Командировка в 2021 на личном автомобиле

Дарья Черепанова

На кого не распространяются правила из статьи:

• на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
• на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
• на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Форма приказа о направлении в командировку

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Форма табеля учёта рабочего времени

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Форма авансового отчёта

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

• на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
• на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
• на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
• суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

К оформлению документов направляемому в командировку сотруднику предъявляются серьезные требования — бумаги подтверждают затраты компании, контролируемые фискальными органами.

Действующая редакция правительственного Постановления №749 от 13/10/08 г. говорит о необходимости:

• письменного распоряжения администрации об отправке в командировку;
• авансового отчета о служебных расходах.

Все записи в авансовом отчете подтверждаются первичными документами (на проезд, о затратах на проживание и др.). Письменное распоряжение оформляется в виде приказа о командировке, в котором кратко описывается в том числе и ее цель.

Несмотря на сокращение документации по командировкам на законодательном уровне, многие кадровики продолжают оформлять и командировочное удостоверение, и служебное задание на командировку, полагая, что обязательных, указанных в законодательстве документов, недостаточно для полного учета командировки.

И в приказе, и в служебном задании отражаются цели, поставленные руководством перед сотрудником. Служебное задание при этом имеет ряд особенностей.

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Как оформлять командировки в 2021 году

Оформление служебного задания командированному сотруднику может быть поручено его непосредственному начальнику, например, главному инженеру, если командируется рядовой инженер. Достаточно часто оформлением занимается работник кадровой службы на основании докладной записки руководителя подразделения, утвержденной руководителем фирмы.

Оформленное письменно задание на командировку подписывают:

• руководитель фирмы;
• руководитель структурного подразделения;
• сам работник.

Число экземпляров документа оговаривается в ЛНА. Чаще всего ограничиваются одним экземпляром. Задание выдается каждому сотруднику отдельно, даже если они направлены в командировку как группа, согласно приказу.

Руководитель фирмы, отправляясь в командировку, оформляет служебное задание себе как работнику и сам ставит подпись под ним.

В документе предусмотрено не только задание как таковое, но и отчет по возвращении из служебной поездки о его исполнении. Он должен предоставляться руководству независимо от того, используется ли утвержденная форма Т-10а либо свободная, принятая фирмой и закрепленная в локальном акте.

После окончания поездки задание сдается вместе с авансовым отчетом и подтверждающими расходы документами к нему. Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету.

На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст. 192.

Предварительный расчет дней отсутствия сотрудника делается до отправки и вносится в текст задания. Срок командировки фактический определяется прежде всего по документам на проезд. Начальной точкой считается дата отправления транспорта от места, где член рабочего коллектива трудится постоянно.

В случае утери проездных документов:

• используют подтверждающие наем жилья сотрудником в поездке (гостиничная квитанция, любые иные документы, указывающие на временное проживание);
• документы на проживание и проезд у работника отсутствуют — он составляет служебную записку (или любой иной документ), в которой указывает реальный срок своего нахождения в командировке, а принимающая сторона подтверждает его подписями своих ответственных лиц.

Если работник вместо общественного пользовался транспортом фирмы или личным либо привлек к перевозке третьих лиц, он составляет служебную записку с приложением любых задокументированных данных о том, что проезд осуществлялся по нужному маршруту (путевой лист, кассовые чеки АЗС и др.).

При исчислении дней командировки, отражаемых в приказе, в служебном задании и в отчете по его исполнению, следует учитывать, что:

• сутки считаются до 24 часов, включая последние минуты, с нуля часов – следующие сутки;
• если вокзал, аэропорт, пристань находятся за городской чертой, время проезда до них входит в период командировки;
• появление в день выезда и приезда командированного на его постоянном рабочем месте оговаривается с администрацией.

• Служебное задание на командировку – документ, в котором есть возможность детально прописать цель служебной поездки, в отличие от приказа на командировку, где она формируется кратко.
• В служебном задании, кроме того, отражается результат исполнения этого поручения. Документ не входит в обязательные, но часто используется в практике учета командировок. Имеется его унифицированная форма, однако фирма имеет право отказаться от нее в пользу собственного бланка либо составлять документ в свободной форме на основании ЛНА. Если документ упоминается в ЛНА, его заполнение обязательно.

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

• гарантии работнику при направлении его в командировку;
• порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках».

С 01.01.2016 некоторые документы, оформляемые на командировку ранее, были отменены. Так, теперь нет нужды в обязательном порядке оформлять:

• служебное задание;
• командировочное удостоверение;
• отчет о командировке.

Кроме того, отменена обязанность вести журнал учета командированных работников. Справедливости ради стоит отметить, что некоторые работодатели остались верны прежнему порядку документирования командировочных выездов и установили обязанность оформлять перечисленные документы внутренними распоряжениями по организациям. Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ.

Согласно ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления Правительства РФ № 749, командированному сотруднику возмещаются следующие расходы:

• на проезд в обе стороны;
• на съем жилья;
• суточные;
• прочие расходы, определяемые работодателем.

Размер суточных каждая организация устанавливает самостоятельно (за исключением госучреждений). При этом важно помнить, что в соответствии с Налоговым кодексом РФ (п. 3 ст. 217) не облагаются налогом на доход физлиц лишь суммы в размере 700 рублей при командировках по России и 2500 рублей при загранкомандировках. Суммы свыше этих нормативов подлежат налогообложению.

Прежде всего, факт задействования личного транспорта должен быть отражен в локальном приказе, согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 No 749. Затем заполняется стандартизированная форма Т-9, в которой отражаются все рабочие моменты. Однако в этом случае добавляется пункт «Проезд к месту командировки».

Работодатель обязан составить дополнительное соглашение с командировочным сотрудником. Именно в нем указывается объем компенсационных выплат за тот факт, что личная машина эксплуатировалась в интересах фирмы.

Не существует единого федерального образца составления данного соглашения. Оно пишется в свободной форме.

Главное, чтобы в нем были отражены следующие сведения:

Во время командировки работодатель обязан обеспечить своего работника авансом. В него входят суточные, а также определенные средства на проживание. Обычно у работников бухгалтерии не возникает вопросов, сколько выдать денег на бензин. Для этого достаточно ознакомиться с инструкцией по эксплуатации машины.

Чтобы сотрудник получил компенсацию расходов за использование личного транспорта в командировке, нужно:

• заключить соглашение об использовании личного авто в интересах компании. Получить у сотрудника ПТС или регистрационное свидетельство на авто (заверенные копии)
• в приказе о командировке прописать, что сотрудник поедет на личном авто
• после командировки составить служебную записку и путевой лист. Это делает сам сотрудник
• после командировки к авансовому отчету приложить служебную записку, путевой лист, подтверждающие документы (чеки АЗС, счета проезда по платной дороге).

Командировочные расходы в 2021 году

Первым делом руководитель компании пишет распоряжение о направлении работника в поездку на личном авто. Его можно составить в свободной форме или на бланке Т-9. После ознакомления сотрудник выражает согласие путем подписания документа. Дополнительно можно оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Второй этап – составление путевого листа. Это отличительная черта оформления командировок на личном или служебном автомобиле. После этого согласовывается размер аванса на оплату бензина и проживания гражданина.

Вернувшемуся из поездки сотруднику необходимо сдать в бухгалтерию путевой лист или авансовый отчет в течение трех дней. Эти документы содержат информацию о потраченных денежных средствах. Для учета затрат обязательно прикладываются чеки и квитанции.

В случае превышения размера аванса организация обязуется выплатить разницу в течение трех дней. При наличии остатка по авансовой выплате сотрудник должен будет его вернуть.

Использование личного автомобиля предполагает подготовку документов, необходимых для оформления командировки. К ним относятся:

• приказ об отправке сотрудника;
• путевой лист;
• копия техпаспорта ТС (подтверждение факта владения автомобилем);
• квитанции и чеки, подтверждающие затраты.

Дополнительно могут оформляться служебная записка и авансовый отчет.

Путевой лист — это подтверждение использования автомобиля в поездке, а также приобретения и расхода горюче-смазочных материалов. Он оформляется на бланке № 3 или по утвержденной организацией форме и содержит:

1. Название и порядковый номер.
2. Срок действия (срок служебной поездки).
3. Личные данные работника.
4. Информация о ТС (марка и модель, номер машины, сведения из техпаспорта).
5. Расход ГСМ.

ВАЖНО! Маршрутный лист предоставляется работодателю в течение трех дней после возвращения на место работы. Обязательное дополнение к документу — чеки, квитанции с автозаправочных станций, из мастерских, мест общепита и временного проживания.

Для подтверждения расходов во время служебной поездки работнику нужно предоставить в отдел бухгалтерии организации авансовый отчет по форме № АО-1. К нему прикладываются:

• квитанции из гостиницы или расписка от арендодателя;
• чеки на ГСМ;
• маршрутный лист;
• служебная записка.

Все эти документы подтверждают срок поездки и расходы сотрудника.

При поломке машины работник сохраняет документы, подтверждающие траты на ремонт автомобиля в пути (чек). Однако работодатель не может быть уверен в том, что повреждение действительно произошло во время командировки. Поэтому такие случаи иногда считаются спорными.

Командировка на личном транспорте. Законодательная база

Служебным командировкам посвящена глава 24 Трудового кодекса, которая в своих статьях дает определение такой командировке, а также устанавливает:

• гарантии работнику при направлении его в командировку;
• порядок возмещения командировочных расходов в различных условиях служебных выездов.

Общие нормы ТК РФ конкретизируются в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) — основном документе, устанавливающем порядок командирования сотрудников в другую местность для выполнения заданий.

ВНИМАНИЕ! Работодатель должен прописать порядок оформления и оплаты командировки в локальном нормативном акте, например, в положении о командировках. О нюансах оформления документа читайте в материале «Как составить положение о командировках».

Оформление командировки в 2021 году

Процедура отправления сотрудника в командировку на собственном автотранспортном средстве практически не отличается от командирования лица в общем порядке. Для законного оформления данного мероприятия каждый работодатель должен придерживаться следующего алгоритма действий, предписанного действующим Законом:

1. Выбор сотрудника, которого следует направить в командировку, осуществляется на основании имеющегося у лица уровня квалификации, а также ставящихся перед ним целей. Работодатель должен быть уверен в том, что подчиненный справится с возложенными на него обязательствами в строго установленный период времени;
2. Если выбранный кандидат желает поехать в командировку на личном автомобиле, этот момент следует зафиксировать в распорядительном документе, оформляемом в компании;
3. Далее между руководителем и подчиненным оформляется дополнительный договор на использование личной машины в служебных целях. В документе прописывается величина материальной выплаты, которая будет предоставлена работодателем за использование транспорта подчиненного. При этом, в согласованную сумму могут не включаться траты на топливо, их возмещение будет происходить отдельно, после предъявления лицом необходимых чеков и квитанций. Кроме того, в данном соглашении указываются также все характеристики автомобиля, реквизиты его документов, сроки и порядок возмещения расходов;
4. На основании Приказа о командировании работника, бухгалтер устанавливает размер авансовых начислений на остальные служебные нужды: проживание/питание/доп. расходы;
5. При необходимости, оформляется служебная записка и командировочное удостоверение (согласно действующему законодательству их разработка не обязательна);
6. В табель учета рабочего времени лица заносится соответствующая отметка о направлении в служебную поездку;
7. После возвращения из командировки, сотрудник обязан в течение трехдневного периода предъявить в бухгалтерию авансовый отчет обо всех совершенных тратах, приложив соответствующую оправдательную документацию.

Порой в поездках случаются непредвиденные обстоятельства, которые связаны с поломкой транспортного средства или же аварией на дороге. Любое из происшествий должно быть доказано соответствующей документацией, которую в дальнейшем следует предъявить работодателю. Так, в случае неожиданного выхода из строя машины, стоит сохранить чеки, полученные в момент приобретения необходимых запчастей, автомасел или иных компонентов.

Однако на практике, некоторые работодатели выказывают сомнения в том, что автомобильные покупки, приобретенные сотрудником, потребовались для устранения повреждения, которое возникло непосредственно в период командировки. Довольно часто на этой почве возникают конфликтные ситуации между сторонами трудовых отношений.

От дорожно-транспортного происшествия также никто не застрахован, поэтому каждому гражданину, решившемуся отправиться в командировку на личном автомобиле, необходимо заранее проверить свой страховой полис. Действующая страховка позволит избежать серьезных трат при ДТП. В том случае, если установлен факт виновности сотрудника в аварии, возмещение материальной компенсации работодателем производится исключительно по его собственному усмотрению.

Понятие командировки установлено в ст. 166 ТК РФ. Согласно ему, это поездка в отличное от основной работы место для выполнения различных служебных задач.

Если работа сотрудника носит разъездной характер или по ней он постоянно находится в пути, то такая поездка не считается командировкой.

В ст. 168 этого же законодательного акта приведены виды расходов, которые обязан компенсировать наниматель.

Важно! За сотрудником сохраняется на время служебной поездки рабочее место, а также и средняя заработная плата.

К числу расходов, подлежащих компенсации, относятся:

• Суточные должны выплачиваться согласно действующим нормам законодательства за каждый день командировки.
• Причем эта компенсация платиться именно за календарный день, пока сотрудник не выполнит служебное задание или не возвратится из поездки.
• Рассмотрим, за какие дни положена выплата суточных:

Принимая локальные нормативные акты, работодатель не имеет возможности изменить данное правило и платить суточные только за дни, когда трудящийся был действительно занят выполнением служебного задания (т. е. работал).

Подобные действия будут засчитаны как нарушение трудового законодательства и при проверке из-за них могут привлечь нанимателя к довольно крупному штрафу.

Важно! При однодневной командировке по территории России суточные не платятся. Хотя наниматель может выплатить средства, например, на питание.

Но в данном случае целевое использование денег надо будет подтвердить документально. При поездке в командировку за границу РФ на 1 день суточные платятся в половинном размере.

1. Многие помнят еще времена, когда размеры суточных были строго регламентированы и устанавливались Постановлениями Правительства или другими подобными нормативными актами, принимаемыми на федеральном уровне.
2. С развитием коммерции и бизнеса подобный подход потерял свою актуальность и законодательство существенно изменилось.
3. В настоящее время работодатель самостоятельно устанавливает размер суточных.
4. Но при этом его надо обязательно закрепить в одном из следующих документов:

• локальные нормативные акты, например, Положение о командировках или отдельный приказ руководителя организации;
• трудовой договор с конкретным работником;
• коллективный договор.

На практике большинство работодателей устанавливает размер суточных с помощью ЛНА или приказа. Это позволяет быстро корректировать суммы компенсации при необходимости.

Важно, чтобы человек перед поездкой был ознакомлен с данной информацией под роспись, чтобы потом не было споров по вопросу отчетности за потраченные средства.

Согласно НК РФ, суточные освобождены от НДФЛ. Но подобный подход в чистом виде мог бы привести к злоупотреблению правом со стороны работодателей.

По этой причине установлены лимиты суточных, с которых не должен платиться налог на доходы физ. лиц и взносы.

Подробную информацию по этому вопросу приведем в следующей таблице:

Важно! Наличие ограничений на суммы необлагаемые налогом никак не ограничивает работодателя в размере суточных.

Они могут достигать совершенно любых сумм. Но при этом всегда надо помнить о том, что с превышения надо будет заплатить взносы в страховые фонды и удержать НДФЛ.

Особенности составления служебного задания на командировку

Вместе с командировочным удостоверением стали необязательными и служебные задания, оформлявшиеся ранее по форме Т-10 или Т-10а (скачать образец здесь).

Оно позволяло фактически отследить нанимателю каждое действие сотрудника. Организация может продолжить его использовать, приняв соответствующее распоряжение. Но многие фирмы перешли на отчеты в виде служебной записки.

Фактически единственным обязательным документом для командировок остался приказ руководителя.

Без него сотрудник никуда ехать не должен и надо его обязательно оформлять, даже если командировка происходит в срочном порядке.

• Денежные средства на командировку в большинстве случаев сотруднику выдаются авансом из кассы или переводятся на банковскую карту до начала поездки.
• В экстренных случаях сотрудник (особенно из числа руководства) может потратить и собственные средств.
• В любом случае бухгалтерии предстоит получить возврат оставшейся суммы или выплатить перерасходованную, а также взять с сотрудника отчет и все документы по расходам.
• За расходы в командировке сотрудники отчитываются с помощью документа «Авансовый отчет», составляемого по унифицированной форме АО-1 (скачать бланк здесь).
• В документе вносятся сведения о выданной и израсходованной сумме, а также данные обо всех расходах и документах, подтверждающих их.
• Отсутствие документов приводит к затруднениям или даже невозможности принять их организацией к учету в составе расходов и как следствие считается, что сотрудник их оплатил из собственных средств.

1. Сотруднику нужно позаботиться о подтверждение практически всех расходов, которые он делает в командировки.
2. Это связано с тем, что организация в дальнейшем принимает их к учету в составе расходов, а это возможно только при наличии документального подтверждения.
3. В зависимости от вида расходов для их подтверждения могут понадобиться разные документы.
4. Приведем более подробную информацию по данному вопросу в следующей таблице:

Прикладывать документы, подтверждающие расходы по суточным нет необходимости. Фактически они становятся личными деньгами сотрудника.

Платить страховые взнос с суточных наниматель до 2017 года был не обязан независимо от их размера.

Ситуация изменилась в 2017 году и сейчас, если сумма суточных превышает лимиты необлагаемые налогом, то платить страховые взносы надо в общем порядке точно также, как и НДФЛ.

Таким образом, если сумма суточных в день превышает 700 рублей при поездках по РФ и 2500 р. при командировке за границу с превышения лимитов надо будет заплатить страховые взносы в общем порядке.

• Остальные компенсации не лимитируются в законодательстве, и по ним не надо будет платить страховые взносы.
• А вот с выплачиваемой суммы среднего заработка сотруднику это надо сделать в обязательном порядке.
• Видео: важная информация
• Правильное оформление командировочных расходов важно для работодателя, ведь при отсутствии нужных документов он просто не сможет принять их к учету.
• При этом надо учитывать, что иногда российское законодательство меняется и оформлять их следует с учетом последних нововведений.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Командировка на личном автомобиле в 2020 — 2021 годах (особенности)

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

При необходимости в процессе работы отправлять сотрудника в командировки у работодателя возникают расходы, связанные с оплатой данных поездок, проживанием работника в другой местности, что составляет командировочные расходы. Суточные в 2021 году как составляющие командировочных также должны выплачиваться работнику. В связи с этим возникает вопрос о том, в каком же размере их должен выплачивать работодатель, есть ли какой-либо предел в определении максимального размера суточных, а также как оформить предоставление суточных работнику. Обо всем этом Вы сможете прочитать в данной статье.

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников — форма № Т-9а).

Что такое командировка

Служебная командировка – отъезд сотрудника в другую страну или город, инициированный работодателем для исполнения поручения не в организации, где с ним заключен трудовой договор, а на другом предприятии. Согласно п. 3 «Положение о служебных командировках» (утверждено Постановлением правительства РФ от 13.10.2008 г №749), местом работы (постоянной, что отражено в договоре) нужно считать фактическое месторасположение предприятия, где с человеком оформлены трудовые отношения.

Помните, что не любой отъезд может признаваться командировкой. Если трудовые обязанности сотрудника связаны с постоянным нахождением в ином регионе, пути и в разъездах – отсутствие специалиста нельзя оформлять, как направление работника в командировку.

Командировка работника должна соответствовать определенным требованиям:

-Поездка инициирована руководителем, а не предпринята по собственному желанию.

-Служебное поручение нужно выполнить за пределами постоянного места работы.

-Пребывание в другом городе ограничено определенным периодом времени (указывается в приказе на командировку, заполненному по образцу).

-Специалист не может исполнять должностные обязанности непосредственно в пути, а его работа не может быть охарактеризована как разъездная.

Командировка должна оформляться надлежащим видом. Для этого на предприятии издается приказ, составляется направление в командировку по образцу. Рассчитываются и выдаются суточные затраты сотруднику на все время пребывания в поездке.

Отчет по командировке.

Кого можно отправлять в командировку в 2021 году в соответствии с новыми правилами учета

Руководитель предприятия (любая правовая форма) не имеет полномочий инициировать командировку (по служебным обязанностям) человека, если с гражданином не оформлены никакие трудовые отношения (не заключен контракт). Закон запретил отправлять в поездку граждан, которые оказывают разовые или многократные услуги предприятию по гражданско-правовому контракту.

Если работодатель оформил направление в командировку постороннему гражданину, который не трудится на предприятии – соответствующие расходы фискальный орган не признает расходами на командировку. Запрещено отправлять в служебную поездку такие категории граждан:

-Беременных женщин. Работница должна представить медицинские заключения, справки, подтверждающие ее положение.

-Сотрудников, с которыми заключен договор (ученический), только если поездка не связана с необходимостью пройти обучение в другом регионе/стране/городе.

-Женщин, которые имеют малолетних детей (до 3 лет), отцов и матерей, воспитывающих ребенка самостоятельно без второго родителя (до 5 лет). Работодатель обязуется ознакомить сотрудницу в письменной форме о праве отказаться от поездки.

-Невозможно направление работника в командировку, если у такового оформлен статус опекуна. Граждан, на иждивении которых находятся несовершеннолетние дети, инвалиды или люди, за которыми осуществляется постоянный уход. Допускается командировка только по их письменному согласию.

-Сотрудники, не достигшие 18 лет. Исключением может стать только творческий персонал, работа которых сопряжена со средствами массовой информации, кинематографом, театром, концертами, цирками и т.д.

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2021 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет гостиницы (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10… Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Командировочные расходы работодатель может учесть в составе расходов по налогу на прибыль и по УСН (объект «доходы минус расходы»). Порядок учета таких затрат на УСН и на ОСНО аналогичен.

Основные особенности налогового учета командировочных затрат:

• Экономическая обоснованность и документальная подверженность затрат.

Затраты, понесенные сотрудником в командировке, принимаются к учету, только если они экономически обоснованы и подтверждены первичными документы. Исключение сделано лишь для суточных: подтверждать их и отчитываться по ним работник не обязан. При отсутствии подтверждающих документов принять к учету затраты, даже если они обоснованы, не получится.

• Дата признания расходов.

Командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. Если в командировке сотрудник оплачивал расходы из собственных средств и компания ему их возместила, то датой признания затрат следует считать день выдачи средств из кассы. Дату признания расходов, произведенных в иностранной валюте, мы рассмотрим ниже, в разделе про загранкомандировки.

• НДС по командировочным расходам.

ИП и организации на ОСНО вправе принять к вычету НДС при условии, что командировочные затраты оплачены организацией или работником и по ним есть счет-фактура. Особенности принятия НДС к вычету по отдельным видам командировочных затрат мы рассмотрим ниже.

• НДФЛ и страховые взносы

Затраты на проживание в командировке также подлежат включению в состав расходов по УСН (объект «доходы минус расходы») и налогу на прибыль при условии их документального подтверждения. Эти командировочные расходы не облагаются и НДФЛ и страховыми взносами. В затраты на проживание также можно включить услуги, предоставляемые гостиницами, кроме саун и фитнес-центров, баров и обслуживания в номерах.

Документы, подтверждающие расходы сотрудника на проживание в командировке:

• кассовый чек или БСО — при проживании в гостинице;
• договор аренды квартиры, квитанция об уплате арендных платежей и иные подтверждающие документы — при проживании сотрудника в арендованной квартире.

При отсутствии подтверждающих документов принять к учету расходы на проживание не получится. На них также потребуется начислить НДФЛ и уплатить с них страховые взносы:

• НДФЛ начисляется на расходы, превышающие 700 руб. для командировок по России и 2 500 руб. — для загранкомандировок;
• страховые взносы необходимо начислить на всю сумму расходов.

Оплата расходов на питание в командировке относится на усмотрение работодателя. Ни в ТК РФ, ни в положениеио командировках такие затраты не упомянуты. Соответственно, работодатель оплачивать их не обязан.

По умолчанию оплата питания должна производится сотрудником из суточных, но по своему усмотрению работодатель может дополнительно компенсировать работнику такие затраты.

Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:

• Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
• Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.

При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:

• Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
• Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
• Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
• Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.

Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:

• Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
• Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.

Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:

• Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
• Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.

Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:

• Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
• Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.