Компенсация за разъездной характер работы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за разъездной характер работы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Разъездной характер работы подразумевает регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой местности. Обычно у персонала с разъездным характером работы нет стационарного рабочего места. Выезжая в служебные поездки, такие сотрудники несут определенные расходы, которые им компенсирует работодатель.

Например: курьер доставляет заказы по территории Москвы и МО. Ежедневно он перемещается по обслуживаемой территории, а работодатель компенсирует ему транспортные расходы.

В отличие от командировки разъездной характер работы:

1. Должен быть зафиксирован в трудовом договоре.
2. Не требует издания распоряжения (например: приказа руководителя) на каждую поездку.
3. Может иметь упрощенный порядок отчетности. Например: работник отчитывается о поездках один раз в месяц.
4. Оплачивается в обычном порядке. То есть за время нахождения в служебной поездке сотрудник получает не средний заработок, а заработную плату.
5. Отмечается в табеле, как обычное рабочее время. Например: «Я», или другой буквенный код, который утвержден на предприятии и соответствует явке работника.

Если сотрудник с разъездным характером работы направляется в другую местность, отличную от территории обслуживания, то такую поездку нужно оформить, как командировку.

Например: менеджер по продажам — разъездной работник, он обслуживает территорию Москвы и МО. Руководство направляет его в Санкт-Петербург на два дня. Эта поездка будет являться командировкой.

Важно: работнику можно установить территорию обслуживания «в пределах РФ», законом это не запрещено.

Работодатель должен определить, в отношении каких профессий или должностей нужно утвердить разъездной характер работ.

Сведения об установлении разъездного характера работ нужно отразить в действующих локальных актах организации (например: ПВТР, коллективном договоре) и трудовых договорах.

Пример формулировки пункта трудового договора:

Работодатель обязан компенсировать разъездному работнику:

• транспортные расходы;
• затраты на временное проживание, если сотрудник в разъездах не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства (например: аренда жилья, гостиниц, суточные);
• другие расходы, которые сотрудник согласовал с работодателем (например: услуги платной парковки).

Также работодатель вправе по собственной инициативе установить надбавку за разъездной характер работ. Это может быть процент от оклада или фиксированная сумма.

Пример формулировки пункта трудового договора:

«Работнику устанавливается надбавка за разъездной характер работы в размере 15 % от оклада».

Важно: надбавка не может заменить компенсацию расходов. Надбавку разъездному работнику можно не назначать, а вот возместить расходы — прямая обязанность работодателя, предусмотренная трудовым законодательством (ст. 168.1 ТК РФ).

Хотя, в некоторых случаях надбавка тоже может быть обязательной.

Например: требование об обязательной надбавке содержится в Отраслевом соглашении по дорожному хозяйству РФ на 2020-2022 годы и распространяется на персонал дорожных организаций.

Как оплачивать разъездную работу: надбавки, компенсации, налоги и взносы

• Новый отчет о прививках. Не хотите штраф в один миллион — заполняйте правильно

  3,1 тыс. 0

  Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

  • в пути (напр., водители);

  • имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

  • в полевых условиях (геологи);

  • в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

  Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

  ! Ограничений по должностям сотрудников, для которых устанавливается разъездной характер работ, законодательство не содержит! «Как правило, разъездной считается работа, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации», — уточняет Федеральная служба по труду и занятости в своем Письме № 4209-ТЗ от от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ.

  Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

  Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

  Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

  • перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

  • локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

  ! Если работа сотрудника имеет разъездной характер, то командировками такие поездки не признаются (ч.1. ст.166 ТК РФ). Командировки носят временный характер, а работа, связанная с разъездами — постоянный. Соответственно, «командировочные» нормативы при разъездном характере работы не применяются. (Письмо Минфина от 15.02.2017 № 03-04-06/8562).

  Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

  • расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

  • найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

  На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

  «На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

  Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

  Если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, и это отражено в трудовом договоре, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, не подлежат обложению страховыми взносами в размерах, установленных локальными нормативными актами или трудовым договором, — делают выводы сотрудники Департамента.

  Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

  Иногда чиновники считают компенсации за разъездной характер частью заработной платы, ссылаясь на определение заработной платы, данное ст. 129 ТК РФ. По результатам таких проверок работодателям начисляют штрафы, пени и доначисляют взносы. Подобные решения оспариваются в судах, при этом последние встают на сторону работодателя — компенсация за служебные расходы не является оплатой труда.

  Компенсацию за разъездной характер работы можно выплачивать различными способами. При выборе любого из вариантов необходимо данное условие предусмотреть в локально-нормативном акте компании, коллективном или трудовом договоре.

  Если доплата установлена в твердой сумме, она считается частью зарплаты и облагается НДФЛ и взносами. Если же выплаты работнику носят компенсационный характер по предоставляемым им документам, НДФЛ и страховые взносы с них исчислять не нужно.

  Согласно ст. 149 ТК РФ при отклонении работы от нормального режима трудовой деятельности работнику назначаются дополнительные выплаты к заработной плате, установленные законодательством или локальными актами организации.

  Установление надбавок за разъездной характер не является обязательным. Трудовое законодательство таких норм не содержит. Но работодатель вправе установить доплату к зарплате, ее размер, перечень должностей, которым устанавливаются надбавке в коллективном договоре или ином ЛНА.

  В отличие от установления доплат за особенности режима труда возмещение затрат, понесенных работником при разъездной работе, является обязательным. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Сотрудникам возмещаются расходы:

  • на проезд;
  • на наем жилья;
  • суточные;
  • иные затраты, осуществленные с разрешения работодателя;

  Порядок возмещения расходов и их размер устанавливаются работодателем в коллективном договоре (ином ЛНА). Для подтверждения произведенных расходов работник обязан предоставить документальное подтверждение: проездные документы, счета гостиниц, договор аренды жилья, иные документы, подтверждающие понесенные затраты.

  Если для исполнения трудовых обязанностей сотрудник использует личное имущество (например, автомобиль), работодатель также обязан компенсировать понесенные затраты.

  Подробнее о компенсации стоимости ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях.

  Надбавки и доплаты к зарплате, установленные за разъезды при исполнении трудовых обязанностей, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном размере. Такие выплаты являются частью системы оплаты труда. НДФЛ и страховые взносы на компенсацию за разъездной характер работы расходов не начисляйте только, если есть документальное подтверждение. Если первичка работником не предоставлена, выплата возмещения понесенных затрат не признается компенсационной и облагается как оплата труда.

  Выплаты за разъезды при выполнение трудовых обязанностей признавайте в затратах в целях исчисления налога на прибыль только при наличии документального оформления. Надбавки должны быть предусмотрены системой оплаты труда, а возмещение расходов подтверждено первичными документами.

  Присутствие в компании сотрудников с разъездным вариантом работы ставит перед администрацией вопросы документального закрепления указанного вида деятельности и компенсации понесенных сотрудником расходов по нормам законодательства.

  Варианты закрепления категории работы, связанной с постоянными передвижениями (ст. 168 ТК РФ):

  • трудовое соглашение;
  • договор с коллективом;
  • локальный (отдельный) нормативный акт (ЛНА).

  Для правильного ведения учета расходов при передвижном варианте труда необходимо:

  • ввести условие о виде занятости в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ);
  • утвердить список соответствующих должностей и работ в договоре с коллективом или ЛНА;
  • предусмотреть условия документального подтверждения поездок (в договоре, ЛНА);
  • определить размер и условия оплаты надбавок (ст. 168 ТК РФ).

  Установление надбавок является правом, но не обязанностью администрации предприятия, кроме ситуаций, оговариваемых в законодательстве или отраслевых соглашениях.

  Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

  Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

  Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

  Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

  В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

  Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

  В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

  Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

  Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

  Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.

  Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

  Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

  Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

  Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

  25.12.2015 г.

  г. Москва

  Приказ № 1001-П
  об утверждении должностей работников,
  постоянная работа которых носит разъездной характер

  Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

  приказываю:

  Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
  — курьер;
  — водитель;
  — страховой агент;
  — помощник юриста.

  Генеральный директор _________/Иванов А.А./

  При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

  1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
  2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

  Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

  Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

  • Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
  • Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

  Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

  Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

  Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

  Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

  По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

  Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

  Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

  При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

  Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

  Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

  Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

  Разъездной характер работы: как правильно оформить трудовой договор

  Одним из обязательных условий трудового договора предусмотрено указание в необходимых случаях характера работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Характер работы может быть разъездной, в пути, подвижной и др. Разъездной характер работы устанавливается работникам, выполнение трудовой функции которых связано непосредственно с разъездами. Например, юрист, в должностные обязанности которого входит участие в судебных процессах, консультирование заказчиков вне местонахождения его (юриста) рабочего места и т.д. То есть такому работнику необходимо установить разъездной характер работы, так как направление работника в поездку вне места постоянной работы может быть признано командировкой. И тогда работодателю грозят дополнительные финансовые затраты, ведь время нахождения в командировке оплачивается ­работнику исходя из его среднего заработка.

  Связанный материал Командировки «по-новому»: нужно ли отказываться от командировочного удостоверения № 03 / 2015 Связанный материал Как оформить документы для командировки по новым правилам № 05 / 2015

  Законодатель устанавливает, что служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

  Следовательно, письменная фиксация условия о разъездном характере работы позволяет работодателю снизить затраты по дополнительным выплатам работникам. Ранее, до отмены командировочных удостоверений и служебных заданий, выгода разъездного характера работы была еще в уменьшении документооборота (при служебных поездках были необязательны командировочные удостоверения и служебные задания), но это время прошло.

  Получается, что установление разъездного характера работы необходимо, если выполнение трудовых обязанностей связано с возможными разъездами в черте города, в котором трудоустроен работник, либо в иной местности. Стоит отметить, что работодатель не только уменьшает затраты по выплате заработной платы, но и минимизирует риски привлечения к ответственности. Поясним: если с работником произойдет несчастный случай во время нахождения в служебной поездке, а работодатель не отразил его отсутствия по месту работы и в табеле учета рабочего времени была проставлена явка, то возникнет вопрос о несоблюдении законодательства и ­применении ­административной ­ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

  Правильно оформленный разъездной характер работы хотя и помогает работодателю во многом, но имеет также и свои минусы. Например, отраслевыми соглашениями могут быть установлены дополнительные гарантии и компенсации для работников, которые будут обязательными для работодателей. Но об этом скажем чуть ниже.

  Как же установить разъездной характер работы? Для начала необходимо закрепить данное условие в трудовом договоре.

  Достаточно много вопросов возникает у работников кадровой службы об указании территории разъездов. Нужно ли это? Или можно обойтись без ее упоминания? Обязанность по установлению территории разъездов при разъездном характере работы законодательно не закреплена, т.е. получается, что в случае отсутствия указания на нее каких-либо рисков для ­работодателя быть не должно.

  Но, по нашему мнению, так как законом данный вопрос не урегулирован, то установление территории разъездов обезопасит работодателя от признания служебной поездки служебной командировкой. Одним из плюсов отсутствия в законе требований по данному вопросу является то, что работодатель может прописать территорию разъездов в тех ­пределах, которые ему необходимы.

  Пример 1

  Работник осуществляет трудовую деятельность в пределах столицы и пригорода, поэтому территория разъездов может быть указана как город Москва и Московская область. Если же работник перемещается по всей России, то работодатель может указать как отдельные города (в которых работник бывает чаще всего), так и всю территорию Российской Федерации. Запрета на это в законе нет.

  Формулировка в трудовом договоре о разъездном характере работы может выглядеть следующим образом: «Работнику устанавливается разъездной ­характер работы с территорией разъездов — г. Москва и Московская область».

  Обратите внимание, что при установлении разъездного характера работы и территории разъездов необходимо указание в трудовом договоре места работы сотрудника со ссылкой на адрес.

  Еще одним обязательным условием при разъездном характере работы является установление перечня работ, профессий, должностей с разъездным характером работы в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Данное требование закреплено ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ. Таким образом, для соблюдения установленных законом норм перечни должностей, которым может быть установлен разъездной характер работы, должны быть закреплены в коллективном договоре (при его наличии), локальных нормативных актах работодателя.

  При этом работодатель может разработать как отдельный локальный нормативный акт, например Положение о разъездном характере работ, так и включить все необходимые условия в уже существующий в организации локальный нормативный акт (Положение о направлении работников в командировку и служебные поездки и др.) Так, в локальном нормативном акте можно указать: «Перечень должностей с разъездным характером работы установлен в Приложении 1 к настоящему Положению» и приложить соответствующий список.

  • Свежие
  • Посещаемые

  Работник, работа которого имеет разъездной характер, имеет право на компенсационные выплаты. Во-первых, работодатель обязан компенсировать ему понесенные расходы. Эта обязанность установлена ст. 168.1 ТК РФ. Кроме того, дополнительно к этому организация может установить порядок выплаты таким сотрудником надбавки к окладу. Эти два понятия необходимо разделять и при их оформлении и выплате учитывать специфику каждого. От этого зависит порядок их учета и налогообложения. Надбавка к окладу и возмещение понесенных расходов не являются взаимоисключаемыми и могут применяться компанией одновременно.

  Ее сумма устанавливается организацией самостоятельно. Порядок ее начисления прописывается в локальном нормативном акте.

  В некоторых случаях процент выплаты надбавки определен на законодательном уровне. На сегодняшний день продолжают действовать некоторые законодательные акты времен СССР, регулирующие этот вопрос. Например, Постановление Совета министров РСФСР № 579 от 12.12.1978. Если профессия работника входит в перечень, утвержденный Постановлением, то размер надбавки утверждается законодательно. Например, компенсации за разъездной характер работы водителям междугородних линий составляют 1,5% от месячной ставки в сутки. В Постановлении есть оговорка о том, что их трудовая деятельность постоянно протекает в пути. Вторая часть документа рассматривает работников, систематически совершающих поездки в пределах закрепленного участка (например инженеров, контролеров, кассиров). Им полагается 20% от месячного должностного оклада.

  Если законодательно размер надбавки к окладу за разъездной характер работы не установлен, то работодатель вправе установить процентную надбавку по своему усмотрению. Такое решение необходимо закрепить в ЛНА.

  Разъездная работа: что с НДФЛ и страховыми взносами?

  Статья 168.1 ТК РФ обязывает возмещать лицам, которым установлен разъездной характер работы, затраты на:

  • проезд;
  • найм жилья;
  • допрасходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные и иные);
  • иные обоснованные расходы, произведенные с разрешения работодателя.

  Для выплаты компенсации необходимо наличие документов, подтверждающих произведенные расходы. Чтобы не было злоупотреблений со стороны, можно в ЛНА установить предельные размеры возмещения расходов. Кроме того, если такой категории сотрудников планируется выплачивать суточные, их размер также нужно утвердить в локальном нормативном акте. Установить сумму суточных можно в любом размере на усмотрение руководства организации.

  Поскольку в разъездах трудятся гораздо больше людей, чем это закреплено законодательно, работодателям приходится закреплять их надбавки самостоятельно. Чтобы установить размер компенсации за разъездной характер работы, документы необходимо оформить следующие:

  • отдельный пункт в трудовом договоре. В соответствии со статьей 57 ТК РФ, разъезды — это существенное условие труда. Работодатель должен предупредить о них заранее, а работник — согласиться или отказаться;

  Сумму компенсации расходов сотруднику, которому установлен разъездной характер работ, отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». При начислении компенсации сделайте запись:

  Дебет 26 (44, 08…) — Кредит 73
  – начислена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

  Выплату компенсации отразите так:

  Дебет 73 — Кредит 50
  – выплачена компенсация расходов, связанных с разъездным характером работы.

  Всегда ли надбавка за разъездной характер работы обязательна? Давайте разбираться.

  Если трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами, наниматель должен компенсировать понесенные расходы на основании данных авансового отчета, а также при предъявлении билетов и чеков. Между тем в законодательстве предусмотрен и другой способ возмещения затрат.

  Понятие разъездного характера работы и его оформление

  Надо, однако, сказать, что ФСС и ПФР иногда считают, что наниматель обязан рассчитывать взносы с сумм компенсаций. Аргументируют они свою позицию тем, что при разъездном характере работы надбавки и выплаты — это элементы зарплаты. Подтверждают свои доводы проверяющие фондов положениями ст. 129 ТК, в которой дано определение заработка. В результате после проверок нанимателю вменяют штрафы и пени, обязуют его доначислить взносы. Такие решения, безусловно, необходимо оспаривать. Судебные инстанции в большинстве случаев встают на сторону нанимателя, приводя следующие аргументы:

  1. Возмещение за работу выплачивается с разрешения работодателя.
  2. Компенсация необходима для покрытия дополнительных расходов сотрудника, которые возникают у него при выполнении трудовой функции.
  3. Суммы возмещения никак не могут включаться в состав заработка, соответственно, начислять взносы не нужно.

  Доплата за разъездной характер работы начисляется при предоставлении подтверждающих бумаг. Конкретный перечень документов определяется и утверждается руководителем предприятия. Целесообразно сформировать два списка – на ближние и дальние поездки. В этом случае требования работодателя станут более ясными.

  Транспортные расходы работника можно подтвердить:

  1. Проездными билетами на метро, автобус, троллейбус и пр.
  2. Маршрутным, путевым листом, квитанциями, чеками (при использовании личного транспорта).

  Затраты на проживание подтверждаются документами, полученными при заселении. Это может быть квитанция, выданная администратором гостиницы, договор краткосрочной аренды.

  Ответы на дополнительные вопросы проверяющих о доплатах за разъездной характер работы можно дать, сославшись на бумаги, удостоверяющие перемещения сотрудников. Речь, в частности, о перечне должностей, закрепленном локальным актом, условиях, предусмотренных в трудовом договоре, служебных записках, журналах и т. д. Инспекторам следует предоставить любые бумаги, подтверждающие разъезды.

  Для обеспечения контроля ежедневных перемещений сотрудников целесообразно сформировать журнал учета служебных поездок. Этот документ может находиться на хранении у руководителя соответствующего подразделения или иного ответственного работника.

  Планирование и контроль единичных поездок можно осуществлять с помощью служебных записок. Сотрудник составляет ее на имя руководителя. В служебной записке работник указывает основания поездки, цели и задачи. Документ обязательно передается нанимателю для согласования.

  Действующими сегодня нормативными актами не установлена единая форма служебных записок и учетных журналов. Соответственно, руководство предприятия может утвердить свои бланки. Для введения документации в оборот директор издает соответствующий приказ.

  Как показывает практика, далеко не всегда командированный сотрудник может сохранить оправдательные бумаги. Бывает так, что к отчетной дате часть билетов утеряна, нет чеков с заправок, квитанций и пр. Но ведь без них сотруднику не будут возмещены расходы. Для таких случаев и предусмотрен упрощенный документооборот.

  Руководитель предприятия определяет и утверждает размер надбавки за разъездной характер работы. Эта сумма должна учитывать:

  1. Среднюю стоимость проезда на общественном транспорте.
  2. Оплату аренды жилья.
  3. Внеплановый или незначительный ремонт транспортного средства.
  4. Услуги связи (мобильный телефон, факс).

  Целесообразно устанавливать фиксированную доплату за разъездной характер работы водителям, экспедиторам, мерчендайзерам и другим сотрудникам, выполняющим трудовую функцию за пределами предприятия, но в границах одной местности.

  Трудовой кодекс в свих разделах имеет такой термин как разъездная работа, однако точного понятия что это такое нет. Судебные заседания, которые состоялись по инициативе путешествующего работника практически всегда занимало сторону работника, который выполнял свою трудовую деятельность вне офиса.

  Доплатой за разъездной характер работы называют материальную помощь от работодателя, которая компенсирует постоянное место работы, а именно разъезды. Кроме этого эти выплаты не должны облагаться налогом, которые ежемесячно уплачивает организация, а работников, которые трудиться.

  Министерство финансов выдвинуло ряд тех профессий, которые имеют право на получение компенсации, в том случае если официально трудоустроены. К ним относят:

  1. Водителей, в том числе и дальнобойщиков, которые перевозят груз на дальние расстояния;
  2. Экспедиторы – те работники, которые сопровождают водителей грузов;
  3. Работники логистики, которые связаны с постоянными переездами.

  Работодатель может утвердить два способа оплаты за подвижные и другие условия работы:

  1. денежная компенсация реальных издержек сотрудников,
  2. постоянная и систематическая доплата, входящая в состав начислений по заработной плате.

  Компенсационные начисления производятся с целью возмещения понесенных сотрудником расходов, определяющиеся разъездным видом производственной деятельности. Реестр затрат утверждается в коллективном договоре.

  В ТК РФ отмечено, что в связи поездками для непосредственного выполнения профессиональных обязанностей, работодателем оплачиваются затраты:

  • на проезд,
  • найм жилплощади,
  • прочие расходы, связанные с проживанием, в виде суточных или полевого довольствия,
  • индивидуальные услуги, утвержденные администрацией предприятия.

  Если реестр вышеперечисленных расходов не зафиксирован местным локальным документом, то освобождение от НДФЛ применять нельзя.

  Выплаты компенсационного направления, не связанные с конкретно понесенными затратами, назначаются в случаях, когда нет подтверждающих документов и невозможно определить истинный размер затрат.

  Суммы таких доплат относятся к составляющим заработной платы и назначаются:

  1. за работу в условиях, отличающихся от нормальных;
  2. за работу в тяжелых климатических условиях и в регионах с радиоактивным загрязнениям.

  В отличие от колеблющегося размера компенсации за работу «в пути», выплаты, входящие в состав заработка, имеют ряд отличий:

  • начисляются и выплачиваются систематически;
  • имеют постоянную неменяющуюся величину.

  Денежные средства, именуемые компенсацией, состоят из затрат, связанных с качественным исполнением трудовых обязанностей:

  1. Расходы на транспортировку (бензин, ремонт, мойка автомобиля);
  2. Расходы на проживание, иногда случаются такие обстоятельства, при которых гражданин не может осуществить разгрузку в данный момент, в таком случае он может поставить машину на стоянку, а сам переночевать в гостинице или отеле. Однако зачастую дальнобойщики ночуют исключительно в автомобиле, так как за груз, который находиться в ней отвечают сами.
  3. Питание, дальнобойщик должен хорошо питаться, соответственно не только быть на перекусах;
  4. Оплата телефона. Практически в каждой большой компании имеется корпоративная связь, которой можно пользоваться всем работникам, в том числе и дальнобойщику.

  Все вышесказанные компенсации имеют место быть в том случае если гражданин официально трудоустроен и имеет подтверждение вышесказанных трат (чеки).

  В соответствии с трудовым законодательством имеется такой вид надбавки, который начисляется в том случае если гражданин осуществляет трудовую деятельность в иных условиях (в данном случае это разъезды) как:

  1. Сверхурочно – в том случае если гражданин работает сверх той нормы, которая ему наделена в месяц или же день;
  2. В особые климатические условия, если связать это с дальнобойщиком, то это может быть такой пример: работник проживает и работает в жарких условиях, вдруг его работа необходима там, где постоянно холодно;
  3. В выходные дни – в случае если определенный день выпадает на выходной, а необходимо работать в это время;
  4. Ночные смены.

  Так как разъездной характер работы — это постоянные поездки, не считая дня или же ночи, то здесь безусловно положена компенсация. К сожалению, в законодательстве отсутствует точная или же примерная сумма денежных средств, которая может считаться компенсацией за разъезды, поэтому иногда сложно доказать, что гражданин действительно имеет право на компенсацию.

  Однако работодателями применяется обще сказанная формула, сколько времени лишнего провел дальнобойщик за рулем умножают на сумму оплаты в день, конечная сумма и является компенсацией, расскажем на примере:

  Петров П.П. работает дальнобойщиком в ООО «Мальта» 5 лет. Его работа заключается в том, чтобы перевозить грузы от одного места до другого, график его работы 15/15. Соответственно гражданин трудоустроен как вахтовый, так как он 15 дней работает, остальные дни отдыхает, его заработная плата составляет 47 000 рублей. Совсем недавно у него уволился напарник и он вынужден был работать 30 дней и отдыхать всего 15. Кроме заработной платы двойном размере (94 000 рублей) он имеет право на компенсацию, которая будет равна 23 500 рублей.

  После официального оформления данная сумма должна поступить на счет гражданина Петрова.

  Устанавливаем разъездной характер работы

  Ошибка №1: Гражданин работает не официально и претендует на выплату компенсации

  Комментарий: К сожалению законодательством не запрещено трудоустройство, которое подразумевает неофициальное оформление. Это одна из распространенных нарушений, так как важным условием является трудоустройство официально. Профессия дальнобойщик не может быть подработкой, поэтому должна оплачиваться не только заработная плата, но и компенсация если таковая должна быть.

  Ошибка №2: Руководителю выгодно не оплачивать компенсацию, правда ли это утверждение?

  Комментарий: Достаточно спорное мнение о том, что руководителю выгодно не производить компенсацию за разъездной характер работы.

  Под надбавкой за разъезды по работе подразумевают доплату к заработной плате, которую сотрудник получает именно за связанные с ней неудобства. Она выплачивается с целью мотивировать работников, согласных ради повышенной зарплаты исполнять более сложные трудовые обязанности, проводя большую часть рабочего дня в дороге.

  Трудовой кодекс не обязывает работодателей платить надбавку разъездным подчиненным, позволяя ему самому определять необходимость такой выплаты и ее размер (149-я статья ТК РФ). Однако, беря сотрудников на работу, изначально предполагающую активное перемещение в пространстве, компания должна отметить это в трудовом договоре. Закон предписывает указывать в контракте режим работы, если он отличается от обычных правил работы.

  Здесь же, в договоре, по инициативе организации или ИП, прописывается, что гражданину полагается надбавка за разъездной характер работы, и устанавливается ее размер. В иных внутренних документах компании определяется, работа на каких должностях является разъездной, и каков порядок ее оплаты.

  Сотруднику следует учесть, что подписав контракт, в котором о доплате ничего не говорится, он не вправе затем требовать себе повышенную оплату. Настаивать на ней можно до подписания договора с работодателем, аргументируя особыми, более тяжелыми условиями труда. Но если на документе уже стоит подпись подчиненного, значит, он согласился с тем, что ему предложили – работать без надбавки.

  Законодательством не зафиксирован список профессий, при которых действует разъездной порядок. Статья 168.1 ТК указывает, что на конкретном предприятии такой список должен быть установлен во внутренних документах по усмотрению руководства. Таким образом окончательное решение вопроса о том, является ли режим труда конкретного сотрудника разъездным, принимает администрация.

  Однако на практике часто это вопрос решается следующим образом. Разъездной считается деятельность тех лиц, которые для выполнения своих профессиональных обязанностей должны находиться в постоянных поездках. В качестве примера можно упомянуть водителей или специалистов, выезжающих к клиентам по вызову (например, слесарь-сантехник, которого вызывают граждане для устранения протечек).

  Вот еще несколько таких примеров:

  • проводники в вагонах железнодорожного транспорта;
  • стюарды;
  • работники, которые занимаются снабжением;
  • экспедиторы.

  Если рассматривать бюджетную сферу деятельности, то к разъездному можно отнести труд представителей таких профессий:

  • врачи скорой помощи;
  • пожарные;
  • спасательные службы;
  • сотрудники МВД, несущие патрульно-постовую службу.

  Иногда разъездной характер деятельности может быть указан не в локальных нормативных актах предприятия, а в ведомственных документах. Так, например, относительно сотрудников, работающих в МЧС, этот факт закреплен в приказе МЧС РФ No 3 от 10 января 2008 года.

  Относительно водителей этот вопрос урегулирован в ведомственном приказе Минтранса No 15 от 20 августа 2004 года, который установил Положение, регламентирующее режим труда и отдыха водителей.

  Выплата надбавки в рассматриваемых случаях не является обязательной. Однако ТК РФ предусматривает необходимость компенсации дополнительных расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей при разъездной работе.

  Статья 168.1 определяет, что при рассматриваемом характере работы необходимо компенсировать следующие виды расходов:

  • Оплата проезда.
  • Расходы, связанные с наймом жилья.
  • Траты, связанные с проживанием вне дома.

  Могут быть включены дополнительные виды компенсаций в тех случаях, если администрация предприятия с этим согласна.

  Нужно отметить, что обязательность упомянутых видов компенсации наступает в том случае, если данная профессия или должность были включены в список разъездных и в трудовом соглашении сотрудника есть информация о том, что его нанимают на такую работу.

  Компенсация разъездного характера работы

  При разъездных работах оплата решает такие задачи:

  • Компенсация расходов, понесенных работником.
  • Оплата не только обычной, но и сверхурочной работы.
  • Поощрительные выплаты, связанные со сложностью выполняемой работы и повышенной нагрузкой.

  Для того, чтобы определить величину указанных сумм, недостаточно основываться на документах о фактически понесенных расходах. Например, если сотрудник выезжает к клиенту в пределах городской черты, то ему удобно добираться, используя городской транспорт. В этом случае для оплаты он может предъявить билеты на него, что не всегда является надежным свидетельством (они могут, например, быть с других маршрутов).

  Установление суточных при разъездной режиме законодательством не регламентировано. Выплаты таким сотрудникам должны быть определены таким образом, чтобы не только их расходы были компенсированы, но и повышенная трудовая нагрузка.

  Определение соответствующих сумм относится к компетенции руководства фирмы. Правила для таких сотрудников должны быть изложены во внутрифирменном Положении.

  В него необходимо включить следующее:

  1. Указание перечня профессий и должностей, у которых разъездной характер деятельности.
  2. Правила того, как оформлять отдельные поездки.
  3. Порядок выполнения отчета о проделанной работе.
  4. Перечень выплат, которые будут выплачены таким сотрудникам. Нужно указать также правила, в соответствии с которыми они будут рассчитываться.

  При наличии такого документа оплата разъездного труда будет происходить по правилам и не вызывать споров.

  На практике дополнительные выплаты при разъездной работе делаются в двух видах:

  • компенсация понесенных расходов;
  • дополнительные выплаты.

  В первом случае речь идет о выплатах компенсационного характера. В Налоговом кодексе РФ предусмотрено, что подоходным налогом они не облагаются. Также на них не начисляются взносы в социальные фонды.

  При этом нужно помнить, что расходы должны быть подтверждены документами.

  Дополнительные выплаты выгодны тем, что они одновременно компенсируют работникам понесенные расходы и носят поощрительный характер. Для их оформления не требуется собирать подтверждающие документы.

  Однако с точки зрения законодательства такие надбавки рассматриваются как часть оплаты труда. Налоговый кодекс не признает их компенсационными, поэтому на них начисляется подоходный налог. Поскольку надбавка является частью оплаты труда, на нее положено платить взносы в Пенсионные и другие фонды на общих основаниях.

  При поступлении на рабочее место важно указать соответствующую информацию в трудовом контракте. Важно знать о том, регламентируется ли этот вопрос в тексте коллективного договора или других документах фирмы. Если эти вопросы на предприятии урегулированы, то это исключит возможность трудовых споров, по этому поводу.

  К расходам, связанным с разъездным характером работы, относятся:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
  
  

  Похожие записи:

  • Срок суда по нарушениям ПДД
  • Обязана ли упр. компания вдать документ части придомовой территории
  • Выплаты по договорам гпх в 4фсс в 2021году