09.09.2021

Срок хранения амбулаторной карты в поликлинике в архиве

Автор: admin Советы юриста Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения амбулаторной карты в поликлинике в архиве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Сроки хранения медицинской документации

2. Какие сроки хранения медицинской документации?

3. Требования к медицинским документам в сфере охраны здоровья

4. Приказ Минздрава РФ от 31.07.2020 N 789Н

5. Порядок оформления медицинской карты амбулаторного пациента

6. Положение о выдаче амбулаторных карт

7. Сколько хранятся мед карты в архиве

В первую очередь, мы имеем в виду Приказ от 04.10.1980 № 1030 (далее – Приказ № 1030). Например, согласно письму, формы № 001/у и № 002/у следует хранить в течении 5 лет. Однако, Приказ № 1030 устанавливает для таких форм сроки аж в 25 и 50 лет соответственно. Расходятся документы и в отношении формы № 008/у. Если в письме срок ее хранения составляет 5 лет, то согласно Приказу № 1030 документ, составленный по такой форме, следует хранить постоянно. То есть, как мы видим, письмо в данном случае предлагает несколько «усеченные» сроки хранения для некоторых форм медицинской документации, взамен привычных.

Сроки хранения медицинской документации

Впрочем, Приказ № 1030 был отменен еще в 1988 году и так же как и письмо не имеет нормативной силы, содержа лишь рекомендательные нормы. Более важно, на наш взгляд, остановиться на сроке хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у).

Интересно, что и в письме, и в Приказе № 1030 срок ее хранения указан в размере 25 лет. Хотя, как известно, на данный момент в Российской Федерации действует Приказ Минздрава СССР от 30.05.1974 № 493 «О введении в действие «Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения» (далее – Приказ № 493). В отличии Приказа № 1030, данный приказ отменен не был и может позиционироваться как нормативно-правовой акт, обязательный к соблюдению. В свою очередь, Приказ № 493 для медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях, устанавливает срок хранения в течении 5 лет. При этом, далее для такой карты вышеуказанным приказом предусмотрена обязательная процедура отбора документов на хранение и уничтожение после проведения экспертизы их научной и практической ценности ЭПК (экспертно-проверочной комиссией).

Кроме того, к вышесказанному хотелось бы добавить и то, что в РФ на сегодняшний день также действует Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденном Главархивом СССР 15.08.1988. Согласно данному перечню для той же амбулаторной карты срок хранения составляет 5 лет.

Как видим, в отношении амбулаторной карты пациента письмо не соответствует действующему законодательству. Этого же мнения в подавляющем большинстве случаев придерживаются и суды, при этом ссылаясь как на Приказ № 493, так и на Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Определение Московского городского суда от 12.10.2011 № 33-33006, Определение ВАС РФ от 12.12.2011 № ВАС-15628/11 по делу № А41-32932/10, Апелляционное определение Курганского областного суда от 04.04.2013 № 33-906/2013). Также имеется и совершенно верная позиция судов относительно применения Приказа Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030, которым установлен срок хранения амбулаторной карты 025/у в 25 лет, согласно которой данный приказ утратил юридическую силу и нарушение сроков, установленных в нем не является основанием для его применения, в том числе привлечения медицинской организации к административной ответственности.

Однако, помимо данного факта также заметим и то, что в письме указан далеко не исчерпывающий перечень форм медицинских документов. Поэтому при возникновении вопросов о сроках хранения тех или иных форм медицинских документов следует также не забывать, что:

Общие сроки хранения медицинской документации в архиве в РФ регламентированы:
- Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»
- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988
Специальные сроки хранения медицинской документации регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения, например:
- Протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патолого-анатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н)
- Протоколы решений врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) подлежат хранению в течение 10 лет (п. 19 Порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 N 502н «Об утверждении порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации»)

Подводя итог, заметим, что вероятно, в документе, который готовит Минздрав России по всем формам медицинской документации, будут указаны именно такие сроки хранения, о которых сообщалось в письме. Однако, на данный момент этого документа еще нет, а само письмо не имеет нормативной силы. Руководствоваться им можно лишь в качестве рекомендаций и только в тех частях, которые не противоречат действующему законодательству. Кроме того, в письме указаны сроки хранения лишь для некоторых форм медицинских документов. Поэтому, принимая во внимания данные факты, важно помнить о том, что в РФ существуют, прежде всего, действующие нормативы, в которых также могут содержаться требования к срокам хранения некоторых форм медицинских документов. Подробнее о сроках хранения медицинских документов Вы можете прочесть в нашей статье: «Сроки хранения медицинской документации» по ссылке: /baza-znaniy/pravila-okazaniya-meduslug/medicinskaya-dokumentaciya/sroki-hraneniya-medicinskoj-dokumentacii/.

Меддокументами считаются утвержденные формы, которые заполняются персоналом строго по инструкциям. Документы бывают учетными и отчетными. К первым относятся медкарты, истории болезни, заключения и справки, направления и рецепты, журналы, ведомости, книги и листки учета. Ко вторым — все сводные статданные медучреждения.

Учетная меддокументация также называется первичной, поскольку ее ведут в процессе оказания помощи или обследования. Там записаны результаты осмотра пациента и наблюдения за ним, последовательность назначения процедур и т. п. Ссылка на справочную информацию о первичных учетных формах есть в конце статьи.

Самый короткий срок определен для хранения следующей медицинской документации:

листка ежедневного учета движения пациентов стационара (в т. ч. дневного) и сводной ведомости;
карты вызова и сопроводительного листа скорой помощи;
талонов: амбулаторных и станции скорой помощи.

Столько же сохраняют аудио- и видеозаписи телемедицинских онлайн-консультаций. Годичный срок отведен и корешкам свидетельств о рождении и смерти (в т. ч. перинатальной).

3 года хранятся корешки больничных и испорченные бланки листков нетрудоспособности, а также:

акт о несчастном случае на производстве;
акт освидетельствования на опьянение и заполненный журнал освидетельствований;
санаторно-курортная карта;
журнал записи вызовов и дневник станции скорой помощи;
журнал и карты учета инфицированных в т. ч. (потенциально) диким полиовирусом.

Тот же срок хранения у журнала регистрации и выдачи медсправок о врачебном заключении форм № 086/у и 086-1/у. Это те самые справки, которые оформляются после медкомиссии при трудоустройстве или поступлении на учебу.

Такое время хранения отведено для некоторых медицинских карт:

диспансерного наблюдения взрослых и детей;
профосмотра несовершеннолетнего;
прерывания беременности;
женской консультации;
беременной и родильницы;
обменной (в роддоме).

В течение 5 лет положено хранить также ряд журналов учета и записей:

приема пациентов, а также беременных, рожениц и родильниц;
отказов в госпитализации;
отделения новорожденных;
амбулаторных и стационарных операций;
медпомощи при домашних родах.

Столько же хранится паспорт врачебного участка льготников — пациентов с правом на набор соцуслуг. То же время отведено для вторых экземпляров заключений: о медосмотре сотрудников безопасности транспорта и о наличии/отсутствии опасных инфекций.

10 лет полагается хранить отчеты о диспансеризации и о профосмотре несовершеннолетних. Такой же срок находятся в архиве медицинской организации протоколы решений комиссии врачей.

Медицинская карта ребенка содержится в архиве детской поликлиники 10 лет после его перевода во взрослое медучреждение. Столько же хранят карту человека, выбывшего из стационара (в т.ч. дневного).

Четверть века — срок хранения важной документации, такой как медкарты и истории:

стационарные;
стоматологические и ортодонтические;
истории родов;
истории развития новорожденного/ребенка.

Амбулаторные карты хранятся в регистратуре в течение жизни пациента. А после его смерти находятся в архиве поликлиники еще 25 лет.

Медицинская карта стационарного больного (форма № 003-1/у);
Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у);
Медицинская карта ребенка (форма № 026/у);
Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025-1/у);
Журнал записи амбулаторных операций (форма № 069/у);
Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации (форма № 001/у);
Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи (форма № 109/у).

Нормативные акты Минздрава РФ установливают также порядок ведения и хранения унифицированных форм документов.

Приказ Минздрава России от 30.01.2015 № 29н (ред. от 13.07.2015) «О формах статистического учета и отчетности, используемых при организации оказания высокотехнологичной медицинской помощи с применением специализированной информационной системы, порядках их заполнения и сроках представления»;
Приказ Минздрава России от 29.04.2015 № 216н «Об утверждении перечня медицинских противопоказаний, в связи с наличием которых гражданину или получателю социальных услуг может быть отказано, в том числе временно, в предоставлении социальных услуг в стационарной форме, а также формы заключения уполномоченной медицинской организации о наличии таких противопоказаний» (Зарегистрировано в Минюсте России 09.06.2015 № 37608);
Приказ Минздрава России от 06.03.2015 № 87н «Об унифицированной форме медицинской документации и форме статистической отчетности, используемых при проведении диспансеризации определенных групп взрослого населения и профилактических медицинских осмотров, порядках по их заполнению». К нему прилагается:

«Порядок заполнения учетной формы № 131/у «Карта учета диспансеризации (профилактического медицинского осмотра)»,

БУХГАЛТЕРСКИЕ УСЛУГИ

«Порядк заполнения и сроки представления формы статистической отчетности № 131 «Сведения о диспансеризации определенных групп взрослого населения») (Зарегистрировано в Минюсте России 07.04.2015 № 36740)

Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению». К нему прилагается:

«Порядок заполнения учетной формы № 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях»,
«Порядок заполнения учетной формы № 025-1/у «Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях»,

«Порядок заполнения учетной формы № 030/у «Контрольная карта диспансерного наблюдения»,

«Порядок заполнения учетной формы № 030-13/у «Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг»,

«Порядок заполнения учетной формы № 032/у «Журнал записи родовспоможений на дому»,

«Порядок заполнения учетной формы № 070/у «Справка для получения путевки на санаторно-курортное лечение»,

«Порядок заполнения учетной формы № 072/у «Санаторно-курортная карта»,

«Порядок заполнения учетной формы № 076/у «Санаторно-курортная карта для детей»,

«Порядок заполнения учетной формы № 079/у медицинская справка на ребенка, отъезжающего в санаторный оздоровительный лагерь»,

«Порядок заполнения учетной формы № 086/у медицинская справка (врачебное профессионально-консультативное заключение)»,

«Порядок заполнения учетной формы № 086-2/у журнал регистрации выдачи медицинских справок (формы № 086/у и № 086-1/у)»,»Порядок заполнения учетной формы № 043-1/у медицинская карта ортодонтического пациента») (Зарегистрировано в Минюсте России 20.02.2015 № 36160)

Приказ Минздрава России от 15.02.2013 № 72н «О проведении диспансеризации пребывающих в стационарных учреждениях детей-сирот и детей, находящихся в трудной жизненной ситуации»(Зарегистрировано в Минюсте России 02.04.2013 № 27964),
Приказ Минздрава России от 21.12.2012 № 1346н «О Порядке прохождения несовершеннолетними медицинских осмотров, в том числе при поступлении в образовательные учреждения и в период обучения в них» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.04.2013 № 27961)

ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ МЕДИЦИНСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ПРИ ОКАЗАНИИ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ

Порядок ведения медицинской документации устанавливается законодательством РФ относительно каждой унифицированной формы.

Важно! В зависимости от вида унифицированной формы медицинская организация вправе вести документацию как в бумажной, так и в электронной форме.

В настоящее время в Письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 Минздрав РФ со ссылкой на нормативные акты предложил для использования в работе перечень наиболее частно используемых унифицированных форм документов с указанием сроков их хранения.

Этот перечень по мысли Минздрава РФ должен использоваться до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаци.

ОТКРЫТИЕ ФИЛИАЛА В МОСКВЕ

Перечень, предложенный Минздравом РФ, действителен для всех типов медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь как в амбулаторных, так и стационарных условиях.

В соответствии с частью 5 статьи 22 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2017, N 31, ст. 4791) и подпунктом 5.2.21 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 608 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3526; 2017, N 52, ст. 8131), приказываю:

Утвердить порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них согласно приложению.

Министр
М.А. МУРАШКО

1. Порядок и сроки предоставления медицинских документов (их копий) и выписок из них устанавливают правила и условия выдачи медицинскими организациями пациенту либо его законному представителю медицинских документов, отражающих состояние здоровья пациента, в том числе медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях , результатов лабораторных, инструментальных, патолого-анатомических и иных видов диагностических исследований, иных медицинских документов (далее — медицинские документы), копий медицинских документов и выписок из медицинских документов, если иной порядок предоставления (выдачи) медицинского документа определенной формы, копии медицинского документа либо выписки из медицинского документа не предусмотрен законодательством Российской Федерации.

Пункт 5.2.199 Положения о Министерстве здравоохранения Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 608 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 26, ст. 3526; 2017, N 52, ст. 8131).

2. Для получения медицинских документов (их копий) или выписок из них пациент либо его законный представитель представляет запрос о предоставлении медицинских документов (их копий) и выписок из них на бумажном носителе (при личном обращении или по почте) либо запрос, сформированный в форме электронного документа, подписанного пациентом либо его законным представителем, в случае если пациентом является несовершеннолетний, не достигший возраста, установленного частью 2 статьи 54 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» , либо гражданин, признанный в установленном законом порядке недееспособным, с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи посредством применения федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (далее — Единый портал государственных и муниципальных услуг), единой системы идентификации и аутентификации, федеральных государственных информационных систем в сфере здравоохранения, государственных информационных систем в сфере здравоохранения субъектов Российской Федерации, медицинских информационных систем медицинских организаций и иных информационных систем, предназначенных для сбора, хранения, обработки и предоставления информации, касающейся деятельности медицинских организаций и предоставляемых ими услуг (далее соответственно — запрос, информационные системы), который составляется в свободной форме и содержит:

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2016, N 27, ст. 4219.

1) сведения о пациенте:

а) фамилия, имя, отчество (при наличии);

б) реквизиты документа, удостоверяющего личность пациента;

в) адрес места жительства (места пребывания);

г) почтовый адрес для направления письменных ответов и уведомлений и (в случае, если имеется) номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии);

2) в случае обращения от имени пациента его законного представителя — сведения о законном представителе, указанные в подпункте 1 настоящего пункта;

3) наименования медицинских документов (их копий) или выписок из них, отражающих состояние здоровья пациента, которые пациент либо его законный представитель намерен получить, и период, за который он намерен их получить;

4) сведения о способе получения пациентом (его законным представителем) запрашиваемых медицинских документов (их копий) или выписок из них (для получения медицинских документов (их копий) или выписок из них на бумажном носителе — при личном обращении или по почте, для получения медицинских документов и выписок из них в форме электронных документов — посредством направления в личный кабинет пациента (его законного представителя) на Едином портале государственных и муниципальных услуг с использованием единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения или посредством информационных систем, указанных в частях 1 и 5 статьи 91 Федерального закона от 21 ноября 2011 г. N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» );

Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2017, N 31, ст. 4791.

5) дату подачи запроса и подпись пациента либо его законного представителя (для письменного запроса).

Регистрация автономной некоммерческой организации: пошаговая инструкция

714 0

Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.

В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

Какие сроки хранения медицинской документации?

В соответствии с пунктом 12 части 1 статьи 79 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» медицинская организация обязана обеспечивать учет и хранение медицинской документации, в том числе бланков строгой отчетности.

Единый нормативно – правовой акт, определяющий порядок хранения медицинской документации в настоящее время отсутствует.

Нормы о порядке хранения медицинской документации содержаться в отдельных приказах по учетным формам. Интересно отметить, что Порядок заполнения учетной формы № 025/У «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях», утвержденный Приказом Минздрава России от 15.12.2014 № 834н в отличии от ранее действовавшей Инструкции по заполнению учетной формы № 025/У-04 «Медицинская карта амбулаторного больного», утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 № 255 содержит гораздо меньше информации о порядке хранения данного документа (например, отсутствует норма о сроке хранения данного документа после смерти больного). При этом порядок заполнения учетной формы № 025/У содержит положение о том, что Карты в регистратуре медицинской организации группируются по участковому принципу, Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «2Л».

При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:

выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.

Статьей 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» закреплено право организаций создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Общие требования к хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов определены статьями 17-26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В силу части 1 статьи 17 данного Федерального закона на организации возложена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативно – правовыми актами Российской Федерации.

При ликвидации медицинской организации архивные медицинские документы передаются на хранение в муниципальный архив (часть 10 статья 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Общие сроки хранения медицинской документации в архиве регламентированы Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения», а также Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.

Основным актом, определившим сроки хранения для медицинской документации в медицинской организации, является Приказ от 04.10.1980 № 1030. Однако, как уже было сказано ранее, данный приказ утратил силу и нормативным актом не является.

Сроки хранения медицинской документации также регламентированы отдельными нормативно – правовыми актами в области здравоохранения. Например, протокол паталого – анатомического вскрытия хранится в архиве медицинской организации, в которой проводится патологоанатомическое вскрытие, в течение срока хранения медицинской карты стационарного больного (медицинской карты родов, медицинской карты новорожденного, истории развития ребенка, медицинской карты амбулаторного больного) (форма 013/у) (п. 35 Приказа Минздрава России от 06.06.2013 № 354н).

Кроме того, на некоторые виды медицинской документации таковой срок не установлен (например, медицинская карта наркологического больного), однако, исходя из аналогии, следует, что срок хранения этого медицинского документа составляет 25 лет.

В общем и целом, в настоящее время установлены следующие сроки хранения по медицинской документации:

Вид медицинского документа	Срок хранения	Нормативно — правовой акт
Медицинские карты амбулаторных больных	5 лет	Перечень типовых документов от 15.08.1988
Медицинские карты стационарных больных	25 лет	Перечень типовых документов от 15.08.1988
История родов (форма 096/у)	25 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Решения врачебных комиссий	10 лет	Приказ от 05.05.2012 № 502н
Документы (планы, справки, карточки, списки, графики, переписка) о периодических медицинских осмотрах	3 года	Перечень типовых документов от 15.08.1988
Заключительный акт обязательного периодического медицинского осмотра работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда	50 лет	Приказ от 12.04.2011 № 302н
Медицинская карта ребенка (форма 026/у)	10 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал учета приема больных и отказа от госпитализации (форма 001/у)	25 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал учета беременных, рожениц и родильниц (форма 002/у)	50 лет	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре (форма 008/у)	Постоянно	Приказ от 04.10.1980 № 1030
Протокол патологоанатомического вскрытия	На срок хранения медкарты стационарного (амбулаторного) больного	Приказ от 06.06.2013 № 354н

Требования к медицинским документам в сфере охраны здоровья

Все материалы сайта Министерства внутренних дел Российской Федерации могут быть воспроизведены в любых средствах массовой информации, на серверах сети Интернет или на любых иных носителях без каких-либо ограничений по объему и срокам публикации.

Это разрешение в равной степени распространяется на газеты, журналы, радиостанции, телеканалы, сайты и страницы сети Интернет. Единственным условием перепечатки и ретрансляции является ссылка на первоисточник.

Никакого предварительного согласия на перепечатку со стороны Министерства внутренних дел Российской Федерации не требуется.

Следуя ФЗ No125 «Об архивном деле в Российской Федерации», медучреждение должно хранить медицинскую документацию на протяжении определенного времени. Эти сроки определяются следующими правовыми актами:

приказом Минкультуры РФ No558
перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г. Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.
письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации». Здесь говорится, что медицинские карты амбулаторного пациента и пациента стационара должны храниться в течение 25 лет, а медицинская карта маленького пациента – 10. Помимо этого, в письме указывается, что данные сроки должны применяться всеми медучреждениями до момента вступления в силу нового перечня документации.

Сроки хранения медицинской документации в клинике.

Наименование формы	№ формы	Срок хранения/год
Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации	001/у	5
Журнал учета приема беременных, рожениц и родильниц	002/у	5
Медицинская карта пациента стационара	003/у	25
Медицинская карта прерывания беременности	003-1/у	5
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	007/у-02	1
Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	007дс/у-02	1
Журнал записи стационарных вмешательств в стационаре	008/у	5
Сводная ведомость движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при клинике	016/у-02	1
Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	066/у-02	10
История родов	096/у	25
История развития новорожденного	097/у	25
Журнал отделения (палаты) новорожденных	102/у	5
История развития ребенка	112/у	25
Обменная карта роддома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной	113/у	5
Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи	109/у	3
Карта вызова скорой медицинской помощи	110/у	1
Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему	114/у	1
Дневник работы станции скорой медицинской помощи	115/у	3
Индивидуальная карта беременной и родильницы	111/у	5
Медкарта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025/у	25
Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	025-1/у	1
Медкарта ребенка	026/у	10
Контрольная карта диспансерного наблюдения	030/у	5
Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг	030-13/у	5
Журнал записи родовспоможения на дому	032/у	5
Медкарта пациента стоматологии	043/у	25
Медкарта пациента ортодонта	043-1/у	25
Журнал записи амбулаторных операций	069/у	5
Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы №086/у и №086-1/у)	086-2/у	3

N 734/МЗ-14 «О порядке хранения амбулаторной карты» Департамент развития медицинской помощи и курортного дела рассмотрел письмо о порядке хранения и передачи «Медицинской карты амбулаторного больного» — учетная форма N 025/у-04 (далее — Карта) (утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 N 255), хранится в регистратуре: в поликлиниках по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам; в центральных районных больницах и сельских амбулаториях — по населенным пунктам и алфавиту.

Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой «Л». В случае госпитализации больного в стационар, объединенный с поликлиникой, Карта передается в стационар и хранится в медицинской карте стационарного больного.

После выписки больного из стационара или его смерти медицинская карта амбулаторного больного с эпикризом лечащего врача стационара возвращается в поликлинику.

Несмотря на это, Минздрав РФ рекомендует медучреждениям пользоваться документом, о чем сказано в письме ведомства 2009 года.

Некоторые формы меддокументов утверждены отдельными приказами. Например, приказом Минздрава РФ № 107н от 30.08.2012 года утверждена форма вкладыша в карту амбулаторного больного. В справочной системе главный врач можно ознакомиться с подробными правилами оформления разных медицинских документов, например:

Какую информацию следует внести в стационарную карту.
Какие сведения обязательны для амбулаторной карты.

Медицинская карта амбулаторного пациента 5 // 25 (всем медицинским центрам, ведущим амбулаторный прием, косметологическим клиникам).

Медицинская карта стоматологического пациента, включая ортодонтическую карту 5 // 25 (!!!) 25 ЛЕТ СТОМАТОЛОГИ ДОЛЖНЫ ХРАНИТЬ КАРТЫ ПАЦИЕНТОВ Ну, и если просто о жизни: ———————————— *** раньше карта приема и отказа в госпитализации хранилась 25 лет, сейчас — 5 лет, *** журнал приема рожениц — раньше 50 лет, сейчас — 5 лет (!!!), *** журнал записи оперативных вмешательств в стационаре — раньше бессрочно, сейчас — 5 (!!!) лет. Posted in:

Приказ Минздрава РФ от 31.07.2020 N 789Н

Данный приказ внес значительные обновления в формы медицинских документов, но он регулирует не все формы документов.

Поэтому, узаконено использование более узконаправленных приказов, регулирующих частные ситуации. Эти сроки определяются следующими правовыми актами: приказом Минкультуры РФ No558 перечнем Главархива СССР от 15 августа 1988 г.

Перечень устанавливает срок хранения для медицинских карт амбулаторных пациентов – 5 лет, для медицинских карт пациентов стационара – 25 лет.

письмом Минздрава No13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации».

Nп/пНаименование формыN формыСрок хранения

1.	Журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации	N 001/у	5 лет
2.	Журнал учета приема беременных, рожениц, и родильниц	N 002/у	5 лет
3.	Медицинская карта стационарного больного	N 003/у	25 лет
4.	Медицинская карта прерывания беременности	N 003-1/у	5 лет
5.	Листок ежедневного учета движения пациентов и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении	N 007/у-02	1 год
6.	Листок ежедневного учета движения больных и коечного фонда дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	N 007дс/у-02	1 год
7.	Журнал записи оперативных вмешательств в стационаре	N 008/у	5 лет
8.	Сводная ведомость учета движения больных и коечного фонда стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении	N 016/у-02	1 год
9.	Статистическая карта выбывшего из стационара круглосуточного пребывания, дневного стационара при больничном учреждении, дневного стационара при амбулаторно-поликлиническом учреждении, стационара на дому	N 066/у-02	10 лет
10.	История родов	N 096/у	25 лет
11.	История развития новорожденного	N 097/у	25 лет
12.	Журнал отделения (палаты) новорожденных	N 102/у	5 лет
13.	История развития ребенка	N 112/у	25 лет
14.	Обменная карта родильного дома, родильного отделения больницы. Сведения женской консультации о беременной	N 113/у	5 лет
15.	Журнал записи вызовов скорой медицинской помощи	N 109/у	3 года
16.	Карта вызова скорой медицинской помощи	N 110/у	1 год
17.	Сопроводительный лист станции (отделения) скорой медицинской помощи и талон к нему	N 114/у	1 год
18.	Дневник работы станции скорой медицинской помощи	N 115/у	3 года
19.	Индивидуальная карта беременной и родильницы	N 111/у	5 лет
20.	Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	N 025/у	25 лет
21.	Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях	N 025-1/у	1 год
22.	Медицинская карта ребенка	N 026/у	10 лет
23.	Контрольная карта диспансерного наблюдения	N 030/у	5 лет
24.	Паспорт врачебного участка граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг	N 030-13/у	5 лет
25.	Журнал записи родовспоможения на дому	N 032/у	5 лет
26.	Медицинская карта стоматологического пациента	N 043/у	25 лет
27.	Медицинская карта ортодонтического пациента	N 043-1/у	25 лет
28.	Журнал записи амбулаторных операций	N 069/у	5 лет
29.	Журнал регистрации и выдачи медицинских справок (формы N 086/у и N 086-1/у)	N 086-2/у	3 года

Прежде всего следует отметить, что кроме Перечня сроки хранения документов устанавливают также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. На сайте www.archives.gov.by размещен список, состоящий более чем из 30 ведомственных перечней, среди которых перечень Министерства здравоохранения отсутствует.

На основании письма Министерства здравоохранения от 6 мая 2015 г. № 02-3-16/739-259 «О первичных медицинских документах» (далее — письмо МЗ) можно констатировать, что в настоящее время формируется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физкультуре и спорту, туризму с указанием сроков хранения. Однако пока трудно что-либо сказать о том, когда Министерство здравоохранения планирует закончить свою часть работы по определению сроков хранения медицинской документации.

Если документы не отражены в Перечне либо в ведомственном перечне документов с указанием сроков хранения (либо такого перечня нет), то сроки хранения таких документов определяет центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) организации здравоохранения по месту наблюдения пациента*. Решение об установлении сроков хранения документов (в данном случае медкарт) должно быть отражено в протоколе заседания указанной комиссии. Протокол подлежит утверждению руководителем организации**.

Справочно: центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) в организации образуется для проведения экспертизы ценности документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности организации здравоохранения***.

* См.: подп. 39.4 п. 39 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций».

** Там же, п. 57.

*** См.: ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Поскольку законодательство не устанавливает конкретные сроки хранения медкарт, можно рекомендовать воспользоваться следующей информацией при принятии комиссией решения о сроке хранения медкарт.

Приказ Министерства здравоохранения СССР от 30 мая 1974 г. № 493* утвердил Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения (вместе с указаниями по применению перечня). Согласно п. 269 указанного перечня срок хранения индивидуальной карты амбулаторного больного — пять лет.

Дополнительно можно отметить, что указаниями по применению перечня рекомендовано оставлять на государственное хранение карты амбулаторного больных с учетом следующих критериев:

описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;
наиболее полное описание течения отдельных нозологических форм болезней;
описание новых эффективных методов лечения;
сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;
медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры;
медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.

Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. утвержден перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения** (с указаниями по применению перечня).

Согласно п. 703 перечня срок хранения медицинских карт амбулаторных больных — пять лет после выбытия пациента.

Отметим, что в Российской Федерации срок хранения медкарт также законодательством не определен. Министерство здравоохранения Российской Федерации в письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» приводит перечень основных учетных документов со сроками их хранения. Согласно п. 20 этого перечня срок хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у), составляет 25 лет.

Таким образом, в связи с неопределенностью в настоящее время срока хранения медкарт полагаем, что целесообразно их хранить не менее пяти лет, после чего по решению экспертной комиссии организации производить их уничтожение.

Дополнительно прилагаем упомянутое выше письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь.

* «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».

** См. письмо Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15 августа 1988 г. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

Порядок оформления медицинской карты амбулаторного пациента

9. В случае запроса копии амбулаторной карты, старший регистратор, медицинский статист соответственно после получения резолюции главного врача оформляет копию амбулаторной карты в срок до 15 рабочих дней.

11. Копия амбулаторной карты прошивается, нумеруется и заверяется на последней странице отметкой «Копия верна», подписью заведующим структурным подразделением с указанием его фамилии, инициалов, должности и даты выдачи копии, а также гербовой печатью учреждения.

12. Первая страница копии должна иметь лицевую сторону амбулаторной карты.

13. После оформления копии, амбулаторная карта и заявление возвращаются старшим регистратором, медицинским статистом соответственно в регистратуру.

14. Оформление и выдача копий медицинских документов с оформлением журнала регистрации, возложена на старшего регистратора, медицинского статиста соответственно.

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ДЕПАРТАМЕНТ РАЗВИТИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ И КУРОРТНОГО ДЕЛА
ПИСЬМО 4 апреля 2005 г. N 734/МЗ-14
О ПОРЯДКЕ ХРАНЕНИЯ АМБУЛАТОРНОЙ КАРТЫ

Департамент развития медицинской помощи и курортного дела рассмотрел письмо о порядке хранения и передачи “Медицинской карты амбулаторного больного” – учетная форма N 025/у-04 (далее – Карта) (утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 22.11.2004 N 255), хранится в регистратуре: в поликлиниках по участкам и в пределах участков по улицам, домам, квартирам; в центральных районных больницах и сельских амбулаториях – по населенным пунктам и алфавиту. Карты граждан, имеющих право на получение набора социальных услуг, маркируются литерой “Л”.

В случае госпитализации больного в стационар, объединенный с поликлиникой, Карта передается в стационар и хранится в медицинской карте стационарного больного. После выписки больного из стационара или его смерти медицинская карта амбулаторного больного с эпикризом лечащего врача стационара возвращается в поликлинику. Медицинские карты умерших изымаются из действующей картотеки и передаются в архив лечебного учреждения, где хранятся 25 лет.

Выдача медицинских карт на руки пациенту возможна только с разрешения главного врача учреждения.

Сроки хранения основной документации определены в приложении к письму Минздрава РФ от 7 декабря 2015 года (см. ссылку ниже). В нем сказано, что они действуют до того времени, пока не будут приняты новые перечни.

Однако в письме указаны не все медицинские формы, поэтому сроки для хранения остальных определяют по другим нормативным актам: рекомендациям, инструкциям, порядкам, положениям, постановлениям и пр. Их номера и даты также есть по ссылке в конце статьи.

Самый короткий срок определен для хранения следующей медицинской документации:

листка ежедневного учета движения пациентов стационара (в т. ч. дневного) и сводной ведомости;
карты вызова и сопроводительного листа скорой помощи;
талонов: амбулаторных и станции скорой помощи.

3 года хранятся корешки больничных и испорченные бланки листков нетрудоспособности, а также:

акт о несчастном случае на производстве;
акт освидетельствования на опьянение и заполненный журнал освидетельствований;
санаторно-курортная карта;
журнал записи вызовов и дневник станции скорой помощи;
журнал и карты учета инфицированных в т. ч. (потенциально) диким полиовирусом.

Положение о выдаче амбулаторных карт

Такое время хранения отведено для некоторых медицинских карт:

диспансерного наблюдения взрослых и детей;
профосмотра несовершеннолетнего;
прерывания беременности;
женской консультации;
беременной и родильницы;
обменной (в роддоме).

В течение 5 лет положено хранить также ряд журналов учета и записей:

приема пациентов, а также беременных, рожениц и родильниц;
отказов в госпитализации;
отделения новорожденных;
амбулаторных и стационарных операций;
медпомощи при домашних родах.

Четверть века — срок хранения важной документации, такой как медкарты и истории:

стационарные;
стоматологические и ортодонтические;
истории родов;
истории развития новорожденного/ребенка.

Федеральный закон от 21.11.2011 N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» термина «медицинская документация» не раскрывает.

Однако, проанализировав ряд нормативно – правовых актов и энциклопедическую литературу, можно сформировать понятие «медицинская документация».

В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в которых регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.

В Медицинской энциклопедии под медицинской документацией подразумевается система документов установленной формы, предназначенных для регистрации данных лечебных, диагностических, профилактических, санитарно-гигиенических и других мероприятий, а также для их обобщения и анализа.

В общем и целом, при отсутствии термина, закрепленного в законодательном порядке, под медицинской документацией следует понимать систему медицинских документов установленной формы, которые ведут работники медицинских организаций, с целью регламентации их действий, связанных с диагностическими, лечебными, профилактическими, санитарно-гигиеническими и другими мероприятиями, а также с целью их обобщения и анализа.

Сколько хранятся мед карты в архиве

В настоящее время единый нормативно – правовой акт, определяющий перечень и виды медицинской документации, не принят.

Проанализировав ряд нормативно – правовых актов, можно выделить следующие виды медицинской документации:

Учетная первичная медицинская документация может классифицироваться в зависимости от вида медицинской организации, в которой она используется:

медицинская документация, используемая в стационарах (медицинская карта стационарного больного, история родов, история развития новорожденного, журнал учета приема больных и отказа в госпитализации и др.);
медицинская документация, используемая в поликлиниках (амбулаториях) (медицинская карта амбулаторного больного, медицинская карта ребенка и др.);
медицинская документация, используемая в учреждениях судебно – медицинской экспертизы (заключение эксперта, акт судебно – медицинского освидетельствования и др.);
медицинская документация, используемая в стоматологических клиниках (медицинская карта стоматологического больного и др.);
медицинская документация, используемая в клиниках, занимающихся услугами с использованием методов вспомогательных репродуктивных технологий (индивидуальная карта донора спермы, индивидуальная карта донора ооцитов, журнал учета искусственных инсеминаций и др.).

К медицинской документации не следует относить учредительные документы медицинской организации (устав, свидетельство о регистрации в качестве юридического лица и т.п.), а также документы, фиксирующие трудовую деятельность медицинской организации (приказы по личному составу, личные дела медицинских работников, трудовые договоры и т.д.).

В настоящее время медицинским организациям в своей работе с медицинской документацией на основании письма Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 30.10.2009 № 14-6/242888 рекомендовано использовать формы учетной первичной медицинской документации, утвержденные Приказом Министерства здравоохранения СССР от 04.10.1980 № 1030. Стоит отметить, что вышеуказанный приказ был отменен еще в 1988 году, а письмо Минздравсоцразвития России является всего лишь рекомендацией. С 9 марта 2015 года начал действовать новый Приказ Минздрава России от 15.12.2014 № 834н «Об утверждении унифицированных форм медицинской документации, используемых в медицинских организациях, оказывающих медицинскую помощь в амбулаторных условиях, и порядков по их заполнению». Данный приказ обновил множество форм медицинской документации (например, форма № 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях»), а также ввел две новые формы документов.

Департамент мониторинга, анализа и стратегического развития здравоохранения в ответ на поступающие обращения из субъектов Российской Федерации по вопросу определения сроков хранения медицинской документации сообщает.

До утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения), образующихся в процессе деятельности медицинских организаций, всем типам медицинских организаций системы здравоохранения, оказывающим медицинскую помощь в амбулаторных и стационарных условиях, следует руководствоваться сроками хранения для наиболее часто используемых видов медицинской документации, согласно приложению.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Директор Департамента

Е.П. Какорина

Приведен перечень основных учетных документов со сроками их хранения в медорганизациях системы здравоохранения. Им следует руководствоваться до утверждения актуального перечня документов (со сроками хранения) всем типам медорганизаций, оказывающим медпомощь в амбулаторных и стационарных условиях. Так, журнал учета приема пациентов и отказов в госпитализации, журнал записи оперативных вмешательств в стационаре должны храниться 5 лет, медкарта стационарного больного, история родов, история развития ребенка — 25 лет, журнал записи вызовов скорой помощи — 3 года и т.д.