ФСС запросила все документы по зарплате

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ФСС запросила все документы по зарплате». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Все организации и ИП, имеющие наемных работников, отчитываются в ФСС. Фонд возмещает работодателю расходы по больничным листам, различные пособия и предоставляет право на применение льгот. Поэтому специалисты ФСС тщательно проверяют и анализируют отчетность. В ходе проверок ФСС может обнаружить расхождения и направить страхователю требование о представлении пояснений. В этой статье рассмотрим типичные запросы Фонда и разберемся, как составить ответ на требование.

Если в ходе камеральной проверки у ФСС возникнут вопросы, вам будет направлено требование о представлении пояснений и (или) подтверждающих документов. Свой запрос Фонд направляет почтой или по телекоммуникационным каналам связи. Ответить на требование можно лично или через представителя, направить ответ можно по почте заказным письмом или передать по телекоммуникационным каналам связи в форме электронных документов. Срок ответа на требование составляет пять дней, истребуемые документы необходимо представить в течение десяти дней со дня получения требования.

Как ответить на требование ФСС: образцы пояснений

Что проверяет ФСС: своевременность уплаты страховых взносов, правильность расходования средств на цели соцстрахования.

Что потребует: расчетные ведомости, копии платежных поручений, заверенные копии документов, подтверждающих обоснованность и правильность расходования страхователем средств (листки нетрудоспособности, справки о заработной плате и т. д.).

Что делать и как объяснить: в течение десяти дней со дня получения требования подготовить заверенные копии документов и представить в ваше отделение Фонда.

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

• расчетно-платежных ведомостей;
• больничных листов;
• договоров гражданско-правового характера;
• документов, необходимых для оформления пособий;
• табелей учета рабочего времени;
• трудовых книжек;
• документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
• и т. п.

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

• учредительные документы;
• приказы об учетной политике;
• лицензии;
• расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
• бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
• регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
• карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
• организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
• банковские и кассовые документы;
• первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
• документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

По окончании выездной проверки или в ее последний день проверяющие составляют Справку о проведенной выездной проверке. Один экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления справки готовится Акт выездной проверки. Он подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта вручается представителю компании под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации).

Если компания не согласна с выводами проверяющих, изложенными в акте, она в течение 15 рабочих дней со дня получения документа может представить письменные возражения. Для обоснования возражений важно приложить заверенные копии документов.

Руководитель фонда, проводящего проверку, должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные возражения по акту, и уже на их основании вынести решение – в течение 15 рабочих дней со дня истечения срока, отведенного на представление письменных возражений.

Какой-то официально утвержденной формы для оформления возражений нет, поэтому они составляются в свободной форме. В документе обязательно надо указать наименование, ИНН, КПП, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. И затем пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС России выносят одно из решений:

• О привлечении к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах.
• Об отказе в привлечении к ответственности.

В решении указываются выявленные нарушения, сумма выявленной недоимки, а также предлагается уплатить штрафы ПФР (штрафы ФСС) и пени по страховым взносам.

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

Обжаловать решение по выездной проверке можно как в вышестоящем отделении фонда, так и в суде. Но в отличие от обжалования решений по налоговым проверкам, где досудебный порядок обжалования является обязательным, подать жалобы на решение фонда одновременно – и в вышестоящее отделение фонда, и в суд. Срок для обжалования – три месяца с момента вынесения решения.

Правоотношения в сфере обязательного социального страхования урегулированы Законом № 255-ФЗ[1]. В частности, условия, размеры и порядок обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячным пособием по уходу за ребенком граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию, определены п. 1 ст. 1 названного закона. Согласно п. 1 ст. 2 Закона № 255-ФЗ такому виду страхования подлежат лица, работающие по трудовым договорам. А страхователями по указанному виду страхования являются лица, производящие выплаты физическим лицам, подлежащим страхованию (пп. 1 п. 1 ст. 2.1 Закона № 255-ФЗ), к которым в полной мере можно причислить и бюджетные учреждения.

По общему правилу выплату страхового обеспечения застрахованным лицам страхователи осуществляют в счет уплаты страховых взносов. То есть сумма страховых взносов, подлежащих перечислению страхователями в ФСС, уменьшается на сумму расходов по выплате страхового обеспечения застрахованным лицам. Если начисленных страхователем страховых взносов недостаточно для выплаты в полном объеме, то страхователь обращается за необходимыми средствами в органы ФСС по месту своей регистрации (п. 1, 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).

После передачи полномочий по администрированию страховых взносов налоговикам за органами ФСС сохранились лишь полномочия по администрированию расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Поэтому учреждения-страхователи, как и прежде, обязаны предъявлять для проверки в территориальные органы ФСС документы, связанные с расходами на выплату различных социальных пособий (п. 6 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Согласно ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ ревизоры фонда вправе:

• проводить проверки (выездные и камеральные) правильности выплаты пособий;

• требовать и получать от страхователей необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;

• запрашивать у страхователей документы по выплате пособий, в том числе при выделении средств на указанные расходы сверх начисленных взносов;

• запрашивать в налоговых органах сведения о взносах, начисленных и уплаченных страхователями;

• контролировать соблюдение законодательства РФ об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством при назначении, исчислении и выплате пособий.

Обмен информацией между ФСС и ФНС, в том числе в части заявленных страхователем доходов, расходов, результатов контрольной работы, осуществляется в соответствии с Порядком взаимодействия отделений ФСС с управлениями ФНС по субъектам РФ, утвержденным ФНС РФ № ММВ-23-1/11@, Правлением ФСС РФ № 02-11-10/06-3098П 22.07.2016. Так, сведения о расходах, которые страхователь указал в расчете по страховым взносам, ФСС получит из налоговой инспекции. Срок для направления данных:

• не позднее пяти дней – со дня получения расчета по страховым взносам в электронной форме;

• не позднее десяти дней – со дня получения расчета на бумажном носителе.

Итак, в рамках проверок ревизоры ФСС вправе истребовать у страхователя необходимые документы и объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок. А страхователи обязаны предъявлять им для проверки документы, связанные с расходами на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам, – больничные листы, свидетельства о рождении детей, заявления на выплату пособий и другие документы (пп. 5 п. 2 ст. 4.1 Закона № 255-ФЗ). Добавим: электронные больничные подаются на проверку в порядке, указанном Письме ФНС России от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@.

Перечень документов, необходимых для выделения (возмещения) денежных средств ФСС, не является исчерпывающим. Вопрос о необходимости предоставления каких-либо иных документов решается отделением ФСС индивидуально в зависимости от конкретных обстоятельств, выявленных в ходе проверки. К примеру, ревизоры фонда при проведении контрольных мероприятий вправе запросить кадровые документы – штатное расписание, табели учета рабочего времени, положение об оплате труда (см. Постановление АС ВСО от 15.08.2019 № Ф02-3040/2019 по делу № А19-22555/2018, Определением ВС РФ от 10.09.2019 № 302-ЭС19-19011 оставлено в силе).

Если в ходе проверки будут выявлены расходы, произведенные страхователем неправомерно, то будет вынесено решение о непринятии названных расходов к зачету.

Напомним: в соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 165-ФЗ[2] страховщик вправе не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование в том случае, если данные расходы произведены страхователем с нарушением законодательства РФ.

Соответствующее решение ФСС обязано направить страхователю в течение трех рабочих дней со дня его вынесения, а копию – в налоговый орган в те же сроки.

В данном случае важно, что обозначенное решение является основанием для взыскания со страхователя недоимки по страховым взносам, образовавшейся в результате осуществления таких расходов. Взыскивать эту недоимку будут уже налоговики по правилам, которые установлены положениями ст. 46, 47, 69 и 70 НК РФ.

О нарушениях в социальных выплатах, выявленных ФСС по результатам проверок

Как правило, такое основание для отказа в возмещении страхователю расходов на выплату социального пособия приводят ревизоры ФСС в ситуациях, когда страхователь принимает на работу беременных женщин незадолго до их ухода в декретный отпуск.

В правоприменительной практике есть довольно много судебных актов, где рассматривались подобные споры. Причем есть решения, которые вынесены как в пользу страхователя, так и в пользу ФСС. Приведем несколько характерных примеров.

Так, в деле № А33-11513/2018, рассмотренном АС ВСО в Постановлении от 03.12.2018 № Ф02-5770/2018, ревизоры фонда, усомнившись в реальности трудовых отношений, отказали страхователю в возмещении расходов на выплату «декретных». По их мнению, ситуация с трудоустройством была искусственно создана (ранее у страхователя не было должности, на которую была принята беременная женщина) для неправомерной выплаты пособия. Но арбитры сочли эти доводы неубедительными, поскольку факт осуществления ею реальной трудовой функции подтвержден показаниями свидетелей. Определением ВС РФ от 01.03.2019 № 302-ЭС19-531 решение кассации оставлено в силе.

В другом споре, рассмотренном в Постановлении АС СКО от 26.04.2019 № Ф08-2280/2019 по делу № А32-20003/2018, страхователю не удалось убедить в реальности трудовых отношений с принятой на работу в порядке перевода из другой организации сотрудницей ни ревизоров ФСС, ни судей.

Как следует из материалов дела, должность, которую была принята сотрудница, была введена страхователем за несколько дней до ее приема на работу.

При этом фактически к выполнению своих обязанностей по трудовому договору данная сотрудница не приступила. Более того, она и не могла приступить, поскольку на момент оформления трудовых отношений со страхователем она уже находилась в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет и получала ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора лет, о чем страхователю на момент оформления трудовых отношений было известно.

В день приема на работу сотруднице был предоставлен отпуск по уходу за ребенком до полутора лет до дня достижения ребенком указанного возраста. В связи с этим ей было выплачено пособие (вся сумма за весь период нахождения в таком отпуске). После окончания отпуска по уходу за ребенком до полутора лет данная сотрудница взяла отпуск по уходу за ребенком до трех лет. По его окончании она уволилась по собственному желанию.

Признавая правомерным отказ ФСС в возмещении расходов на выплату спорного пособия, арбитры привели следующие доводы. Работодатель вправе принять на работу любое лицо и установить ему вознаграждение в любом размере. Вместе с тем решение вопроса о правомерности предъявления к зачету расходов, произведенных в пользу застрахованного лица, не может ставиться в зависимость только от наличия у работодателя полномочий в сфере гражданско-правовых отношений. Поэтому для получения соответствующего возмещения страхователь должен доказать не только факт выплаты заработной платы и отчисления соответствующих взносов, но и подтвердить реальность трудовых отношений.

Однако, как видно из материалов данного дела, какого-либо обоснования необходимости трудоустройства находившегося в отпуске по уходу за ребенком работника иной организации страхователь не представил и не доказал экономическую и кадровую необходимость принятия на работу такого работника.

Определением ВС РФ от 02.09.2019 № 308-ЭС19-13752 данное решение кассации оставлено в силе.

Согласно ст. 11.2 Закона № 255-ФЗ ежемесячное пособие по уходу за ребенком выплачивается в размере 40 % среднего заработка застрахованного лица (но не менее минимального размера этого пособия, установленного ст. 15 Федерального закона от 19.05.1995 № 81-ФЗ). Данное пособие выплачивается лицу, осуществляющему непосредственный уход за ребенком и находящемуся в декретном отпуске.

При этом п. 2 названной статьи предусмотрена возможность сохранения права застрахованного лица на указанное пособие при условии осуществления им трудовой деятельности на условиях неполного рабочего времени или на дому и продолжении осуществления ухода за ребенком.

Между тем вопрос о том, на сколько именно часов (минут) должен быть сокращен рабочий день сотрудника для правомерного возмещения страхователем расходов на выплату ему пособия по уходу за ребенком до полутора лет, законодательно не урегулирован. И это обстоятельство, разумеется, стало причиной для многочисленных судебных споров.

Ключевая позиция по данному вопросу была высказана Судебной коллегией по экономическим спорам ВС РФ в Определении от 18.07.2017 № 307-КГ17-1728 по делу № А13-2070/2016. Она состоит из следующих тезисов.

1. Предусмотренное ст. 11 Закона № 255-ФЗ право лиц на получение пособия по уходу за ребенком компенсирует заработок, утраченный из-за неполного рабочего времени, сокращение которого вызвано необходимостью в оставшееся рабочее время продолжать осуществлять уход за ребенком.

2. Сокращение рабочего времени менее чем на пять минут в день не может расцениваться как мера, необходимая для продолжения осуществления ухода за ребенком, повлекшая утрату заработка.

3. При подобном сокращении рабочего времени пособие по уходу за ребенком уже не является компенсацией утраченного заработка, а приобретает характер дополнительного материального стимулирования работника.

4. Такое сокращение свидетельствуют о злоупотреблении страхователем правом в целях предоставления своему сотруднику дополнительного материального обеспечения, возмещаемого за счет средств фонда.

Руководствуясь данными тезисами, арбитры, как правило, принимают решения в пользу ФСС в следующих случаях (см. таблицу).

Реквизиты судебного акта	Причина отказа в возмещении расходов на пособие на ребенка в возрасте до полутора лет
Постановление АС ЦО от 06.06.2019 № Ф10-2054/2019 по делу № А68-8913/2018	Рабочее время сотрудника было сокращено на 30 минут
Постановления АС ВВО от 29.03.2019 № Ф01-1042/2019 по делу № А82-17327/2018, АС ДВО от 06.02.2019 № Ф03-6302/2018 по делу № А04-5262/2018	Рабочее время сотрудников было сокращено менее чем на час (фактически на 48 минут)
Постановление АС УО от 15.02.2019 № Ф09-291/19 по делу № А76-23195/2018	Рабочее время некоторых сотрудников было сокращено от 15 минут до часа в день
Постановление АС ВВО от 29.01.2019 № Ф01-6240/2018 по делу № А82-5602/2018	Рабочее время сотрудника было сокращено на 6 минут в смену
Постановление АС ЦО от 22.03.2019 № Ф10-468/2019 по делу № А48-5927/2018	Рабочее время сотрудника было сокращено на час
Постановление АС СКО от 25.04.2019 № Ф08-2571/2019 по делу № А53-25352/2018	Сотрудники работали в режиме неполного рабочего дня на 0,9 ставки (7,2 часа в день)

Во всех вышеперечисленных постановлениях суды подчеркнули: при таком сокращении рабочего времени работники не могли и фактически не осуществляли уход за своими детьми. Поэтому выплаченное им пособие не является компенсацией и свидетельствует о несоблюдении страхователями условий, установленных п. 2 ст. 11.1 Закона № 255-ФЗ.

Из сказанного следует, что незначительное сокращение работнику рабочего времени не будет расцениваться как мера, необходимая для осуществления им ухода за ребенком, повлекшая за собой утрату заработка. В такой ситуации действия страхователя с большой долей вероятности будут признаны злоупотреблением правом в целях предоставления работнику дополнительного материального обеспечения, возмещаемого за счет средств ФСС.

\n\n

С начала 2021 года все без исключения субъекты РФ перешли на систему прямых выплат. Работодатели по-прежнему платят взносы «на больничные» и «на травматизм». Но большинство пособий, в том числе больничные (кроме оплаты первых трех дней болезни), фонд теперь перечисляет сам. Деньги поступают напрямую от ФСС к застрахованному лицу. Что касается страхователя, то он передает в фонд сведения, необходимые для начисления и выплаты пособий.

\n\n

Данные новшества отразятся на проверках. Согласно комментируемым поправкам, с января 2022 года инспекторы ФСС будут, в числе прочего, анализировать сведения, полученные от работодателей. Если окажется, что сведения недостоверны, и это повлекло переплату пособия, компанию или ИП обяжут возместить фонду излишне перечисленную сумму. В случае, когда переплата произошла по вине самого застрахованного лица, представившего неверные сведения, то именно он должен будет возместить излишние расходы фонда (новый подп. 12 ч. 1 ст. 4.2 Закона № 255-ФЗ, новый подп. 9.1 п. 1 ст. 18 Закона № 125-ФЗ).

\n\n\n\n

Сейчас по результатам камеральной или выездной проверки инспекторы вправе принять решение о привлечении страхователя к ответственности, либо об отказе в привлечении.

\n\n

С января 2022 года по итогам «камералки» ФСС сможет также выносить решения (новый п. 5.1 ст. 26.15 Закона № 125-ФЗ):

\n\n

\n\t
• об отказе в назначении и выплате обеспечения по страхованию;

\n\t

• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;

\n\t

• о возмещении излишне понесенных расходов.

\n

\n\n

А по итогам выездной проверки также решения (новые подп. 3 и подп. 4 п. 8 ст. 26.20 Закона № 125-ФЗ):

\n\n

\n\t
• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;

\n\t

• о возмещении излишне понесенных расходов.

\n

\n\n

Прямые выплаты пособий из ФСС: ответы на часто задаваемые вопросы

Правила, по которым работодатели и застрахованные лица станут возмещать расходы, излишне понесенные фондом, приведены в новых редакциях статьи 26.20 Закона № 125-ФЗ и статьи 4.7 Закона № 255-ФЗ.

Предусмотрен следующий алгоритм:

1. По результатам выездной или камеральной проверки инспекторы принимают решение о возмещении излишне понесенных расходов.
2. В течение 5-ти рабочих дней с момента вынесения решения вручают его тому лицу, в отношении кого оно принято — страхователю или застрахованному работнику. Решение вступает в силу по истечении 10-ти рабочих дней после его вручения.
3. В течение 10-ти рабочих дней с момента, когда решение вступило в силу, ФСС направляет работодателю или застрахованному лицу требование о возмещении.
4. На исполнение требования отводится 10 календарных дней с даты его получения (если не указан более длительный период).
5. Если требование не будет исполнено, ФСС вправе подать в суд заявление о взыскании. Но есть условие: в общем случае суммарная величина расходов, излишне понесенных фондом, должна превышать 3 000 руб. В такой ситуации заявление подается в суд течение 6-ти месяцев после окончания срока, отведенного на добровольное исполнение требования о возмещении.
6. Не исключено, что одному и тому же лицу ФСС выставит несколько требований. Тогда срок обращения в суд будет зависеть от общей суммы излишне понесенных расходов, которая образовалась в течение 3-х лет со дня окончания срока исполнения самого раннего требования. Если такая сумма превысила 3 000 руб., заявление можно подать в суд в течение 6-ти месяцев с момента превышения. Если такая сумма не превысила 3 000 руб., заявление допустимо подать в течение 6-ти месяцев со дня окончания указанного трехлетнего срока.

Сейчас по результатам камеральной или выездной проверки инспекторы вправе принять решение о привлечении страхователя к ответственности, либо об отказе в привлечении.

С января 2022 года по итогам «камералки» ФСС сможет также выносить решения (новый п. 5.1 ст. 26.15 Закона № 125-ФЗ):

• об отказе в назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• о возмещении излишне понесенных расходов.

А по итогам выездной проверки также решения (новые подп. 3 и подп. 4 п. 8 ст. 26.20 Закона № 125-ФЗ):

• об отмене решения о назначении и выплате обеспечения по страхованию;
• о возмещении излишне понесенных расходов.

Сейчас по итогам проверок (камеральных и выездных) ФСС может принять решение о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения. С января 2022 года инспекторы смогут также выносить следующие виды решений (новая редакция ч. 4 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ):

• об отказе в назначении и выплате страхового обеспечения (возмещении расходов страхователя);
• об отмене решения о назначении и выплате страхового обеспечения (возмещении расходов страхователя);
• о возмещении излишне понесенных расходов.

Это схема выплат, при которой застрахованные лица (работники) получают почти все пособия напрямую из ФСС. Работодатели выступают в роли посредников — передают в соцстрах документы для назначения и расчёта пособий.

ФСС выплачивает напрямую работникам:

• больничный при заболевании или травме, начиная с 4-го дня нетрудоспособности;
• больничный в связи с несчастным случаем на производстве и (или) профзаболеванием;
• пособие по беременности и родам;
• единовременное пособие женщинам при постановке на учёт в ранние сроки беременности;
• единовременное пособие при рождении ребёнка;
• ежемесячное пособие по уходу за ребёнком;
• отпуск работнику, пострадавшему на производстве (сверх ежегодного оплачиваемого).

С 2021 года прямые выплаты действуют по всей России, зачётную систему отменили для всех. Если вы, например, полностью оплатите работнику больничный лист, то не сможете возместить такие расходы в соцстрахе. Нельзя будет и уменьшить на них начисленные страховые взносы.

ФСС требует копию «трудовой» бывшего работника. Что делать?

Работник передаёт листок нетрудоспособности своему работодателю. Если оформлен электронный больничный — сообщает его номер. В зависимости от ситуации, от работника потребуются справки с других мест работы, реквизиты для перечисления денег и т. д.

Передать листок нетрудоспособности нужно не позднее шести месяцев с даты его закрытия. Если пропустить сроки, уже не получится отправить больничный в ФСС через работодателя. Работнику придётся самостоятельно обратиться в соцстрах с заявлением. Пособие выплатят, если сроки упущены по уважительным причинам.

За первые три дня болезни пособие должен рассчитать работодатель. На это есть 10 календарных дней. Срок оплаты этой части больничного — ближайший после расчёта пособия день, установленный для выплаты зарплаты (в том числе аванса).

За остальные дни больничного деньги поступят из соцстраха после того, как:

• работодатель отправит в ФСС документы для расчёта пособия — не позднее 5 календарных дней с даты их получения от работника;
• соцстрах в течение 10 дней проверит документы и примет решение о назначении пособия.

Деньги перечислят работнику на реквизиты, которые он передал работодателю. Это может быть счёт в банке (не обязательно зарплатный), карта «Мир» или адрес для почтового перевода.

С 1 июля 2021 г. пособия, связанные с материнством, можно получать только на карты платёжной системы «Мир».

Порядок расчёта больничных из-за перехода на прямые выплаты не изменился.

Но с 01.01.2021 действует новый МРОТ — 12 792 руб., то есть увеличились минимальные размеры пособий.

Как и в 2020 году, больничный за полный месяц нетрудоспособности не должен быть ниже федерального МРОТ, независимо от страхового стажа и фактического заработка работника.

При расчёте пособия за первые 3 дня болезни:

• рассчитайте пособие с учётом страхового стажа работника в обычном порядке;
• рассчитайте пособие исходя из нового МРОТ с учётом районного коэффициента;
• сравните результаты вычислений, выберите наибольшее значение и умножьте на 3 дня нетрудоспособности.

Размер МРОТ берут на дату открытия листка нетрудоспособности.

Порядок действий для выплаты пособия из ФСС с 1 января 2021 г.

1. Работодатель получает от работника документы для назначения и расчёта пособия: листок нетрудоспособности — бумажный бланк или номер электронного больничного, справку о рождении ребёнка, справки с других мест работы и др.
2. Не позднее пятого календарного дня передаёт в ФСС пакет документов с описью или отправляет сведения электронным реестром.
3. ФСС проверяет, нет ли ошибок. Если что-то не так с документами, в течение пяти рабочих дней направляет работодателю извещение — почтой или по электронным каналам связи. Внести исправления нужно тоже в пятидневный срок.
4. Когда ФСС получит всю нужную информацию, в течение 10 календарных дней примет решение о назначении и выплате пособия.
5. При положительном решении деньги перечислят на счёт работника в течение 10 календарных дней с момента получения соцстрахом всех документов.
6. При отказе в выплате работнику в течение двух рабочих дней придёт решение ФСС.

С 01.01.2021 работник предоставляет сведения для расчёта пособий при приёме на работу. При наступлении страхового случая ему нужно только принести недостающие документы (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).

После решения ФСС о назначении и выплате пособия или об отказе все документы возвращаются работодателю.

Оригиналы листов нетрудоспособности нужно хранить вместе с расчётами пособий минимум 5 лет (ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива № 236 от 20.12.2019).

Как получать выплаты по уходу за ребёнком с 01.01.2021

Чтобы работники продолжили получать пособие, нужно направить в ФСС:

• пакет документов для начисления и выплаты (или электронный реестр);
• сведения о расчёте пособия на момент наступления отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет.

Ежемесячно отправлять эти сведения не нужно. Сумма пособия, назначенного до 01.01.2021 не меняется. ФСС перечисляет деньги с 1-го по 15-е число месяца, следующего за месяцем, за который начислено пособие по уходу за ребёнком.

По больничным, открытым и не оплаченным до 01.01.2021, назначать и выплачивать пособие будет соцстрах (п. 18 Положения, утв. постановлением Правительства № 2375 от 30.12.2020).

Кто удерживает и перечисляет НДФЛ с больничного

Работодатель как налоговый агент удерживает и перечисляет в бюджет НДФЛ только с той суммы, которую он обязан выплатить работнику, то есть за первые три дня больничного. ФСС — с остальной части пособия, причём он не учитывает стандартные налоговые вычеты.

НДФЛ удерживают не со всех выплат. Например, не облагаются налогом пособия по беременности и родам (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Как проходят выездные и камеральные проверки ФСС и ПФР

Итак, право чиновников требовать копии трудовых книжек уволившихся сотрудников напрямую нигде не предусмотрено. В то же время «страховые» ревизоры считают, что отсутствие четкого перечня необходимых при проверке документов дает им право проявить инициативу и удостоверяться, что пособие рассчитано в строгом соответствии со стажем работника.

«Начинать спорить с чиновниками и доказывать их неправоту в ситуации, когда нормы закона можно трактовать по-разному, а судебная практика пока не сложилась, по меньшей мере неразумно, – предупреждает московский адвокат Сергей Воронин. – Поэтому я бы посоветовал сначала подготовить объяснительное письмо. В нем нужно указать, что предоставить копию книжки интересующего ФСС сотрудника в настоящее время нет никакой возможности (на звонки и электронные письма не отвечает, можно направить запрос заказным письмом, но на это уйдет время и т. п.). А далее можно предложить чиновникам проверить стаж работника с помощью других документов. Например, время работы могут подтвердить трудовые договоры или личная карточка сотрудника по форме Т-2, в которой указывается стаж работы при его поступлении, а также справки и выписки из приказов (п. 8 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития РФ от 6 февраля 2007 г. № 91, далее – Приказ № 91), лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Что касается подсчета стажа по последнему месту работы, то его также можно учесть на основании данных из Книги учета движения трудовых книжек. Сделанные в ней записи могут подтвердить даты начала и окончания трудовых отношений между компанией и бывшим работником. Кстати, именно трудовые контракты смогут подтвердить страж совместителей (поскольку в трудовой книжке соответствующие записи могут быть не у всех)».

Ну, а если сотрудники Соцстраха все-таки не захотят принять никаких других доказательств стажа, кроме копий трудовых книжек, то, наверное, ничто другое, кроме обращения в арбитраж, фирме не поможет. В этой ситуации хочу посоветовать открыто предупредить специалистов ФСС о своих намерениях и предложить им ознакомиться с результатом рассмотрения хотя бы нескольких аналогичных споров. Судьи уже не единожды признавали, что законодательством о труде и обязательном страховании не установлена обязанность работодателя изготавливать и сохранять копии трудовых книжек уволенных работников. А сотрудникам ФСС, участвующим в разбирательстве, в свою очередь, не удавалось продемонстрировать суду ссылки на какие-либо нормативные акты, четко устанавливающие для работодателя такую обязанность (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 ноября 2011 г. по делу № А05-2144/2011).

Приведем один из таких споров, разрешенный питерскими арбитрами буквально пару месяцев назад.

Специалисты ФСС проверяли законность выплат страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Для этого чиновники попросили коммерсантов предоставить им больничные листы, документы о расходах на выплату пособий и трудовые книжки работников. Но оказалось, что последний запрос фирма выполнить не может, поскольку на момент проведения проверки сотрудницы, которым начислялись пособия, уже уволились и трудовые книжки забрали. Копий в компании не было.

На этом основании представители Соцстраха заявили, что суммы пособий не подтверждены документально, и возмещать расходы на выплаты отказались. Такое решение ревизоров послужило причиной для обращения фирмы в арбитраж. Ознакомившись с материалами дела, судьи тут же указали, что действия сотрудников Соцстраха были незаконными. Арбитры подчеркнули, что листки нетрудоспособности и документы о расходах на выплату пособий являются достаточным подтверждением для возмещения расходов.

Обратите внимание

Арбитры практически повсеместно признают, что законодательством о труде и обязательном страховании не установлена обязанность коммерсантов делать и хранить копии трудовых книжек уволенных работников. А сотрудникам ФСС, в свою очередь, не удается продемонстрировать суду ссылки на какие-либо нормативные акты, четко устанавливающие для работодателя такую обязанность.

Обжалуя решение в кассации, представители ФСС апеллировали к Правилам подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденные Приказом № 91. В них указано, что основным документом, подтверждающим периоды работы, является трудовая книжка. Далее, пунктом 20 вышеуказанных Правил определено, что документы, подтверждающие периоды работы, включаемые в страховой стаж, обязательно должны представляться по месту выплаты пособия. Поэтому их требования о копии трудовой книжки являются вполне законными.

Но кассационные арбитры пояснили, что обязанности сохранять копии трудовых книжек после увольнения работников у компаний-работодателей вес-таки нет. Соответственно, требование Фонда представить их является неправомерным. А поскольку ФСС не заявил об иных причинах, которые не позволили ему принять расходы, арбитры признали отказ возместить затраты на выплату пособий незаконным (постановление АС Северо-Западного округа от 21 апреля 2016 г. по делу № А66-3360/2015).

Фонд Соцстрахования проверяет, как вы начисляете и уплачиваете взносы по видам страхования, выплачиваете компенсации родителям детей-инвалидов, больничные пособия и т п. Также анализируются ваши цели использования средств на выплату пособий.

Сотрудники ФСС уделяют особое внимание проверке отчета 4-ФСС.

После того, как данные были проанализированы, ответственные сотрудники Фонда составляют акт.

Проводить проверку подразделение Фонда может не позднее трех месяцев с момента сдачи отчетности. Никакого особого распоряжения руководства для этого не нужно. Алгоритм такой:

1. В документах страхователя проверяющие ищут несоответствие между сведениями, представиленными им в Фонд, и теми, которыми располагают в самом ФСС. А также ошибки в расчетах взносов.
2. Если такие нарушения будут найдены, проверяющие сообщают об этом компании или предпринимателю.
3. Страхователь должен представить пояснения в течение 5 дней, а при необходимости — исправить ошибки. Если страхователь считает, что на его стороне ошибок нет, он может представить бухгалтерские документы, которые это подтвердят.
4. Далее пояснения рассматриваются проверяющими. В итоге должен быть сделан вывод о том, имеет ли место нарушение страхователем правил расчета и уплаты взносов.
5. Если будет признано, что нарушение есть, либо если страхователь не представит пояснения, проверяющий составляет акт проверки.
6. Если у ФСС нет претензий, то компания или ИП не ставится в известность о проведенном контрольном мероприятии. Акт проверки в таком случае не составляется.

Получить справку о выплаченных пособиях

По итогам камеральной проверки сотрудники ФСС пришли к выводу, что организация не нарушала законодательство о страховых взносах. Никаких документов ревизоры составлять не будут. Законодательство этого не требует.

Уведомлять организацию о завершении камеральной проверки, если нарушений нет, проверяющие тоже не обязаны – в законодательстве нет такого требования.

Это следует из части 1 статьи 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункта 6 статьи 26.15 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

По итогам камеральной проверки проверяющие пришли к выводу, что организация нарушала законодательство о страховых взносах. Результаты мероприятия они зафиксируют в акте (ч. 1 ст. 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, п. 1 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Составить акт камеральной проверки сотрудники ФСС должны не позднее 10 рабочих дней после ее окончания (п. 1 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Законодательство о страховых взносах устанавливает четкие требования к оформлению актов камеральной проверки (п. 1 ст. 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Акт составят по форме и по правилам, утвержденным приказом ФСС от 25.01.2017 № 9.

• лично законному или уполномоченному представителю организации под расписку;
• в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
• по почте заказным письмом;
• иным способом, свидетельствующим о дате получения акта организацией (например, через курьерскую службу).

Это предусмотрено пунктом 4 статьи 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Камеральная проверка Фонда социального страхования

Если не согласны с выводами проверяющих из ФСС в акте, то можете представить письменные возражения. Срок на подготовку возражений – 15 рабочих дней с даты, когда получили акт. К возражениям можно приложить подтверждающие документы либо их заверенные копии.

Например, копии платежных поручений. Это следует из положений пункта 5 статьи 26.19 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Организация каждый квартал подает в ФСС заявление и пакет документов для возмещения расходов по социальному страхованию. Существует ли в законодательстве запрет на требование повторно предоставить документы для проверки, если ФСС уже располагает этими документами? Зачастую в течение года приходится предоставлять документы одних и тех же сотрудников, например, тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком.

Переход на прямые выплаты пособий произошел в начале года, а документы утверждены в мае.

Напоминаем Проект Прямые выплаты ранее действовал в качестве эксперимента в 77 регионах с 2011 года. С 1.01.2021 произошел переход всех субъектов РФ на новый механизм выплат страхового обеспечения.

Часть из принятых форм уже применялась раньше на основании приказа ФСС от 24.11.2017 № 578 в пилотных регионах. С переходом на прямые выплаты в 2021 всех регионов, новые бланки для ФСС утвердили для применения на всей территории РФ. В приказе утверждаются 11 форм, ранее применявшихся в пилоте, и 3 новых:

• сведения о застрахованном лице;
• о перерасчете ранее назначенного пособия;
• о возмещении расходов на меры по сокращению травм на производстве.

Утверждены новые реестры для выплаты пособий:

• по временной нетрудоспособности, по БиР, беременным сотрудницам при ранней постановке на учет в консультацию;
• разового пособия при рождении ребенка;
• ежемесячного по уходу за ребенком до полутора лет.

Обратите внимание! Реестры заполняются при передаче сведений для определенного вида выплат по электронным каналам.

Эти документы должен заполнить работодатель для выплаты пособий сотрудникам.

Новые формы бланков ФСС можно скачать в конце статьи.

Не все пособия по новым правилам выплачиваются напрямую из ФСС, некоторые из них рассчитывает и оплачивает работодатель.

Работодатель обязан переслать в Фонд подтверждающие документы не позже 5 дней после получения их от работника. Перечень пособий, которые оплачивает ФСС:

• по больничному листу ( с 4-го дня);
• по БиР;
• разовая выплата женщинам, вставшим на учет в медучреждениях в ранние сроки;
• единоразовая выплата при рождении ребенка;
• ежемесячное по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• по по больничному листу (несчастный случай на производстве или профзаболевание) начиная с 1-го дня.

Эти пособия выплачивает работодатель:

• первые три дня больничного;
• допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом;
• на погребение члену семьи умершего работника.

Сюда же можно отнести и расходы по предупреждению травм на производстве.

Фонд соцстраха может возместить эти расходы на основании заявления работодателя.

Прямые выплаты ФСС — начали действовать новые правила назначения льгот и пособий

Приказом № 26 утверждены формы документов по новым правилам выплаты пособия, которые ФСС направит работодателю в случае некоррекного заполнения форм:

• извещения о представлении недостающих документов направляется — если не все документы будут предоставлены для расчета и выплаты;
• о внесении исправлений в листок нетрудоспособности — если будут выявлены нарушения порядка выдачи;
• решения об отказе в назначении и выплате пособия по временной нетрудоспособности — если в назначении пособия отказано;
• решения об отказе в рассмотрении документов (сведений) — при просрочке отправки документов в ФСС и отсутствии подтверждения уважительной причины опоздания.

ФСС указал самые частые ошибки в отправляемых документах — скачать чек-лист ошибок работодателей.

В 2022 году у фонда появится право проводить внеплановую выездную проверку страхователя:

1. Если поступит жалоба на то, что работодатель не предоставил необходимые сведения и документы для назначения пособия.

2. Госорганы местные органы власти, а также внебюджетные фонде не подтвердят информацию, которую представил работодатель. Основание для этого — п. «в» п.10 ст.1, п.8 ст. 3 № 126-ФЗ, который вступает в силу 1.01.2022 года.

Федеральный закон «Об обязательном соцстраховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» по проекту Минтруда будет дополнен статьей 15.2, которая введёт новые меры ответственности для страхователей.

Так, отказ представить документы или пропуск сроков представления, повлечёт штраф в 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Если Фонд выявит недостоверность или неполноту сведений в документах, по которым рассчитывается и назначается пособие, штраф для работодателя составит от одной до пяти тыс. руб.

1. Объясните сотрудникам новый порядок и сроки зачисления пособий. Когда пособия выплачивает работодатель, деньги обычно поступают с очередной зарплатой. Когда пособия выплачивает Фонд, деньги поступают в течение десяти дней после отправки всех документов. Последующие выплаты (если говорить о ежемесячном пособии по уходу за ребёнком) поступают на счёт с первого по 15 число следующего месяца.

2. Напомните сотрудникам, чтобы внимательно заполняли заявление на выплату пособия, особенно реквизиты банковского счёта или карты «Мир», либо данные для почтового перевода. Территориальные органы Фонда зачисляют деньги по этим реквизитам. Если ошибиться — деньги не придут.

3. Потренируйтесь составлять и отправлять в Фонд соцстрахования электронные реестры сведений о застрахованных лицах. Возможно, понадобится установить новую версию бухгалтерского программного обеспечения. Или вам будет удобнее использовать бесплатную программу ФСС.

4. Не забывайте рассчитывать и выплачивать пособие за первые три дня нетрудоспособности работника.

5. Если ваш регион подключится к прямым выплатам с 1 января 2021 года, заранее подготовьте список сотрудников, которые получают и продолжат получать ежемесячное пособие по уходу за ребёнком. Отправьте этот список в ФСС до конца декабря 2020 года. Лучше раньше, т. к. у ФСС в этот период резко возрастёт нагрузка.

Способ передачи данных в ФСС зависит от среднесписочной численности сотрудников работодателя:

• 25 человек и более — документы, включая реестр сведений, направляются в ФСС в электронной форме;
• 24 человека и менее — документы, включая опись, можно направить в ФСС как в электронном виде, так и на бумаге.

Рассмотрим каждый из способов.

• В регионах, присоединившихся к проекту «Прямые выплаты», пособия перечисляются работнику напрямую из ФСС.
• Перечень документов, подаваемых работодателем-участником пилотного проекта в ФСС, зависит от страхового случая.
• Если численность сотрудников 25 человек и более, документы и реестр передаются в ФСС только в электронной форме.
• Если среднесписочная численность сотрудников 24 человека и меньше, документы и опись можно передать в ФСС как на бумаге, так и в электронном виде.

Актуально на 13 августа 2021

После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.

Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом — посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.

В строке «место работы — наименование организации» необходимо указывать наименование работодателя застрахованного лица, зарегистрированного в качестве страхователя в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации.

Внесение в строку листка нетрудоспособности «место работы — наименование организации» подразделения организации, не являющегося работодателем конкретного застрахованного лица, не предусмотрено. В листках нетрудоспособности, в случаях если трудовой договор у работника организации заключен с его подразделением, следует указывать наименование соответствующего подразделения.

Похожие записи:

• Превышение скорости до 50 км штраф
• Юридическая помощь при ДТП ставрополь
• Применение иностранного права при наследование