Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение за услуги такси в командировке в 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Дорожающее топливо, платные парковки, видеокамеры и высокий транспортный налог приводят к тому, что все большее число организаций и предпринимателей отказываются от собственных автомобилей, предпочитая брать их в краткосрочную аренду (каршеринг), либо вовсе пользоваться такси. При этом услуги такси в последнее время стали доступнее как в финансовом плане, так и в организационном. Теперь для того, чтобы заказать машину, достаточно установить мобильное приложение на телефон и нажать пару кнопок. Но как быть с учетом расходов на оплату услуг такси? В каких случаях и как именно можно списать такие расходы? Об этом и пойдет речь в сегодняшней статье.
Командированный работник вправе требовать компенсацию расходов на такси
Все многообразие ситуаций, когда работники обращаются к службам такси, можно условно разделить на три группы. Первая, пожалуй, самая традиционная — это использование такси командированными сотрудниками. При этом зачастую машина берется не только для проезда к аэропорту или вокзалу и обратно, но и для поездок непосредственно в месте командировки.
Вторая группа — это использование такси в качестве повседневного транспорта для служебных поездок сотрудников. Например, менеджеров — к клиентам, руководителей — на переговоры и деловые встречи, бухгалтеров — в контролирующие органы и т.д.
И, наконец, третья, наиболее редкая, но тоже встречающаяся на практике группа — это использование такси для проезда к месту проведения отпуска и обратно теми работниками, которым положена оплата данных расходов (т.е. работниками, которые трудятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях). Остановимся на каждой из указанных групп подробнее.
Как известно, затраты на командировки можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом установлено, что в состав данных затрат включаются расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Каких-либо ограничений по учету расходов на такси для проезда командированного работника Налоговый кодекс не содержит. Следовательно, оплата такси, которым работник воспользовался для проезда на вокзал или в аэропорт, либо обратно (как в пункте отправления, так и в пункте назначения), является частью расходов на проезд к месту командировки и обратно. А значит, если затраты на такси экономически обоснованы, их можно учесть в составе командировочных расходов (письма Минфина России от 08.11.11 № 03-03-06/1/720, от 11.07.12 № 03-03-07/33 и от 14.06.13 № 03-03-06/1/22223, см. «Минфин напомнил, как подтвердить затраты на такси, произведенные работником во время командировки»).
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
Использование такси оправдано неудобным территориальным расположением места работы по отношению к остановкам общественного транспорта либо производственным графиком работы, при котором возникают трудности с проездом на общественном транспорте. Данные основания должны быть обоснованы в приказе руководителя, который закрепляет порядок использования такси в служебных целях.
Доставка работника на работу и (или) с нее с использованием такси предусмотрена трудовым договором и (или) коллективным договором как система оплата труда и при этом возможно определить сумму дохода каждого работника.
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Подробнее об удержании НДФЛ с компенсации проезда в статье «Проезд до работы и обратно — налоговый аспект».
Чиновники не против учета компанией расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно. Но только если эти затраты:
обусловлены технологическими особенностями производства (например, сменным графиком);
являются формой системы оплаты труда в организации. То есть, такие издержки прописаны в трудовых и (или) коллективном договорах и, вместе с тем, не носят чисто социального характера (подробнее об этом – в письме Минфина от 16.03.2017 № 03-04-06/15198).
Достаточно соблюдения одного из этих условий, а также базовых критериев из 252-й статьи. В противном случае расходы принять не удастся (п. 26 ст. 270 НК РФ).
При выполнении приведенных требований организация вправе списать и затраты, связанные с перевозкой сотрудников к месту работы и обратно на такси. Минфиновцы не против (см. письмо от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181). Косвенно данный вывод следует и из комментируемого разъяснения. Правда, у фискалов иная, не столь лояльная, точка зрения (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976 и от 27.01.2006 № 20-12/5434). Однако организации успешно отстаивают свою правоту. Взять хотя бы Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011. Судьи посчитали, что фирма обоснованно списала расходы по перевозке специалистов на работу и с нее на такси. Ведь издержки связаны с технологическими особенностями производства, режимом и удаленностью объектов фирмы, подтверждены договорами, актами, платежками. При схожих обстоятельствах победила и другая компания (см. Постановление ФАС Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).
А если работодатель в связи с пандемией организовал доставку своих сотрудников, дабы оградить их от общественного транспорта и снизить, тем самым, риск заражения коронавирусом? Учесть подобные расходы будет непросто – эпидемия в качестве основания для их признания не подойдет. Умозаключение вытекает из письма финансового ведомства от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400. Но, предусмотрев такие траты в трудовых и (или) коллективном договорах и сделав их частью системы оплаты труда, компания, на наш взгляд, получит возможность для учета данных расходов.
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
См. также:«[НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ]: Когда разрешено списать расходы на такси?».
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Широкое распространение онлайн-сервисов по заказу такси привело к тому, что далеко не в каждой поездке пассажир получает соответствующий подтверждающий документ. И если в ситуациях, когда такси используется «для себя», отсутствие такого документа не имеет существенного значения, то в случае служебной поездки учесть ее стоимость при налогообложении без подтверждающего документа не получится ни в одном из вышеописанных случаев. Ведь по правилам пункта 1 статьи 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Эти положения актуальны для любых видов расходов и, как уже упоминалось, должны применяться также плательщиками единого налога по УСН (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Документы, подтверждающие оказание услуг такси, должны быть оформлены в соответствии с Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (утв. постановлением Правительства РФ от 01.10.20 № 1586). Согласно подпункту «г» пункта 82 перевозка в такси оформляется чеком ККТ., либо чеком, который выдают самозанятые граждане-плательщики НПД (см. «Самозанятые граждане в 2021: виды деятельности, налоги, регионы»).
Таким образом, учесть расходы на такси без кассового чека не получится. Заменить их какими-то другими документами (распечатками с сайта или мобильного приложения, банковскими выписками и т.п.) нельзя, поскольку законодательством это не предусмотрено. Соответственно, налогоплательщикам нужно быть крайне осторожными при заказе такси через онлайн-сервисы. Следует заранее уточнить, что вам понадобится документ, подтверждающий оплату поездки. Либо организация может заключить договор с таксопарком, на основании которого ей будут подаваться машины. В договоре нужно предусмотреть обязательную выдачу водителем кассового чека или квитанции. Работник, который воспользуется услугами такого такси, должен будет получить от водителя необходимый подтверждающий документ.
Рекомендуем разъяснить работникам, что без правильно оформленных подтверждающих документов компания не сможет возместить им соответствующие расходы. При этом в локальном акте организации, регламентирующем порядок использования работниками такси, нужно зафиксировать, какие именно документы должен представить сотрудник, претендующий на компенсацию расходов на такси.
Расходы на такси: когда и как их можно учесть при ОСНО и УСН
Чиновники не против учета компанией расходов на оплату проезда сотрудников к месту работы и обратно. Но только если эти затраты:
обусловлены технологическими особенностями производства (например, сменным графиком);
являются формой системы оплаты труда в организации. То есть, такие издержки прописаны в трудовых и (или) коллективном договорах и, вместе с тем, не носят чисто социального характера (подробнее об этом – в письме Минфина от 16.03.2017 № 03-04-06/15198).
Достаточно соблюдения одного из этих условий, а также базовых критериев из 252-й статьи. В противном случае расходы принять не удастся (п. 26 ст. 270 НК РФ).
При выполнении приведенных требований организация вправе списать и затраты, связанные с перевозкой сотрудников к месту работы и обратно на такси. Минфиновцы не против (см. письмо от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181). Косвенно данный вывод следует и из комментируемого разъяснения. Правда, у фискалов иная, не столь лояльная, точка зрения (письма УФНС РФ по г. Москве от 27.06.2008 № 20-12/060976 и от 27.01.2006 № 20-12/5434). Однако организации успешно отстаивают свою правоту. Взять хотя бы Постановление ФАС Дальневосточного округа от 20.05.2011 № Ф03-2085/2011. Судьи посчитали, что фирма обоснованно списала расходы по перевозке специалистов на работу и с нее на такси. Ведь издержки связаны с технологическими особенностями производства, режимом и удаленностью объектов фирмы, подтверждены договорами, актами, платежками. При схожих обстоятельствах победила и другая компания (см. Постановление ФАС Московского округа от 01.04.2009 № КА-А40/2218-09).
А если работодатель в связи с пандемией организовал доставку своих сотрудников, дабы оградить их от общественного транспорта и снизить, тем самым, риск заражения коронавирусом? Учесть подобные расходы будет непросто – эпидемия в качестве основания для их признания не подойдет. Умозаключение вытекает из письма финансового ведомства от 07.08.2020 № 03-03-06/1/69400. Но, предусмотрев такие траты в трудовых и (или) коллективном договорах и сделав их частью системы оплаты труда, компания, на наш взгляд, получит возможность для учета данных расходов.
При определении НДФЛ-базы учитываются все доходы физлица, представляющие собой экономическую выгоду, которую можно оценить (п. 1 ст. 210, ст. 41 НК РФ).
Перечень доходов, свободных от НДФЛ, содержится в ст. 217 Кодекса. Сумм возмещения работодателем расходов сотрудников на такси для поездок от места жительства до работы и обратно там нет. Значит, такие доходы облагаются данным налогом в обычном порядке, – резюмируют финансисты.
Аналогично и со страховыми взносами. Упомянутые суммы в статье 422 главного налогового документа не значатся, стало быть, от взносов работодателю не уйти. Такой подход применим и к травматическим взносам (ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Позиция ведомства не нова. Минфин не раз указывал, что такие выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами, причем вне зависимости от того, какой именно транспорт использует работник компании (письма от 23.01.2020 № 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093 и др.).
Однако многие судьи считают иначе. Наглядный пример – Постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 № А56-12834/2010, где подчеркнуто: затраты на оплату проезда специалистов либо их доставку транспортом предприятия обусловлены его удаленностью и спецификой деятельности. Фискалы не доказали, что полученные «физиками» средства являются их экономической выгодой (доходом). Стало быть, эти суммы правомерно не включены в НДФЛ-базу. А в другом деле, тоже выигранном фирмой, суд заострил внимание, что проезд оплачивался в интересах работодателя, а не сотрудников (см. Постановление ФАС Московского округа от 27.06.2011 № КА-А40/6029-11).
Организации успешно отбиваются и от страховых взносов (постановления АС Северо-Западного округа от 03.09.2018 № Ф07-10584/2018, Четырнадцатого ААС от 15.05.2018 № 14АП-2096/2018).
Согласно ст. 212 ТК РФ обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. Что же до санитарных правил, то их соблюдение обязательно для всех (п. 2 ст. 25, п. 3 ст. 39 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).
Некоторые регионы обязали работодателей обеспечить регулярное обследование сотрудников на COVID-19 и антитела в одной из спецлабораторий (для столичного бизнеса требования установлены Указом Мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ). Такие мероприятия направлены, в том числе, на обеспечение нормальных (безопасных) условий труда работников. А раз так, расходы по оплате исследований на наличие у работников коронавируса и иммунитета к нему можно принять на основании подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, – резюмируют в ведомстве. Согласны с этим и налоговики (письмо от 29.06.2020 № СД-4-3/10479@).
Также разъяснено: при этих обследованиях, проведенных в спецлаборатории, НДФЛ-базы не возникает. Мнение логичное, ведь преобладает интерес именно работодателя, которого могут наказать за неисполнение нормативных предписаний. Об экономической выгоде (доходе) сотрудников речи тут не идет.
Организация столичными работодателями проведения COVID-исследований обусловлена требованиями НПА и не связана с выплатами в пользу специалистов. Поэтому, как считает Минфин, оплата предприятием таких услуг по договору с профильным медучреждением (спецлабораторией) свободна от страховых взносов. Аналогично – при заключении договоров на оказание медуслуг или ДМС (сроком не менее года), в рамках которых могут проводиться упомянутые исследования. Платежи по данным соглашениям взносами также не облагаются (подп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Но если работодатель возмещает сотрудникам их расходы на «коронавирусные» тестирования, взносам быть (письмо ФНС России от 13.10.2020 № БС-4-11/16741@).
