Должностные инструкции в организации

Ликвидация ассоциации

136 0

Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.

Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. [20], [23]).

Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.

Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.

Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.

Как оформить должностную инструкцию

Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.

Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:

Положение о структурном подразделении

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Структура
5. Взаимодействие

Должностная инструкция

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Взаимодействие
5. Ответственность

В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.

На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.

Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) [8].

Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.

Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.

В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.

1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).

1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.

В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.

Подразделение может:

• являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
• подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
• входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).

Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.

1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.

Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».

Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».

1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии)⁴.

Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.

Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.

Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.

Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.

Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.

При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).

1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.

Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.

В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».

Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.

Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:

• «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
• «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
• «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
• «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
• «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
• «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.

Например:

• Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
• Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
• Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
• Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
• Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
• Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
• Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
• Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.

Не рекомендуется в качестве функции указывать просто анализ чего-либо, поскольку результат этого анализа не определен. А за процесс ради процесса деньги работнику платить не стоит.

В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».

Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:

• функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
• функции в области методического руководства;
• функции в области мониторинга и прогнозирования;
• функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
• функции в области оперативного руководства;
• прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
• прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
• функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
• функции в области учета и отчетности;
• функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
• функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.

В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.

Сборник должностных инструкций

• Налог
• Бухгалтерский учет
• Бухгалтерский баланс
• Оборотные активы
• Юридическое лицо
• Бухгалтерская отчетность (финансовая отчетность)
• Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Должностная инструкция — организационно-правовой документ, регламентирующий права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им деятельности в той или иной должности.

Указанный документ конкретизирует выполняемые сотрудником функции, права, обязанности (в том числе ответственность за их невыполнение), а также определяет основные моменты взаимодействия с коллегами других должностей. Кроме этого инструкция содержит перечень требований, предъявляемых к кандидату, претендующему на соответствующую должность.

Унифицированной формы должностной инструкции нет, как и требований к её заполнению, поэтому работодатель вправе разработать её полностью на свое усмотрение. Инструкция может быть как типовой (использование шаблона для однотипных организаций), так и конкретной (с описанием всех аспектов непосредственно вашей деятельности).

Инструкция разрабатывается на основании следующих документов:

• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37);
• штатное расписание;
• положение о структурных подразделениях;
• иные организационные документы работодателя.

Должностные инструкции составляются на каждую должность, предусмотренную штатным расписанием. Указанным документом все трудовые функции равномерно распределяются между работниками организации (структурного подразделения).

Разработкой документа занимается начальник структурного подразделения, а утверждением руководитель или заместитель организации (ИП) (в зависимости от того, в чьем подчинении находится структурное подразделение по должности в которой разрабатывается инструкция). Документ также визируется сотрудником юридической службы и теми должностными лицами, от которых зависит выполнение задач, предусмотренных инструкцией.

Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией обязательно.

В большинстве случаев должностная инструкция включает в себя следующие разделы:

В данном разделе указывается наименование должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения, подчиненность, порядок назначения и освобождения от должности, требования к сотруднику, занимающему данную должность и т.п.

Образцы должностных инструкций, правила составления и утверждения

Раздел может включать в себя следующие обязанности: соблюдение трудового распорядка, неразглашение служебной информации и т.п.

В разделе прописываются меры ответственности работника за результат выполняемой работы, меры по соблюдению техники безопасности и т.д.

Ниже представлены образцы заполнения должностных инструкций:

• должностная инструкция генерального директора (скачать образец);
• должностная инструкция бухгалтера (скачать образец);
• должностная инструкция специалиста (скачать образец);
• должностная инструкция менеджера (скачать образец).

В каждой должностной инструкции (странице) есть поиск по сайту и если Вы не нашли необходимой Вам инструкции, то можете ее поискать.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют —

рационально распределить функциональные обязанности и определить связи между работниками, повысив тем самым своевременность и надежность выполнения стратегических, тактических и оперативных задач.

Правильно составленные ДИ позволяют:

— конкретизировать права и ответственность;

— повысить личную и коллективную ответственность;

— агрегировать информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;

• Суды
• Судебные приставы
• Прокуратура
• Следственные отделы
• Отделы Полиции
• ГИБДД
• Миграционные отделы
• Налоговые инспекции
• МФЦ
• Военкоматы
• Администрации
• ЗАГС
• Пенсионные фонды
• Соцзащита
• Нотариусы

• Калькуляторы
• Госпошлины в суды
• Документы для суда
• Кадровая документация
• Полезные инструкции
• Ключевая ставка ЦБ РФ
• Прожиточный минимум
• МРОТ
• Праздники в 2021 году
• Коды регионов РФ

Для чего нужна должностная инструкция

• Наш коллектив
• История и перспективы
• Заслуги и достижения
• Клиенты и партнёры
• Общественная деятельность
• География наших дел
• Победа недели

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

• закрепления видов работы, специализации работника;
• установления квалификационных требований по отдельной должности;
• устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
• установления взаимосвязей отдельных должностей;
• разграничения обязанностей и прав работников;
• установления их меры ответственности;
• оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Типовая должностная инструкция

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

• ПОДБОР И АДАПТАЦИЯ
• КОМПЕНСАЦИИ И ЛЬГОТЫ
• ОБУЧЕНИЕ И РАЗВИТИЕ
• ОЦЕНКА ПЕРСОНАЛА
• УЧЕТ КАДРОВ
• КУЛЬТУРА И КОММУНИКАЦИИ
• HR-ДИРЕКТОРУ
• УПРАВЛЕНЦАМ
• ЛИЧНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ
• ОТ HR-АКАДЕМИКОВ
• КОЛОНКА ЮЛИИ ЧЕМЕРИНСКОЙ

Успешный бизнес заключается не только в хорошем проекте и продвижении, но и в квалифицированных работниках, эффективно решающих поставленные задачи. Для качественного выполнения работы нужно понимать цели, методы и награды за достижение целей.

Должностная инструкция — это документ, четко регламентирующий обязанности, полномочия, права, квалификационные требования и поощрения. Он относится не к конкретному человеку, а к занимаемой им должности, и согласовывается с руководителями и юридическим отделом.

Задокументированные требования необходимы при росте и увеличении штата, так как позволяют рационально разделить труд, подобрать правильные кадры, контролировать выполнение, привлекать к дисциплинарной ответственности, защищать права работодателя и сотрудника.

Наличие инструкции персонала позволяет:

• Определить профессиональный образ и трудовые функции занимаемой должности;
• Эффективно организовать деятельность;
• Обозначить стоимость рабочей силы, зависимо от квалификации и сложности;
• Облегчить обучение новичков;
• Исключить повторное выполнение работ разным персоналом;
• Обеспечить взаимодействие между отделами и кадрами;
• Объективно оценить деятельность служащих;
• Обосновать взыскания при невыполнении обязанностей.

Обязательность должностной инструкции

Обязательная процедура — двухэтапное согласование документа.

На первом этапе необходима консультация юристов для выявления возможных нарушений трудового кодекса.
На втором этапе согласовывают:

• Структурные подразделения фирмы, чтобы исключить дублирование обязанностей, информировать руководителей отделов о порядке взаимодействия между сотрудниками;
• Руководящий состав.

Должностная инструкция содержит несколько обязательных разделов:

• Общая часть;

Здесь определяется место работника в организации, кадровая структура, квалификация (стаж, образование), профессиональные требования, цель работы и нормативные акты, обязательные к соблюдению.

• Функциональные обязанности;

Тут следует регламентировать объем и характер работ, четко сформулировать обязанности, согласно ТК РФ и локальным нормативным актам. Прописать дополнительные требования. Например, повышение профессионального уровня, образование и переподготовка.

• Права;

Этим пунктом описывают права и полномочия, которыми наделен работник при выполнении работ, в том числе, использование определенных ресурсов (кадровых, финансовых, технических).

• Ответственность;

Предупреждение о юридической или административной ответственности при несоблюдении требований. Здесь необходимо перечислить возможные штрафы, депремирование или изменение оклада при нарушениях.

• Взаимодействие;

Раздел, определяющий взаимоотношения между сотрудниками и разными подразделениями компании. Зачастую тут устанавливается субординация, подчинение и порядок замещения сотрудника.

• Поощрения;

Необязательный, но рекомендованный пункт, в котором указываются формы возможного материального и морального поощрения: премии, ценные подарки, благодарности и грамоты.

Составить должностную инструкцию должны специалисты каждого отдела, так как четко сформулировать задачи может только тот, кто хорошо понимает процесс и выполняемую работу.

Нельзя включать пункты, противоречащие действующему ТК РФ и другим законодательным актам и положениям по организации труда. Например, в документе не может содержать пункт о необходимости сотрудника уволиться по определенным обстоятельствам, так как это не является трудовой функцией.

Недопустимо взыскание дисциплинарных наказаний и штрафов, не предусмотренных и не регламентированных трудовым законодательством. Такие меры будут отменены органами власти, а работодатель привлечен к ответственности.

Оценка трудовой деятельности сотрудников должна соответствовать реальности и прописываться в соответствии со справочником, профессиональными стандартами и практической нормой выработки.

Пишем положение о подразделении и должностную инструкцию