Новые правила ведения трудовых книжек в сентябре 2021

Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Приказ № 320н) утверждены:

1. новый бланк трудовой книжки (форма);

2. новая форма вкладыша;

3. порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее – новый порядок).

Приказ № 320н вступит в силу 1 сентября 2021 года.

В целом новая форма трудовой книжки сохраняет свой прежний вид. Главное отличие от действующего образца будет заключаться в количестве разворотов для разделов «сведения о работе» и «Сведения о награждениях». Сейчас их одинаковое количество, по 10 разворотов на каждый раздел.

В новом бланке будет 14 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 7 разворотов для раздела «Сведения о награждениях».

Данное перераспределение количества разворотов крайне целесообразно. В настоящее время записи о награждениях работодатели делают уже не так часто, как ранее, а работу сотрудники меняют довольно регулярно. И страницы в разделе «Сведения о работе» заканчиваются быстро и часто неожиданно. В результате работодателю для внесения записи приходится оформлять вкладыш, в то время как раздел «Сведения о работе» остаётся незаполненным.

Также изменяется количество разворотов для каждого раздела и во вкладыше. Будет 12 разворотов для раздела «Сведения о работе» и 5 – для раздела «Сведения о награждениях». Сейчас, соответственно, 9 и 8 разворотов.

В остальном сохраняется прежний формат трудовой книжки. При этом на титульной странице трудовой книжки и вкладыша добавляется информация о том, что печать проставляется при её наличии.

Как изменятся правила ведения трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

(Обложка)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Титульный лист)

Герб

Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

(без трудовой книжки недействителен)

Герб

Российской Федерации

1. Настоящий Порядок устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1,ст. 3,2019, N 51, ст. 7491).

2. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется).

По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся работодателем в трудовую книжку при условии ее предоставления работником в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением (за исключением случаев, если в соответствии с Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

3. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными).

Записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен». Также записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).

8. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

9. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, о награждениях, предусмотренных настоящим Порядком, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

10. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд, класс, категория, классный чин, то об этом производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации..

В случае признания временного перевода постоянным, в трудовую книжку вносится следующая запись: в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 ставится дата фактичного начала исполнения работником обязанностей в связи с временным переводом, в графе 3 указывается наименование структурного подразделения организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого работник был временно переведен и на основании которого работник переведен на постоянной основе.

11. По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В случае, если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого он осуществлял работу по совместительству.

Записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вносится в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и о прекращении данного трудового договора. При этом запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства к работодателю, работа у которого для работника является основной.

12. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

13. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация (наименование, дата переименования) переименована (новое наименование организации)», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) работодателя или иное решение, его дата и номер.

14. Записи о профессиональной служебной деятельности в виде государственной гражданской и муниципальной службы, военной службы и государственной службы иных видов, которые устанавливаются федеральными законами, вносятся в трудовую книжку по месту прохождения службы с учетом положений соответствующих федеральных законов, иных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок прохождения государственной службы.

Новый регламент Минтруда для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

25. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении наградами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, наградами федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов (в отношении членов профсоюзов);

в) о награждении почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, производимом работодателями;

г) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

26. Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Приказ Минтруда от 19. 05. 2021 года № 320н постановил:

• форму трудовой книжки, следуя приложению № 1;
• порядок учёта и хранения трудовых книжек, определённых приложением № 2.

Редакция вступит в силу с 01. 09. 2021 года и будет активна по 01. 09. 2027 год.

До этого момента Правила учёта и хранения трудовых книжек, выпуск бланков трудовой книжки и снабжение ими работодателей определяются постановлением Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 и Минтруда Российской Федерации от 10. 10. 2003 года № 69.

С 01. 09. 2021 года новыми бумажными трудовыми книгами будут наделяться лишь те, кто трудоустраивается впервые.

Обновлённых бланк трудовой книжки будут применять также и при выдачи копии в результате потери или порчи оригинального документа.

Для работников, не перешедших в 2020 году на электронные трудовые книги, имеющийся бланк документа остаётся действующим.

Обновлённая форма трудовой книги по размерам стала больше, благодаря внесению больше количества разделов.

К примеру, для раздела «Информация о работе» теперь отведено 14 разворотов (вместо 10).

Раздел «информация о награждении» сейчас включает 7 разворотов (вместо 10).

Внешняя часть осталась без изменений: титульник и внутренние листы со строками для указания информации о трудовой деятельности остались в исходном виде.

Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н

Первая попытка заменить морально устаревшую во многом Инструкцию[1] была сделана еще в 2018 году: 23.04.2018 на сайте Минтруда России был опубликован проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который так и не был принят — по всей видимости, в связи с тем, что как раз вскоре после этого началось активное внедрение электронных трудовых книжек и проект в части некоторых своих положений перестал быть актуальным, не успев родиться…

Примечание. Напомним, «электронные трудовые книжки» — это разговорный эвфемизм правового термина «Сведения о трудовой деятельности» (далее — СТД).

Теперь Минтруд России разработал новый вариант нормативного документа с тем же названием: «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (далее — Порядок), в котором более или менее учтены последние изменения в Трудовом кодексе РФ:

• электронные трудовые книжки и

• специфика удаленных работников.

Порядок утвержден Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320, был зарегистрирован в Минюсте России 01.06.2021, вступает в силу 01.09.2021 и будет действовать, как и все принимаемые ныне подзаконные нормативные правовые акты, в течение шести лет — до 01.09.2027 (т. е. по 31.08.2027 включительно).

В порядок частично инкорпорированы нормы Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] (далее — Правила). При этом сами Правила продолжают действовать.

В первоначальной редакции проекта Порядка момент вступления его в силу был привязан к дате отмены Правил, чтобы вместо двух документов — Правил и Инструкции — кадровикам можно было руководствоваться только одним — Порядком.

Однако отменить свою собственную Инструкцию Минтруд России может легко, а вот «пробить» отмену правительственных Правил оказалось, по-видимому, весьма непросто. Минтруд России, судя по всему, разуверился в реальности скорой отмены Правил и стремился как можно скорее отменить Инструкцию. Поэтому, если Правила так и не будут отменены, с 1 сентября мы будем, как и раньше, работать по двум документам — Правилам и Порядку.

1. Собственно говоря, в общем и целом утвержденные Порядком формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку почти не претерпели изменений, а те, что есть, — весьма незначительны:

• Титульный лист:

– для указания профессии (рабочие) и специальности (служащие) вместо двух строк предусмотрена одна. Так что полученную работником новую профессию или специальность вписать будет некуда;

– на строке «Дата заполнения» больше нет заготовленных мест для указания числа, месяца (явно прописью) и года — просто чистая строка, где дату нужно будет указывать цифровым способом в формате «ХХ.ХХ.ХХХХ»;

• Раздел «Сведения о работе»:

– количество разворотов раздела увеличено с 10 до 14;

• Раздел «Сведения о награждении»:

– количество разворотов раздела уменьшено с 10 до 7;

– в графе 3 вместо множественного числа («Сведения о награждениях (поощрениях)») использовано единственное число («Сведения о награждении (поощрении)»);

• Вкладыш в трудовую книжку:

– обложка для вкладыша не предусмотрена;

– для сведений о работе установлено 12 разворотов, для сведений о награждении — 5;

• Нумерация бланков:

1. Как и раньше, работодатели обязаны будут вести учет как самих трудовых книжек и вкладышей в них, так и бланков трудовой книжки и вкладыша.

2. Изменяются не сами формы — порядок их утверждения. Применяемые сегодня формы:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

С 1 сентября нам нужно будет вести:

1. Учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2. Учет трудовых книжек и вкладышей в них —

при этом конкретные названия книг или журналов, а также их формы работодатели должны будут разрабатывать самостоятельно, установлены только обязательные регистрационные элементы:

• при учете бланков книжек и вкладышей нужно будет фиксировать сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка;

• при учете трудовых книжек и вкладышей — указывать:

– трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, — очевидно, только от тех работников, на которых трудовые книжки еще ведутся, а также

1. Учтены изменения в главе 49.1 ТК РФ, согласно которым трудовая книжка дистанционного работника ведется:

• по его желанию;

• при условии ее предоставления работником работодателю (в т. ч. путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Разумеется, это только для случаев, когда трудовая книжка на работника ведется.

2. Записи в трудовых книжках теперь на законном основании можно полностью или частично вносить с использованием технических средств путем переноса красителей — т. е. на принтере или в виде оттиска штампа.

3. Установлен срок для внесения любых записей (кроме записи об увольнении): в течение пяти рабочих дней (запись об увольнении — в день увольнения).

4. Уточнено, что структурное подразделение указывается в трудовой книжке, если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор (в Инструкции речь идет о «существенном условии», однако подобных условий Трудовой кодекс РФ не предусматривает).

Новые правила для трудовых книжек с 1 сентября 2021 года

1. Подчеркнуто, что вкладыш в трудовую книжку является ее неотъемлемой частью.

2. Установлено, что, если на титульном листе отсутствует место для внесения записи о выдаче очередного вкладыша, такую запись следует сделать на титульном листе первого вкладыша.

1. Продублировано положение ст. 62 ТК РФ о выдаче работнику трудовой книжки для оформления пенсии — «в целях его обязательного социального страхования (обеспечения)».

2. Установлен срок для выдачи трудовой книжки на руки работнику, подавшему заявление о предоставлении ему работодателем СТД: книжка должна быть выдана в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления, но не позднее дня увольнения.

Требования к чернилам и их цвету, которыми вносятся записи конкретизированы: чернила должны быть световодостойкими (пастой, краской, гелем черного, синего или фиолетового цветов). Эта конкретизация требований не прерывает устную традицию кадровиков вносить сведения о трудовой деятельности черным цветом только умершему работнику или работнику, которого взяли «на карандаш», тем самым сигнализируя другому кадровику о неблагонадежности владельца такой записи.

Внесение записей о владельце трудовой книжки, о его образовании, в том числе и при получении нескольких квалификаций, уточнено и исключает зачеркивание сведений об образовании.

Нумерация записей сведений о работе проставляется уже при указании полного наименования организации. Иными словами, порядковый номер записи и дата приема на работу ставятся в строке, содержащей название (по уставу) работодателя.

Присвоение разрядка, класса, категории, классного чина и получение второй или последующей профессии, специальности или квалификации обязательно указывается в разделе 3 «Сведения о работе».

Временный перевод на другую работу, ставший постоянным, также следует внести в трудовую книжку независимо от даты перевода и даты, когда было установлено постоянство такого перевода.

Сведения о работе по совместительству по-прежнему вносятся только по желанию работника. Причем эти сведения могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно прием и увольнение), в том числе и в случаях, когда работа по совместительству имела место до трудоустройства на основном месте.

Записи о профессиональной служебной деятельности изменили свой алгоритм и условия, закрепив реализацию требований соответствующих положений законов и иных правовых актов.

Записи об увольнении работника отражают особенности не только оснований к увольнению, но и наличие льгот, ими предусмотренных, с обязательным внесением в трудовую книжку законодательных оснований увольнения, предоставления льгот: ссылок как на Трудовой кодекс, так и на иной федеральный закон, приговор суда.

Почетные грамоты, нагрудные знаки, дипломы, производимые работодателем, как и другие виды поощрения работника согласно правилам внутреннего трудового распорядка, уставу, положению о дисциплине, коллективному договору обязательно отражаются в сведениях о награждении.

Поводы внесения сведений в трудовую книжку зачастую отражаются в локальных актах работодателя, в связи с чем следует произвести анализ действующих у работодателя документов и внести в них соответствующие изменения.

Выдача трудовой книжки работнику в период трудовой деятельности легализована и допускается:

• в целях обязательного социального страхования при наличии заявления работника;
• при желании работника формировать в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже.

Трудовая книжка умершего работника может быть выдана только члену его семьи, предъявившему свидетельство о смерти.

Трудовые книжки по новым правилам: что изменилось для кадровика

Согласно Порядку № 320н, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях нужно будет вносить не позднее 5 рабочих дней. Сейчас для этого отводится неделя (п. 10 Правил, утв. постановлением № 225).

Информацию об увольнении работника, как и ранее, необходимо вписать в книжку в день прекращения трудовых отношений. При этом в Порядке № 320н есть важное дополнение: при увольнении работника (прекращении трудового договора) записи заверяются только подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Также проставляется печать при ее наличии. Заверять записи подписью увольняемого работника не понадобится.

Заметим, что в настоящее время продолжают действовать Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). В этом документе сохраняется требование о заверении записей в трудовой книжке подписью работника (п. 35 Правил).

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается его серия и номер. В комментируемом приказе уточняется, что такую запись необходимо делать на титульном листе трудовой книжки (стр. 1). А если там нет места, то этот штамп следует проставить на титульный лист первого вкладыша.

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

Минтруд РФ приказом от 19.05.2021 № 320н утвердил:

• новую форму трудовой книжки (приложение № 1) (далее – Новая форма);
• порядок заполнения этой трудовой книжки (приложение № 2) (далее – Порядок).

Новая форма трудовой книжки и порядок ее заполнения вступят в силу с 01.09.2021 и будут действовать до 01.09.2027.

При этом утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).

Обзор: «Трудовые книжки: обзор сентябрьских изменений» (КонсультантПлюс, 2021)

Работодатель ведет трудовую книжку на работника (за исключением работодателей-физлиц, не являющихся ИП), если соблюдаются следующие условия:

• работник проработал у него свыше 5 дней;
• работа у этого работодателя является для работника основной;
• ситуация не подпадает под случаи, когда в соответствии с Трудовым кодексом РФ или иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется.

Предусмотрено, что по желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности вносятся в трудовую книжку при условии ее предоставления работником (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).

Записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее 5 рабочих дней, а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Записи теперь можно вносить не только вручную, но и полностью или частично с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати).

Рекомендуется производить записи аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без сокращений. Сейчас использование определенных ручек и чернил – это обязанность работодателя, а не рекомендация для него.

Требования к внесению сведений о работнике существенно сократили, оставив лишь положения, которые касаются изменений таких сведений.

Расширили положения, касающиеся внесения сведений о работе. В случае если работнику потребовалось внести запись о работе по совместительству и он при этом не осуществляет трудовую деятельность, то для внесения такой записи он вправе обратиться к работодателю, у которого работал по совместительству. При этом записи о приеме на работу по совместительству, о переводе и об увольнении могут вноситься в трудовую книжку как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации на основании документа, содержащего сведения о приеме на работу и прекращении трудового договора. Запись о работе по совместительству вносится также в тех случаях, когда сотрудник работал по совместительству до трудоустройства к работодателю, работа у которого является основной.

Установлено требование о ссылке не только на пункт (подпункт), но и на часть ст. 77, 81, 83, 278, 336 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов при внесении записи об увольнении.

Знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью больше не требуется.

Предусмотрено, что при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде работодатель выдает ему трудовую книжку на руки не позднее 3 рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если заявление подано работником менее чем за 3 рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается ему не позднее дня увольнения.

При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Она заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя или кадровой службы (при наличии печатей).

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели должны вести:

• учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• учет трудовых книжек и вкладышей в них.

При этом работодатели обязаны будут самостоятельно разработать книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. Эти книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии). Требований о скреплении сургучной печатью или опломбировании не установлено.

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Такой работой занимается уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

На основании постановления Правительства от 19.06.2020 № 887 работодатели уведомляли сотрудников о возможности отказаться от бумажной трудовой книжки в пользу электронного варианта. Обязанность уведомления продлилась до 31 октября 2020 года.

В свою очередь работники до конца 2020 года должны были подать в ответ заявление о согласии перейти на электронные трудовые книжки или о желании оставаться с бумажным документом. Если заявление сотрудник не подал, нужно продолжать вести бумажный вариант (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Однако, как оказалось, наши соотечественники не спешат расставаться с традиционной бумажной трудовой книжкой.

Что изменилось в ведении и хранении трудовых книжек с 1 сентября 2021 года?

В пояснительной записке к проекту приказа «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек», которым Минтруд собирается обновить форму бумажных трудовых, дана статистика, предоставленная Пенсионным фондом на 29.12.2020 года. По данным ПФР всего застраховано 58 122 955 работающих, из них на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде согласились только 5 млн человек, сохранить бумажные трудовые книжки решили почти 35 млн.

Таким образом трудовая книжка нового образца понадобится тем, кто не переходил на электронные, если бумажный документ закончился, потерялся или по каким-то причинам пришел в негодность.

Изъявили активное желание перейти на электронный формат в основном молодежь 18-24 лет и жители столиц: Москвы и Санкт-Петербурга — это 51 и 36%.

Представители старшего поколения и жители сел чаще отказываются от замены бумажного документа электронным, это 68% опрошенных.

6% респондентов сообщили, что уже перешли на электронную трудовую книжку, каждый десятый (10%) испытал затруднения при ответе на этот запрос.

Из тех, что продолжает трудовую деятельность, но еще не оформил электронную ТК, 30% согласны на замену, 63% сохраняют традиционную бумажную.

34% наших сограждан боятся утери данных из-за неисправностей или взлома систем хранения и обработки данных, 4% не умеют пользоваться техникой — ЭТК для них сложна в использовании.

Очевидно, что еще долгое время бумажный формат будет присутствовать в кадровой деятельности организаций. Именно это и сподвигло Минтруд обновить бланки бумажных трудовых книжек .

Какие правила устарели и отменены при заполнении новых трудовых книжек с сентября 2021:

• ведение приходно-расходных журналов по учету бланков ТК и вкладышей;
• книга учета движения ТК и вкладышей;
• опломбировка или скрепление сургучом вышеназванных учетных книг;
• ознакомление сотрудника с каждой записью под роспись в личной карточке;
• внесение в ТК записи об общем трудовом стаже, в том числе работникам после отбытия исправительных работ без лишения свободы, о том, что этот период в непрерывный трудовом стаже не учитывается;
• заверение подписью работника все записей, сделанных в ТК о периодах работы в данной организации, при увольнении;
• заполнение ТК в присутствии работника, который в первый раз принят на работу в организацию.

В приказе Минтруда о трудовых книжках актуализируются некоторые записи в соответствии с требованиями новых или с изменениями действующих ФЗ:

• в положениях с требованием проставления печати работодателя разрешается проставление печати отдела кадров. Уточняется, что печать ставится при ее наличии;
• запись о расторжении трудового договора предусматривает ссылки не только на пункты статей ТК, но и их части: ст. 77, 81, 83, 278, 336;
• утверждена норма о заполнении ТК при дистанционной работе, если есть соглашение между работником и нанимателем в письменном виде;
• сведения об образовании работника заполняются в соответствии с № 273-ФЗ от 29.12.2012 г.