Приказ о кассовой дисциплине 2021 образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о кассовой дисциплине 2021 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:
Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов, а в некоторых случаях и их выдачи (например, возврат товара). Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.
Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия, и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.
Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.
Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).
Основными правилами кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов (отражающих движение наличных денег в кассе);
- соблюдение лимита кассы (максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе на конец рабочего дня);
- соблюдения правил выдачи наличных денег подотчетным лицам (работникам);
- соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО. Что изменилось в 2021 году
Лимит остатка по кассе – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня (иногда лимит еще называют переходящий остаток).
Все наличные деньги, сверх установленного лимита, необходимо сдавать в банк. Исключение из этого правила допускается в дни выплаты зарплат, стипендий, а также в выходные и нерабочие праздничные дни (если в это время проводились кассовые операции).
Советуем отнестись к процедуре установления лимита по кассе очень внимательно. Если вы не установите лимит, он будет равным 0, и соответственно любая сумма наличных денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной.
Хранение денег в кассе сверх установленного лимита является одним из нарушений кассовой дисциплины, за которые могут привлечь к административной ответственности и выписать штраф.
После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2021 год (образец приказа).
Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2021 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.
Кассовая дисциплина – это соблюдение правил осуществления расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, установленных законодательно в РФ. Среди основных регулируемых операций: приходно-расходные.
Основные типы операций, которых касается соблюдение правил:
- инкассация финансовых средств;
- расчеты с подотчетными лицами;
- расчеты с персоналом по выплате зарплаты;
- возврат и выдача займов;
- получение или сдача денег в банк.
Кассовая дисциплина в 2021 году
Для определенных предпринимателей порядок ведения кассовой отчетности является упрощенным. К таким формам бизнеса согласно Постановлению ЦБ РФ от 03.2014 относят:
- малый бизнес;
- микробизнес;
- ИП (могут не оформлять РКО И ПКО, кассовую книгу).
К предприятиям малого бизнеса относят фирмы согласно следующим критериям:
- численность персонала от 16 до 100 человек;
- доход за год не выше 400 млн. рублей;
- к микропредприятию относят компании с численностью 15 человек (включительно) и суммой дохода не выше 60 млн. рублей в год;
- организация является потребительским кооперативом или коммерческой компанией.
Важно! Доля собственности государства в уставном капитале этих фирм не выше 25%.
Основными правилами соблюдения кассовой дисциплины являются:
- оформление кассовых документов, которые отражают движение наличных средств в кассе;
- соблюдение лимита кассы (установлен в самой компании расчетным путем. К концу рабочего дня сумма в кассе не может превышать данное значение);
- соблюдение правил выдачи наличных денег под отчет;
- соблюдение лимита на допустимую сумму наличных расчетов между юрлицами и ИП (не более 100 т.р.).
Момент трат сумм полученной выручки является центральным в соблюдении кассовой дисциплины.
На что можно тратить выручку из кассы:
- выплаты агенту при банковских операциях;
- выдача финансов на личные нужды предпринимателя;
- оплата товара, который был возвращен;
- страховые выплаты;
- расчеты по зарплате;
- расходы на выплату стипендий;
- выдача командировочных;
- выдача сумм под отчет;
- расходы на товары (кроме покупки ценных бумаг).
ККТ – это устройство, которое необходимо для регистрации факта получения денежных средств от клиентов.
Требования к новому образцу ККТ:
- касса должна стоять на учете в налоговой инспекции;
- на корпусе указан заводской номер кассы;
- наличие фискального накопителя, в котором записываются все фискальные данные;
- наличие встроенных часов онлайн-режима;
- возможность проверки контрольных чисел регистрационного номера ККТ;
- печать фискальных документов;
- формирование фискальной документации в электронном виде и возможность передавать ее по требованию в соответствующие органы;
- возможность выдавать информацию о нарушении обмена данными;
- прием информации о платежах через терминалы при использовании эквайринга;
- печать QR кода на чеке;
- возможность формировать отчет о состоянии расчетов в текущий момент времени по запросу;
- возможность поиска любого документа по номеру;
- исполнение протоколов обмена информацией.
При применении ККТ нового образца отпадает необходимость заполнения следующих форм:
- форма КМ -6 (справка отчет кассира-операциониста);
- журнал кассира – операциониста по форме КМ-4;
- журнал показаний счетчиков ККМ (форма КМ-5);
- акт возврата денег клиентам (форма КМ-3).
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Соблюдение кассовой дисциплины сводится к исполнению правил, установленных следующими документами:
- Указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое определяет правила ведения кассовых операций для юрлиц и ИП. Последняя редакция указания, вступившая в действие с 30.11.2020, внесла ряд изменений.
Подробнее об этом документе читайте в статье «Нюансы положения о порядке ведения кассовых операций».
- Указанием ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У, которое содержит условия расчетов наличными деньгами.
- Законом РФ от 22.05.2003 № 54-ФЗ, устанавливающим правила применения ККТ.
- Законом РФ от 03.07.2016 № 290-ФЗ или законом об онлайн-кассах, внесшим существенные изменения в правила закона № 54-ФЗ.
Подробнее о законе № 290-ФЗ и последствиях его вступления в силу читайте в материалах:
- «Кто должен перейти на онлайн-кассы с 1 июля 2019 года?»;
- «Последние изменения в 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники»».
В отношении операционной кассы основные правила таковы:
- Назначается лицо, выполняющее функции кассира, с которым обязательно заключается договор о полной матответственности. Исключением будут ситуации, когда кассу ведет сам руководитель юрлица или ИП, работающий в одиночестве.
- Деньги и кассовые документы хранятся в условиях, обеспечивающих их сохранность.
- Операции, проводимые по кассе, оформляются документами установленной формы с соблюдением определенного порядка их заполнения. Оформление документов производится непосредственно при совершении операции, а по оприходованию наличной выручки, полученной вне операционной кассы, — ежедневно в конце рабочего дня. Кассовая дисциплина в 2020–2021 годах для ИП, которые ведут упрощенный учет своих операций, допускает, что документы по кассе можно не оформлять.
Подробнее о видах кассовых операций читайте в статье «Понятие и виды кассовых операций (правовое регулирование)».
- Если в операционную кассу поступает наличная выручка, то должен присутствовать кассовый аппарат. Выдача кассового чека при получении наличной выручки обязательна (ст. 5 закона № 54-ФЗ).
- Деньги, принимаемые кассиром, проверяются на подлинность. Соблюдается определенный порядок проверки их количества и качества при приеме и выдаче, поименованный в указании ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У действующий с 30.11.2020:
Требования к применяемой в 2020–2021 годах ККТ определяет обновленный закон № 54-ФЗ.
С 01.02.2017 на учет в ИФНС начали ставиться только кассы нового образца (онлайн-кассы). С 01.07.2019 такой вид касс стал обязательным для использования практически всеми хозсубъектами.
Онлайн-кассы принципиально отличаются от применявшихся ранее касс с фискальным накопителем. Соответственно, и требования к ним предъявляются совершенно другие.
Об общих требованиях, которым должны удовлетворять онлайн-кассы, читайте в статье «Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу?».
Иными стали и проблемы, возникающие при их работе.
Ответы на многие вопросы, связанные с применением онлайн-касс, вы найдете в нашей рубрике «Онлайн-кассы ККТ ККМ».
Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение
Контролировать правильность действий по осуществлении кассовых операций должны все работники, связанные с их выполнением. Если в организации есть главный бухгалтер, то за контроль работы бухгалтерии и входящей в ее состав операционной кассы отвечает он. Общую ответственность за деятельность фирмы несет ее руководитель, а за деятельность ИП отвечает сам ИП.
Проверку кассовой дисциплины в 2020–2021 годах, которая может закончиться для проверяемого лица административным штрафом или последующей выездной проверкой, осуществляют налоговые органы (п. 1 ст. 7 закона РФ от 21.03.1991 № 943-I).
Цели этой проверки заключаются в выявлении фактов:
- неполноты и несвоевременности оприходования выручки;
- превышения лимита расчетов наличными;
- превышения лимита остатка кассы;
- использования запрещенной, неисправной или не соответствующей установленным требованиям ККТ;
- невыдачи кассовых чеков или БСО;
- несоответствия фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
- выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.
Проверка кассовой дисциплины в 2020–2021 годах проводится по решению руководителя ИФНС в порядке, установленном приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н. В процессе проверки изучаются:
- Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.
- Отчеты фискальной памяти.
- Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.
- Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.
- Учетные регистры бухгалтерских или хозопераций.
- Приказ на лимит кассового остатка.
- Авансовые отчеты.
При этом проверяющим предоставляется неограниченный доступ к ККТ, в том числе к ее паролям и к наличным денежным средствам.
При проверке могут запрашиваться любые другие документы, имеющие отношение к предмету проверки, а также пояснения.
Начало 2021 года принесло не только надежды на будущее, но и изменения в организации и проведении контроля за денежными операциями.
Установлен полный контроль за операциями с наличными: банки теперь контролируют все операции с наличными в сумме 600 000 руб. и более (до 2021 г. – только операции, которые не обусловлены хозяйственной деятельностью).
Дополнен перечень операций, подлежащих обязательному контролю. Например, это лизинговые платежи на сумму 600 000 руб. и более.
Если компания не подпадает под критерии малого предприятия (например, штат составляет более 100 человек или не выполняются другие условия типа объема годовой выручки), то определение и соблюдение лимита кассы для нее по-прежнему обязательно. Но оформляется бумага немного по-другому.
Время от времени компанию могут ждать проверки со стороны контролирующих органов.
Важно! В случае несоблюдения правил организацию и ее сотрудников ждет административное наказание в виде штрафов, которые регулируются ст. 15 КоАП РФ.
Причем если должностное лицо «отделается» 4-5 тыс. руб., то юридическое будет оштрафовано на 40-50 тыс. руб. за каждое нарушение.
Раньше лимиты в этой сфере регулировались Положением №343-П Банка России от 12 октября 2011 года. Сейчас законное основание для этого поменялось, так что желательно переделать существующие приказы.
Для лучшего взаимодействия с контролирующим органом лучше ссылаться на Указание №3210-У или вовсе оформить приказ о снятии лимита кассы (если предприятие перешло в другой разряд).
Если раньше в компании был выпущен приказ об установлении лимита кассы, но в настоящее время оно перешло в разряд малых субъектов предпринимательской деятельности, то обязательно оформление заменяющих бумаг. Ими может быть приказ о лимите кассы другой формы либо приказ об отмене лимита кассы.
Согласно Указанию Банка России №3210-У все наличные деньги из кассы сверх установленного лимита, которые остаются в конце дня, подлежат хранению исключительно на банковских счетах.
Исключение могут составлять следующие случаи:
- Когда наличность нужна для выплаты заработной платы и других выплат сотрудникам (стипендии, социальные выплаты и т.д.). Причем эта наличность может находиться на территории организации не более 5 дней (согласно п. 6 упомянутых Указаний №3210-У).
- Выходные дни. В это время могут вестись приходно-расходные операции компании, а банк может быть закрыт. В этом случае допустимо превышение лимита кассы без последствий в виде штрафов.
- Случаи проведения проверок контролирующих органов на предприятии. Причем эти проверки должны напрямую касаться финансовой деятельности.
Новое и изменения в правилах ведения кассы и работы с наличными с 2021 года
Приказ является внутренним документом организации. Согласовывать его с банком или налоговыми органами не нужно (хотя и желательно, для того чтобы, например, не допустить незапланированного приезда инкассаторов).
Однако если он все же разработан и существует (даже со ссылкой на Положение №343-П Банка России от 12 октября 2011 года и без приложения), то за несоблюдение правил относительно ограничений наличных средств, хранящихся в кассе, учреждение или лицо ждет административная ответственность в виде такой неприятности, как штраф.
Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.
Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.
Все ООО вне зависимости от системы налогообложения должны соблюдать кассовую дисциплину: оформлять ПКО и РКО и вести кассовую книгу.
За нарушение кассовой дисциплины грозит штраф:
- От 40 000 до 50 000 рублей на ООО.
- От 4 000 до 5 000 рублей на руководителя или бухгалтера.
- Выписывать приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО) на каждые поступление или расход наличных денег.
ПКО оформляется, когда вы получаете наличные. Например, в конце дня кассир магазина сдаёт выручку и нужно создать ПКО на общую сумму.
РКО оформляется, когда деньги берут из кассы. Например, вы отправляете сотрудника купить бумагу для принтера. Выдаёте ему 1 000 рублей и на эту сумму выписываете РКО. - Вести кассовую книгу. На каждый ПКО и РКО нужно вносить запись в кассовую книгу. В те дни, когда деньги не поступали и не расходовались, кассовую книгу не заполняйте. В Эльбе автоматически формируются ПКО и РКО и заполняется кассовая книга.
Для начала обозначим разницу между кассовым аппаратом и кассой.
Контрольно-кассовый аппарат представляет собой устройство для работы с денежными средствами, по которому оформляются отчетные документы. А операционная касса (иначе касса предприятия) – это комплекс любых действий с наличными: хранение, осуществление расходов, поступление выручки, сдача инкассаторам для перевозки в банк.
О помещении кассы в требованиях законодательства ничего не сказано. Способ хранения наличных индивидуальному предпринимателю или директору ООО предоставляется определить самостоятельно. В роли кассы может выступить отдельное помещение, а может сейф или ящик стола.
Работа с наличными деньгами при применении ККТ осуществляется по определенному набору правил. Это и есть кассовая дисциплина.
Приказ об установлении лимита кассы
После расчета лимита остатка, организации надо издать приказ об утверждении его суммы. При желании, в приказе можно указать срок действия лимита, но закон этого не требует. Поэтому, если срок не прописан, утвержденная сумма лимита будет действовать до того момента, пока не будет издан другой приказ.
Установление лимита кассы – дело серьезное. Неустановленный лимит приравнивается к нулю, поэтому любое количество налички в кассе в конце смены будет превышать лимит. А это уже нарушение кассовой дисциплины, за которую привлекают к административной ответственности и штрафу.
Для выдачи финансовых средств на командировки, хозяйственные нужды и другие расходы требуется заявление от работника, составленное в произвольной форме и подписанное руководителем, либо приказ самого руководителя (также в произвольной форме).
В заявлении или приказе обязательно указываются: Ф.И.О. подотчетного лица, цель, сумма, срок. О произведенных расходах сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет, к которому прилагает документы, доказывающие расходы (кассовые и товарные чеки, распечатанные электронные чеки и др.). Это необходимо для уменьшения НДФЛ, уплачиваемого организацией.
Соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности – одно из важных правил кассовой дисциплины. Сегодня эта сумма составляет 100 тысяч рублей (за один договор). Ограничение не действует при взаиморасчетах с физическими лицами.
Наличкой нельзя гасить займы, платить дивиденды и вносить плату за аренду недвижимости.
Для ИП существует приятная поблажка – возможность в любой момент снять с расчетного счета или взять из кассы любую сумму наличных, разумеется, оформив необходимые документы, и потратить на личные нужды. В отличие от ИП ООО такого права не имеет.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года вместо банков контроль над соблюдением правил кассовой дисциплины выполняют представители ФНС. Проверка кассовой дисциплины, в соответствии с приказом Минфина от 17.10.2011 № 132н, 133н, начинается с даты предъявления поручения и длится максимально 20 дней.
Налоговые инспекторы вправе проверить, как ведется учет наличности в кассе, выдаются ли клиентам кассовые чеки, распечатки из фискальной памяти ККТ, правильность оформления кассовых документов. Будут смотреть, нет ли путаницы в номерах документов, не делали ли вы что-то задним числом, нет ли исправлений. Любые ошибки и недочеты вызовут подозрение у налоговой проверки и приведут к штрафам.
Контрольно-кассовая дисциплина для ИП и ООО
Часто возникает путаница в понятиях «касса» и «ККМ». «Касса» — это условный кошелек предпринимателя или организации, «сейф», в который приходит на хранение наличность и из которого она уходит на нужды бизнеса и владельца бизнеса. А «ККМ» — контрольно-кассовая машина, необходимая при наличных расчетах с покупателями. Это средство для учета тех денег, которые вы получаете от клиентов за товары или услуги. В кассу деньги могут приходить из нескольких ККМ. Из контрольно-кассовой машины расходовать деньги нельзя. В конце дня наличность из всех ККМ вносится в кассу, делается соответствующая запись, и уже из кассы средства могут тратиться. Кассовую дисциплину нужно соблюдать независимо от наличия ККМ.
Есть два варианта ведения кассовых документов — базовый и упрощенный (для ИП и малых организаций, его мы рассмотрим ниже). В базовом варианте ИП и ООО должны оформлять все кассовые операции с помощью следующих документов:
- приходный кассовый ордер — формируется при поступлении наличности в кассу;
- расходный кассовый ордер — формируется при выдаче наличности из кассы;
- кассовая книга (по форме КО-4) — в ней ведется учет всех поступлений и расходов наличности на основании всех приходных и расходных ордеров;
- объявление на взнос наличными — для сдачи наличных в банк;
- препроводительная ведомость —если деньги забирают инкассаторы;
- расчетно-платежная форма (по форме № Т-49) и платежная ведомость (по форме № Т-53) — документы для расчета и выплаты заработной платы и других выплат персоналу;
- авансовый отчет — это документ, который оформляет сотрудник или директор организации (но не ИП), чтобы отчитаться за расходы наличности, выданные ему ранее авансом или потраченные из личных средств.
Кассовую дисциплину устанавливают правила Банка России:
1. Для расчетов наличными с контрагентами юрлицами и ИП (не физлицами и не сотрудниками) установлен лимит. По одному договору сумма расчетов не должна превышать 100 000 рублей наличкой.
2. Расходовать наличные можно строго на определенные цели: выплаты работникам, которые входят в фонд зарплаты; выплаты социального характера; оплату товаров, работ, услуг; подотчетные работникам; возврат денег за возвращенные покупателями товары. ИП могут тратить наличные из кассы, в частности, на личные нужды.
3. Также важно хранить деньги в кассе в рамках установленного организацией лимита, а превосходящие его средства сдавать в банк.
Это совокупность правил оформления кассовых операций. В них описано то как вы должны принимать, хранить и выдавать наличные деньги. Очень важно в данном вопросе не путать такие понятия, как «касса» и «кассовый аппарат».
Кассовый аппарат (ККМ, ККТ, онлайн-касса) – это устройство, с помощью которого производится прием от клиентов за товары или услуги наличных денежных средств. Данная операция фиксируется для последующей передачи в ФНС, а клиенту выдается фискальный чек.
Касса предприятия (операционная касса) – это учет всех действий в компании, которые касаются наличных денег. Деньги, принятые с помощью ККМ, также сдаются в общую кассу организации. Затем эти деньги либо оформляются для произведения наличных расходов, либо инкассируются в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет. В кассе хранятся физически деньги фирмы и все, что с ними происходит, должно подтверждаться соответствующими документами. Это и называется кассовой дисциплиной.
В общем и целом, при ведении кассовой дисциплины нужно опираться на следующие принципы:
- Все действия с наличными деньгами должны оформляться документально.
- Важно строго следить за соблюдением лимита кассы.
- При выдаче денег на любые нужды в обязательном порядке должны выдаваться соответствующие документы.
- Нельзя превышать ограничение на наличные расчеты между двумя субъектами предпринимательства, на сегодняшний день эта сумма не должна превышать 100 тысяч рублей на один договор.
- Приходный кассовый ордер (ПКО) выписывается на каждое поступление наличных денег в кассу. Когда наличные деньги принимаются с помощью ККМ или БСО, то такой ордер может быть выписан один на общую сумму за смену.
- Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется на каждую расходную операцию, т.е. на любую выдачу денег из кассы. Обязательно необходимо проверять правильность заполнения таких ордеров и удостоверить личность сотрудника, которому выдаются деньги.
- Кассовая книга (форма КО-4) – здесь ведется учет всех приходно-расходных операций, т.е. данные каждого ПКО и РКО должны быть в ней отражены. В обязанности кассира входит проведение ежедневной сверки сумм наличности с остатками по кассовым документам. Это допускается не делать, если за смену не было никаких операций.
- Книга учета (форма КО-5) должна заполняться, если на предприятии более одного кассира. В этой книге отражаются все движения денег между кассирами и старшим кассиром. Обязательно их удостоверять личными подписями.
- Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость должны составляться и подписываться работниками при осуществлении им выплат.
Ведение кассовых документов приемлемо как в бумажном, так и в электронном виде
При ручном оформлении документы должны быть удостоверены оригинальными подписями.
Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.
Важно! К кассовой дисциплине не относятся книги учета доходов и расходов, БСО, а также отчет и журнал кассира-операциониста.
Лимит кассы или переходящий остаток – это предельно возможная сумма наличности, которую допускается оставлять в кассе на конец смены. Все, превышающие его суммы, должны быть сданы в банк. Правда допустимы небольшие отклонения в дни, когда предполагается выдача большого количества наличности (дни зарплаты) или в праздники.
К установлению лимита кассы следует подходить крайне ответственно, так как если лимит не будет установлен на конец рабочей смены, в кассе не должно быть ни рубля. Иначе будет нарушение, за которое предусмотрена административная ответственность и штраф.
Подотчетные деньги – это наличность, выдаваемая работнику для оплаты хозяйственных расходов, командировочных и иных нужд предприятия.
Для выдачи таких денег обязательно заявление от сотрудника, получаемого деньги, в котором необходимо указать полную сумму, период и цель их получения. На заявлении должна быть подпись руководителя.
В случае оплаты хозяйственных или иных расходов предприятия собственными средствами сотрудника, они подлежат возмещению также на основании заявления, в котором обязательно должно быть указано, что «у сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам». Это является требованием законодательства, согласно которому сотрудник перед получением отчетных денег должен полностью отчитаться по полученным ранее авансам.
На предоставление отчета по истраченным денежным средствам сотруднику дается 3 рабочих дня с момента истечения срока, на который денежные средства были выданы, либо со дня выхода на работу. Расходы подтверждаются соответствующими чеками, которые прикладываются к авансовому отчету. Это необходимо для принятия их к зачету как расходов и правильному исчислению налогооблагаемой базы. Кроме того, на денежные средства, потраченные без подтверждающих документов, необходимо уплатить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Также следует уделять пристальное внимание проведению наличных расчетов между субъектами хозяйствования. Это не относится на расчеты с физическими лицами. Юридические лица и ИП могут осуществлять между собой расчеты наличными, но не более 100 тысяч рублей в пределах одного договора.
Это ограничение не применяется также при выдаче из кассы заработной платы работникам, подотчетных денежных средств работнику – физическому лицу, если эти деньги не планируется использовать на оплату товаров и услуг от имени организации на основании доверенности.
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Это словосочетание является примером «обычаев делового оборота». Законодательно оно никак не закреплено, но является общеупотребительным. Под такой дисциплиной понимается строгое и точное выполнение комплекса правил для расчетов наличными деньгами и их хранения. Соблюдать их должны все экономические субъекты страны.
Основные задачи ведения кассовой дисциплины в 2020 году:
- своевременное и правильное оформление операций по движению наличных денежных средств и связанных с ними расчетов;
- повседневный оперативный контроль за сохранностью наличных денег и ценных бумаг в кассе экономического субъекта;
- соблюдение правил выдачи подотчетным лицам и контроль за использованием указанных средств по целевому назначению;
- контроль за соблюдением лимита кассы;
- контроль за соблюдением лимитов расчетов, установленных для сделок с покупателями, поставщиками и прочими контрагентами;
- контроль за осуществлением расчетов и связанных с этим сроков выплат по заработной плате.
Существенно изменилась кассовая дисциплина с 1 июля 2020 года. Повсеместное введение онлайн-касс потребовало значимых корректировок и в иных финансовых сферах. Например, были скорректированы правила ведения расчетов с подотчетными лицами.
Самые существенные изменения касаются кассовой дисциплины при онлайн-кассах. С июля 2020 года применение онлайн-кассы обязательно практически для всех категорий налогоплательщиков. Даже самозанятые физические лица затронуты в новой редакции закона № 54-ФЗ. Но исключения остались. Чиновники определили лишь три категории экономических субъектов, которые еще могут работать без онлайн-ККТ — собрали их в таблице.
Категория коммерсантов и вид деятельности |
Как применять кассовую дисциплину |
---|---|
Бизнесмен, зарегистрированный в качестве ИП, осуществляющий деятельность без работников в сфере:
Независимо от того, какая система налогообложения применяется коммерсантом (ПНС, УСН, ЕНВД). |
Закон о ККТ не обязывает таких налогоплательщиков выдавать фискальную документацию установленного образца. Следовательно, требовать с ИП без работников фискальный чек или БСО бессмысленно. Достаточно получить от коммерсанта расписку или квиток. Проверьте, чтобы в документе были отражены следующие реквизиты:
Иные условия следует закрепить в договоре с контрагентом. |
Организации и ИП (как с наемными работниками, так и без работников), осуществляющие деятельность по:
|
|
Бизнесмены, применяющие патентную систему обложения (ИП на ПНС), имеющие в штате наемных сотрудников, осуществляющие деятельность в сфере:
|
Требовать фискальный чек или БСО неправомерно. Такие коммерсанты освобождены от онлайн-касс до 2021 года. Несмотря на послабления, придется потребовать от частника официальный документ-подтверждение — любой формуляр, отражающий обязательные реквизиты операции:
|
Новое в расчетах с подотчетными лицами
Другие изменения в кассовой дисциплине с 2020 года коснулись расчетов с подотчетными лицами. Теперь выдавать деньги подотчет нельзя. Нововведения коснулись документации, сдаваемой работниками в подтверждение понесенных расходов.
Раньше достаточно было предоставить в бухгалтерию товарную накладную или товарный чек. Теперь этих документов недостаточно. Обязательно придется приложить фискальный чек или фискальный БСО.
ВАЖНО! Применение типографских БСО с 01.07.2019 не допускается! Новый бланк должен формироваться с помощью кассовой техники нового поколения: распечатываться через ККТ. А все сведения об операции должны передаваться в ФНС в режиме реального времени.
Если работник приложил к авансовому отчету только товарный чек, то документы принимать не стоит. ФНС не примет такие затраты при налогообложении, восстановит налог на прибыль и начислит пени и штраф. Спасибо работнику за это вы точно не скажете.
Формуляр КО-1 представляет собой две части документа, раскрывающих обязательную информацию об операции. В первой, большей части бланка фиксируются реквизиты приходной операции. Эта часть документа остается на сохранении в организации.
Вторая (правая) часть документа содержит краткие данные об операции. По сути это квитанция о приемке денег. Правая часть — отрывная — передается лицу, которое внесло финансы в организацию.
Расходник не имеет отрывной квитанции. Весь документ остается на хранение в кассе учреждения. В бланке КО-2 отражаются следующие сведения:
- Ф.И.О. работника или иного гражданина, который выступает получателем средств;
- основание для выдачи денег, например заявление, приказ, смета;
- сумма выдаваемых наличных, указывают и прописью, и цифрами;
- фиксируются приложения, при наличии.
Операции по кассе нужно оформлять по-новому
Вести кассовую книгу обязательно для всех организаций. Никакие документы и формуляры не могут отменить обязательное требование по оформление КО-4. Только ИП, которые ведут учет доходов и расходов или фактических показателей по НК РФ, вправе отказаться от заполнения.
В остальном требование едино для всех. Нет никакой разницы, какая в организации форма собственности, организационно-правовая форма или система обложения. Заполнять кассовую книгу придется ежедневно.
Выручка от реализации расходуется только на определенные цели. Если в кассу организации поступают деньги для оплаты третьим лицам, то эти суммы следуют в банк на расчетный счет.
№ |
Цель |
---|---|
1 |
Выдача заработной платы и иных вознаграждений за труд наемных работников. |
2 |
Выплата пособий по временной нетрудоспособности, уходу за детьми и прочее. |
3 |
Оплата товаров, работ или услуг от контрагентов при условии покупки за наличный расчет. Ценные бумаги приобрести за наличные нельзя! |
4 |
Выдача авансов в подотчет (командировки, закупки, собственные нужды фирмы). |
5 |
Выдача возврата денег покупателю при условии отказа от товара, оплаченного ранее. |
6 |
Компенсация оплаты страховки сотрудникам, оплаченная за их счет. |
7 |
Выплата наличных в пользу платежного банковского агента или посредника (субагента). |
8 |
Личные нужны организации. |
ВАЖНО! Расходовать выручку на другие цели недопустимо. Например, нельзя выдать заем работнику или оплатить аренду недвижимости. Такие траты не предусмотрены действующим законодательством.
Кассовая книга (КК) — документ, в котором фиксируется движение денежных средств в точной последовательности согласно первичным документам. После совершения каждой операции ее обязательно необходимо зарегистрировать.
Основанием для создания приходных и расходных ордеров служат различные документы, в том числе сформированные онлайн-кассой. Если предприниматель на законных основаниях не использует ККТ, то применяются товарные чеки и бланки строгой отчетности.
Таким образом, абсолютно все операции (задокументированные и даже не прошедшие фискализацию) отражаются в кассовой книге.
Ведение кассовой книги — обязанность всех юридических лиц.
Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но им необходимо вести сводные документы, в которых отражено движение денежных средств, что является альтернативой кассовой книги.
Одна из основных целей использования кассовой книги — контроль над лимитом предприятия. При этом важно выполнять условие: денежный остаток не должен превышать величины лимита, установленного законом или внутренними документами компании. В случае появления излишка средства перечисляются на банковский счет.
Денежные операции в рамках эквайринга не отражаются в кассовой книге, но обязательно проводятся по онлайн-кассе.
Для ИП лимиты на законодательном уровне не установлены. Если необходимо, создается норматив, который регулирует оборот наличности внутри предприятия.