21.08.2021

У нас отсутствуют оригиналы документов подписанные вашей стороной

Автор: admin Советы юриста Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «У нас отсутствуют оригиналы документов подписанные вашей стороной». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Судебные споры: копия без оригинала

2. Как заставить контрагента вернуть первичные документы

3. Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы

4. Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

5. Первичные документы: за что оштрафует ФНС

6. Является ли документ с электронной подписью оригиналом?

7. Копии документов как доказательства в суде

По вопросу признания копии документа надлежащим доказательством в судебной практике нет единого мнения. Некоторые судьи используют формальный подход к его разрешению: если оригинал документа отсутствует, копия бумаги не может доказывать наличие факта, на которое ссылается сторона (например, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 5 июня 2017 г. № Ф02-2157/2017 по делу № А10-3532/2016). Примечательно, что другие доказательства для подтверждения соответствующего обстоятельства в расчет судами почему-то не принимаются.

Обратите внимание

Согласно положениям процессуального законодательства, суд обязан оценивать доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании всех имеющихся в деле доказательств.

Другие арбитры дают полную и всестороннюю оценку всем представленным сторонами документам, в том числе их копиям. Такие судьи выносят положительное решение в пользу стороны, обладающей только копией документа, если помимо этого ей представлены иные доказательства своей правоты (например, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17 марта 2017 г. № Ф01-502/2017 по делу № А43-10951/2015, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 22 марта 2017 г. № Ф06-18840/2017 по делу № А06-4485/2016; Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 17 декабря 2014 г. по делу № А56-70084/2013).

Отмечу, что Высший арбитражный суд еще в 2012 году выразил свою однозначную позицию по данному вопросу. Так, в Определении от 2 апреля 2012 года № ВАС-3015/12 по делу № А27-9350/2010 суд заключил, что «…иных копий, не тождественных представленным истцом документам, материалы дела не содержат, о фальсификации доказательств ответчиком заявлено не было. Также ответчик не ходатайствовал перед судом об истребовании у истца оригиналов документов». В этом деле Высший арбитражный суд Российской Федерации тогда полностью удовлетворил заявленные требования.

Судебные споры: копия без оригинала

В случае отсутствия оригинала документа и предоставления стороной только его копии результат рассмотрения спора должен зависеть от совокупности и полноты иных доказательств, представленных стороной по делу. С моей точки зрения, только такое рассмотрение спора может считаться полным, всесторонним и справедливым.

Примечательно, что в большинстве случаев участники судебного процесса представляют в материалы дела письменные доказательства именно в копиях, а не в оригиналах. Это безусловное право стороны, которое не может являться основанием для отказа в удовлетворении исковых требований.

На мой взгляд, не стоит отказываться от предусмотренного законом права на судебную защиту только лишь на том основании, что у вас отсутствует оригинал документа. Добиться справедливого решения можно на основании совокупности иных доказательств.

Помните, утраченный документ может быть не единственным подтверждением правомерности исковых требований. Вместе с тем некоторые документы являются единственным доказательством того или иного обстоятельства, поэтому следует надежно хранить их оригиналы. Если же подлинный документ по каким-то причинам был утрачен, необходимо по возможности восстановить его. Наконец, не забывайте грамотно выбирать стратегию по оспариванию письменных доказательств, представленных вашими оппонентами в материалы дела, на практике именно от выбора правильной стратегии часто зависит исход всего дела.

Налоговая служба не признает законными расходы, подтвержденные копиями документов. Необходимо иметь на руках оригиналы, на основании которых рассчитывается налоговая база. Кроме того, и к покупателю могут быть применены санкции, согласно ст. 120 НК РФ, по тем же основаниям, что и к продавцу.

Контрагент, несмотря на просьбы, затягивает передачу оригиналов, или отвечает отказом — обратитесь к нему с официальным письмом.

Текст обращения может быть таким:

Руководителю (наименование компании-контрагента)

Настоящим письмом сообщаем Вам, что на основании договора (реквизиты договора) Вашей организации были оказаны услуги (наименование услуг) на сумму (стоимость услуг). Одновременно сотруднику Вашей организации (ФИО) был передан пакет документов на подпись – вторые экземпляры (перечисляются переданные документы). До настоящего времени подписанные экземпляры документов в наш адрес не поступили.

Имеет место нарушение условий двустороннего договора (указать, какие пункты договора нарушены).

Исходя из вышеизложенного, просим Вас в течение (…) рабочих дней с момента получения письма подписать документы и предоставить их в адрес нашей компании, во избежание применения санкций по двустороннему договору.

Приложение: (дубликаты переданных на подпись документов).

Письмо подписывается руководителем, указываются контактные данные ответственных лиц организации. Отправляется почтой, с описью вложения, курьером, по ЭКС — с использованием цифровой подписи, т.е. любым способом, подтверждающим факт получения его контрагентом.

Если документооборот между компаниями интенсивный, одним из пунктов договора целесообразно предусмотреть обмен сводной информацией по итогам месяца: какие документы, в каком количестве, на какую сумму сделок, кем, когда, в чей адрес отправлены.
Обычно пакет документов готовит поставщик, а покупатель принимает и возвращает. Однако законодательство не содержит запрета на заполнение «первички» покупателем вместо поставщика (ФЗ №402 от 06/12/11 г., ст. 9), чтобы тот быстрее их подписал. Не будет нарушением и заполнение счета-фактуры с данными поставщика в соответствующих полях формы. Такая процедура – исключение, но позволяет в отдельных случаях закрыть расчеты контрагентов и избежать проблем с налоговой.
В ситуации, когда продавцу, арендатору контрагенты не возвращают должным образом подписанный договор, при этом фактически пользуются его имуществом, юристы советуют обращаться в суд с иском об истребовании этого имущества из незаконного владения (ГК РФ, ст. 301).

Как заставить контрагента вернуть первичные документы

Идеальная электронная транспортная накладная. Выбираем лучшее решение для обмена

671 0

73 оценили материалы
6 в избранном

Оборонно-промышленный комплекс
Аэропорты и авиация
Агропромышленный комплекс
Автомобильная индустрия
Спорт
Туризм и развлечения
Транспортная инфраструктура
Telecom. Media. Technology (TMT)
Кино и телерадиовещание
Гостинично-ресторанный бизнес
Собственникам компаний
Производство
Инвестиции
Банки и финансы
Инфраструктура и объекты недвижимости
Фармацевтика
Энергетика
Лесная и деревообрабатывающая промышленность
Транспорт и логистика
Нефтегазовый комплекс
Наука и образование
Металлургическая и горнодобывающая промышленность
Страхование
Торговля и коммерция
Экология

Скачать файл

Файл добавлен	18.03.2019
Презентация	.pdf (99 Кб)

Каждая операция в учете должна быть подтверждена первичным документом. Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Если контролирующие органы обнаружат при проверке ошибки или неточности в первичке, компанию могут оштрафовать. На что обратить внимание при работе с первичными документами, как защитить себя от штрафов и претензий налоговиков, расскажем в данной статье.

Как бороться с невозвратом первичных документов? Традиционные и цифровые способы

Если операция отражена в учете компании, а подтверждающий совершение операции документ отсутствует, ФНС может посчитать сделку фиктивной.

Важно отслеживать весь документооборот компании и своевременно запрашивать оригиналы документов от контрагентов.

На практике некоторые компании сначала обмениваются сканами подписанных документов, а впоследствии заменяют сканы оригиналами. Это удобно, когда организации находятся далеко друг от друга и получить оригиналы в момент совершения сделки не представляется возможным. Порядок подписания документов и получения их оригиналов можно закрепить в договоре. Тогда контрагент будет обязан отправлять подписанные документы в оговоренные в договоре сроки.

Изначально документ может соответствовать всем требованиям законодательства. Но его можно случайно повредить, например, при подшивке в архив. Бухгалтеру следует внимательно прокалывать и сшивать документы, чтобы не нарушить реквизиты документа.

Важно сохранить в первичке обязательные реквизиты. Но даже при повреждении некоторых реквизитов ФНС может принять документ. Если на основании первичного документа возможно идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, остальные ошибки проверяющие органы сочтут несущественными (письмо ФНС РФ от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@). Получается, если бухгалтер по неосторожности пробил документ дыроколом в месте указания номера и номер документа определить невозможно, это не помешает идентифицировать участников сделки, а значит, на основании такого документа можно учесть расходы.

В случае серьезных повреждений первички безопаснее запросить дубликаты документов у контрагентов.

В первичном документе должны быть читаемы все реквизиты. Если документ нечитаем, можно считать, что его и вовсе нет.

Причинами невозможности прочесть данные в документе может стать неисправный принтер (закончились чернила), выгорание документа на солнце, выцветание с течением времени.

Очень часто из-за особенностей бумаги выцветают кассовые чеки. Решение проблемы здесь одно: снимать с каждого чека ксерокопию и заверять ее подписью ответственного лица и печатью организации.

Нечитаемые документы могут стать причиной того, что ФНС расходы по такому документу исключит из налогооблагаемой базы. Своевременно снятые копии помогут отстоять право компании на учет расходов (письмо Минфина России от 17.09.2008 № 03-03-07/22). При этом оригинал чека нужно также хранить.

Если контрагент представил нечитаемый документ, попросите его заменить.

Иногда в первичные документы вносятся исправления при обнаружении ошибок. Исправлять документы нужно в соответствии с законодательством. В противном случае первичный документ может стать недействительным.

Не допускается вносить исправления в кассовые документы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). При обнаружении ошибки нужно заново оформить документ.

В остальные первичные документы можно вносить исправления. Порядок корректировки ошибок изложен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.1983 № 105.

Они полностью отвечают условиям нового Порядка в том, что касается подписи. Однако Диадок не ограничивает форматы и имена передаваемых документов (исключение составляют счета-фактуры, для которых законодательно утверждены требования к файлам обмена). Поэтому не каждый электронный документ можно представить в суд.

Например, документ может быть передан через Диадок в формате pdf, подписан КЭП, но иметь имя, не соответствующее Порядку. Просто изменить имя файла нельзя ― документ не будет считаться оригиналом. Тогда его можно представить в виде бумажной копии. Еще один вариант ― создать его электронный образ: распечатать, отсканировать и подписать простой ЭП или КЭП. Такой вариант Порядок напрямую не предусматривает, но и не запрещает.

Копия документов вместо оригиналов: можно ли учесть такие расходы?

Ему нужна соответствующая доверенность. Она представляется в виде:

либо электронного документа, подписанного КЭП представляемого лица;
либо электронного образа документа, заверенного КЭП представляемого лица;
либо электронного образа, заверенного простой электронной подписью или КЭП лица, подающего документы.

Электронные документы — это оригиналы. Они имеют такую же юридическую силу, как бумажные.

В судопроизводстве ввели электронный документооборот

В целях обеспечения правильного и единообразного применения судами положений законодательства, регулирующего использование документов в электронном виде в деятельности судов общей юрисдикции и арбитражных судов, Пленум Верховного Суда Российской Федерации, руководствуясь статьей 126 Конституции Российской Федерации, статьями 2 и 5 Федерального конституционного закона от 5 февраля 2014 года N 3-ФКЗ «О Верховном Суде Российской Федерации», постановляет дать следующие разъяснения.

Общие положения

Написать комментарий

08.06.2020 НИОКР и специальный коэффициент к норме амортизации ОС
08.06.2020 Вычет по НДС. Если услуга облагается по ставке 0%

По ГК РФ сделку можно заключить письменно, устно, конклюдентными действиями и молчанием. Письменная форма может быть простой и нотариальной. Большинство сделок в обороте заключается в простой письменной форме. Для этого нужно составить договор и подписать его.

Времена, когда подписью считалась только собственноручно начертанная чернилами закорючка на бумаге, прошли. Сейчас в качестве подписи может выступать любой символ, текст, графический образ, лично добавленный человеком к тексту документа. (например, факсимиле).

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

Что касается простой письменной формы, то закон не запрещает обмениваться договорами в электронной форме, пересылать их по почте, факсом или телеграммой. Можно подписать договор, отсканировать его и послать pdf-документ по электронной почте. Статья 434 ГК РФ устанавливает два условия применения такого способа:

должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Чтобы не было проблем с признанием юридической силы сканированного договора, нужно обязательно следовать определенным правилам, которые выработаны практикой.

Первичные документы: за что оштрафует ФНС

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

Например, клиент заявляет, что передумал сотрудничать, отказывается платить за выполненную работу, скан юридической силы не имеет и поэтому все отношения регулируются нормами о неосновательном обогащении. Там правила уже другие.

Чтобы не попасть в такую неприятную ситуацию, нужно заранее обезопасить себя на этапе заключения договора. Есть три варианта действий, которые позволят избежать признания договора незаключенным:

подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

Первый способ предельно ясен. Для его применения у вас и вашего контрагента должна быть в наличии действующая КЭП (по старому — ЭЦП). Подписываете ею договор и ни у кого не будет вопросов. Согласно ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Порой стороны обмениваются сканами договоров, хотя в нем нет ни единого слова об этом. Даже в такой ситуации иногда договор могут признать заключенным — если стороны приступили к его исполнению.

На помощь здесь приходит принцип «эстоппель» — запрет на противоречивое поведение сторон сделки. В ГК РФ он встречается в нескольких нормах, одна из них — п. 3 ст. 432. Сторона не вправе требовать признания договора незаключенным, если ранее каким-либо образом подтвердила его действие, например, приняла от другой стороны полное или частичное исполнение, либо сама начала исполнять свои обязательства. Так, уплатив аванс и приняв работу исполнителя на условиях, указанных в скан-копии договора, заказчик не вправе отказаться от уплаты оставшейся части, ссылаясь на его незаключенность. С его стороны это будет недобросовестным поведением.

Новые изменения в институте наследственного права
Международные перевозки по новым правилам. Какие тонкости помогут перевозчику избежать штрафов и других проблем с таможенными органами
Особенности лицензирования и использования программного обеспечения

1. Начинаем с себя:

назначаем ответственных лиц за возврат документов;
устанавливаем конкретные сроки по их возврату.

Совет: распределение данных функции между различными подразделениями и сотрудниками лучше всего прописать в регламентах, положениях об отделах и других документах, а также прописать в локальных нормативных правовых актах.

Возможно, вам также будет полезно: «Бесплатные шаблоны локальных нормативных актов»

2. На стадии заключения договора пропишите в нем, как вы будете обмениваться с контрагентом документами, а именно:

какими способами вы и ваш партнер будете обмениваться документами;
за чей счет будет происходить пересылка.

А если вы уже работаете с контрагентом, но документы от него получаете с опозданием, рекомендуем закрепить вышеуказанные условия в дополнительном соглашении к уже действующему договору.

Например, можно использовать следующие формулировки:

Стороны признают юридическую силу документов, исходящих от Стороны 1 по электронной почте: [email protected], от Стороны 2: 222@ site.by. Стороны обязуются обеспечить доступ к адресам электронной почты, указанным в настоящем пункте, только лицам, уполномоченным принимать решения по настоящему Договору. Документы-оригиналы, переданные на подпись другой Стороне, должны быть возращены не позднее 10 (десяти) календарных дней с момента получения.

или

Стороны признают подлинность настоящего договора и документов, составленных во исполнение договора, подписанных Сторонами и переданных посредством электронной и факсимильной связи, позволяющих достоверно установить, что документ исходит от Стороны по настоящему договору. Сторона, передавшая документы, обязана представить оригиналы документов другой Стороне в течение 10 (десяти) календарных дней с момента их отправки.

Прописать в договоре (дополнительном соглашении) отправку документов заказным письмом с уведомлением о вручении или экспресс-почтой (т.е. более дорогими способами), возможно только, если контрагент согласен прописать такое условие в договоре.

3. Попросите у партнера отсканированные копии документов.
Для начала можно связаться с партнером и выяснить, в чем причина задержки. Возможно, документы не подписаны, потому что товар все еще в пути или директор партнера в командировке и нет другого уполномоченного лица.

Отсканированные копии документов помогут вам убедиться, что партнер согласился с данными в первичных учетных документах или подписал договор без протокола разногласий.

4. Напишите письмо на имя директора компании-контрагента, в котором просите (требуете) предоставить оригиналы документов.
Разговор с сотрудниками контрагента не всегда результативен. Если документов долгое время нет, а сотрудники не могут дать никакой конкретной информации, имеет смысл обратиться напрямую к руководителю.

В письме потребуйте предоставить документы в ближайшее время. Или попросите директора вашей компании помочь. Письмо от его имени или звонок по телефону могут ускорить их получение.

5. В крайнем случае, можно заполнить документы за вашего партнера и дать ему на подпись при встрече.

6. На стадии заключения договора или в уже действующем договоре стороны вправе предусмотреть штрафные санкции за несвоевременный возврат документов.
Например, за несвоевременную передачу Стороне 1 документов, Сторона 2 уплачивает штраф в размере 10 базовых величин. Для определения размера штрафа применяется размер базовой величины, установленный на день его уплаты.

ГК РФ устанавливает ряд случаев, когда договор должен обязательно быть составлен на бумаге:

для этой сделки закон предусматривает нотариальную форму;
договор нуждается в государственной регистрации (в основном это сделки с недвижимостью).

должна быть возможность достоверно установить, что документы отправили друг другу стороны сделки (если вы отправляет скан-копию по электронной почте, то в случае спора нужно будет доказать, что адрес почты принадлежит вам);
документ в электронном виде должен где-то храниться с помощью электронных, магнитных, оптических и аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Обычно вопрос юридической силы сканов договора встает при возникновении разногласий и претензий.

подписать договор квалифицированной электронной подписью (КЭП);
прописать в договоре, что стороны в подтверждение сотрудничества направляют друг другу подписанные скан-копии с последующим обменом бумажными оригиналами;
указать в договоре, что электронные копии документов, направленные по электронной почте, считаются подписанными простой электронной подписью и по юридической силе равны бумажным документам.

6 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным бумажному документу, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

Распечатывать, подписывать бумажный экземпляр и сканировать его не нужно. Подписать договор с помощью КЭП можно прямо в текстовом или pdf-редакторе.

При втором и третьем способе скан-копия считается подписанной простой электронной подписью (ПЭП), идентификатором которой выступает адрес электронной почты (о видах электронной подписи и их применении читайте здесь).

В соответствии с ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным бумажному, подписанному собственноручной подписью только в случае прямого указания закона или соглашения сторон. Поэтому в самом договоре нужно обязательно указать, что электронный образ документа равен бумажному.

В преамбуле договора чаще всего встречаются следующие ошибки:

отсутствие сведений о полномочиях, на основании которых действуют представители сторон (устав, доверенность и др.);

от имени одной из сторон действует неуполномоченное лицо (например, ИО (ВРИО)).

Достаточно часто в преамбуле договора встречается такое наименование должности руководителя организации как “исполняющий обязанности генерального директора” (ИО) или “временно исполняющий обязанности генерального директора” (ВРИО), однако ни ГК, ни Законы “Об акционерных обществах” и “Об обществах с ограниченной ответственностью” не предусматривают такой единоличный исполнительный орган юридического лица как ИО или ВРИО. Более того, наличие в уставе такого органа и наделение такого органа правом решать какие-либо вопросы будет являться прямым нарушением закона, т.к. в этом случае органы юридического лица будут лишаться права осуществлять полномочия, прямо отнесенные к их компетенции. Следовательно, все юридически значимые действия (в т.ч. и заключение договора) не могут расцениваться как совершенные от имени юридического лица. Данный вывод подтверждается и судебной практикой, так Федеральный арбитражный суд Московского округа в Постановлении от 09.01.2004 по делу № КГ-А41/10211-03 справедливо счел невозможным принятие отказа от кассационной жалобы, подписанного исполняющим обязанности генерального директора ЗАО, действующим на основании приказа генерального директора, так как руководитель назначается решением общего собрания, а полномочия и случаи исполнения его обязанностей уставом общества не предусмотрены.

В предмете договора чаще всего встречаются следующие ошибки:

аренда недвижимости: объект недвижимости не указан (не выделен в приложении) или его нельзя идентифицировать. В таких случаях в соответствии с правилами статьи 432 ГК суды признают, что договор считается не заключенным, т.к. не указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды;
работы (услуги): не указаны: конкретный объем и вид, требования, которым должен соответствовать результат работ (услуг), в результате у сторон договора может возникнуть спор как к качеству результата, так и к порядку его достижения (в случаях, когда порядок проведения работ является важным условием).

Если предмет договора (в том числе – перечень и (или) объем работ (услуг)) не согласован, то договор является незаключенным и не порождает для его сторон никаких прав и обязанностей. Следовательно, стороны не могут потребовать выполнения договорных обязательств и применить ответственность за их нарушение, установленную законом или договором.

Если условие о порядке (способе) проведения работ (оказания услуг) не согласовано, то (в соответствии с п. 3 ст. 703 ГК, положения которой применяются к договору возмездного оказания услуг (ст. 783 ГК)), исполнитель вправе провести работы (оказать услуги) тем способом, который он определил самостоятельно.

При нечетком указании предмета договора суд может признать договор незаключенным.

При написании раздела “Цена договора” чаще всего встречаются следующие ошибки:

ни из договора, ни из приложений к нему не ясен порядок образования цены (нет ни калькуляции, ни сметы, ни прейскуранта и т.п.);
цена договора выражена в иностранной валюте в то время как договор заключен между двумя российскими юр. лицами на территории РФ, используются материалы и оборудование, приобретенные на территории РФ;
не определен порядок расчетов (кто, в течение какого времени и с момента наступления какого события обязан произвести оплату).

Если условие о порядке оплаты не согласовано, то заказчик должен будет оплатить работы (услуги) в течение 7 дней с момента предъявления исполнителем требования в соответствии с п. 2 ст. 314 ГК РФ, если иной срок не предусмотрен законом, иными правовыми актами или не вытекает из обычаев либо существа обязательства.

Условие о порядке оплаты услуг может быть признано судом существенным условием договора на основании п. 1 ст. 781 ГК. В этом случае договор будет считаться незаключенным и стороны не вправе будут требовать его исполнения (т.е.

исполнитель не вправе будет потребовать от заказчика оплаты оказанных услуг, а заказчик не сможет потребовать оказания услуг либо предъявить требования в связи с ненадлежащим их качеством).

Аналогичные последствия наступают для сторон, если условие о порядке оплаты является существенным условием договора в силу прямого указания закона (ст. 432 ГК РФ). Вместе с тем согласно новой редакции ст.

432 ГК, вступившей в силу с 1 июня 2015 года, сторона, которая полностью или частично приняла исполнение по договору либо другим образом подтвердила его действие, не вправе требовать признания договора незаключенным, если заявление такого требования с учетом конкретных обстоятельств будет противоречить принципу добросовестности (п. 3 ст. 432 ГК).

Является ли документ с электронной подписью оригиналом?

Если вы пока не располагаете средствами, позволяющими наладить электронный документооборот, то обмен бумажными документами через почту или курьерские службы остается самым подходящим решением. Обмен документами происходит следующим образом:

— составляется документ (как правило, в программе, в том числе в бухгалтерской);

— распечатывается (обычно в 2 экз.), подписывается, ставится печать;

— документ упаковывается в конверт;

— письмо отправляется через почту или курьерскую службу;

— письмо приходит вашему контрагенту, он подписывает документ, ставит печать;

— один экземпляр документа отправляет вам обратно через почту или курьерскую службу;

— вы получаете ваш подписанный экземпляр документа и храните его.

Очевидные минусы:

— если отправка почтой, то это очень долго, документы часто опаздывают;

— документы на почте часто теряются;

— расходы на: бумагу для распечатки документов, краску для принтера, конверты, рабочее время сотрудников на распечатку, запаковку, визиты на почту плюс сама стоимость отправки почтой или курьером.

Как правило, те, кто при словах «электронный документооборот» округляет глаза и заявляет: «ДОРОГО!», не подсчитывал, сколько денег уходит на бумажные отправки (отправить даже одно простенькое заказное письмо с одной-двумя бумажками через почту будет стоить более 30 руб.). Если в месяц у вас отправляется большое количество документов, то, скорее всего, электронный документооборот будет дешевле.

Однако если ваши контрагенты не собираются переходить на электронный обмен документами, то тут ничего не поделать – придется пыхтеть над бумажками. А может, стоит попытаться их убедить с помощью цифр?

Теперь кратко поговорим о наиболее прогрессивном на сегодняшний день варианте обмена документами на расстоянии – путем использования электронных документов. Электронный документ может быть:

— формализованным (атрибуты файла подлежат автоматической обработке, имеют строгий формат XML-файла – счета-фактуры);

— неформализованным, форма которого может быть любой.

Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Он равнозначен бумажному документу и имеет юридическую силу. Через интернет документ мгновенно доставляется адресату. Отправить можно любой первичный бухгалтерский документ.

Один из распространенных вопросов – обязательно ли работать через оператора электронного документооборота? Ответ – смотря чем обмениваетесь:

1. Прямой обмен документами с контрагентом. Если у обоих есть квалифицированная электронная подпись, то дополнительного соглашения для обмена заключать не потребуется. Документы с электронной подписью можно пересылать напрямую по электронной почте. Для подписания документов электронной подписью может быть использован программный продукт КриптоАРМ, который нужно установить и настроить своими силами.

2. Обмен через оператора. Этот вид обмена обязателен только для счетов-фактур. С остальными документами – по желанию. Плюсы работы через оператора: копии ваших электронных документов хранятся у оператора, что страхует вас от их потери, отправка документов возможная сразу из бухгалтерской программы (например, для отправки через Диадок в 1С создан специальный модуль).

Подготовка квалифицированного сертификата электронной подписи – в среднем 1000 руб. Годовая лицензия на право использования средств криптографической защиты информации (СКЗИ) – от 500 руб. Стоимость отправки документов – пример на картинке.

Детальную процедуру работы и подключения к оператору мы здесь не будем рассматривать, т.к. ваша первая задача – просмотреть предложения и сравнить тарифы, выбрав самый подходящий для вас вариант. Далее техподдержка оператора не позволит вам заблудиться))).

Подключение к электронному документообороту проходит 3 шага:

— подключение к оператору, подписание соглашения с оператором;

— приобретение сертификата подписи и лицензии на СКЗИ;

— подключение ваших контрагентов.

Заключать дополнительные соглашения с контрагентами для обмена документами через оператора не нужно.

Если вам нужна консультация по бухгалтерскому учету и налогообложению в вашем интернет-бизнесе, пишите мне на странице . Узнайте, чем я могу помочь интернет-предпринимателям, загляните на страницу .

Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.

Приведем пример некоторых формулировок:

Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2018г.
О подготовке годового отчета.
Предоставление статистических данных.
О разработке проекта строительства объекта «N»

Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.

Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:

Тип формулировки	Тип адресата
Предоставляем	Как правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.
Направляем	Применимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделения
Высылаем	Используется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентам

Далее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:

Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .. от…
Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.

Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.

В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.

Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.

Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.

Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.

Например, перечень может выглядеть следующим образом.

Приложения:

Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.
Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.

Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.

При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.

Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.

При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все приложения, их оригиналы, как правило, хранятся в соответствии с номенклатурой дел, например, договоры – отдельная папка, счета-фактуры – другая. И в этом случае сопроводительные письмо могут не сохраняться.

Некоторые предприятия организовывают хранение сопроводительных писем в отдельных папках и определяют сроки для их сохранения в соответствии с внутренними регламентами.

Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.

Итак, когда о направляемых документах уже сообщается в тексте письма, вновь перечислять их названия не стоит. Достаточно указать количество листов и экземпляров. См. Пример 1.

Пример 1. Фрагмент текста и отметка о наличии приложения (наименование приложения указано в тексте письма)

Если приложение не обозначено в тексте письма, помимо количественных данных нужно указать его название. Если пакет включает в себя несколько документов, приложения нумеруются. См. Пример 2.

Подписант делового письма – то же должностное лицо, что и при обычной деловой переписке (как правило, либо руководитель организации, либо уполномоченный топ-менеджер). Если речь идет об отправке первичных учетных документов, подписать письмо может и главный бухгалтер.

Чтобы получатель письма потом не обращался со всеми уточняющими вопросами к его подписанту (обозначен цифрой 1 в Примере 9), следует указывать в этом документе и исполнителя (там же, см. цифру 2).

Перед отправкой сопроводительному письму нужно присвоить исходящий номер (обозначен цифрой 3).

А адресат присвоит ему свой входящий номер при регистрации факта поступления документа, при этом на нем дата поступления и входящий номер могут указываться (рукописно или при помощи штемпеля, как в Примере 9 – см. цифру 4).

Необходимость писать сопроводительное письмо к документам касается всех, независимо от того, организация это или физическое лицо. Между тем когда в организацию приходит обычный человек, никакого письма к его документам, как правило, не составляется. А жаль, ведь вам было бы удобнее не запоминать и самим как-то фиксировать, а иметь написанные визитером сведения: от кого, какие документы, кому из ваших сотрудников и зачем передать. Если вы систематически имеете дело с частными лицами, особенно по ряду типовых вопросов, и при этом получаете от них документы, с которыми ваша организация далее должна что-то сделать, то рекомендуем вам разработать бланк сопроводительного письма для подобных случаев и просить его заполнить каждого такого визитера. См. образец формы в Примере 11.

Заполненную форму вы зарегистрируете и копию письма с входящим номером отдадите заявителю, а пакет полученных от него документов пустите по надлежащему маршруту. Тогда, позвонив справиться о своих документах, человек спросит уже не про «дачу в Малиновке», а про определенное письмо с уникальным индексом.

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней». Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?

Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней¹. Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.

Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ. Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:

Пример 10. Срок ответа на письмо может быть установлен в договоре

Договором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию. Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…

Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например: «Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ». Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.

Сопроводительное письмо становится ненужным, как только исполнитель берет в руки его приложения и убеждается в их полной комплектности. С этой минуты работа будет идти над ними, а на письме следует поставить отметку об исполнении и поместить его в дело.

Часто возникает вопрос о том, как хранить сопроводительные письма и приложения к ним: отдельно или вместе? Обычно приложение к письму помещается в специальное, отведенное именно для этого рода документов дело. Для сопроводительных писем в нем места нет: акты выполненных работ, счета-фактуры, договоры и многие другие документы хранятся отдельно и зачастую в течение разного времени.

Этот момент следует учитывать при составлении номенклатуры дел. Некоторые компании (с малым объемом документооборота) создают одно дело «Сопроводительные письма» и помещают в него вообще все письма этого рода, независимо от того, что было к ним приложено. Другим приходится создавать несколько дел по сопроводительным письмам и помещать их в номенклатуры дел структурных подразделений. Тогда, например, присланный договор пойдет в дело «Договоры оказания услуг», а сопроводительное письмо к нему – в дело «Сопроводительные письма к договорам по основной деятельности».

Бывает и так, что письмо остается в компании на хранении, а приложение – нет. Это касается, например, проектов документов (как в Примере 9). Проект положения еще не является документом и наверняка не раз будет подвергнут исправлениям, хранить его не обязательно.

* * *

Как видим, ничего сложного в составлении сопроводительного письма нет, зато само оно может сберечь не только ваши документы, но и время.

Небольшая сложность, как обычно, может наступить при внедрении в компании правила составлять и сдавать на отправку вместе с пакетом документов должным образом оформленное сопроводительное письмо. Но эта проблема решается довольно просто путем установления данного правила в локальном нормативном акте. А пользу от него переоценить трудно.

Свежие
Посещаемые

Опись бумаг, которые передаются получателю, приводят после текста простым списком с нумерацией каждой позиции. При оформлении перечня важно помнить об уникальности каждого элемента. При этом желательно полностью указывать реквизиты. В зависимости от назначения сопроводительного письма, приложение может оформляться с указанием количества экземпляров и листов каждого документа, либо путем общего подсчета.

Договор № 4 от 01.06.2017 года в 2 экз. на 10 листах.
Техническое задание б/н от 01.06.2017 года в 1 экз. на 3 листах.

Итого 2 документа на 13 листах.

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003 . Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Копии документов как доказательства в суде

Кроме соответствия более высоким бизнес-стандартам, которые соискатель продемонстрирует, снабдив свое резюме сопроводительным письмом, оно поможет достичь еще нескольких важных целей:

продемонстрировать свой навык письменной речи: строгая структура резюме не дает возможности блеснуть построением красивых предложений;
подчеркнуть мотивацию: это особенно важно для людей, меняющих сферу деятельности либо имеющих сравнительно небольшой опыт в выбранной области;
выделить свои стороны, особенно выгодные для данной компании: в резюме эта информация подается общим блоком среди всех ваших умений и навыков;
индивидуализировать подход к поиску работы: резюме стандартно, оно в практически неизменном виде может быть отправлено в любую компанию, а текст покажет заинтересованность именно в данной;
показать, что вы интересовались компанией, разыскивали информацию о ней, и данные оказались для вас привлекательными.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Каким бы ни было блестящим ваше резюме, компании нужнее замотивированный и лояльный сотрудник, заинтересованный в развитии и продвижении ее на рынке, нежели просто квалифицированный специалист. Это и поможет подчеркнуть сопровождающий резюме текст.

Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Текст рекомендуется начинать с фраз: «Направляем вам…», «Высылаем вам…» с последующим кратким обобщенным наименованием бумаг, к которым прикладывается сопровождение. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел.

Предлагаем ознакомиться: Расторжение договора подряда — расторжение договора подряда по инициативе заказчика

Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него. Для этого можно использовать такие фразы:

прошу подтвердить получение;
прошу подписать и возвратить в срок;
прошу согласовать и возвратить с комментариями или направить протокол разногласий;
прошу использовать в соответствии с прямым назначением;
прошу обеспечить сохранность конфиденциальной информации;
прошу информировать установленным порядком.

Выделение жирным или курсивным шрифтом важных мест, чтобы расставить акценты, не запрещено.

Наниматель, читающий ваше сопроводительное письмо, отметит как плюс соблюдение его автором таких требований:

предельная лаконичность: «растекаться мыслию по древу» в деловой переписке недопустимо, в идеале время чтения письма не должно превысить 10 секунд, а расположение на листе А4 – половины объема;
емкость: все сведения в письме должны быть полезны для работодателя, «вода», нагоняющая объем, существенно «снимает баллы» с соискателя;
стиль: бизнес-информация требует делового стиля с его выдержанной структурой, простыми конструкциями, не загроможденными придаточными частями, отсутствием фамильярности и излишней эмоциональности (последнее допустимо в компаниях определенной направленности, например, творческих, но их доля на рынке сравнительно не велика);
личностный подход: нужно сочетать живой и легкий стиль с требованиями делового, стоит писать, как бы «беседуя» с рекрутером;
уникальность: помните, что ваше письмо должно отличаться от многих подобных, так же, как и вы – от множества остальных соискателей, причем ваша уникальность должна быть в рамках требований компании;
актуальность: не используйте дополнительную информацию, бесполезную для вашего нанимателя;
конкретика: измеримые величины (цифры, сроки, количество проектов, процентное соотношение и т.п.) придают любой информации вес и достоверность;
рекомендации: у вас их и так, вероятнее всего, попросят на собеседовании, но если вы предвосхитите просьбу рекрутера, это придаст вашему резюме дополнительный вес.

Просим оплатить поставщику ООО « (ОГРН 1157746263487 ИНН 7734350160, КПП 773401001 расчетный счет в рублях 40702810500030006821 в ПАО АКБ «Авангард» БИК 044525201) за услуги связи по договору №_________ от «___» _______ 201__ г.

В Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2021 N 17АП-6546/2021-ГК также указывается, что в случае исполнения обязательства за должника третьим лицом в платежном поручении должно быть указано, что оплата производится по просьбе должника и за него.

Оформление счета на оплату относится к обычаям делового оборота в РФ. По обыкновению документ оформляется на бланке организации, где указаны реквизиты получателя средств, а покупатель на основании счета переводит оплату.

название организации-продавца с указанием организационно-правовой формы или Ф.И.О.
индивидуального предпринимателя;
юридический или фактический адрес отправителя счета;
ИНН (для ИП) и ИНН и КПП (для ООО);
предмет договора (товар, услуги, работы);
количественное выражение предмета;
цена за единицу предмета;
общая сумма сделки;
валюта сделки (рубли);
реквизиты плательщика и грузополучателя (это могут быть разные лица);
подписи ответственных лиц.

Рекомендуем прочесть: Единократные губернаторские выплаты для рождение ребенка в воронеже 2021