20.08.2021

Командировка на личном автомобиле 2021 оформление пример служебной записки

Автор: admin Советы юриста Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командировка на личном автомобиле 2021 оформление пример служебной записки». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Служебная записка о продлении командировки: образец

2. В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

3. Образец служебной записки о командировке

4. Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

5. Служебная записка о направлении в командировку

6. Как оформить служебную записку на командировку

7. Командировка на личном автомобиле

8. Положение о служебных командировках — образец 2021

9. Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле

Нужна ли служебная записка на командировку, если в служебную поездку направляется руководитель? По сути, необходимости в такой служебке нет – достаточно приказа о командировке.

Служебная записка о продлении командировки: образец

Иногда может возникнуть необходимость в продлении командировки, тогда командированный работник или его непосредственный начальник могут составить соответствующую служебную записку на имя руководителя организации.

В данном материале мы не будем приводить образец такой записки – ее можно составить по аналогии с приведенным выше примером служебной записки на командировку. В служебной записке укажите причину, по которой требуется продление командировки, а также период ее продления.

На основе служебной записки о продлении командировки впоследствии нужно издать приказ о продлении, если руководитель организации посчитает продление командировки целесообразным.

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:

работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.

Руководитель, который работает по трудовому договору, также является наемным работником. В законе нет нормы, которая бы говорила о том, что директора не обязаны отчитываться перед работодателем за свои расходы по служебным поездкам.

Но Роструд придерживается другой позиции – на практике руководителям разрешили не составлять служебки, аргументируя это тем, что руководящее лицо и так подписывает приказы о служебных поездках, продлениях или отменах командировок.

При этом с точки зрения налогообложения не оформление служебной записки на директора может негативно отразиться на компании. Ведь документ прежде всего составляется для того, чтоб подтвердить расходы и снизить налогооблагаемую базу.

В любом случае принятое решение должно быть зафиксировано во внутренних актах. А как именно поступить – решает работодатель. Например, он может установить:

что руководитель не обязан оформлять служебную записку о командировке;
что руководитель отчитывается о произведенных расходах по общей схеме (в таком случае образец служебной записки для генерального директора будет таким же, как и для остальных работников).

Индивидуальные предприниматели не оформляют служебные записки, поскольку они не состоят в трудовых отношениях и не должны отчитываться сами перед собой. Однако ИП все равно вправе включить в свои расходы траты:

на проезд;
на аренду жилья;
суточные;
на оформление паспорта, визы;
на оплату консульских и транзитных сборов.

Образец служебной записки о командировке

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
работники с детьми-инвалидами;
сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2021 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

700 руб. — для командировок по территории России;
2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

Название и порядковый номер.
Срок действия (срок служебной поездки).
Личные данные работника.
Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
чеки на ГСМ;
маршрутный лист;
служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.

Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки. Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных. К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.

Служебная записка обязательно должна дополняться:

путевым листом;
квитанциями о произведенной оплате парковки;
кассовыми чеками на топливо.

Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

Если работник отправляется в командировку на своем автомобиле, настоятельно рекомендуется оформление путевого листа. Несмотря на то что налоговая служба при проверке расходов организации представления такого документа не требует, с заполненным путевым листом будет значительно проще подтвердить как факт использования автомобиля в служебных целях, так и приведенный расчет расхода бензина.

Путевой лист составляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, либо самостоятельно разработанной организацией. Использование формы путевого листа, разработанной на предприятии, разрешено Министерством финансов России (письмо Минфина РФ от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161) при условии присутствия в документе обязательных реквизитов, установленных приказом Минтранса России от 11 сентября 2020 г. № 368 (напомним, что до 2021 года действовал Приказ от 18.09.2008 № 152).

К таким реквизитам относятся (раздел 1 приказа Минтранса РФ № 368):

название и номер путевого листа;
данные о сроке действия документа;
данные о владельце автомобиля;
информация о транспортном средстве;
информация о водителе;
сведения о перевозке.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля см. здесь.

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

служебное задание;
командировочное удостоверение;
отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

на проезд в обе стороны;
на съем жилья;
суточные;
прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

путевой лист;
чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

Служебная записка о направлении в командировку

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Замечание. При наличии командировки в графике служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

Нужно пояснить цели командировки.
Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д. При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно здесь.

На командировочные расходы

Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

К этой записке необходимо приложить чеки, документы с затратами на топливо, стоянку, жильё и др. Исключительно в таком случае работодатель может компенсировать расходы за командировку.

Согласно письму Министерства Финансов от 20 апреля 2015 года на основании лишь одной служебной записки доказать собственные затраты проезда сотрудника невозможно.

Как оформить служебную записку на командировку

Служебная записка на командировку удостоверяет факт нахождения работника в том месте, куда он направлен, дату его приезда и возвращения из поездки. Ее оформляют, если:

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Она нужна и для перевода сотруднику денег, которые ему полагаются за каждый день в поездке. Для их правильного расчета необходимо знать, сколько времени работник провел в отъезде.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:

командировочное удостоверение;
отчет о выполненных задачах;
служебное задание.

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Специальной формы для оформления возмещения расходов не предусмотрено, поэтому допускается воспользоваться служебной запиской на командировку по шаблону, принятому в организации. Он составляется следующим образом:

в шапке указывается должность нанимателя, его Ф.И.О. и название фирмы в дательном падеже. Ниже вписать Ф.И.О. и должность командированного сотрудника;
в центре пишется наименование документа. Затем следует изложить текст обращения к директору. Указать дату выезда и возвращения, цель поездки, номер, марку и регистрационный номер автомобиля;
ниже указываются прилагаемые бумаги (чеки и квитанции об оплате и т. д.);
ставится дата, Ф.И.О. и подпись сотрудника.

Директор ставит свою подпись на документе. Расходы сотрудника, указанные в записке, фиксируются бухгалтером компании для отчета перед налоговыми органами и компенсации произведенных затрат.

Типовой образец служебной записки на командировочные расходы и о направлении на командировку допускается закрепить в локальных актах компании. Оформляет документ руководитель работника, которого направляют по заданию. По окончании командировки к служебке прикладываются все документальные подтверждения расходов и передвижения. При поездке за границу расходы компенсируются в валюте.

Такие документы в деятельности ИП не предусмотрены, так как направлять в поездку и отчитываться о ней придется перед самим собой.

По ст. 346.16 НК РФ, ИП на УСН вправе внести в расходы следующие виды трат в командировке:

стоимость проезда туда-обратно;
съем жилья, гостиницы и оплата гостиничных допуслуг, кроме обслуживания в ресторане, в номере, в салоне отдыха и красоты;
суточные;
суточные или полевое довольствие;
оформление визы, паспорта, приглашений;
консульские, транзитные сборы.

Командировка на личном автомобиле

При поездке на личном авто работодатель обязан возместить расходы на топливо, так как они включаются в транспортные расходы по проезду до места направления и обратно. По п. 7 положения о командировке, необходимо подтвердить использование транспорта в служебных целях, предоставив путевой лист.

Поездки по службе заграницу регулируются внутренними документами компании. Если организация не посылает сотрудников по рабочим обязанностям, то и информацию об этом в акты вносить не нужно.

Если необходимость таких поездок есть, то они в обязательном порядке оформляются служебными записками. К ним прикладываются копии паспорта с отметками о пересечениях границы.

В расходы, по п. 23 положения о командировках, утв. постановлением правительства № 749, допускается включить:

билеты;
оформление загранпаспорта, визы, приглашения;
консульские и аэродромные сборы;
сбор за въезд и транзит авто;
медстраховку;
иные платежи на усмотрение работодателя.

Командировочные выплачиваются в валюте или в рублях по курсу ЦБ. Возможность выплаты валюты указана в ст. 9 закона о валютном регулировании.

Перед командировкой нужно выдать сотруднику аванс: суточные, расходы на проезд и проживание (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Подробно о том, как рассчитать суточные, читайте в статье.

Для расчета приблизительных затрат на проезд, в нашем случае — на бензин: примерный расход топлива можно посмотреть в руководстве по эксплуатации автомобиля.

Другой вариант: взять за основу нормы расхода топлива от Минтранса (Распоряжение от 14.03.2008 № АМ-23-р). Ведомство приняло нормы для авто отечественного и зарубежного производства. Этими нормами пользуются автотранспортные предприятия и перевозчики.

Пример

Данные об авто смотрите в ПТС, свидетельстве о регистрации транспортного средства.

Для расчета командировочных смотрим последний столбик — базовый расход ГСМ.

Модель автомобиля	Число и расположение цилиндров	Мощность двигателя, л.с.	Рабочий объем, л	КПП	Базовая норма расхода топлива, л/100 км
LADA KALINA (ВАЗ 11186)	4L	87	1,596	5М	*8,6*

Если цифры из двух источников разнятся, удобнее брать рекомендации Минтранса. Здесь можно дополнительно рассчитать надбавки за сезонность, поездки в больших городах (где возможны пробки, длинные остановки на светофорах).

Направление гражданина в командировку на собственном автомобиле предусматривает компенсацию затрат на бензин и мелкий ремонт во время поездки.

Законодательство регулирует правила командирования на служебном автомобиле и личном транспорте. Эти вопросы рассматриваются в Трудовом кодексе РФ, Постановлениях Правительства № 92 и 749. Кроме того, организации закрепляют правила оформления командировок в своих внутренних нормативных актах.

ВНИМАНИЕ! Использование автомобиля для служебных поездок с компенсацией расходов возможно исключительно при согласии работодателя и наличии соответствующей письменной договоренности.

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах.

Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции. В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней.

При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Положение о служебных командировках — образец 2021

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

приказ об отправке сотрудника;
путевой лист;
копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Название и порядковый номер.
Срок действия (срок служебной поездки).
Личные данные работника.
Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
Расход ГСМ.

Основные образцы документов:

Согласно ст. 168 ТК РФ работник может рассчитывать на суточные выплаты и компенсацию:

проезда к месту назначения и обратно;
съема жилья для временного проживания;
прочих расходов при согласовании с работодателем.

Размер суточных выплат в командировках определяется начальником. Кроме них, гражданину начисляется заработная плата за все рабочее время, которое заняла командировка водителя.

Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от руководителя отдела продаж Привалова А.А. 11.01.2022 г.

В связи с необходимостью расширения рынка сбыта и увеличения объема продаж ООО “Пуля” прошу командировать старшего менеджера по продажам Коновалову Ирину Сергеевну в филиал ООО “Пуля” в г. Мурманске для проведения переговоров с потенциальными контрагентами о заключении договоров на поставку продукции. Период командировки: с 20 января по 25 января 2022 года. В ходе переговоров считаю целесообразным несение представительских расходов в размере, не превышающем 50 000 руб. по причине отсутствия места для переговоров с потенциальными контрагентами в здании филиала ООО “Пуля” в г. Санкт-Петербурге.

Руководитель отдела продаж Привалов Привалов А.А.

Врио директора ООО “Пуля” Грибоедову Р.А. от менеджера по продажам Коноваловой И.С.

В соответствии с приказом № 4к от 18.01.2022 г. в период с 20.01.2022 г. по 25.01.2022 г. я, Коновалова Ирина Сергеевна, находилась в служебной командировке. Для прибытия в место командирования и обратно к месту основной работы был использован личный автомобиль Missan Reva, государственный регистрационный знак А478НН 97, Копию документа, подтверждающего право собственности на транспортное средство, прилагаю.
Место командирования – филиал ООО “Пуля”, г. Санкт-Петербург

Дата и время командировки:

начало – 20.01.2022 г. в 8 ч 00 мин.;
окончание – 25.01.2022 г. в 23 ч 10мин.

Продолжительность поездки составила 5 (пять) дней. Совокупный пробег автомобиля пройденный в служебных целях составил 640 км. Общий расход топлива 98АИ на указанный и пройденный пробег – 60 л.

Путевой лист и иные документы, подтверждающие служебные расходы, представлены вместе с авансовым отчетом в качестве приложений к нему. На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации прошу возместить служебные расходы, связанные с использованием моего личного автотранспорта.

Приложение:

1. Кассовые чеки АЗС № 46476948 от 20.01.2022 г., № 468749687 от 24.01.2022 г.

2. Путевой лист от 20.01.2022 г.

Менеджер по продажам Коновалова Коновалова И.С.

Служебная записка о командировке оформляется в следующих случаях:

работник отправился в командировку на личном транспорте либо на служебной или арендованной машине;
работник не сохранил документов, которые подтверждают расходы на проезд и проживание.

И в первой, и во второй ситуации документ оформляет сам работник после своего возвращения.

Скачать образец служебной записки о командировке на служебном автомобиле

Скачать образец служебной записки о командировке на личном транспорте

Кроме этого, служебку составляют при необходимости продлить срок рабочей поездки. Задержка должна быть обусловлена уважительной причиной, например, отсутствием в продаже билетов на проезд, невозможностью выполнения задания в ранее запланированный срок.

Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.
Следующий раздел – приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

Если работник отчитывается о командировке, в которую он ездил на личном, служебном или арендованном автомобиле, к служебной записке нужно приложить бумаги, подтверждающие использование транспортного средства. В качестве таких документов используется путевой лист, а также различные кассовые чеки, квитанции и счета.

В случае отсутствия у работника документов о расходах на проезд и проживание в качестве приложения к служебке можно использовать письменное подтверждение принимающей стороны о периоде пребывания командированного лица.

Скачать образец служебной записки о подтверждении факта пребывания в командировке при отсутствии подтверждающих документов

Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.
Ее составление требуется, если:

Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Оформление командировки сотрудника на личном автомобиле

специалист едет на своем личном или транспорте, принадлежащем компании;
нет возможности документально доказать факт проезда и пребывания в гостинице.

Также эта бумага служит подтверждением затрат специалиста во время поездки и заменяет:

командировочное удостоверение;
отчет о выполненных задачах;
служебное задание.

Оформляется сотрудником лично после возвращения.

Служебная записка на командировку образца 2020-2021 годов составляется в письменной форме самим сотрудником, направленным в командировку. Записка должна быть полностью заполнена к моменту возвращения сотрудника из командировки.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Хотя, в соответствии с новыми положениями ряд документов переведен в разряд необязательных, это вовсе не означает необходимость их полного исключения из внутреннего документооборота компании.

Как и ранее ответственные должностные лица могут придерживаться «классического» оформления с сохранением логической цепочки документов.

Однако, стоит учитывать, что теперь служебное задание на командировку не может выступать в качестве официального подтверждения факта, цели и расходов рабочей поездки.

Тем не менее, выход из положения есть. С учетом того, что приказ на командировку является обязательным, можно использовать его унифицированную форму Т9, в которую добавить пункт, посвященный цели служебной поездки.

Итак, для соблюдения текущего законодательства составление письменного служебного задания не требуется. Тем не менее, если организация сохранила прежнюю структуру внутреннего документооборота и формирует полный пакет командировочных бумаг, предусмотренных локальным приказом, то задание на поездку будет формироваться в следующей последовательности:

1. Принятие решения о направлении работника в служебную поездку. Как правило, это прерогатива руководящего состава.

2. Заполнение бланка служебного задания по установленной форме.

3. Информирование убывающего в командировку о целях, месте и сроках поездки.

Чтобы оформить служебное задание, целесообразно использовать унифицированную форму Т10а, которая содержит основные разделы, отражающие суть поездки. В документ вносятся следующие данные:

Наименование учреждения, которое организовывает командировку;
Внутренний номер документа, а также дата его заполнения;
ФИО работника, отправляющегося в поездку и его табельный номер;