Как провести возврат командировочных с 302. 11
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как провести возврат командировочных с 302. 11». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Дата публикации 08.09.2020
Вопрос аудитору
С лицевого счета бюджетного учреждения перечислены отпускные. В бухгалтерском учете сделана запись по дебету счета 4 302 11 837 и кредиту счета 4 201 11 610, одновременно увеличилась сумма на забалансовом счете 4.18.01.211. Из-за ошибки в платежном поручении деньги вернулись на лицевой счет учреждения. Какой проводкой отразить возврат?
Операции в учете бюджетного учреждения отражаются в соответствии с положениями следующих нормативных актов:
- инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н);
- инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н).
Согласно пп. 73, 129 Инструкции № 174н, п. 367 Инструкции № 157н перечисление работнику учреждения отпускных отражается бухгалтерской записью, указанной в вопросе. Возврат денежных средств на лицевой счет в связи с ошибкой в платежном поручении можно отразить обратной записью:
Дебет КИФ 4 201 11 510, уменьшение счета 18 (код 211 КОСГУ) Кредит КРБ 4 302 11 737 – поступили денежные средства на лицевой счет (п. 367 Инструкции № 157н).
Поскольку такая корреспонденция счетов отсутствует в Инструкции № 174н, ее следует согласовать с учредителем (п. 4 Инструкции № 174н).
Затем оформляется корреспонденция счетов при перечислении денежных средств по правильным реквизитам получателя.
Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд
Допустим, сотрудник обратился в кассу учреждения для получения денежных средств на командировку. На руках у сотрудника записка-расчет, одобренная руководителем.
Действия кассира:
- Проверяем распорядительный документ. Напомним, что таким документом может быть приказ руководства, заявление работника либо отдельная записка-расчет. Все документы должны быть завизированы директором.
- Выписываем расходный кассовый ордер, если подчиненный желает получить аванс на командировку наличными деньгами. Либо составляем платежное поручение на перечисление средств на банковскую карту работника.
- Передаем наличность работнику под подпись. Одновременно осуществляем бухгалтерскую запись: Дебет 71 Кредит 50 «выдано из кассы на командировочные расходы» — проводка.
Для бюджетников при выдаче из кассы аванса на командировку проводка будет другой: Дебет 0 208 12 560 Кредит 0 201 34 610.
При перечислении денег на расчетные счета используйте аналогичные проводки:
- для НКО — выдан аванс на командировочные расходы, проводка: Дт 70 Кт 51;
- для бюджетников — Дт 0 208 12 560 Кт 0 201 11 610.
Сотрудник, вернувшись из командировки, обязан отчитаться в течение трех рабочих дней. Он должен предоставить в бухгалтерию следующие документы:
- авансовый отчет, в котором необходимо отразить все произведенные расходы и полученные средства в виде аванса;
- командировочное удостоверение, если организация решила использовать данный бланк. Напомним, что применять данное удостоверение не обязательно;
- служебное задание с отметкой о его выполнении либо служебную записку с пояснениями обстоятельств и причин неисполнения служебного задания;
- документы, которые подтверждают произведенные затраты. Например, билеты подтверждают затраты на проезд, гостиничная квитанция — траты на проживание, чеки и акты подтверждают прочие траты, одобренные руководством компании.
Бухгалтер проверяет весь пакет документов, сверяет данные авансового отчета и подтверждающей документации, подбивает итоги. Напомним, что суточные в командировке обязательному подтверждению не подлежат. Рассчитать количество дней пребывания в поездке можно по датам из билетов либо из командировочного удостоверения.
Списаны командировочные расходы, проводка зависит от цели служебной поездки. Так, например:
- для выполнения заданий по основному производству бухгалтер сделает запись: Дт 20 КТ 71;
- для продвижения товаров и произведенной продукции — Дт 41 Кт71;
- для приобретения имущества и активов в пользование НО — Дт 08 Кт 71.
Проводки по командировочным расходам в бюджете:
- для затрат, связанных с основной деятельностью, — Дт 0 109 ХХ 212 Кт 0 208 12 000;
- для затрат, не связанных с основной деятельностью, — Дт 0 401 20 212 Кт 0 208 12 000.
Возможность списать в расходы стоимость неиспользованных билетов или броней зависит от причины отмены командировки. Если причиной стали непреодолимые обстоятельства, например стихийные бедствия, эпидемия, закрытие транспортного сообщения, — расходы учесть можно. При отмене по вине сотрудника расходы принять нельзя.
Для отмены командировки нужно издать приказ руководителя, отменить брони и сдать билеты, утвердить авансовый отчёт со всеми документами, подтверждающими расходы.
Командирование работников осуществляется согласно положениям ТК РФ и другими законодательными нормами. В те дни, когда сотрудник находится в отъезде, за ним сохраняется рабочее место и выплачивается средний заработок.
Оформляется поездка Приказом – в 1С: Бухгалтерия 8.3 такая форма не предусмотрена. Поэтому оформлять Приказ необходимо при помощи утвержденных в компании форм.
Чаще всего для поездки командировочных используется наземный или воздушный транспорт. На многих предприятиях покупкой билетов занимается секретарь или офис-менеджер. Организация приобретает билеты заранее, соответственно, в бухгалтерском учете должно быть отражено поступление денежных документов. То, что не все предприятия это делают, проблема этих фирм.
В рассматриваемой программе применяются виды денежных документов, представленные на рисунке.
По аналогии с вышеописанным способом выбирается в меню «Банк и касса» раздел «Выдача денежных документов», где кнопка «Создать» открывает окно выдачи конкретных документов определенному сотруднику.
Среди представленных в программе видов операций выбирается «Выдача подотчетному лицу». Затем, на вкладке «Кому» осуществляется выбор лица, которому выдаются проездные талоны под отчет. После заполнения необходимых полей осуществляется переход во вкладку «Денежные документы», где по кнопке «Добавить» в Номенклатуре выбираются нужные билеты.
Все чаще на предприятиях для командировки применяются автомобили, как принадлежащие организации, так и арендуемые у самих работников. В целях упрощения взаимодействия с поставщиками ГСМ предприятия заключают договоры на поставку топлива. И получают в качестве формы оплаты ГСМ талоны.
Для того, чтобы талоны ГСМ были учтены в качестве денежных документов, необходимо соблюдение двух условий:
- наличие действующего договора на поставку нефтепродуктов;
- переход права собственности на ГСМ от поставщика к предприятию должен происходить в момент заправки.
В 1С: Бухгалтерия 8.3 учет талонов осуществляется по аналогии с учетом билетов на проезд.
При поступлении талонов происходит отражение операции в форме «Поступление денежных документов». Поля формы заполняются по тому же принципу, что и учет билетов.
Отличие состоит в том, что из справочника по кнопке «Добавить» выбирается вид документа «Талоны на ГСМ», далее также указывается сумма и количество талонов, приобретенных предприятием.
Командированному работнику обязаны выдать аванс на оплату проживания и иные расходы. Бухгалтер определяет необходимую сумму аванса, опираясь на стоимость гостиничных номеров в городе, куда направляется сотрудник. Также учитывается размер суточных и суммы других предполагаемых трат. Рассчитанную сумму бухгалтер может выдать наличными из кассы или перевести на банковскую карту. Рассмотрим первый вариант.
Выдача аванса в 1С: Бухгалтерия 8.3 отражается расходным кассовым ордером.
Как и при отражении других операций, связанных с деньгами, работа будет происходить через меню «Банк и касса», где выбирается раздел «Кассовые документы». В появившемся окне будут отражены все документы: и приходные, и расходные. По кнопке «Выдача» открывается форма непосредственно РКО.
Тут указывается кто является получателем – это физическое лицо, сотрудник предприятия, который направляется в деловую поездку. Также осуществляется выбор счета учета и вид операции: «Выдача подотчетному лицу».
Как вести учет командировочных расходов в бюджетной организации
В течение трех дней или иного срока, установленного актами организации, после возвращения сотрудника из деловой поездки формируется Авансовый отчет по командировке на основании представленных им документов:
- Билеты (маршрут-квитанция электронного авиабилета и посадочный талон или купон электронного железнодорожного билета) или путевые листы (иные отчеты о расходе топлива) при передвижении на автомобиле.
- Квитанции, счета-фактуры, иные документы об оплате жилья.
- Акты о других расходах, предусмотренных целью командировки.
Для оформления данной операции в меню «Банк и касса» выбирается раздел «Касса» и в нем «Авансовый отчет». Через кнопку «Создать» выбирается «Авансовый отчет по командировке».
В форме заполняется шапка:
- номер и дата;
- организация;
- сотрудник;
- период командировки.
В строке Аванс при клике на сумму выбирается документ о выдаче аванса командированному сотруднику, например, расходный кассовый ордер.
Суточные рассчитываются автоматически. Изменение размера суточных производится нажатием на сумму. Откроется окошко, в котором кнопкой «Добавить» можно выбрать страну командировки и изменить сумму суточных, если внутренними документами организации установлены другие размеры.
На предприятии внутренними локальными актами могут быть приняты повышенные размеры суточных, в отличие от тех, что установлены законодательством в отношении налога на доходы физических лиц. С сумм, превышающих установленный лимит, необходимо платить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы не совершить ошибку и не заплатить излишних сумм или недоплатить взносы, необходимо сразу рассчитывать налоги и взносы и вводить их в программу.
Учет суточных свыше установленных норм в 1С проводится с помощью операции по начислению заработной платы. Необходимо в меню «Зарплата и кадры» выбрать раздел «Зарплата»-«Все начисления». Через кнопку «Создать» выбрать «Начисление зарплаты».
В форме надо заполнить необходимые поля, касаемые наименования предприятия, его подразделений. Проставляется месяц, за которой производятся начисления. В таблице с помощью кнопки «Добавить» выбрать сотрудника. Нажатием на кнопку «Начислить» выбрать вид начисления или создать новое под названием «Суточные сверх нормы». Здесь же ввести сумму суточных, превышающих установленный в целях НДФЛ, норматив и нажать кнопку ОК.
Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.
Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?
Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов на проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.
НАПОМИНАЕМ! Если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.
Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).
Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.
Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.
Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.
В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:
Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.
После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:
Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);
Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;
Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;
Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;
Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;
Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.
В конце месяца возможна следующая проводка:
Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.
При возврате средств за бронь и билеты с возвратным тарифом будьте внимательны с налогами — на прибыль и НДС.
Стоимость проживания и проездного билета с возвратным тарифом можно учесть как аванс или предоплату. Поэтому при получении денег за возврат облагаемого дохода у вас не будет (п. 1 ст. 41, п. 1 ч. 2 ст. 247 НК РФ).
Что касается НДС, обозначенного в стоимости билета, ни начислять, ни принимать его к вычету не следует. Ведь услуги перевозки не оказаны (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если тарифы невозвратные, деньги могут или не вернуть совсем, или вернуть, но со штрафом.
Что делать?
Разницу между ценой покупки и суммой возврата можно списать во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Для этого затраты должны быть подтверждены документально:
- расход на невозвратный билет – самим билетом (в нем прописан тариф);
- расход на бронь – документом из гостиницы, где тоже указан тариф;
- штраф – чеком, где указана сумма удержания.
Итак, как вы написали в приказе об отмене командировки, сотрудник должен вернуть неизрасходованный аванс и отчитаться по расходам.
Расходы по отмененной командировке можно признать только на основании приказа руководителя об отмене командировки, отмены броней и возврата билетов и утверждения авансового отчета (п. 1, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
А в бухучете вы сделаете такие проводки:
Дебет 50 (51) Кредит 71
— работник возвратил неизрасходованные средства.
Дебет 91.2 Кредит 71
— учтено в расходах (штраф или стоимость невозвратных билетов).
Дебет 71 Кредит 51 (50)
— компенсированы работнику понесенные им расходы.
Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.
Основные особенности налогового учета командировочных затрат:
- Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.
Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.
- Дата признания расходов.
Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.
- НДС по командировочным расходам.
ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.
- НДФЛ и страховые взносы
Командировка: расчеты наличными средствами
Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.
По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
- Командировочные расходы можно учесть в составе затрат по УСН 15% и налогу на прибыль.
- На расходы по проезду и проживанию НДФЛ и страховые взносы начислять не нужно.
- Суточные облагаются НДФЛ сверх лимита: 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок.
- Расходы на питание не включаются в затраты по УСН и налогу на прибыль и облагаются НДФЛ, страховыми взносами в полном объеме.
Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия 8.3?
В первую очередь все полученные от сотрудника документы нужно подвергнуть визуальной проверке.
Важно!
Насторожить должны любые нарушения установленных правил или несоответствия:
- отсутствие или нечитаемость необходимых реквизитов: наименование организации, ИНН, подпись, печать;
- несоответствие наименований компании на печати и в тексте;
- несовпадение между датами документа и фактическим периодом командировки;
- расценки, существенно отличающиеся от среднерыночных.
При любых сомнениях лучше направить контрагенту письменный запрос. Если ревизия командировочных расходов показала подделку, то с работника следует взыскать незаконно полученные суммы. Это можно сделать при следующих выплатах зарплаты в пределах 20% от ее размера.
Также работодатель может направить акт проверки командировочных расходов и в правоохранительные органы. Подделка документов предусмотрена п. 1 ст. 327 УК РФ (до 2 лет лишения свободы).
Наказание за укрывательство преступлений небольшой тяжести законом не предусмотрено. Сообщать о деянии сотрудника в полицию или ограничиться внутренним разбирательством и взысканием ущерба — выбор остается за руководством компании.
Командировочные включаются в расходы по налогу на прибыль, а при использовании спецрежимов — по иному аналогичному налогу, который исчисляется с учетом затрат (УСН, ЕСХН). Уменьшить налоговую базу можно на всю сумму подтвержденных расходов.
Вопрос может возникнуть только при оплате питания в гостинице.
Важно!
НК РФ запрещает включать в командировочные затраты плату за обслуживание в барах и ресторанах. А стоимость гостиничного номера часто включает в себя завтрак, который организуется именно в ресторане. Поэтому, если стоимость завтрака выделена в документах, то налоговики могут не признать ее в качестве расходов.
Интересная ситуация складывается для «упрощенцев». В общем случае они признают свои затраты в момент оплаты.
Однако, чиновники считают, что при УСН нельзя включить подотчетные средства в расходы на дату выдачи аванса (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21). По мнению специалистов Минфина, «упрощенцы» могут признать их лишь после утверждения авансового отчета, т.е. по сути — аналогично тем, кто работает «по начислению».
Таким образом, «по оплате» те, кто используют УСН, могут учесть только часть расходов, если производят доплату уже после утверждения авансового отчета.
Бизнесмены, работающие на ОСНО, кроме налога на прибыль, платят еще один обязательный платеж, зависящий от оборотов, — НДС. Этот же налог с 2019 года распространяется и на крупных сельхозпроизводителей, использующих ЕСХН (п. 1 ст. 145 НК РФ).
Важно!
Если в командировочные расходы на проезд и аренду жилья включен НДС, то организация может принять его к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Если суточные превысят установленный лимит (700 руб. в день для РФ и 2500 руб. — для зарубежных поездок), то они будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами, кроме «травматизма». Это установлено п. 3 ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ.
Расчет налогов с зарплаты
Поэтому организации обычно устанавливают лимиты по суточным в указанных пределах, а сверхнормативные расходы компенсируют работникам другими способами.
Сотрудник, вернувшийся из командировки, имеет право на компенсацию всех документально подтвержденных расходов.
Но произвести расчет по итогам командировки следует только после тщательной проверки привезенного «пакета».
Документы проверяются визуально, а, в случае необходимости — направляются запросы в организации, оказавшие услуги.
Если командировок много, возрастает риск пропустить подделку или ошибиться в начислении.
Хотите быть уверены, что на этом участке все в порядке — передайте расчеты с сотрудниками на аутсорсинг.
Согласно п. 1 раздела І Инструкции № 59 служебная командировка — это поездка работника по распоряжению руководителя органа государственной власти, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащихся (финансируемых) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения за пределами места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия). Кроме того, в Инструкции зафиксированы определенные моменты, касающиеся служебных командировок работников предприятий, организаций, учреждений, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, в частности:
- при направлении работника в командировку его необходимо обеспечить авансом для осуществления текущих расходов во время командировки (наличными или безналичными денежными средствами с использованием платежных карточек);
- должны быть установлены предельные сроки командировок: не более 30 календарных дней при командировке в пределах Украины и не более 60 календарных дней при командировке за рубеж. Следует отметить, что ранее также необходимо было вести специальный журнал регистрации командировок, но изменениями, внесенными приказом № 694 в Инструкцию № 59, такой документ отменен. Кроме того, согласно внесенным изменениям, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки по приказу, то с разрешения руководства предприятия во внимание берется задержка в командировке в выходные или праздничные и нерабочие дни. При этом срок пребывания такого работника вне места работы не должен превышать сроков, приведенных в постановлении № 98 (то есть не более 30 календарных дней при командировках по территории Украины и 60 календарных дней при командировках за рубеж). Следует отметить, что эти требования касаются бюджетных предприятий.
Другим субъектам хозяйствования различных форм собственности следует руководствоваться Налоговым кодексом, КЗоТ, внутренними документами предприятия. Так, в ст. 121 КЗоТ законодательно закреплены следующие гарантии и компенсации работникам при служебных командировках: работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками; работникам, которые направляются в командировки, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилья согласно законодательству; за откомандированными работниками в течение командировки сохраняется место работы (должность); работникам, которые направляются в командировку, оплата труда осуществляется согласно условиям трудового или коллективного договора, ее размер не может быть меньше среднего заработка.
Бухгалтерский учет при возврате билетов в случае отмены командировки
На хозрасчетных предприятиях порядок оформления служебных командировок регламентируется, как правило, внутренними распорядительными документами. Обычно это происходит следующим образом. Инициирующая сторона — это либо сам откомандированный, либо его непосредственный руководитель (начальник отдела, цеха и т. п.) — составляет служебную записку на имя руководителя предприятия, в которой обосновывает необходимость конкретной служебной командировки. После получения согласия издается приказ (распоряжение) по предприятию о командировке, где указываются фамилия, имя и отчество, должность откомандированного работника, место командировки (населенный пункт, предприятие), ее срок и цель, дополнительные ограничения (например, может устанавливаться максимальная стоимость оплаты за проживание, запрет на проезд в вагонах СВ и т. п.). Кроме того, в приказе целесообразно привести расчет суммы командировочных расходов, которые должны быть выданы откомандированному работнику авансом. Командируемый работник ознакамливается с приказом под роспись, получает задание по командировке и аванс. Что касается выдачи аванса на служебные командировки, необходимо отметить, что прямая обязанность работодателя выдавать его откомандированному работнику перед командировкой. Это установлено для бюджетных организаций (п. 4 Инструкции № 59). Для хозрасчетных предприятий такая норма в действующем законодательстве не установлена, не считая обязанности возмещать понесенные расходы, о чем уже говорилось выше. Вместе с тем с целью обеспечения выполнения производственных заданий, в том числе заданий по командировкам, предприятие имеет право установить обязанность по выдаче аванса перед командировкой. Такую обязанность вполне возможно закрепить внутренним документом, в частности положением о командировках.
Согласно п. 2.11 Положения № 637 выдача наличных на командировку, как и любая другая выдача денег под отчет, осуществляется в соответствии с законодательством Украины. То есть она производится из кассы предприятия по расходным кассовым ордерам (расходным ведомостям) или путем перечисления денежных средств с текущего счета предприятия на банковскую платежную карточку работника. Также зафиксировано, что выдача денежных средств осуществляется только при условии представления подотчетным лицом отчета за ранее полученные под отчет суммы. В настоящее время действуют форма «Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт» (далее — Отчет) и Порядок его заполнения, утвержденные приказом № 845.
В соответствии с пп. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса форма Отчета устанавливается контролирующим органом. Также в этом подпункте отмечается, что Отчет представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку. При наличии остатка неизрасходованных денежных средств они подлежат возврату в кассу или зачислению на текущий банковский счет предприятия до или при представлении Отчета. Также установлены отдельные сроки в случае, если выдача денежных средств под отчет производилась с использованием банковских платежных карточек, банковских или именных чеков. Если во время служебной командировки наличные получены подотчетным лицом с использованием платежных карточек, то представление Отчета и возврат неиспользованной суммы должны быть осуществлены до завершения третьего банковского дня после окончания командировки (абзац «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса). Если во время служебной командировки подотчетное лицо использовало платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления Отчета не превышает 10 банковских дней, предприятие-работодатель при наличии уважительных причин имеет право продлить этот срок до 20 банковских дней (для установления причин расхождений между соответствующими отчетными документами) (абзац «б» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса).
Согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и/или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в пределах сумм расчетов наличными, установленных в соответствии с п. 1 постановления № 210. Следует отметить, что данное ограничение не распространяется на использование денежных средств, выданных на командировку. Это также зафиксировано в п. 2.3 Положения № 637. Если же в период пребывания в командировке подотчетному лицу пришлось израсходовать денежные средства на производственные (хозяйственные) нужды предприятия, ограничение применяется только к сумме таких денежных средств. Следовательно, такая операция может быть осуществлена в пределах 10 000 грн. (предельная сумма наличных расчетов предприятий (предпринимателей) друг с другом, количество предприятий (предпринимателей) при этом не ограничено).
В случае служебных командировок за рубеж аванс в иностранной валюте на командировочные расходы, а также на представительские расходы выдается предприятием с текущего счета, открытого в иностранной валюте (п. 2.1 Правил № 200). Согласно п. 2.2 этих Правил выдача осуществляется на основании заявления на выдачу наличных, доверенности представителю предприятия на получение иностранной валюты в кассе банка, а также письма-расчета расходов с указанием фамилии, имени и отчества откомандированного (других лиц), выезжающих за рубеж.
Предприятие также имеет право приобретать дорожные чеки на сумму командировочных и представительских расходов, для этого необходимо составить заявление в произвольной форме, а также предоставлять документы, приведенные выше (п. 2.3 Правил № 200).
Если командировка осуществляется на транспортном средстве, которое числится на балансе предприятия (или на арендованном), то такое предприятие имеет право также использовать наличную иностранную валюту с текущих счетов для обеспечения эксплуатационных расходов, связанных с эксплуатацией транспортных средств за рубежом (п. 3.1 Правил № 200). В данном случае в банк необходимо представить следующие документы:
- заявление на выдачу наличных;
- доверенность представителю предприятия на получение иностранной валюты в кассе банка;
- письмо-расчет, где указаны: цель выезда; фамилия, имя и отчество (при наличии) лица, вывозящего наличные для обеспечения эксплуатационных расходов, расчет эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием транспортных средств за рубежом (п. 3.2 Правил № 200).
Необходимо отметить, что операции по приобретению каких-либо товарно-материальных ценностей за наличный расчет в иностранной валюте в период пребывания в командировке за рубежом работник осуществлять не может, поскольку данные операции относятся к торговым. А расчеты в пределах торгового оборота осуществляются только через уполномоченные банки (ст. 7 Декрета № 15-93).
Не использованный после окончания командировки остаток наличной иностранной валюты подлежит зачислению непосредственно на текущий счет в иностранной валюте в течение пяти банковских дней с момента оприходования в кассе предприятия, далее она может быть использована предприятием только на аналогичные цели (то есть командировку и/или эксплуатационные расходы по транспортным средствам за рубежом) или продана (п. 8.4 Правил № 200, п. 11 раздела IІІ Положения № 281). Если же работник — резидент Украины использовал в командировке за рубежом собственные денежные средства, расходы ему возмещаются в гривневом эквиваленте по курсу Нацбанка Украины, действующему на момент выплаты. Исключение составляют работники-нерезиденты, которым по их желанию выплаты могут осуществляться как в иностранной валюте, так и в валюте Украины (п. 2.5 Правил № 200).
Порядок учета командировочных расходов в 2020 — 2021 годах
Использование подотчетных средств (как на командировку, так и на хозяйственные нужды) должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами (в т. ч. документами по операциям с платежными карточками). Такими документами следует считать чек РРО, товарный чек, дающий возможность идентифицировать продавца товара (оказывающее услуги лицо), счета из гостиниц, проездные документы (билеты на поезд, авиабилеты, билеты на автобус междугородного сообщения, билеты на транспорт общественного пользования внутригородского сообщения и пр.).
В случае применения корпоративной пластиковой карточки отчетными документами являются: слип, квитанция платежного терминала, чек банкомата и пр.
Физические лица — доверенные лица предприятий (юрлиц), получившие наличность с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства или личного специального платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Такие лица подают в предприятию отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки (о чем далее), определенными для подотчетных лиц. Кроме того, также подаются документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и пр.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, составляется физлицами, получившими такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у физлиц-СПД на основании подтверждающих документов.
Приказом от 23.12.2010 г. №996 ГНАУ утвердила форму и порядок составления отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Порядок №996).
Основанием для выдачи работодателем денежного аванса налогоплательщику на командировку является приказ о служебной командировке, а основанием для выдачи физлицу денежного аванса под отчет — письменное распоряжение руководителя о получении задания подотчетным лицом.
В соответствии с п. 3.4 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного Постановлением НБУ от 15.12.2004 г. №637 (далее — Положение №637), выдача наличности из касс проводится по расходным кассовым ордерам (типовая форма №КО-2, приложение 3 Положения №637). Документы на выдачу наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, уполномоченный на это руководителем. К расходным ордерам могут прилагаться заявление на выдачу наличности, расчеты и пр.
Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и пр. есть разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не является обязательной.
Также, по мнению Нацбанка, изложенному в письме от 26.08.2008 г. №11-113/3421-115-75: «заместитель руководителя предприятия, руководитель (заместитель руководителя) обособленного подразделения предприятия могут подписывать расходные кассовые ордера при условии наделения их соответствующими полномочиями и закрепления этих полномочий внутренними предписывающими документами (положениями) предприятия».
Выдачу наличности кассир проводит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Пример заполнения выдачи средств из кассы предприятия на хозяйственные нужды приводится в образце 1.
В соответствии с п. 2.11 Положения №637 выдача наличных средств под отчет на:
1) закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, разрешается на срок не более 10 рабочих дней со дня выдачи наличных средств под отчет;
2) остальные производственные (хозяйственных) нужды — на срок не более двух рабочих дней, включая день получения наличных средств под отчет.
Если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в т. ч. для закупки сельхозпродукции у населения и заготовки вторсырья), то срок, на который выдана наличность под отчет на эти задачи, может быть продлен до завершения срока командировки.
Выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет осуществляется при условии подачи им отчетности в установленном порядке за раньше полученные под отчет суммы.
Сумма средств, полученная под отчет для осуществления отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет предоставившего их лица не подлежит обложению НДФЛ в сумме фактических расходов налогоплательщика, понесенных на осуществление таких действий и подтвержденных документально, а именно: фискальными или товарными чеками, кассовыми ордерами, товарной накладной, другими расчетными документами или договором, которые идентифицируют продавца товаров (работ, услуг) и определяют сумму таких расходов.
В соответствии с пп. 170.9.2 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается по форме, установленной Порядком №996, до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик:
1) завершает такую командировку;
2) завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет.
Согласно пп. 170.9.3 НКУ действие этого подпункта распространяется также на расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, с учетом некоторых особенностей:
1) в случае если во время служебных командировок командированное лицо — налогоплательщик получило наличность с применением платежных карточек, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3 банковского дня после завершения командировки;
2) в случае если во время служебных командировок командированное лицо — налогоплательщик применило платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, а срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку средств не превышает 10 банковских дней, при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).
В соответствии с п. 2.12 Положения №637, физлица, получившие наличность с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства1 или личного специального платежного средства, используют ее по назначению без оприходования в кассе. Также этим Положением предусмотрено, что такие физлица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании средств вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и в порядке, которые определены для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала и пр.) вместе с неизрасходованным остатком наличности.
1 Специальное платежное средство, дающее возможность его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования, п. 1.4 Постановления НБУ от 30.04.2010 г. №223 «О проведении операций с использованием специальных платежных средств».
По общему правилу пп. 170.9.2 НКУ отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, подается до окончания 5 банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку (выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства под отчет). Но, как было указано выше, подпунктом 170.9.3 НКУ установлены некоторые особенности. В частности, в случае если во время служебных командировок командированное лицо — налогоплательщик получило наличность с применением платежных карточек, оно подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне потраченных средств до окончания 3 банковского дня после завершения командировки.
Согласно п. 5 Порядка №996 отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, составляется налогоплательщиком (подотчетным лицом), получившим такие средства на предприятиях всех организационно-правовых форм или у самозанятого лица.
В соответствии со ст. 1000 ГКУ по договору поручения одна сторона (поверенный) обязуется совершить от имени и за счет второй стороны (доверителя) определенные юридические действия. Правочин, совершенный поверенным, создает, изменяет, прекращает гражданские права и обязанности доверителя. В договоре поручения или в выданной на основании договора доверенности должны быть четко определены юридические действия, которые надлежит совершить поверенному. Согласно ст. 1003 ГКУ действия, которые надлежит совершить поверенному, должны быть правомерными, конкретными и осуществимыми. Учитывая вышеизложенное, ограничения относительно передачи в бухгалтерию заполненного отчета и остатка неиспользованных средств, которые были выданы подотчетному лицу, через другое материально ответственное лицо (по уважительным причинам) на основании договора поручения не предусмотрены. Но сроки представления отчета, указанные выше, остаются неизменными!
Порядок документального оформления отмены командировки законодательством не установлен. Поэтому работодатели могут предусмотреть алгоритм действий в случае отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например, в Положении о служебных командировках.
Поскольку при направлении сотрудника в командировку был издан соответствующий приказ, то очевидно, что отмена командировки также должна быть оформлена приказом. Обычно издается приказ об отмене служебной командировки. Этот приказ аннулирует предыдущий приказ о направлении в командировку. Форма приказа законодательно не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме.
В приказе нужно указать причины отмены командировки, приложить к нему документы, которые подлежат аннулированию, и ознакомить с приказом работника. После этого сотрудник должен вернуть полученные ранее суточные в кассу или на расчетный счет компании. Законодательством не установлен срок, в течение которого сотрудник обязан возвращать суточные при отмене командировки. Поэтому организация может установить свой срок и прописать его, например, в Положении о служебных командировках.
При планировании служебной командировки компания или сам работник на выданные средства заранее приобретает билеты, а также бронирует гостиницу. Из-за отмены поездки приходится сдавать билеты и отказываться от брони в отеле. При этом не всегда можно сдать билет и вернуть деньги. Порой дешевый тариф не предполагает возможности возврата, или поездка срывается за несколько часов до вылета, когда сдавать билет уже поздно.
В обычной ситуации, когда сотрудник благополучно улетает в командировку, расходы на покупку билета компания учитывает при налогообложении как командировочные расходы на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. В ситуации, когда служебная командировка не состоялась, затраты, которые фирма понесла в связи с планируемой поездкой, нельзя назвать командировочными расходами.
Есть вариант: списать их в уменьшение налогооблагаемой прибыли как прочие расходы на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ либо как внереализационные расходы на основании подп. 20 п. 1 (другие обоснованные расходы) или п. 2 ст. 265 НК РФ (убытки, полученные в отчетном периоде).
Но как на это смотрят чиновники и налоговики на местах?
Если обратиться к официальным разъяснениям, то мы увидим, что Минфин не против списания в налоговом учете расходов, понесенных в случае отмены командировки расходов (письма Минфина РФ от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 03.07.2020 № 03-03-06/1/57735, от 18.05.2018 № 03-03-07/33766). А вот ФНС считает, что в целях учета расходов по отмененной поездке важное значение имеет причина отмены. Так, если командировка не состоялась по вине работника (например, из-за наложенного на него ограничения на выезд из России), то понесенные расходы компания не может учесть при налогообложении прибыли на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (письмо ФНС России от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@). Правда, полной ясности данное письмо не дает. Можно ли понимать его как абсолютный запрет на учет расходов в подобной ситуации или как запрет только в качестве командировочных расходов?
Мы считаем, что затраты по отмененной командировке можно учесть, если отмена произошла по уважительным причинам, не зависящим от компании. Однако не исключено, что такой вариант не устроит налоговиков, которые могут заявить, что расходы на покупку билета не обоснованы, поскольку работник не воспользовался билетом.
Если сотрудника планировали направить в загранкомандировку, то дополнительно к указанным выше расходам компания могла понести и расходы на получение визы, загранпаспорта. Можно ли эти расходы учесть при налогообложении прибыли? По мнению чиновников, нельзя (письма ФНС России от 25.11.2011 № ЕД-4-3/19756, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).
Судебная практика не радует обилием подобного рода споров, однако обнаруженные нами судебные решения вынесены, к сожалению, не в пользу компаний. Так, например, Арбитражный суд Северо-Кавказского округа в Постановлении от 14.09.2015 № Ф08-6323/2015 указал, что затраты на приобретение визы сотруднику для предполагаемых поездок в целях заключения контрактов и в иных производственных целях не могут быть отнесены в расходы в целях исчисления налога на прибыль, поскольку отсутствует факт состоявшейся командировки, носящей производственный характер.
Проверка оформления командировочных документов
Но вопросы возникают не только в части налога на прибыль. Не заставят ли налоговики исчислить и уплатить НДФЛ с суммы, которую компания потратила в связи с покупкой билета, оформлением загранпаспорта и визы?
Не исключено, что попытаются это сделать, указав, что при несостоявшейся командировке не может быть и расходов на командировку, которые освобождаются от НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ. Однако здесь с ними можно поспорить. Приведем аргументы, которые следует использовать в защиту своей позиции.
Сумма аванса самостоятельно определяется организацией с учетом срока командировки, норм расходов по найму жилья, суточных расходов, а также стоимости проезда в место назначения и обратно. Размер суточных и нормативы должны быть прописаны в коллективном оговоре или же в локальных нормативных актах организации.
В настоящее время размер суточных установлен в размере 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграницы. Обращаем внимание, что организация вправе установить размер как меньше так и больше установленных сумм. Вопрос в дополнительных налогах с суточных, так при превышении данных сумм будет взиматься налог на доходы с сотрудника.
Что будет если суточные меньше 700 рублей? Суточные могут быть установлены и в меньшем размере, такое право у организации есть. Установленные нормы не обязывают их придерживаться, установленная величина влияет на налогообложение. Однако стоит разумно подходить к определению размера суточных, ведь сотрудник уезжает в поезду для выполнения задач организации, а не по своей воле и устанавливая небольшие суммы означает, что ему придется тратить свои личные деньги на питание, проезд и т.д.
Продолжительность командировки может быть от одного дня и до тех пор, пока не будет выполнена работником поставленная задача. Существующие нормативные документы на сегодняшний день никаким образом не ограничивают длительность командировки.
При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени. Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени. То есть если работник уехал 5 ноября в 23.
00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.
К командировочным расходам относятся:
- суточные;
- оплата за проживание;
- транспортные расходы;
- прочие расходы, связанные с командировкой и разрешенные работодателем.
Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.
Суточные – это фиксированная величина, которая выдается работнику в сутки, в связи с нахождение вне места его проживания и позволяет компенсировать дополнительные расходы.
Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен. Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.
В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ.
Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб.
Зачастую именно эти величины и используют организации для выплаты суточных своим работникам. О командировке за границу читайте в этой статье.
На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.
Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.