне выплаченные отпускные при увольнении.

Нередкими являются ситуации, когда нанимателю при увольнении приходиться возвращать избыточные выплаты по ранее выданным отпускным. Если работающий гражданин увольняется задолго до окончания рабочего года, за который он уже получал отпускные, у нанимателя возникает право высчитать избыточную сумму, выплаченную по использованному за этот год отпуску. Размер удержания приравнивается к неотработанным дням увольняемого.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

прекращение деятельности организации (ИП);
штатное сокращение организации (ИП);
отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
замена собственника имущества;
призыв на действительную военную службу работающего;
восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
смерть работника либо нанимателя;
чрезвычайные ситуации.

Таким образом, при увольнении работника по остальным основаниям, к примеру, по собственному желанию либо соглашению сторон и т. д. наниматель вправе удерживать излишне выплаченные отпускные за неотработанное время.

Фиксировать действия по удержанию избыточных сумм в бухучете следует исходя из рекомендаций письма Министерства финансов РФ № 07-05-13/10. Сообразно этому документу, бухгалтерия отображает удержание сторнировочными контировками:

ДТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. («Траты на производство»), КТ 70 — избыточная выплата;
ДТ 96 (20, 26, 44 и т. д.), КТ 69 — страховые отчисления;
ДТ 70, КТ 68, субсч. «Расчеты НДФЛ» — исчисление подоходного налога;
ДТ 50, КТ 70 — возврат денег работником в кассу.

Указанные контировки уместны для пользования организациями, которые не создавали оценочное обязательство на платежи по отпускным. Счет по затратам используется тот же, что и для фиксирования зачисленных ранее отпускных.

Начисление за счет оценочного обязательства отображается так: ДТ 96, субсч. «Оценочное обязательство по отпускным», КТ 70 (сторнирование отпускных за неотработанный период). Скорректированные записи производятся по бухгалтерской справке.

Трудовым кодексом (ст. 137) предусмотрен возврат избыточных выплат путем добровольного внесения работником необходимой денежной суммы в кассу. Но нередко возникают спорные ситуации, когда работник не согласен с решением нанимателя о возврате денег, с размером удержания. Тогда ход событий может развиваться в нескольких направлениях, но во всех случаях зависит от действий нанимателя.

письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации

Следует знать, что до удержания обычно дается соответствующее распоряжение нанимателя под ознакомление и подпись уволенного. И только после отказа сотрудника поставить подпись наниматель вправе перейти к кардинальным мерам, то есть подать в суд либо снять с уволенного обязательства по возврату избыточной суммы и не удерживать ее.

Чтобы обратиться к суду для дальнейшего разбирательства, нанимателю следует предварительно оформить отказной акт по несогласию бывшего сотрудника расписаться в приказе на возврат избыточных выплат. Составленный документ послужит весомой доказательной базой при судебном разбирательстве в пользу нанимателя.

Вернуть излишне выплаченную сумму наниматель вправе при увольнении по любой статье, кроме следующих:

прекращение деятельности организации (ИП);
штатное сокращение организации (ИП);
отказ работника от перевода на иную работу по мед. показаниям;
отсутствие у нанимателя надлежащей работы;
замена собственника имущества;
призыв на действительную военную службу работающего;
восстановление ранее работающего гражданина на работе по решению суда либо трудовой инспекции;
нетрудоспособность работающего по медицинским показаниям;
смерть работника либо нанимателя;
чрезвычайные ситуации.

ДТ 20, 23, 25, 26, 44 и др. («Траты на производство»), КТ 70 — избыточная выплата;
ДТ 96 (20, 26, 44 и т. д.), КТ 69 — страховые отчисления;
ДТ 70, КТ 68, субсч. «Расчеты НДФЛ» — исчисление подоходного налога;
ДТ 50, КТ 70 — возврат денег работником в кассу.

Предпринимаемые действия нанимателя для разрешения спора	Пояснения
Выплата только той суммы, по которой нет споров	Следует разъяснить сотруднику правовую основу, подкрепляющую действия нанимателя, письменно либо устно договориться о внесении работником суммы возврата в кассу организации
Подать в суд на уволенного	Уместно, когда все принимаемые меры по разрешению спора исчерпаны и не привели к должному результату
Не удерживать избыточные суммы с отпускных уволенного	Оптимальный вариант, когда нанимателю неудобно, невыгодно судиться

А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г. Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней. Средний заработок работника составил 230 руб. Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.

Данные для калькуляции

Подсчеты

Число дней отпуска — 28;

количество месяцев в году — 12;

число неотработанных месяцев уволенного — 5

Неотработанное время отпуска (по дням):

28 / 12 (месяцев) = 2,3 дня;

2,3 (дня) * 5 (число неотработанных месяцев) = 11 дней (с округлением)

Неотработанная часть отпуска — 11 дней;

средний заработок — 230 руб.

Сумма удержания:

11 дней * 230 руб. = 2 530 руб.

Получается, что уволенный не отработал 5 месяцев. Это значит, что ему выплатили лишнюю сумму отпускных, которую следует вернуть в кассу ООО «Василек». Итак, ООО «Василек» удержало 2 530 руб. из суммы зарплаты, выплаченной увольняемому А. В. Острову при расчете в последний день работы.

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней. После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев.

Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней). В последний день работы П. В. Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — зачисление зарплаты при увольнении;
ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 — взносы в ПФР;
ДТ 70, КТ 68 — исчисление НДФЛ;
ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 — коррекция ПФР;
ДТ 70, КТ 68 — коррекция НДФЛ;
ДТ 70, КТ 50 — выдана зарплата.

Вопрос №1. Увольняется работник, которому отпускные давали авансом. Может ли наниматель удержать сумму за неотработанную часть отпуска?

Да, наниматель вправе, но не обязан удерживать из зарплаты увольняемого размер неотработанных отпускных. Согласие работника при этом не нужно. Исключение составляют увольнения по причинам, указанным в статьях Трудового кодекса РФ 77 (п. 8), 81 (пп. 1, 2, 4), 83 (пп.1, 2, 5, 6, 7).

Вопрос №2. Может ли наниматель удерживать излишне выплаченные суммы отпускных в большем размере, чем установлено законом, с согласия сотрудника?

Нет, здесь согласие работника ни на что не влияет. Законом предусмотрено удержание в счет загашения долга за неотработанные отпускные не более 20% от зарплаты. Наниматель обязан соблюдать это ограничение.

Вопрос №3. Где работник может посмотреть о произведенных удержаниях?

Ему должны выдать расчетный листок, где будут отображены все удержания с указанием их вида и суммы.

Вопрос №4. Когда наниматель вправе удержать из зарплаты сотрудника более 20%?

Чаще всего подобные удержания проходят через суд, который может вынести решение об исчислении 50% и более от зарплаты (ТК РФ, ст. 138, п.1). В отдельных случаях могут удержать до 70%. Подобные ситуации описаны в ФЗ № 90 от 30.06.2006 и не относятся к удержаниям по избыточным суммам отпускных.

Вопрос №5. Какие удержания могут производиться по распоряжению нанимателя?

Практикуются 2 варианта: излишние выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений и в случае нанесения материального урона нанимателю.

Свежие
Посещаемые

Пользователи сервиса «Моё дело» получают консультационную поддержку по бухгалтерским и налоговым вопросам. В любой момент задайте экспертам вопрос по своей деятельности.

Как получить консультацию?

Эксперты консультируют в письменном виде через личный кабинет.

Обратиться в службу консалтинга может любой пользователь с оплаченным доступом к сервису.

Чтобы получить ответ на интересующий вопрос, напишите его в разделе «Консультация бухгалтера». Чем подробнее вы сформулируете вопрос, тем точнее будет полученная консультация.

По каким вопросам можно проконсультироваться?

Вы можете задать любой налоговый или бухгалтерский вопрос по вашей деятельности.

В частности, получить консультацию можно по следующим темам:

Бухгалтерский учет малого бизнеса
Расчет налогов по УСН, ПСН
Ведение налогового учета
Составление отчетности
Кадровый учет и расчет зарплаты
Порядок документооборота

Консультации пользователям предоставляются ведущими экспертами в области бухгалтерского и налогового учета, имеющими 10-летний опыт.

Сколько вопросов можно задать?

Количество вопросов не ограничено.

При необходимости можно задать уточняющие вопросы, чтобы до конца разобраться в ситуации.

Ответ на свой вопрос вы получите в течение суток.

Не узнает ли налоговая о моих вопросах?

Вы можете быть уверены, что ваша информация не попадет в чужие руки.

Мы гарантируем полную конфиденциальность. Данные пользователя, заданные им вопросы и полученные ответы никогда не будут переданы третьим лицам, в том числе и контролирующим органам.

Сервис «Моё дело» обменивается данными с ведущими российскими банками. Достаточно подключить интеграцию.

Обмен электронными документами с банком полностью автоматизирован. Вы сможете получать банковские выписки и отправлять платежные поручения на оплату прямо из личного кабинета.

Чем полезна интеграция?

С подключенной интеграцией вы сможете проводить платежи в считанные минуты.

Вы можете создать платежное поручение на тот или иной платеж в сервисе в удобном и привычном интерфейсе, а затем просто загрузить готовую платежку в личный кабинет банка в один клик. Останется только подтвердить платеж (как правило, кодом, полученным по смс) и готово.

Также интеграция позволяет загружать из банка выписки о ваших операциях по счету. Вам больше не нужно каждый день посещать банк. Весь документооборот с ним будет проходить по электронным каналам связи.

Отслеживать актуальный остаток денег на расчетном счете банка вы можете в режиме онлайн прямо с мобильного телефона.

Как интеграция облегчит ведение учета?

Интеграция позволяет загружать выписки операций по расчетному счету в банке непосредственно в систему учета. Чтобы выписка загрузилась, нужно просто нажать на активную ссылку.

На основании загруженной выписки, в учете будут отражены операции по поступлениям и платежам. Эти операции автоматически сформируют в учете необходимые бухгалтерские проводки.

После загрузки банковских выписок отраженная в них информация по движению денег попадет во все регистры и отчеты: КУДИР, декларацию по УСН, годовую оборотно-сальдовую ведомость и бухгалтерскую отчетность. Вам не придется отражать доходы и расходы вручную.

«Моё дело» автоматизирует товарный учет. Вам не придется вручную вводить поступившие и проданные товары – достаточно загрузить накладную или счет-фактуру, чтобы программа посчитала приход и расход ТМЦ.

Используя товароучет, вы сможете:

Отслеживать дебиторскую задолженность и движения на складе или между складами
Контролировать остатки товаров и получать информацию о тех товарах, которые пора закупать
Создавать прайс-листы для клиентов и выставлять счета, используя цены, указанные в прайс-листе
Печатать ценники для своих товаров
Загружать изображения товаров для удобной навигации по складу
Отправлять клиентам список товаров для заказа его у вас
Оформление приема заказа от покупателей
Формирование документа заказа поставщику
Проведение сборки заказа покупателя
Создание каталога мест хранения товаров
Работа с товарной аналитикой (Залежавшиеся товары, минимальные остатки товаров, минусовые остатки товаров, формирование ABC анализа по товарам)

Все данные товарного учёта по умолчанию отображаются в интернет-бухгалтерии. Не нужно отдельно импортировать сведения и переносить информацию из первичных документов в отчётность.

Сервис сам рассчитает налоги и взносы к оплате с учетом изменений законодательства.

Вероятность ошибок по человеческому фактору исключена, поскольку расчет автоматизирован. Благодаря этому можно не опасаться штрафов и пени.

Расчет налогов

Сервис рассчитывает:

Авансовые платежи по УСН и налог за год
Платежи по патенту
Суммы торгового сбора
Налог на прибыль
Налог на добавленную стоимость

Любой платеж рассчитывается в специальном мастере. Вы пошагово увидите, как рассчитан ваш налог.

Расчет взносов

Сервис рассчитывает:

Фиксированные платежи ИП
Дополнительный взнос предпринимателя
Взносы в фонды с зарплаты сотрудников

Фиксированные взносы ИП рассчитываются с учетом даты регистрации. Вам не придется переплачивать их за неполный год работы. При расчете взносов по сотрудникам в сервисе учитывается регрессия – уменьшение ставок взносов при достижении начисленной зарплаты пороговых значений.

Дополнительные возможности

В сервисе формируется платежный документ. ООО могут сформировать платежное поручение.

Для ИП предусмотрено больше вариантов. Они могут сформировать платежку для банка или квитанцию для оплаты налога наличными. Кроме того, оплатить налог ИП смогут банковской картой или электронными деньгами прямо из личного кабинета.

Платежное поручение на оплату налога можно выгрузить прямо в ваш интернет-банк. «Моё дело» автоматически обменивается данными с ведущими банками. Вам останется лишь подтвердить платеж, и налог оплачен.

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении

Составить практически любой договор, не прибегая к помощи юристов, можно в мастере создания договоров.

Вы найдете 19 готовых шаблонов договоров для различных сделок.

Не нужно ничего составлять с нуля, используйте проверенные временем и юристами шаблоны.

А так вы можете загрузить свой шаблон договора, в который будут подставляться все данные о каждом клиенте. Таким образом новый договор можно будет создать одним кликом.

Удержать переплату по заработной плате можно, если излишне выплаченные суммы возникли:

по вине работника — завышены показатели, обман, противоправные действия, невыполнение трудовых номер;
по вине работодателя — счетные ошибки.

Также удержать можно аванс по зарплате, который сотруднику был выдан заранее и не отработан по причине увольнения.

Других оснований для снижения зарплаты законодательство не предусматривает.

Во всех случаях задача работодателя — получить от работника заявление о том, что он знает о факте удержания и согласен с суммой, на которую будет уменьшена его заработная плата.

В заявлении работник должен написать:

ФИО руководителя и его должность;
свои ФИО;
название и заголовок;
согласие на взыскание из зарплаты;
размер удержания;
причина взыскания;
ссылки на статьи Трудового кодекса РФ, на основании которого удерживаются суммы;
подпись личная рукописная;
дата составления.

На основании заявления подготавливается приказ, который после утверждения поступает в бухгалтерию для проведения необходимых расчетов.

Важно, что удержать в данных случаях за один раз можно не более 20% от зарплаты.

Часто работодатель предоставляет отпуск авансом, надеясь, что сотрудник отработает дни позже. Возможны случаи, когда работник отпускные получил, предоставленные дни отдохнул, вышел на работу и уволился, не отработав необходимое время.

В таких ситуациях возникает переплата по отпускным. По ТК РФ взыскать с сотрудника деньги можно — с расчета при увольнении, но не более 20% от суммы, положенной к выплате.

Если риск, что суммы увольнительного расчета будет недостаточно для возврата всей переплаты по отпускным. В этом случае работодатель может вернуть средства двумя способами — путем добровольного внесения суммы работником в кассу организации, путем обращения в судебные органы с иском.

Нельзя самовольно не выдать увольняющемуся весь расчет, сославшись на то, что он пошел в счет погашения долга по отгулянному и неотработанному отпуску. В таких случаях работник будет жаловаться, и жалоба будет удовлетворена в его пользу.

Перед удержанием рекомендуется получить письменное заявление о согласии на взыскание с расчета излишней переплаты за отпуск.

В заявлении работник должен написать:

текст, где указана просьба удержать или согласие на это действие со стороны работодателя;
сумма, которая будет вычтена из дохода сотрудника;
основание, в связи с которым взыскание производится — удержание суммы отпускных, излишне выплаченных работнику за отпуск авансом;
подпись и дата написания.

Несмотря на то, что работодатель имеет законное право на уменьшение увольнительных выплат в связи с использованием лишних дней отпуска, необходимо придерживаться определенной процедуры:

1. Сперва рассчитывается число дней отдыха, которые сотрудником не были отработаны (те самые “лишние” дни отпуска). Чтобы это выяснить, нужно вычислить отпускной стаж на дату увольнения сотрудника и полагающееся количество дней отдыха. Результат необходимо вычесть из совокупного числа дней отпуска, определенного на законодательном уровне.

ЧКНД = (28 дн. * КОМГ) : 12 мес.,

где ЧКНД – число календарных неотработанных дней (за 12 месяцев);

КОМГ – количество отработанных месяцев в году на данной фирме;

28 дн. – столько дней ежегодного основного отпуска необходимо предоставлять сотрудникам по закону.

2. Далее рассчитывается сумма отпускного пособия, которая была излишне выплаченной и подлежит теперь удержанию. Для ее определения следует число излишне предоставленных дней отдыха умножить на среднедневной заработок работника, исходя из выплаты к отпуску за любой из предшествующих 2 лет.

ИУС = ЧДНО * СД,

где:

ИУС – излишне уплаченная сумма отпускных;

ЧДНО – число дней отдыха, которые не отработаны;

СД – средний дневной доход работника (берется за предпоследний отдых – 7 дней, за предыдущий отпуск – 8 дней по вычислениям отпускного пособия за прошлые 12 месяцев).

3. Учесть выплаченную сумму в налогооблагаемой базе по НДФЛ – с отпускных были в свое время удержаны страховых взносы и налог на доходы физических лиц.

Удержание суммы излишне выплаченных отпускных при увольнении работника.

Работодатель может предоставить своему сотруднику оплачиваемый отпуск авансом. Это его право. Однако, поступая таким образом, нужно понимать и оценивать правильно все риски.

Возможна ситуация, что работник не отработает позже положенное время за использованный отпуск и напишет заявление об увольнении по собственному желанию.

Работодатель обязан будет принять заявление и уволить сотрудника по п.3 ст.77 ТК РФ. При этом излишне выплаченные отпускные придется либо прощать, либо пытаться вернуть.

По закону удержание отпускных из расчета при увольнении возможно, но только в пределах 20% от начисленной работнику суммы (ст.138 ТК РФ).

Если этих 20% не достаточно для возврата переплаты по отпускным, то остаток нужно требовать с работника, чтобы он его вернул сам.

Можно предложить работнику внести остаток в кассу организации добровольно.

При этом заставить сотрудника это сделать запрещено по закону.

Руководству придется либо договариваться с сотрудником о добровольном возврате денежных средств, либо простить долг, либо пытаться вернуть его через суд.

Работодатель не обязан удерживать из расчета при увольнении переплату за отпуск авансом.

Это его право по ст.138 ТК РФ, а не обязанность.

Если руководство хочет простить работнику этот долг, то это его полное право.

Существуют некоторые ограничения по удержанию из заработной платы, они прописаны в ст.137 ТК РФ.

В частности, нельзя удерживать переплату отпускных в случае, если расторжение трудовых отношений оформляется по основанию из Трудового кодекса РФ:

п.8 ст.77 – отказ от перевода на другую работу по медицинскому заключению;
п.1 ст.81 – ликвидация фирмы;
п.2 ст.81 – сокращение штата или численности;
п.4 ст.81 – смена собственника организации (применимо для руководящего персонала);
п.1 ст.83 – призыв в армию;
п.2 ст.83 – восстановление ранее уволенного незаконно работника;
п.5 ст.83 – признание человека не способным к труду по медицинским показаниям;
п.6 ст.83 – смерть одной из сторон трудовых отношений;
п.7 ст.83 – чрезвычайные обстоятельства.

Если увольнение оформляется по указанным выше основаниям, то работодатель не имеет права удерживать что-либо из расчета сотрудника, в том числе и 20%.

Во-первых, 20% от суммы начисленного расчета при увольнении можно удержать совершенно законно на основании ст.138 Трудового кодекса.

При этом не нужно получать согласие увольняющегося, но рекомендуется оформить приказ об удержании.

Исключением являются случаи прекращения трудовых отношений, перечисленные выше.

Возможно, этих 20% будет достаточно, чтобы перекрыть суммы излишне выплаченных отпускных за отпуск, отгулянный авансом.

Если же это не так, то вернуть остаток переплаты с работника можно следующими законными путями:

Предложить работнику внести необходимую сумму в кассу организации или перечислить ее на расчетный счет.
Обратиться в судебные органы при отказе сотрудника осуществить добровольный возврат.

Других законных способов у работодателя нет.

Удерживать свыше 20% с увольнительного расчета у работодателя нет права.

Удержание 20% в счет излишне выплаченных отпускных производится в день расчета с увольняемым сотрудником – последний рабочий день перед уходом.

В этот же день сотруднику выдаются все документы, заполняется трудовая книжка, выплачиваются увольнительные.

Прежде, чем удерживать 20%, необходимо определить, чему равна сумма переплаты на дату увольнения.

Чтобы произвести расчет излишне выплаченной суммы, которую нужно удержать при увольнении, необходимо выполнить следующие действия:

Шаг 1. Рассчитать отпускной стаж сотрудника – общий период работы, дающий право на ежегодный отпуск у данного работодателя.
Шаг 2. Посчитать количество положенных дней отдыха за этот период.
Шаг 3. Посчитать количество уже использованных дней на дату увольнения.
Шаг 4. Установить число дней отпуска, предоставленных авансом (отнять из использованных дней общую продолжительность за все время работы).
Шаг 5. Посчитать средний заработок на дату оформления последнего отпуска, предоставленного авансом.
Шаг 6. Умножить полученный среднедневной заработок на количество излишне отгулянных дней отпуска.

В итоге получается та сумма переплаты, которая подлежит возврату.