Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к договору аренды». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обязательство по прикладыванию к документации сопроводительных писем нигде не прописано. Однако компаниями это часто практикуется для избежания недопонимания.

Функции такого письма:

1. Опись пересылаемых бумаг. Обязательно отмечают количество экземпляров и листов документов.
2. Подтверждение факта отправки важных документов.
3. Указания к действию для получателя. Например: подтвердить получение, подписать и вернуть один экземпляр.
4. Напоминание о сроках исполнения действий.

Письмо должно иметь исходящий номер. Документ рекомендуют составлять в двух экземплярах, один из которых компания-отправитель должна оставить себе.

Сопроводительное письмо к договору

Ставить печать на письме не обязательно, за исключением тех случаев, когда стороны договорились об этом.

Сопроводительное письмо с документами можно передать через курьера, лично, по почте либо с помощью систем электронного документооборота. Получатель письма, если оно отправлено по почте, должен зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции, проверить комплектность, передать для подписания руководству, а затем отправить компании-отправителю.

Если документы переданы лично или курьером, то получатель должен поставить отметку о получении на втором экземпляре сопроводительного письма и вернуть его. Это делается для подтверждения получения бумаг.

Законодательно закрепленного бланка такого документа нет, поэтому составить его можно в свободной форме, учитывая структуру деловых писем.

Не нужно писать слишком длинный текст. Получатель должен потратить на чтение от 30 секунд до минуты, чтобы вникнуть в суть письма и передать его в необходимое подразделение.

Текст должен быть написан с использованием официально-делового стиля, без орфографических и любых других ошибок. Письмо оформляют на фирменном бланке организации.

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий»
Адрес: 427960, г. Сарапул, ул. Гончарова, д. 13, оф.12 А,
ИНН 1834561238, КПП 3412345645, ОГРН 2345673453456, тел.: 8 (34147) 2-22-22

Генеральному директору ООО «Сатурн»
Николаеву Семену Семеновичу

Исх. № 34526-2
«23» июля 2020 года

Сопроводительное письмо к договору

Уважаемый Семен Семенович!

Высылаем Вам подписанный договор поставки канцтоваров № 456 от «20» июля 2020 года с приложениями. Просим подписать его и один экземпляр возвратить нам в течение 7 дней.

Приложение:

1. Договор поставки № 456 от «20» июля 2020 года в 2 экземплярах на 8 листах.
2. График платежей б/н в 2 экземплярах на 2 листах.

Итого: 2 экземпляра на 10 листах.

Генеральный директор ООО «Меркурий»

Львов Иван Иванович Львов

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

• к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
• к декларациям в ФНС, ФСС;
• к договору на подпись контрагентам;
• к коммерческому предложению;
• к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

• должность получателя и его ФИО;
• наименование компании или ведомства;
• адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

• «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
• «Просим информировать установленным порядком»;
• «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

• название документа нужно писать полное;
• отмечают количество экземпляров документа;
• отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю. Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания.

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно. При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления. Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Этикет несведущему человеку кажется набором пустых формальностей, без которых вполне можно обойтись. Однако не зря философ Кант именовал этику практической мудростью, поскольку этические правила отражают неписаные жизненные законы, без соблюдения которых человеческое общество обречено на деградацию и гибель. Деловая этика – не исключение. Ее рекомендации позволят вам обойти многие подводные камни предпринимательства и сохранить при этом репутацию. Так вот этика делопроизводства рекомендует фиксировать при помощи сопроводительных писем все важные моменты взаимодействий с контрагентом. Именно сопроводительное письмо, в котором сохранились утерянные сведения, копии или опись переданных документов, заверенные подписью получателя (один экземпляр вручается адресату, а второй остается у адресанта) помогут быстро установить истину и решить спорные моменты.

В сфере государственных закупок сопроводительные бумаги составляют:

1) передавая документы на подпись в процессе торгов;

2) к акту сверки;

3) отправляя коммерческое предложение, либо отвечая на запрос;

4) при отправлении любого важного документа.

Сопроводительное письмо можно отправить на электронный ящик, обычной почтой, либо с курьером, главное, получить подтверждение получения данного письма адресатом.

Шаблон сопроводительного письма Скачать

Что писать в сопроводительном письме?

Законодательство не дает строгого регламента подобных документов, хотя исторически принято посылать их на официальном бланке организации (при наличии такового). Для заверения подобного документа достаточно подписи руководителя, или лица, ответственного за совершение сделки, но печать организации будет не лишней.

Образец сопроводительного письма состоит из следующих структурных элементов:

1) реквизиты отправителя;

2) регистрационные сведения (входящий/исходящий номера, дата написания и получения);

3) информация о получателе (наименование организации, адрес, ФИО и должность контрагента сделки);

4) текст («Направляем вам…», «Высылаем вам…» и т. д.);

5) опись прилагаемых документов (с названиями и реквизитами, число страниц и копий), в форме таблицы;

6) ФИО и контактные данные отправителя.

Образец сопроводительного письма должен быть на любом предприятии. Многие компании предпочитают разрабатывать свои образцы, в других фирмах в качестве основы используют шаблоны из интернета. В письме находит отражение перечень отправленной документации и краткое описание. Подобная бумага отправляется, когда в документах отсутствует адресная часть.

Важно подчеркнуть, что информационная нагрузка в письме отсутствует, его функция заключается в:

• Подтверждении какого-либо события;
• Обозначении перечня предоставленных бумаг;
• Определении дальнейших действий адресата;
• Установлении срока, отведенного на исполнение определенных действий.

Написание сопроводительного письма продиктовано деловым этикетом. Сопроводительные письма уместны при отправке договоров в государственные органы и многие другие. Это облегчает задачу при необходимости подтверждения передачи пакета, а также обращения внимания на важные моменты. Вы можете передать просьбу, обозначить перечень необходимых действий и определить сроки ответных мероприятий.

Сопровождение уместно при отправке:

• Акта сверки;
• Договора на подпись;
• Документации в налоговую;
• Кадровых документов;
• Коммерческих приложений;
• Отчетов в контролирующие органы;
• Исполнительной документации и др.

Такое сопровождение может прилагаться к бумагам, которые вы передаете лично, либо с курьером, а также обычной или электронной почтой. Документ составляется секретарем, либо сотрудником, который отвечает за отправленные бумаги.

Одна из главных функций письма – перечисление документов.

В нем указываются не только наименования всех бумаг, но и количество листов, на которых они составлены, число копий, наличие приложений. Сопроводительное письмо составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается у отправителя, на нем указывается дата и время получения письма адресатом.

Роль сопроводительного письма огромна:

• Получатель никогда не скажет, что документация не была получена;
• Текст всегда обратит пристальное внимание адресата на сам договор;
• При получении конверта сотрудники компании внесут номер в свой журнал входящей корреспонденции.

Все это во многом облегчает работу, особенно, когда речь идет о необходимости заключения договора.

Образец сопроводительного письма к договору

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

*Нажмите на картинку для просмотра полного размера изображения

Оформляем сопроводительное письмо для передачи документов

Сопроводительное письмо о направлении документов — это обращение к адресату, которому направляется пакет бумаг. В нем перечисляются передаваемые единицы и излагается просьба, связанная с их передачей.

Сопровод выполняет одновременно несколько задач:

• соблюдается деловой этикет, по которому оформление такого послания является хорошим тоном;
• описываются передаваемые бумаги;
• в тексте, помимо перечня бумаг, излагается просьба или руководство к действию для адресата либо указываются необходимые комментарии и устанавливаются сроки;
• страховка на случай споров по факту передачи или получения тех или иных бумаг.

В ходе работы в рамках Федерального закона № 44-ФЗ и 223-ФЗ передавать те или иные бумаги необходимо достаточно часто, например:

• при ответе на запрос коммерческого предложения;
• при пересылке бумаг в рамках исполнения контракта, в том числе актов сверки, документов о поставке, технической документации;
• при передаче закрывающих исполнение соглашения бумаг.

• реквизиты отправителя. Если послание исполнено на бланке, вписывать их повторно не нужно, но если использован чистый лист, данные необходимо внести;
• данные адресата;
• реквизиты послания: дата и исходящий номер;
• обращение и вводная часть;
• опись передаваемых бумаг;
• заключительная часть;
• должность и Ф.И.О. подписанта и сама подпись;
• информация об исполнителе.

По желанию отправителя послание скрепляется печатью организации. Она не является обязательным требованием.

Образец сопроводительного письма заказчику по 44-ФЗ 2021 г.

По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

• канала отправки сообщения;
• получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.

В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

• написанные вручную;
• электронные;
• передаваемые на бумаге.

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

При оформлении бланка важно включить в структуру полей:

• верхнюю часть с реквизитами организации;
• поле с исходящим номером и датой;
• блок с указанием данных получателя: название организации или ФИО получателя;
• поле для текста письма и приложений;
• контактные данные составителя письма в нижней части бланка.

Текст пишется на фирменном бланке предприятия и имеет следующие реквизиты:

• адресат (кому направляется, Ф.И.О. руководителя и наименование предприятия). Здесь важно не допустить ошибок, так как это повлияет на отношение к документу и адресату. Есть вероятность, что документ не станут читать и отправят в корзину, если только адресат не заинтересован персонально в его получении;
• обращение — это обращение к первому лицу по имени и отчеству, дополненное прилагательным «уважаемый». Если обращение «уважаемый» стоит перед текстом, то подписывать его «с уважением» не принято — либо до, либо после;
• тело — здесь излагается суть обращения. Принцип написания — не более 30 секунд на прочтение, чтобы руководитель вник в смысл написанного и принял решение. Например, сопроводительное письмо на передачу документов может быть таким: «Направляю для рассмотрения и принятия решения по проекту договора (указывается суть), текст которого согласован (указать, где, когда и кем)». Этих сведений достаточно, чтобы руководитель вспомнил, о чем идет речь;
• подпись — подписывает уточняющий текст руководитель: не принято, чтобы начальник подразделения обращался напрямую к первому лицу другой организации, минуя руководство;
• данные исполнителя — нужны для связи исполнителей между собой для решения технических вопросов либо для предъявления претензий конкретным работникам в случае ошибок.

Кроме указанных реквизитов, в уточняющий текст добавляют исходящий номер и дату, список приложений с указанием количества листов. Для контрагента актуально сопроводительное письмо к проектной документации с указанием приложений. Он содержит сведения о вносимых изменениях, дате составления и вступления дополнительного соглашения в силу, подтверждение неизменности прочих договорных условий.

Генеральному директору ООО «Пион» Воронову А.В. 18.07.2020 г. № 3 Уважаемый Андрей Викторович! Высылаем в ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор на изготовление наружной рекламы № 1 от от 17.07.2020. Просим его подписать, закрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение семи дней. Приложение: договор в двух экземплярах (всего на 8 листах). Директор Петрова Петрова О. Л.

Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой

29.07.2013 № 29

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Директор

Светлова

О.Я.Светлова

Оформлять сопроводительное письмо к договору желательно на фирменном бланке организации.

Образец оформления сопроводительного письма к договору

Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Текст же документа краток и условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.

Вторая часть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Сопроводительное письмо к договору имеет такую же структуру, как сопроводительное письмо к документам: в шапке документа указывается должность, наименование организации и ФИО получателя, ниже ставится дата, номер документа, а также при необходимости заголовок письма.

Затем следует обращение к получателю.

Текст сопроводительного письма к договору, как правило, начинается со следующих фраз:

• Высылаем в Ваш адрес…
• Представляем Вам…
• Направляем Вам…

Затем следует наименование, номер договора и дальнейшие действия получателя: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно.

Заканчивается письмо подписью отправителя с указанием его должности и ФИО.

Генеральному директору
ООО «Светлица»
Е.В. Филипповой

29.07.2013 № 29

Уважаемая Елена Владимировна!

Высылаем в Ваш адрес подписанный и скрепленный печатью договор поставки № 2013-26-07 от 26.07.2013 г. Просим его подписать, скрепить печатью и один экземпляр направить нам в течение 7 дней.

Приложение: договор в 2-х экз.(всего на 6 листах).

Директор

Светлова

О.Я.Светлова

Оформлять сопроводительное письмо к договору желательно на фирменном бланке организации.

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1

Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Пример 9

Сопроводительное письмо

Пример 11

Форма сопроводительного письма для заявителей – физических лиц

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Как правило переписка бюджетных организаций оформляется на фирменном бланке. В шапке нужно указать название адресата и его реквизиты, а также конкретного получателя — ответственное лицо. Можно адресовать двум и более получателям одновременно.

При этом можно указать либо список имен, либо перечень должностей. Прописывать фамилию и инициалы не обязательно, но желательно с точки зрения делового этикета.

Нумерация писем производится согласно правилам делопроизводства организации, которые устанавливаются локальными актами. Делопроизводство некоторых направлений регулируются отраслевыми актами (нотариат, вооруженные силы). Как правило, требуется указать входящий или исходящий номер и дату получения или отправления.

Текст

Текст рекомендуем начинать с фраз: «Высылаем вам…», «Представляем вам…», с целью выделения ключевой формулировки. После этого перечислите документы, которые направляете, с фиксацией их номера и даты (при наличии). В заключительной части необходимо обратить внимание на цель отправления.

Уместны следующие формулировки:

• прошу подтвердить получение;
• прошу подписать договор и возвратить в срок до;
• прошу согласовать текст договора и возвратить с комментариями (направить протокол разногласий);
• прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
• прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации.

В тексте возможно выделять жирным или подчеркнутым шрифтом фразы, которые имеют наиболее важную смысловую нагрузку.

Обязательное составьте опись всех документов, которые направляете. При этом, чтобы в будущем избежать возможных разногласий, рекомендуется унифицировать каждый элемент перечня, указать полное название, количество экземпляров и листов каждого документа. Например, «Договор на поставку канцелярских товаров № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз.

на 5 листах каждый». В заключении рекомендуется прописать количество пунктов приложения и общее количество листов: «Итого направлено 2 документа на 13 листах».

Сопроводительные документы скрепляются подписью руководителя или ответственного лица, если это предусмотрено правилами делопроизводства. Наличие подписи главного бухгалтера или иного лица финансовой службы не обязательно. Тем не менее, рекомендуем предусмотреть правилами делопроизводства схему информирования бухгалтерии, чтобы избежать ситуации, когда отсутствуют необходимые согласования.

Что касается печати, то в 2020 году юридические лица не обязаны иметь круглую печать для удостоверения издаваемых документов, в том числе и писем (82-ФЗ от 06.04.2015). Поэтому наличие ее на бланке остается на усмотрение делопроизводителей.

С 01.07.2018, оформляя сопровод, следуйте общим требованиям, установленным ГОСТ Р 7.0.97-2016. Для оформления используют как фирменный бланк, так и чистый лист, составляют желательно в печатном, а не рукописном виде, придерживаясь следующей структуры:

• реквизиты отправителя; если используется фирменный бланк, вписывать их повторно не нужно, на чистом листе эти данные необходимо внести;
• данные адресата;
• реквизиты — дата и исходящий номер;
• обращение и вводная часть;
• опись передаваемых бумаг;
• заключительная часть;
• должность и Ф. И. О. подписавшего бумагу лица, сама подпись;
• информация об исполнителе.

По желанию отправителя ставится печать организации, но это не является обязательным требованием.

Если деловые партнеры обмениваются подобной документацией дистанционно, к договору, направленному для ознакомления и подписания, рекомендуется прикрепить сопроводительное письмо, которое содержит список высланных документов и необходимые разъяснения для их получателя (адресата).

Использование сопроводительного письма не считается обязательным требованием, когда речь идет об отправке партнеру договора на подпись. Можно сказать, что практика составления подобных документов является своеобразным приемом делового этикета, позволяющим исключить недопонимание у сторон.

Сопроводительный текст позволяет решить следующие ключевые задачи:

1. Отразить опись (перечень) высланных документов. При этом указывают количество листов отправленной документации и общее количество её экземпляров.
2. Констатировать факт отправки документов – договоров и приложений к ним, – имеющих важное значение.
3. Проинструктировать получателя о том, что нужно сделать с соглашением, например, что получатель должен подтвердить факт получения документации, ознакомиться с ней в рекомендуемые сроки, подписать все экземпляры, а затем выслать их обратно отправителю, оставив у себя один экземпляр.
4. Напомнить получателю о сроках возврата подписанной документации отправителю.
5. Проявить и продемонстрировать уважительное отношение к партнеру.

Отправитель должен присвоить сопроводительному письму регистрационный исходящий номер, который отображается в специальном учетном журнале.

Документ рекомендуется подготовить в двух равнозначных экземплярах (один высылается получателю, а другой остается у отправителя).

Если сопроводительное письмо получено по почте, адресат выполняет такие действия:

1. Регистрирует полученный документ в журнале учета.
2. Проверяет комплектность документации по описи, содержащейся в сопроводительном письме.
3. Изучает и подписывает полученный договор.
4. Пересылает подписанное соглашение отправителю, оставив у себя один экземпляр.

Получив документацию, через курьера или лично в руки от самого отправителя, адресат возвращает отправителю второй экземпляр с соответствующей отметкой о получении.

Этикет несведущему человеку кажется набором пустых формальностей, без которых вполне можно обойтись. Однако не зря философ Кант именовал этику практической мудростью, поскольку этические правила отражают неписаные жизненные законы, без соблюдения которых человеческое общество обречено на деградацию и гибель. Деловая этика – не исключение.

Ее рекомендации позволят вам обойти многие подводные камни предпринимательства и сохранить при этом репутацию. Так вот этика делопроизводства рекомендует фиксировать при помощи сопроводительных писем все важные моменты взаимодействий с контрагентом. Именно сопроводительное письмо, в котором сохранились утерянные сведения, копии или опись переданных документов, заверенные подписью получателя (один экземпляр вручается адресату, а второй остается у адресанта) помогут быстро установить истину и решить спорные моменты.

В сфере государственных закупок сопроводительные бумаги составляют:

1) передавая документы на подпись в процессе торгов;

2) к акту сверки;

3) отправляя коммерческое предложение, либо отвечая на запрос;

4) при отправлении любого важного документа.

Сопроводительное письмо можно отправить на электронный ящик, обычной почтой, либо с курьером, главное, получить подтверждение получения данного письма адресатом.

Что писать в сопроводительном письме?

Законодательство не дает строгого регламента подобных документов, хотя исторически принято посылать их на официальном бланке организации (при наличии такового). Для заверения подобного документа достаточно подписи руководителя, или лица, ответственного за совершение сделки, но печать организации будет не лишней.

Воспользуйтесь нашими наработками! Мы поможем вам выиграть не менее трети котировок!

Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика:

• Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером.
• Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь (как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа), но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки.
• В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Т.к. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения (с номером и датой), которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору.

Если Вас интересует то, кто должен подписывать сопроводительное письмо, то тут существует несколько вариантов. Когда письмо отправляет директор вместе с коммерческим предложением о сотрудничестве, то, конечно же, он и должен подписать его. Ведь, по сути, переписка осуществляется между двумя руководителями.

Если же сопроводительное письмо составляет бухгалтер, чтобы отправить контрагентам первичные документы, то подписывать его должен только главбух. При этом в письме нужно указать, что документы предназначены для главного бухгалтера предприятия-контрагента.

В конце сопроводительного письма необходимо предоставить свои контактные данные, чтобы получатель корреспонденции смог связаться с Вами в случае возникновения вопросов по полученным документам.

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя.

В судебной практике, как правило, все заинтересованные участники подают сопроводительное письмо.При этом документация может приобщаться к делопроизводству в виде подлинников или правильно заверенных копий. Оригиналы документов обязательно должны присутствовать в следующем случае.

Факты по иску могут быть подтверждены исключительно этими документами. Согласно закону, иск невозможно рассмотреть в судебном порядке без наличия подлинника.

Послание составляется, как правило, на имя первого руководителя предприятия или его подразделения.

Обращение следует начинать со слова «Уважаемый/Уважаемая».

Если письмо безадресное, то этот пункт можно пропустить.

Фраза описательной части будет зависеть от организации, в которую послание будет отправлено:

• Сторонняя .
• В вышестоящую организацию — «представляем Вам».
• В подведомственную .

Затем указывается цель сообщения.

Ещё раз закрепим, что данный вид текста подразумевает деловой стиль переписки с полным указанием названия каждой справки и бумаги.

Иногда участники процесса получают дополнительные сведения, которые могут повлиять на исход дела. Всё это должно быть грамотно оформлено.

Приобщить можно следующее:

1. Документацию, выданную официальным источником.
2. Записи беседы в отличном качестве.
3. Фотографии и видеозаписи.
4. Результаты исследования, сделанные сторонними экспертами.
5. Детализацию звонков.

Это неполный список, его можно расширить.

Заявление должно обязательно содержать:

1. Перечень документов, необходимых для приобщения.
2. Просьба о приобщении их к делу.

Ходатайство можно подавать до начала судебного разбирательства, здесь не имеет значения, какая инстанция будет его рассматривать.

Стандартная структура выглядит так:

• Наименование суда, его адрес, полные сведения о заявителе и ответчике.
• Далее указывают название документа: «ходатайство или заявление о приобщении документов к материалам дела». Номер иска.
• Ссылка на нормативные акты.
• Перечень приложений.
• Просьба о рассмотрении заявления и приобщении документов.
• Дата и подпись.

Форма подачи может быть разной:

1. Устная, тогда вся информация будет занесена в протокол судебного заседания.
2. Письменная.

Заявление составляется по количеству участников спора.

Важно выделить и другие требования:

• Иногда суд просит только оригиналы документации.
• Если оригинала нет, то суд может отказать в рассмотрении дела.
• Все телефонные разговоры должны быть предъявлены на диске или флешке.

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Похожие записи:

• Ставки по страховые взносы 2021 иностранцам
• Кто получил 6300 по беременности
• Скрытие с места ДТП если повреждения незначительны