23.08.2021

Сотрудник предоставил копию посадочного талона в авансовом

Автор: admin Наследственное право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сотрудник предоставил копию посадочного талона в авансовом». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Все про посадочный талон для списания командировочных

1.1. Ответ

2. Как подтвердить затраты на перелет, если работник потерял посадочный талон?

3. Как подтвердить расходы на перелет, если в посадочном талоне нет штампа

4. Чем сотрудник может подтвердить перелет в случае отсутствия посадочного талона?

4.1. Оправдательные документы по командировке

5. Авансовый отчет посадочный талон

6. Для подтверждения командировочных расходов посадочный талон не обязателен

7. Какое кассовое оборудование использовать с 6 августа 2021 года

Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре.

Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет.

В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налогообложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.). Ведь сам посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель. Но обратите внимание, что справка агентства будет достаточным подтверждением факта перелета, только если представитель имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании.

Что это означает для налогоплательщика?

Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.

Все про посадочный талон для списания командировочных

Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.

Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).

Вместе с тем были и не такие “лояльные” выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не будут учитываться для целей налогообложения прибыли. В такой ситуации они не соответствуют положениям статьи 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов (см. письмо Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).

Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.

Эксперт по налогообложению Б.Л. Сваин

Подойдет ли вместо посадочного талона справка об использовании билета перевозчика с ЭЦП (справка подписана ЭЦП), а также предоставление проездного документа (билета) при сдаче авансового отчета сотрудником по вахтовому проезду?

Ответ

Для подтверждения перелета при сдаче авансового отчета сотрудником наличие билета и справки от перевозчика является достаточным.

Если вы купили авиабилет онлайн через сайт или приложение, то документом, подтверждающим расходы, будет маршрутная квитанция, которая пришла пассажиру на почту. Распечатайте её, в ней указана стоимость перелёта – это важно.

Эти правила описаны в п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации». Как следует из документа: «Маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники».

Звучит сложно, но смысл простой: маршрутная квитанция вполне себе подходит для подтверждения расходов на перелёт.

В авиационных правилах также есть понятие посадочного талона в электронным виде. В соответствии с изменениями, внесенными Министерством транспорта РФ от 14.01.2019 № 7 в Приказ № 134, пассажир может использовать электронный посадочный талон для перелёта.

Использование электронного посадочного талона возможно только в тех аэропортах, где есть информационная система, включающая в себя электронную базу данных досмотра, и устройства, сканирующие штрихкод.

Но! Документом, подтверждающим перелёт для бухгалтерии является только посадочный талон в бумажном виде со специальной печатью авиакомпании. Даже если вы зарегистрировались на рейс по интернету, то электронный посадочный талон для подтверждения командировочных расходов надо распечатать. Это можно сделать в любом аэропорту через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.

Как подтвердить затраты на перелет, если работник потерял посадочный талон?

К распечатанной маршрутной квитанции (электронному билету) нужно приложить посадочный талон, который выдают на стойке регистрации в аэропорту. Но тут внимание: подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если же этого штампа нет, то подтвердите перелёт другим способом.

Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, приобретен авиабилет через агентство или через авиакомпанию. Иначе как вы попадёте в самолет?

Эти правила описаны в п. 84 Приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей». Как следует из документа: «При регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация».

Если бумажный посадочный вы после перелёта потеряли, можно заменить его справкой с необходимой информацией для подтверждения полёта. Она выдается авиаперевозчиком или его представителем. По мнению Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, такая справка вполне может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы на перелёт.

Это альтернативный документ, для обоснования командировочных расходов. Справка от авиакомпании используется в случае утери распечатанного посадочного талона, или при отсутствии в нём штампа о досмотре. Такой документ выдается авиаперевозчиком или его представителем (агентством). Мы тоже такую справку выдаём. Ищите её в разделе Заказы в личном кабинете на нашем сайте и в приложении.

Эти правила описаны в письме Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.).

Важно! Справка, выданная агентством, является достаточным подтверждением факта перелёта, только если это агентство имеет право выдавать такого рода справки от имени авиакомпании. Если выяснится, что агентство не имеет права выдавать такие справки, то тогда работодателю надо обратиться напрямую к авиакомпании.

По возвращении из служебной поездки каждый командированный специалист обязан отчитаться о произведенных денежных расходах. Для этих целей в 3-дневный срок (имеются в виду рабочие дни) физлицо составляет авансовый отчет с приложением первичной документации о затратах. Соответственно, в качестве подтверждений расходов на перелет прикладываются билеты и посадочные талоны к ним. Это мнение налоговики не раз высказывали в своих письмах (Минфина № 03-03-07/50992 от 01.09.16 г. и др.).

Но допустим, что человек потерял талон. Можно ли подтвердить факт перелета иным документом? В этой ситуации сотруднику придется запросить у авиакомпании специальную справку. Архивная форма содержит в себе все сведения о физлице, совершившем полет. Бланк должен быть заверен подписью должностного лица и печатью перевозчика. При наличии такой справки предприятие сможет учесть затраты на проезд в «прибыльных» расходах (Письмо Минфина № 03-03-06/2/28296 от 18.05.15 г.) в противном случае – уменьшить налогооблагаемую базу по прибыли не получится.

Обратите внимание! Поскольку перевозку осуществляет авиакомпания, справка также должна быть выдана от имени этой организации, а не от лица агента (субагента) по реализации билетов.

Многие работники предпочитают экономить время и приобретают билеты для поездок через интернет. Бланк такого документа утвержден Минтрансом в Приказе № 134 от 08.11.06 г. Здесь же приведены формы багажной квитанции и купонов (контрольного, агентского и полетного). В зависимости от вида авиакомпании форма талона может несколько отличаться, а если билеты приобретаются через интернет, талон на посадку распечатывается на листе А4.

При этом к авансовому отчету прикладываются билет и электронный посадочный талон для подтверждения затрат на поездку. Следовательно, также при утере талона следует запросить справку из архива авиаперевозчика. Форма должна содержать ФИО пассажира, № и дату его рейса, стоимость полета, маршрут, № посадочного места и др. При составлении справки на иностранном языке требуется выполнить перевод основной информации на язык русский. А чтобы предприятие могло взять к вычету сумму НДС по электронному билету, дополнительно необходимо наличие оформленной по правилам БСО маршрут-квитанции, где налог должен быть указан отдельно.

Вывод – в этой статье мы разобрались, что делать и как отчитаться в бухгалтерии, если утерян посадочный талон. Заменить эту форму может справка перевозчика. В документе обязательно указание основных сведений о лице, совершившем авиа-поездку.

Как показывает практика, путешественники предпочитают приобретать билеты для перелета за несколько месяцев до необходимой даты. Такая тенденция объясняется многими причинами.

За то время, которое человек ожидает полета, может случиться непредвиденная ситуация, в результате которой пассажир будет вынужден отменить полет и сдать билет.

Талон на самолет

Важно! Сдача билета может проводиться, как вынужденная и добровольная. При добровольном возврате налагаются штрафные санкции, в зависимости от срока сдачи билета и тарифов перевозчика

Вынужденный возврат подразумевает причины, независящие от желаний пассажира.

Причины вынужденного возврата:

Изменения в расписании. Сюда относится задержка рейса либо полная его отмена.
Изменения в маршруте рейса по решению авиакомпании.
Отсутствие мест на прописанный в билете маршрут (по вине авиакомпании).
Отсутствие обеспеченной состыковки рейсов при единой перевозке.
Проездной документ может быть возвращен в случае отказа перевозчика обслужить клиента по тарифу, указанному в билете.
Серьезные заболевания либо смерть пассажира, а также членов семьи.

В этих случаях вернуть билет будет проще. В настоящее время в обиход вошли невозвратные билеты. Невозвратный тариф распространяется на все типы авиабилетов.

Кроме вопроса о восстановлении самого билета, помощь сотрудников «Аэрофлота» распространяется на выдачу справки о совершении авиаперелета.

Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в рассматриваемой ситуации компания не должна начислять их на стоимость проезда работника в командировку. Отсутствие посадочного талона не говорит о том, что у работника возник доход, облагаемый страховыми взносами.

Правда, иногда на практике ревизоры пытаются доначислить взносы в связи отсутствием этого документа. Но неправомерность их действий можно доказать в суде.

Примером может служить постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2014 № Ф09-3145/14. В этом деле рассмотрена следующая ситуация.

Территориальным отделением ФСС России в компании была проведена проверка. По ее результатам организации доначислили страховые взносы. Одна из причин — отсутствие оправдательных документов, подтверждающих расходы на приобретение электронных авиабилетов. По мнению фонда, таким документом являются посадочные талоны. А их как раз и не было. Кроме того, отсутствовали справки, содержащие необходимую для подтверждения полета информацию, выданные авиаперевозчиком.

При рассмотрении дела суды отметили, что посадочный талон не утвержден в качестве обязательного документа для подтверждения обоснованности командировочных расходов. При приобретении работником электронного билета для поездок в командировки на территории Российской Федерации и за рубеж документами, подтверждающими произведенные расходы, могут являться маршрут/квитанция, оформленная на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности пассажирском билете, чек или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.

Факт пребывания работников в командировке подтверждают, в частности, авансовые отчеты, служебные задания, командировочные удостоверения, электронные билеты, счета и чеки на оплату гостиниц. Эти документы суд признал как свидетельствующие о направлении работников в командировки, проживании их в гостинице, перелете, поскольку в копиях электронных авиабилетов указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд работника в командировку (в частности указана фамилия пассажира, маршрут, стоимость билета, дата поездки).

Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.В принципе оба названных варианта позволяют “оправдать” расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Это доказательство совершенного Вами перелета. Кроме того, талон будет Вам необходим для посадки в самолет, поэтому постарайтесь его не потерять. К тому же, в отличие от распечатки электронного билета, которую не всегда спрашивают при сдаче отчетности, посадочный талон обязательно Вам потребуется.

Если Вы приобретаете электронный билет на поезд, то для подтверждения поездки будет необходимо получить посадочный талон в железнодорожной кассе. Его можно прикрепить к отчету для бухгалтерии. Также можно распечатать реквизиты билета из истории ваших поездок на сайте РЖД.

Такой документ выдается после регистрации на рейс и его важно беречь, чтобы без проблем занять свое место на борту авиалайнера. Но, к сожалению, случается всякое, и вопрос, что делать, если потерян посадочный талон, возникает не так уж редко

Без посадочного талона пассажира просто-напросто не пустят на борт самолета, и тогда перелет сорвется, а деньги, уплаченные за билет, будут потеряны. Разумеется, такого развития событий никому не хотелось бы допускать, а значит нужно как можно быстрее предпринять меры по урегулированию ситуации.

Для начала несколько слов стоит сказать о том, что представляет собой посадочный талон на самолет. Сегодня, когда регистрироваться на рейсы можно онлайн, посадочные талоны — это уже не только стандартные бумажные бланки, выписываемые в аэропорту на стойках регистрации, но также еще и PDF-файлы, которые можно сохранить на ПК и распечатать в любой удобный момент до вылета, письма на электронную почту или же сообщения на мобильный телефон, содержащие специальный QR-код и называемые мобильными посадочными.

Посадочные талоны на самолет содержат личные данные пассажира, название компании-авиаперевозчика, номер рейса, маршрут, номер места пассажира на борту, номер выхода на посадку, время вылета и время окончания посадки. Посадочные талоны предъявляются пассажирами на контроле непосредственно у выхода на посадку.

Если вдруг так случилось, что посадочный талон утерян, действия по решению возникшей проблемы будут зависеть от того, как происходила регистрация на рейс. Так, если потерялся бумажный посадочный, выписанный сотрудником авиакомпании на стойке регистрации, то следует как можно быстрее вернуться к стойке и попросить, чтобы там выписали дубликат. Все данные о пассажире уже есть в системе, поэтому сложностей вызвать это не должно.

Если потерян бумажный посадочный, распечатанный пассажиром самостоятельно из полученного после онлайн-регистрации PDF-файла или электронного письма, то можно повторно распечатать посадочный талон в киоске самостоятельной регистрации, а также получить его в автомате самостоятельной регистрации багажа.

Мобильные посадочные талоны, казалось бы, и потерять нельзя, но пока еще не во всех аэропортах есть оборудование для их сканирования, а это значит, что риск потерять распечатанный мобильный посадочный все же существует. В этом случае можно, как и в предыдущем, воспользоваться киоском самостоятельной регистрации или же пройти к пункту печати мобильных посадочных талонов (Mobile Check-In).

Как быть, если посадочный талон потерян не до посадки на самолет, а уже после перелета, но он нужен для отчета о командировке? В подобной ситуации дело обстоит несколько иначе. Для подтверждения факта перелета необходимо обратиться с соответствующим заявлением в ту авиакомпанию, которая совершала перевозку, и там получить справку, которая и подтвердит совершение перелета. Важно помнить, что подобную справку могут выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.

Потеря посадочного талона на самолет, как можно заметить, не является такой уж большой бедой. Однако, это не означает, что к вопросу его сохранности стоит относиться небрежно: если времени до окончания посадки на самолет останется мало или если возникнут какие-то технические сложности, можно не успеть сделать новый талон, а значит поездка сорвется. Так что лучше всего посадочный талон без необходимости не перекладывать туда-сюда и сохранять с момента получения при регистрации и до самого окончания полета.

Как подтвердить расходы на перелет, если в посадочном талоне нет штампа

Командировочные расходы, в том числе затраты на проезд, учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). По общему правилу расходы могут быть учтены для целей налогообложения только при условии их обоснованности и документального подтверждения (ст. 252 НК РФ).

Какими же документами подтверждаются расходы на проезд работника в командировку при покупке электронного билета?

Ответ на этот вопрос неоднократно давал Минфин России в своих разъяснениях. Так, в письме от 14.04.2014 № 03-03-07/16777 специалисты Минфина России отметили, что нормативными правовыми актами РФ, регулирующими вопросы порядка и условий направления работников в служебные командировки, не установлен перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. При этом указанный перечень может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.

По мнению финансистов, документом, подтверждающим расходы на приобретение билета, может служить контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Также расходы может подтвердить посадочный талон, который содержит необходимую информацию о состоявшейся поездке к месту командирования и обратно (в том числе время отправления, стоимость проезда и другие реквизиты).

А в письме Минфина России от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597 сказано, что согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В отличие от финансового ведомства позиция налоговых органов более категорична. Они считают, что если компания приобрела электронный авиабилет, то оправдательными документами, подтверждающими расходы для целей налогообложения прибыли, являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. Первый документ подтверждает стоимость поездки, а второй — сам факт перелета лица по указанному в билете маршруту (письмо ФНС России от 12.10.2012 № АС-4-2/17308).

На наш взгляд, отсутствие посадочного талона не может являться причиной, по которой расходы на оплату проезда работника в командировку исключаются из налоговой базы. Но чтобы подстраховаться и избежать возможных претензий налоговиков, советуем получить архивную справку. Она выдается авиаперевозчиком. В ней должна содержаться информация, дублирующая сведения из посадочного талона. Именно такие рекомендации даны специалистами Минфина России в .

Что делать при потере после регистрации, подскажет сотрудник компании, к которому нужно обратиться сразу же после инцидента. Восстановление утерянного документа в зависимости от правил авиакомпании может происходить по нескольким сценариям:

Если до вылета осталось не менее 15 минут, сотрудники авиакомпании могут заполнить новый бланк, и пассажир успеет им воспользоваться. При себе нужно иметь паспорт.
Если документ был утерян непосредственно перед рейсом, вряд ли его успеют восстановить. Вы можете воспользоваться следующим рейсом – обычно авиакомпании в таких случаях частично компенсируют стоимость утерянного билета.
Если самолет отправляется прямым рейсом, некоторые авиакомпании могут отправить его на несколько минут позже, чтобы пассажир успел на него сесть. Однако всегда надеяться на это не стоит – такое случается сравнительно редко.
Если вы потеряли талон, уже сидя в салоне, его может помочь восстановить бортпроводник. Но есть условия: в самолете еще должны оставаться незанятые кресла, а у бортпроводника – чистые бланки.

Главное – обращайтесь к сотрудникам авиакомпании непосредственно после обнаружения потери. Чем раньше вы это сделаете, тем больше шансов на успешное восстановление и состоявшееся путешествие.

Если потерял документ после перелета, но он необходим как подтверждение на работе, нужно следовать инструкции:

Обратитесь к сотрудникам авиакомпании с просьбой выдать документ, подтверждающий факт перелета.
Предоставьте паспорт и в назначенное время вернитесь за справкой.

Как правило, после полета талон не восстанавливают, но могут выдать справку, которая подтверждает факт путешествия.

Выдача справки – это платная услуга, но в некоторых случаях без нее не обойтись, поскольку это единственный способ доказать факт перелета. Посадочный талон после рейса восстановить уже не получится.

Иногда работодатели вместо талона могут принять авиабилет и чек, подтверждающий его покупку. Также взамен может предоставляться накладная или справка со счетом – уточните у начальника, возможно ли это.

Восстановить потерянный талон проще всего при онлайн-регистрации. Вернее, вы можете восстановить его копию – она также подходит для отчетности. Для этого нужно только подойти к терминалу самообслуживания и запросить копию. Кроме того, некоторые авиакомпании могут распечатать ее на стойке регистрации.

Если при бронировании билета вы указывали электронный адрес, то в письме от авиакомпании, скорее всего, есть вкладыш с посадочным талоном: проверьте, так ли это, и при необходимости распечатайте его.

Авансовый отчет на командировочные расходы работник должен заполнить и отдать главному бухгалтеру или лицу, его заменяющему, в течение 3-х рабочих дней с момента возвращения из командировки. Причем в данном случае не важно, в какой командировке находился сотрудник: в зарубежной или на территории РФ. Такой срок прописан в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Нарушить срок в 3 дня можно только по уважительной причине – например, по болезни или при направлении в другую командировку. По окончании болезни и выхода на работу в течение 3-х дней работник должен сдать авансовый отчет.

Бывают случаи, когда работник фактически живет в командировках. Это особенно актуально для водителей-дальнобойщиков. Они привозят груз, разгружаются и снова уезжают. Иногда новая командировка может начаться в тот же день, как закончилась предыдущая, или в течение пары дней после ее окончания. В этом случае рекомендуем работнику не тянуть время со сдачей отчетных документов по командировке, чтобы не потерять или не испортить оправдательные документы.

Чем сотрудник может подтвердить перелет в случае отсутствия посадочного талона?

Подписчик читает издание ПЕРВЫМ, сразу же после его подписания в печать.

Вместе с новыми номерами предоставляется доступ к архиву издания за прошлые годы (при подписке на периоды более 6 месяцев).

Номера изданий доступны для скачивания в pdf-формате.

Уже являетесь подписчиком издания?

Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов. Если авиабилет приобретается в кассе, то прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже). В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:

собственный уникальный номер;
дату оформления;
информацию о пассажире;
данные о перевозчике;
номер рейса;
время и дату отправления;
стоимость;
пункт отправления.

Зачастую компании покупают и предоставляют билеты командированному сотруднику заранее, поэтому в авансовом отчете они проводятся как аванс — в блок по авансам / перерасходам вносится стоимость проездного документа с НДС и сумма выданного под отчет аванса.

Отметим, что информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице авансового отчета, где обязательно указываются их реквизиты и стоимость.

Список документов необходимых для подтверждения возврата денежных средств командировочным лицам определён финансовым ведомством. Отсутствие некоторых из них может стать причиной отказа в компенсации.

Оправдательные документы по командировке

Перечень оправдательных документов по командировке законодательно не установлен.

К авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы. Это могут быть отчетные документы за проживание в гостинице или аренде жилья:

счет и онлайн-чек гостиницы или акт оказанных услуг;
отчетные документы за проживание в квартире – договор аренды или акт аренды и документ на оплату (расписка, выписка с карты, другой документ оплаты).

Затраты на проезд к месту назначения и обратно можно подтвердить такими документами:

пассажирский билет и багажная квитанция, посадочный талон;
железнодорожные билеты;
документы на прочие виды транспорта (на междугородний автобус, паром и т. п.);
документы на аренду автотранспорта (договор аренды, акт об оказанных услугах и документ на оплату).

Любой авиаперелет предполагает обязательную регистрацию на рейс, что говорит о сохранении намерения пассажира лететь выбранным рейсом. Регистрация может проводиться в двух формах: онлайн и непосредственно в аэропорту.

Данная форма предполагает дистанционную предварительную возможность получения посадочного талона. Как правило, каждой авиакомпанией установлен свой временной период, в течение которого начинается дистанционная регистрация. Обычно – за 48 часов до времени вылета. Завершается она тоже чуть раньше, чем обычная процедура в аэропорту – в среднем, за 3 часа до отлета.

Интересно! В зависимости от авиакомпании и выбранного тарифа во время онлайн-регистрации может предоставляться возможность выбора места в салоне. Однако при регистрации на рейсы лоукостеров данная услуга нередко тарифицируется отдельно.

Онлайн-регистрация не является обязательной, поэтому если для пассажира не столь важно место в салоне или нет возможности воспользоваться Интернетом в указанное время, то всегда можно сделать все процедуры непосредственно в аэропорту.

Авансовый отчет посадочный талон

Новшества, которые прописаны в Приказе Минтранса, зарегистрированном 14 февраля, имеют цель ухода от необходимости иметь бумажный вариант посадочного талона. Теперь для посадки в самолет достаточно предъявить электронный посадочный талон.

Таким образом, для посадки на рейс авиапассажир имеет право предъявить для прохождения предполетного досмотра:

Обычный бумажный вариант талона или;
Электронный посадочный талон или;
Талон в виде штрих-кода.

Для вылета из любого российского аэропорта теперь можно предъявить электронный посадочный талон.

Однако стоит помнить, что для отлаженной работы любой, тем более технологически сложной системы требуется определенное время.

В случае с электронными посадочными талонами каждому аэропорту предстоит оборудовать свои выходы на посадку специальными электронными турникетами или новейшими считывателями, способными отсканировать предъявляемый штрих- или QR-код.

Сама процедура считывания предполагает создание виртуальной отметки о явке пассажира на рейс – аналог текущей печати на бумажном носителе.

Упрощение регистрационной процедуры

Отсутствие необходимости распечатывать талон позволит сэкономить время, требуемое на прохождение процедуры в аэропорту. Особенно оценят возможность в тех воздушных гаванях, где до сих пор отсутствуют стойки самообслуживания.

Однако не все смогут воспользоваться данным преимуществом. Если у пассажира имеется необходимость оформить багаж, т.е. сумка или чемодан, которая не подлежит перевозке в пассажирском салоне лайнера, тогда ему в любом случае придется пройти регистрационные процедуры в здании аэровокзала или специальных терминалах, оборудованных в крупных городах.

В числе тех, кому также потребуется бумажная версия, несмотря на новые правила посадки в самолет, — командировочные. К сожалению, для авансового отчета в большинстве компаний все еще требуется сдача посадочного талона с соответствующими печатями.

Отсутствие дополнительных финансовых затрат

Ряд авиакомпаний-лоукостеров сегодня взимает дополнительный сбор за распечатку посадочного талона, новые правила позволят избежать подобной траты.

Дополнительное спокойствие пассажира

У крупных аэропортах многим пассажирам, посещающим их впервые, приходится изрядно понервничать в поисках подходящей стойки регистрации или киоска самообслуживания. Другой фактор нервозности – риск утраты бумажного посадочного талона.

Необходимость поддерживать достаточный уровень заряда батареи

В случае посадки на рейс по новым правилам доказательством регистрации явится мобильное устройство, с экрана которого и предстоит считать код. Однако, если в момент посадки гаджет окажется разряжен, придется экстренно проследовать на обычную регистрацию, которая, как правило, завершается за 40 минут до вылета.

На момент написания статьи такую возможность декларирует аэропорты Сочи, Уфы, московские — Домодедово и Внуково. В ближайшем будущем планируется запуск подобного функционала в Шереметьево и Пулково

Нововведения, разработанные Министерством транспорта РФ, в перспективе значительно облегчат процесс предполетных формальностей преимущественно для тех граждан, кто при себе имеет исключительно ручную кладь.

Однако в связи с постепенным и не везде, думается, быстрым внедрением технологий электронного считывания мы рекомендуем в обязательном порядке предварительно уточнять у авиакомпании возможность посадки на рейс по электронному посадочному талону.

Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов.

Если авиабилет приобретается в кассе, то прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже).

В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:

собственный уникальный номер;
дату оформления;
информацию о пассажире;
данные о перевозчике;
номер рейса;
время и дату отправления;
стоимость;
пункт отправления.

Для подтверждения командировочных расходов посадочный талон не обязателен

Для целей налогообложения по НДФЛ наличие или отсутствие посадочного талона не имеет никакого значения. Это подтверждают и финансисты (письмо Минфина России от 06.03.2012 № 03-04-06/3-57).

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах законодательно установленных норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочным расходов). При оплате работодателем расходов на командировки работников как внутри страны, так и за ее пределы в налогооблагаемый доход не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляют собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме (приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, в случае представления сотрудником организации проездного документа (электронного авиабилета) до места командирования и обратно указанные расходы на проезд освобождаются от обложения НДФЛ при наличии оправдательных документов, подтверждающих факт командирования.

Как показывает практика, утерять документ на посадку или сам билет на территории большого шумного аэропорта легко. Опытные путешественники, столкнувшиеся с проблемой утери талонов на посадку, могут дать небольшие советы и порекомендовать удобный выход из ситуации. В первую очередь, в здании аэропорта держать документы при себе. Во-вторых, избегать фотографий до момента посадки. В современных условиях, выставленный в социальные сети билет, талоны и т.д. может быть скопирован в мошеннических целях. Такие ситуации могут привести к тому, что билет окажется уже обработан/обслужен, и пассажир потеряет не только проездной документ, но и деньги. В целом, вопрос о сохранении посадочного талона и авиабилета во многом схож с другим предосторожностями с документами и багажом. Вопрос о восстановлении посадочного талона решается многими способами. Если билет был оформлен через сайт в интернете, то восстановить его можно через стойку самостоятельной регистрации. Кроме того, талон может быть в мобильном варианте оформления. Его восстановление также возможно через такой формат. Хоть вылет происходит из города Москва или Кишинёва, неважно, данные типы восстановления потерянного талона будут доступны. Следует помнить, что в небольших аэропортах может не оказаться стойки самостоятельной регистрации. По этой причине лучше всего иметь при себе дополнительно распечатанные на бумажном носителе талоны и билеты. Такая предосторожность может выручить в непредвиденных ситуациях, особенно, если проездной документ необходим для отчетности.
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.

Какое кассовое оборудование использовать с 6 августа 2021 года

Помимо упомянутых случаев, восстановление посадочного талона «Аэрофлот» может потребоваться еще и тем, кто является участником программы «Аэрофлот бонус». Как известно, суть данной программы заключается в получении бонусов за счет количества преодоленных миль на самолетах этого перевозчика. Впоследствии бонусы можно использовать в качестве скидки на билет. Благодаря действующей системе автоматического восстановления миль теперь пассажирам не придется проходить данную процедуру вручную. Соответственно, получать дубликат талона или справку тоже не потребуется. Для восстановления миль достаточно просто отправить соответствующую заявку на электронную почту авиакомпании или подать ее в один из офисов Аэрофлота. Для восстановления миль необходимо указать в заявке такие данные, как номер рейса, дату вылета и номер вашего билета. Мили будут зачислены через 2-5 дней. Стоит учитывать, что воспользоваться системой автоматического восстановления можно только в том случае, если вы летели регулярным рейсом. Делается это не ранее чем через 2 недели и не позднее, чем через 3 месяца после перелета.

Как видно, Аэрофлот и другие авиаперевозчики предусмотрели такую ситуацию, как потеря талона, дающего право на посадку. Выбирать способ восстановления надо в зависимости от обстоятельств. Если это нужно сделать срочно, старайтесь быстро найти уполномоченного сотрудника компании. Чем быстрее вы изложите ему свою проблему, тем быстрее и эффективнее она будет решена, и тем больше ваши шансы успеть на рейс.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Если регистрация пройдена только что, а талон уже куда-то запропастился, не стоит волноваться. Нужно как можно быстрее вернуться к регистрационной стойке и объяснить сотруднику авиакомпании о возникшей неприятности и предъявить паспорт. В течение нескольких минут вам распечатают дубликат утерянного документа.

Эти действия подходят только в том случае, если до начала посадки на рейс осталось более 10-15 минут. Если же до отправки на борт остались считанные минуты, скорее всего рейс придется пропустить, а представители авиакомпании предложат вам купить билет на следующий самолет. Деньги за неиспользованный авиабилет возвращаются, но не в полном объеме.

Если нет возможности ожидать следующего рейса и вылететь необходимо срочно, стоит обратиться к бортпроводнику воздушного судна. При наличии незаполненных бланков и свободных мест в салоне вам сделают дубликат утерянного талона.

Посадочный талон бывает нужен не только для посадки в самолет. Иногда его требует бухгалтерия предприятия для отчета, когда сотрудник отправляется в рабочую командировку. По возвращении работник предоставляет талон как подтверждение того, что он действительно пользовался услугами авиакомпании.

В таком случае напишите авиаперевозчику заявление. После проверки ваших данных авиакомпания выдаст не посадочный талон, а справку о том, что вы пользовались ее услугами. В справке будут указаны даты и места вылета и прилета, а также номер рейса. Все это позволит вам отчитаться на работе. Услуга проверки данных и оформления справки платная.

В Аэрофлоте услуга выдачи такой справки стоит 700 рублей. Но и их можно сэкономить, если в бухгалтерии согласны принять другой документ вместо утерянного посадочного талона. Кроме него, подтвердить факт перелета могут следующие документы:

авиабилет с кассовым чеком;
справка со счет-фактурой;
накладная.

В каждом из этих документов для принятия его в бухгалтерии предприятия должен быть указан номер рейса, даты перелета, конечные точки маршрута, стоимость билета. Если пассажир приобретал билет с помощью банковской карты через интернет, в сообщениях электронной почты остаются сведения об этом, и квитанцию об оплате билета распечатывается для составления отчета о поездке.

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Система электронной продажи билетов существует практически у всех авиаперевозчиков, РЖД и других государственных служб. Поэтому форма билетов при продаже через такие системы является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию. В ней обязательно должны быть указаны вышеобозначенные данные.

Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит всю необходимую информацию, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету. Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон. Он подтвердит факт непосредственно перелета подотчетного лица.

Посадочный талон выдается в аэропорту при регистрации на рейс. Это требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Если проводилась покупка авиабилетов на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский. Выполнить его сможет как бухгалтер компании, так и специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета.

Если перевод билета на иностранном языке выполняет штатный бухгалтер, для этого не требуется использовать специализированные словари. Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, в котором расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, наиболее часто используемые в электронных билетах.

Поэтому поиск необходимого существенно ускоряется.

Можно ли принять такой билет к учету?

Как считает Минфин, нельзя. Он указывает, что в маршрут/квитанции должны обязательно содержаться данные о стоимости перелета и форме оплаты.

Свою позицию они подтверждают тем, что маршрут/квитанция электронного билета — это документ строгой отчетности и предназначен для осуществления наличных денежных расчетов, либо расчетов платежными картами, без применения ККТ (контрольно-кассовой техники) (пп. 2 п.

1 приказа Минтранса России № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации»).

Таким образом, маршрут/квитанция должна содержать следующие обязательные реквизиты:

— уникальный номер электронного билета, — дата оформления, — сведения о пассажире, — номер рейса, — наименование перевозчика, — дата и время отправления, — тариф, — форма оплаты, — наименование аэропортов/пунктов отправления, — итоговая стоимость перевозки,

— класс и код статуса бронирования.

Вернуться назад на Авансовый отчет

При оформлении авибилетов в электронном виде, следует руководствоваться письмом Минфина России № 03-03-07/15219. В нем Минфин указал, какие документы должна иметь компания для подтверждения расходов на перелет в электронном виде.

Оправдательными документами для составления авансового отчета при подтверждении расходов для налогообложения прибыли по электронному билету в этом случае служат следующие:

— маршрут/квитанция авиабилета, оформленная на бумажном носителе, где указывается стоимость авиаперелета;
— посадочный талон, с помощью которого подтверждается факт перелета лица по маршруту, указанному в электронном авиабилете (письмо Минфина России № 03-03-06/1/515).

Как быть, если в маршрут/квитанции отсутствует часть реквизитов?

В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Сегодня количество реализованных электронных билетов во многих авиакомпаниях достигает 95 процентов от общего объема продаж, а некоторые перевозчики и вовсе отказались от выписки билетов на бумажном носителе. Это не удивительно, ведь такая форма приобритения билета позволяет существенно сократить время на подготовку к деловой поездке.

Однако, в связи с этим возникает вопрос о том, можно ли отчитаться за командировку электронным билетом, как это сделать и какие документы при этом необходимо прикрепить к отчету о поездке. А если учесть тот факт, что с 01 июня 2008 все авиакомпании, выполняющие полеты за рубеж, обязаны продавать только электронные билеты, то вопрос отчетности становится еще более актуальным.

Чтобы воспользоваться услугами перевозчика, недостаточно лишь купить авиабилет. Опытные туристы уже знают, что с приобретенным документом следует приехать в аэропорт заранее и пройти процедуру регистрации у специальной стойки.

После этого вам выдают так называемый посадочный талон. Именно он является тем подтверждением, которое могут потребовать на работе, что вы совершили поездку. Но что гораздо важнее – только при его наличии пассажира пустят на борт самолета.

Поскольку такая процедура совершается за час-полтора до рейса, то у человека есть большие шансы в суматохе аэропорта потерять небольшой бумажный корешок.

Что делать в таком случае? Сначала сориентируйтесь, сколько времени осталось до вылета.

Если в запасе еще есть хотя бы 10-15 минут, то нужно срочно вернуться обратно на стойку регистрации, предъявить паспорт и описать свою ситуацию максимально подробно.

Сегодня все чаще путешественники пользуются интернетом, чтобы сэкономить время и силы при покупке различных товаров, в том числе и авиабилетов. А некоторые перевозчики разрешают даже совершать процедуру регистрации дома за компьютером. В таком случае намного проще не только попасть на нужный рейс, но и получить доказательство совершаемого путешествия.

Если потерянный бумажный билет на самолет не получается найти, или пассажир понимает, что его украли, ему следует как можно быстрее связаться с представителями авиаперевозчика и подать заявление. Там указывается информация о рейсе, время отправления и прибытия, пункт и вылета и прилета, дата, время и место приобретения документа.

Важно! Чем больше данных клиент сообщает о потерянном бумажном билете, тем скорее ему предоставят дубликат. Воспользоваться последним можно только для того, чтобы осуществить перелет (возврат или обмен запрещен). При утрате дубликата в еще одной выдаче пассажиру откажут. В этой ситуации выход только один – повторная оплата путешествия на самолете.

При наличии копии утерянного билета можно показать ее сотруднику авиакомпании. Это нужно для того, чтобы восстановить документ по его номеру, что удастся сделать намного быстрее – через несколько минут после обращения.

Минус – необходимость уплаты комиссии за выдачу дубликата. Размер зависит от конкретной компании, средняя цена – от двадцати до семидесяти долларов.

Такой вид документа как посадочный талон является обязательным атрибутом любого туриста. Он подтверждает право конкретного пассажира на посадку в самолет и выдается на основании его регистрации перед полетом.

Если вам уже доводилось летать самолётами, то вы знаете, что перед посадкой часть талона отрывают и пассажиру остается только корешок, подтверждающий факт перелёта. Соответственно, без этого корешка на борт самолета вас никто не пустит.

Но что делать, если перед самой посадкой вы обнаружили, что упомянутый документ утерян? Не следует паниковать, ведь всегда есть шанс на его восстановление. О том, как восстановить посадочный талон и пойдет речь в нашем обзоре.

Посадочный талон, как и билет, относится к обязательным документам, без которого невозможно попасть в самолет. Наличие талона является подтверждением того, что пассажир имеет право на посадку. Он выдается каждому вылетающему после прохождения регистрации на рейс.

К сожалению, некоторые пассажиры уже перед вылетом замечают, что в суматохе аэропорта талончик пропал.

Сразу возникает вопрос: можно ли восстановить посадочный талон и как это сделать? Такая же проблема может встать перед путешественником по возвращении домой, если в бухгалтерию по месту работы требуют предоставить документальный отчет того, что работник действительно пользовался услугами авиаперевозчика.

Иногда сотрудники авиакомпании идут навстречу клиенту и задерживают вылет самолета, чтобы забывчивый пассажир успел дойти до стойки регистрации и заново оформить посадочный талон. Но имейте в виду, что задержка вылета возможна только в том случае, если перелет прямой. Вылет стыковочного рейса не задерживают, так как из-за опоздания воздушного судна страдают пассажиры в другом городе.