Оформление приказа с ознакомлением Беларусь

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление приказа с ознакомлением Беларусь». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Контракт

Трудовой договор

Ответственность работника и нанимателя

Наименование должностей и профессий

Отпуска и свободные дни

– приказы по основной деятельности;

– приказы по административно-хозяйственным вопросам;

– приказы по личному составу.

В данной статье мы рассмотрим приказам по личному составу.

К приказам по личному составу относят:

— приказы о приеме на работу,

— переводе (перемещении) на другую работу,

— увольнении, поощрении,

— предоставлении отпуска,

— командировании,

— наложении дисциплинарного взыскания и др.

В соответствии с п. 23 Инструкции предусмотрено 2 вида бланков для использования:

— бланк для письма

— общий бланк (для всех видов организационно-распорядительных документов).

Бланки разрабатываются в соответствии с СТБ 6.38-2004. На общий бланк при изготовлении конкретного документа (приказ, распоряжение, указание, протокол и др.) наименование его вида наносят с помощью технических средств. Название вида документа печатают прописными буквами без разрядки (ПРИКАЗ). В соответствии с п. 45 Инструкции при использовании общих бланков с продольным расположением реквизитов на 2 языках название документа печатается на 2 языках (ЗАГАД ПРИКАЗ).

При оформлении приказа используют бланк на стандартном листе бумаги формата А4 (210х297 мм) (п. 24 Инструкции) с соблюдением полей: левое – 30 мм; правое – не менее 8 мм; верхнее и нижние – не менее 20 мм (п. 20 Инструкции). Бланки документов разрабатывают на основе продольного или углового расположения реквизитов, а сами реквизиты – центрованным или флаговым способом (пп. 27, 28 Инструкции).

В соответствии с п. 46 Инструкции датой приказа является дата его подписания. Обращаем Ваше внимание, что при подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее документ, собственноручно. Дата подписания приказа, даты в тексте, в других его реквизитах (виза согласования, ознакомления) оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются 2 парами арабских цифр, разделенными точкой, год – 4 арабскими цифрами – «25.12.2011». Следует обратить особое внимание, что даты приема, перевода и увольнения указывают в приказах по личному составу без предлога «с», а крайние даты при указании периодов – с применением предлогов «с» и «по». Для придания юридической силы документу необходим реквизит – «Подпись». В п. 57 Инструкции определено, что данный реквизит состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи и расшифровки подписи (вначале указываются инициалы, затем фамилия на уровне последней строки наименования должности без пробелов). Наименование должности следует печатать от нулевого положения табулятора (без абзаца). При этом к наименованию должности (директор, ректор и др.) принято добавлять видовое наименование организации (например, ректор института, директор фабрики и т.п.). Все приказы издаются на основе единоначалия, поэтому имеют одну подпись – руководителя или другого лица, имеющего право издания приказов (как правило, заместителя руководителя). Несколько иначе оформляется виза ознакомления работника с приказом по личному составу. Она включает слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату. Указывать должность работника в визе ознакомления не нужно, так как она обозначена в тексте приказа. Если приказ по личному составу касается 2, 3 и более работников, то запись об ознакомлении с приказом формулируется во множественном числе: «С приказом ознакомлены», после чего ставится двоеточие. При подготовке приказа по личному составу возможно заранее впечатать необходимый шаблон виз согласования и ознакомления (необходимые наименование должности и инициалы, фамилию работника, согласующего приказ; инициалы и фамилию работника, которого необходимо с этим приказом ознакомить). И работникам останется лишь собственноручно расписаться в установленном месте и проставить дату. Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования: сначала визы согласования, а затем ознакомления. При отсутствии свободного места визы оформляют на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

• Направление нанимателя на прохождение медосмотра работником
• Список детей, проживающих на территории микрорайона (населенного пункта) и подлежащих обучению на уровне общего среднего образования
• Список профессий (должностей) работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам
• Список работников, подлежащих обязательным периодическим медицинским осмотрам
• Характеристика работ уборщика помещений (производственных, служебных)
• Производственный календарь на 2021 год
• Приказ о создании бракеражной комиссии
• Приказ об организации оздоровительного лагеря
• Примерный перспективный план работы школьного оздоровительного лагеря
• Распределение функциональных обязанностей работников оздоровительного лагеря
• Приказ Об обеспечении безопасности (Новогодние праздники)
• Пример номенклатуры дел учреждения образования
• Форма номенклатуры дел организации
• Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

• Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины
• Акт об отказе работника от ознакомления с приказом об увольнении
• Акт об отсутствии работника на работе
• Докладная записка об отсутствии работника на работе
• Приказ об увольнении с работы за прогул
• Уведомление о необходимости предоставления письменного объяснения о нарушении трудовой дисциплины
• Уведомление профсоюза об увольнении работника
• Учебная программа факультативного занятия «Правила в моей жизни»
• Учебная программа факультативного занятия «Учимся жить в мире и согласии»
• Перечень мед.показаний для получения образования на дому
• Выписка из протокола заседания педагогического совета
• Приказ об организации обучения на дому
• Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда
• Журнал регистрации инструктажа по охране труда
• Протокол проверки знаний по вопросам охраны труда
• Удостоверение по охране труда

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

• Типовая форма договора о платных услугах в сфере образования
• Правила по гигиене рук
• Рекомендации по использованию масок
• Рекомендации по использованию перчаток
• Список иностранных обучающихся, прибывающих в учреждения образования Республики Беларусь

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

• Список детей, проживающих на территории микрорайона (населенного пункта) и подлежащих обучению на уровне общего среднего образования
• Форма журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда
• Форма журнала регистрации инструктажа по охране труда
• Форма личной карточки по охране труда
• Форма протокола проверки знаний по вопросам охраны труда
• Типовой перечень вопросов программы вводного инструктажа по охране труда
• Типовой перечень должностей руководителей и специалистов, отдельных категорий работающих, которые должны проходить проверку знаний по вопросам охраны труда
• Типовой перечень работ с повышенной опасностью
• Образец пояснительной записки к учебному плану государственного учреждения образования
• Пример оформления приказа о распределении педагогической нагрузки
• Форма списка педагогических работников, которым устанавливаются оклад, надбавки и доплаты с учетом педагогической нагрузки, на начало учебного года
• Вид понедельной и помесячной матрицы плана работы (к годовому плану)

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

О приеме на работу Шубович А.Ю.

• Пример выписки из протокола
• Форма протокола заседания совета учреждения образования по профилактике безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних
• Пример протокола краткой формы
• Пример протокола полной формы
• Пример протокола сокращенной формы
• Перечень учреждений, организаций и должностей для целей профессионального пенсионного страхования медицинских и педагогических работников
• Форма акта проверки готовности потребителя тепловой энергии к работе в осенне-зимний период
• Форма акта проверки готовности теплоисточника к работе в осенне-зимний период
• Форма паспорта готовности потребителя тепловой энергии к работе в осенне-зимний период
• Форма паспорта готовности теплоисточника к работе в осенне-зимний период
• Форма журнала регистрации вводного инструктажа по охране труда
• Форма журнала регистрации инструктажа по охране труда
• Количество тренеров-преподавателей по спорту по смежным видам подготовки в зависимости от вида спорта
• Форма личной карточки по охране труда
• Нормативы учебной нагрузки, наполняемости учебных групп в зависимости от этапа (года) спортивной подготовки, уровня спортивного мастерства спортсмена-учащегося, а также процентов от нормы учебной нагрузки тренеров-преподавателей по спорту за одного спортсмена-учащегося (по видам спорта, включенным в программы Паралимпийских и Дефлимпийских игр)
• Нормативы учебной нагрузки, наполняемости учебных групп в зависимости от этапа (года) спортивной подготовки, уровня спортивного мастерства спортсмена-учащегося, учащегося, а также процентов от нормы учебной нагрузки тренеров-преподавателей по спорту за одного спортсмена-учащегося, учащегося (за исключением видов спорта, включенных в программы Паралимпийских и Дефлимпийских игр)
• Перечень работ (профессий рабочих), при выполнении которых требуются предсменный (перед началом работы, смены) медицинский осмотр либо освидетельствование работников на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения, состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ
• Форма протокола проверки знаний по вопросам охраны труда
• Форма расчета планового количества академических часов и норм учебной нагрузки тренеров-преподавателей по спорту
• Форма списка учета рабочего времени тренеров-преподавателей по спорту, тренеров по спорту
• Типовой перечень вопросов программы вводного инструктажа по охране труда
• Типовой перечень должностей руководителей и специалистов, отдельных категорий работающих, которые должны проходить проверку знаний по вопросам охраны труда
• Типовой перечень работ с повышенной опасностью
• Форма удостоверения по охране труда
• Форма журнала по контролю за качеством готовой пищи (бракеражный)
• Форма журнала регистрации входящих документов
• Форма журнала регистрации исходящих документов
• Форма регистрационно-контрольной карточки
• Образец акта обследования спортивного оборудования физкультурно-спортивного сооружения
• Примерный образец приказа о назначении ответственных должностных лиц по охране труда
• Перечень работ (профессий рабочих), при выполнении которых требуются предсменный (перед началом работы, смены) медицинский осмотр либо освидетельствование работников на предмет нахождения в состоянии алкогольного опьянения, состоянии, вызванном потреблением наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

• Бланк приказа
• Отопительный сезон (документация)
• Перечень и нормы обеспечения спортивным инвентарем и оборудованием, необходимыми для организации физического воспитания обучающихся при получении ими общего среднего, специального, профессионально-технического и среднего специального образования, проведения с ними физкультурно-оздоровительных и спортивно-массовых мероприятий
• Пример приказа по административно-хозяйственным вопросам (о подготовке помещения к эксплуатации в осенне-зимний период)
• Пример приказа по личному составу (о предоставлении трудового отпуска)
• Пример я приказа по личному составу (о приеме на работу)
• Пример приказа по основной деятельности (об утверждении локального правового акта)
• Справка о том, что гражданин является обучающимся

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

• Перечень заболеваний, которые являются медицинским основанием для освобождения учащихся от выпускных экзаменов
• Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
• Протокол заседания экспертной комиссии учреждения образования о согласовании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
• Форма акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению
• Форма акта общего планового (весеннего) осмотра здания
• Форма акта частичного планового осмотра технического состояния здания
• Форма дефектного акта

СКАЧАТЬ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Об увольнении Мариловцевой С.Б.

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где представлены правила оформления и бланка приказа. Они практически не изменились.

Локальными актами организации может быть предусмотрено выделение полужирным шрифтом:

• реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись»,
• а также отдельных фрагментов текста.

В новом стандарте уточняется, что приказы по основной деятельности и по личному составу изготавливаются на бланках формата А4 и должны иметь поля:

• 20 мм – левое (30 мм, если срок хранения документа свыше 10 лет или «Постоянно»);
• 10 мм – правое;
• 20 мм – верхнее;
• 20 мм – нижнее.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливать на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Образец листа ознакомления, прилагаемого к документу

Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.

Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.

Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.

Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.

Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10-12):

• должность лица, визирующего документ;
• его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
• дату визирования;
• если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).

Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.

Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.

При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.

В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):

• наименование должности,
• структурного подразделения и
• электронного адреса исполнителя.

На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).

После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.

Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении² оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).

• Свежие
• Посещаемые

Цель оформления листа с изданным распорядительным документом и поручением:

• зафиксировать факт получения исполнителем;
• принятие его на исполнение с учетом контрольных сроков.

Некоторые правила для документа:

• оформляется к уже изданному распорядительному документу;
• подписывается сотрудником, который проводит процедуру.

Форма утверждается организацией самостоятельно:

• может быть частью инструкции по делопроизводству;
• как часть изданного распорядительного документа;
• использоваться как одна из форм отчетов, формирующихся в СЭД.

Поскольку утвержденной формы учетного регистра нет, лист составляется по приведенному образцу бланка. При необходимости форму таблицы дополняют графами для дополнительной информации и пометок.

ВАЖНО! При массовом сборе подписей под ЛНА лист сопровождают пояснением руководителя или исполнителя: прошу ознакомиться с приказом и перечисляются Ф.И.О. сотрудников, чьи подписи необходимы в листе.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ с приказом ООО «______________» № _____ от «__» _________202_ года о ____________________________________________ № п/п Ф.И.О. Должность Подпись Дата

• Колонка редактора
• Новости события факты
• Новости законодательства
• Рабочее время
• Практикум кадровика
• Судебная практика
• Коллективные трудовые отношения
• Частная ситуация
• Делопроизводство
• Нарушения законодательства о труде
• Вопрос-ответ
• Что нового?
• Секреты управления персоналом

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

Каждый сотрудник предприятия обязан прочесть все внутренние нормативные акты, действующие в организации.

Это необходимо для того, чтобы сотрудник четко знал правила работы в компании, условия труда, права, обязанности и полномочия свои лично и работодателя.

При возникновении каких-либо вопросов или подозрения на нарушение трудовых прав, работник имеет право проконсультироваться у юрисконсульта организации или стороннего юриста.

Сведения о том, что сотрудник компании прочел тот или иной нормативный акт вносятся в специальный лист ознакомления.

Этот документ является очень важным, поскольку, в случае, если какие-либо разногласия и конфликты дойдут до трудовой инспекции или суда, он может стать доказательством правоты, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного (в зависимости от того, как развивались события).

Обычно знакомство с большей частью локальных нормативно-правовых актов происходит на этапе трудоустройства работника. Но иногда документы разрабатываются в период текущей деятельности предприятия, и тогда ознакомления происходит после того, как акт будет утвержден руководством компании.

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Лист ознакомления можно писать на простом листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия – это роли не играет, как и то, от руки он будет составлен или на компьютере.

Важно, чтобы документ содержал оригинальные подписи тех сотрудников предприятия, кого он касается.

Заверять бланк печатью организации не обязательно, поскольку начиная с 2016 года юридические лица имеют право не использовать для удостоверения своих бумаг штемпельные изделия (если только иное не прописано в учредительной документации фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Лист ознакомления с нормативным актом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем документом, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия акта он должен быть цел и невредим.

Акт об отказе ознакомления с приказом

Акт об отказе ознакомления с приказом составляется отделом кадров в спорных случаях, связанных с трудовым законодательством. Составив этот документ вовремя и по правилам, можно обезопасить себя (организацию) от большего количества неприятностей при вероятных судебных разбирательствах.

Такие бумаги – не рядовое событие. Они – ощутимый сигнал о весьма сложных взаимоотношениях в коллективе либо между организацией и отдельно взятым работником.

Стоит отметить, что при обращении в суд трудовые споры проходят по гражданским делам. А в них все сомнения будут трактоваться в пользу обвиняющего, то есть сотрудника.

Особенно если рассматривается вопрос «маленького человека», которого «обижает» целая фирма. Поэтому компании нужно подстраховаться и действовать осторожно и строго в рамках трудового кодекса. Это делается на случай, если в ходе разбирательства работник заявит о том, что указанная информация была до него не доведена или изложена не в положенной форме.

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно – срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее – Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов – по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках – сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 – ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

Пример 7

Ссылка на приложение делается в приказе в распорядительной части его текста

1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

• (приложение 1),
• (Приложение 1),
• (Приложение № 1),
• если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации – визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования – еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

К нормативным актам относят любые документы, которые разрабатываются на предприятии и которые направлены на организацию отношений между работодателем и подчиненным, формирование рабочего процесса, создание внутренних и внешних связей и т.д.

В частности, нормативными актами считаются:

• приказы и распоряжения руководства;
• правила внутреннего распорядка;
• правила охраны труда и безопасности на производстве;
• прочие подобные документы.

Необходимо отметить, что нормативные акты могут иметь временный или постоянный характер, но они всегда действуют строго только в той компании, в которой выпускаются и идут от лица директора или администрации фирмы.

Все внутренние нормативные акты должны разрабатываться строго в соответствии с законодательством Российской Федерации и учитывать интересы как работодателя, так и его подчиненных.

Об оформлении и согласовании проектов приказов

Каждый сотрудник имеет право подписывать тот или иной нормативный акт или отказаться от этого.

Работодатель не может принудить подчиненного к ознакомлению с документом, как не может и наложить за отказ от этого какое-либо дисциплинарное взыскание.

Единственное, что следует учесть сотруднику при нежелании читать нормативный акт и подписывать лист об ознакомлении с ним – то, что в какой-то момент может возникнуть ситуация, в которой информация, изложенная в документе, может оказаться очень полезной.

В таком документе приводится сводная информация обо всех утвержденных нормативных актах внутреннего значения, рассчитанных на неоднократное применение, которые устанавливают порядок управления работниками.

Локальные нормативные акты (ЛНА), которые приводятся в журнале:

• должностные инструкции (регламентируют круг обязанностей и компетенцию вопросов, решаемых сотрудниками);
• различные положения, например об оплате труда или о работе с персональными данными;
• коллективные договоры (выполняют функции координации трудовых отношений);
• правила трудового распорядка и другие.

В соответствии с законом, работодатель обязан ознакомить сотрудников с ЛНА, юрисдикция которых затрагивает их деятельность, под подпись (ст. 22 и 68 ТК РФ). Речь идет как о действующих, так и о вновь принятых работниках. Персонал должен знакомиться с ЛНА, регулирующими порядок обработки персональных данных в компании (п. 8 ст. 86 ТК РФ).

Ознакомление сотрудников с ЛНА представляет необходимость и важность не только в связи с требованиями закона. Эта процедура юридически закрепляет обязанности работника, которые не зафиксированы четко в трудовом договоре, но имеют высокую значимость при выстраивании правоотношений между служащим и компанией.

К примеру, если работник не ознакомился с положением о коммерческой тайне (локальные акты, типичные для большинства предприятий), компания не сможет предъявить ему претензии в случае утечки секретных данных за ее пределы. В свою очередь, если сотрудник подписал этот акт, компания сможет привлечь его к ответственности.

Читать дальше: Аккордная система заработной платы предусматривает

По закону, работодатель обязан ознакомить сотрудника с правилами внутреннего распорядка, коллективным договором и иными нормативными актами, имеющими непосредственное отношение к его обязанностям, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Однако ряд документов предлагается работнику в процессе трудовой деятельности. Это графики сменности (ст. 103 ТК РФ), приказы о применении дисциплинарных взысканий (ст. 193 ТК РФ), бумаги по кадровому учету.

Унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены (за некоторым исключением), поэтому лист об ознакомлении с локальными нормативными актами может составляться работниками организации в произвольном виде или по внутреннему шаблону.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть нормативного акта, о прочтении которого расписывается работник.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер сотрудника;
• фамилию-имя-отчество сотрудника;
• должность;
• дату ознакомления с актом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (к примеру, о структурном подразделении, в котором трудится работник или каких-то примечаниях).

Если сотрудников, которых касается нормативный акт много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

• подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
• включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

• подписывается всеми сотрудниками фирмы;
• содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

• тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
• перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
• даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

• граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
• граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
• отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Похожие записи:

• Не штрафуемое превышение скорости
• Почта банк кредит наличными условия получения и проценты 2021 отзывы
• С каким зрением дадут права в примеры