Приказ о подотчетных лицах 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о подотчетных лицах 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Любые средства, выдаваемые бухгалтером или кассиром компании кому-либо из сотрудников авансом (т.е. заранее) для оплаты любых нужд, связанных с деятельностью предприятия называются подотчетными.
Закон не устанавливает границ выдаваемых под отчет сумм, поэтому они определяются на каждом предприятии в индивидуальном порядке, в зависимости от существующих возможностей и потребностей.
При этом все расходы, производимые в виде подотчета, должны быть экономически обоснованы и вызваны реальной необходимостью.
Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2020 — 2021
- Первым делом на предприятии определяется список сотрудников, которые по служебной надобности могут брать наличные средства из кассы на регулярной основе.
- Далее издается соответствующий приказ, в котором помимо перечня работников, прописываются условия пользования подотчетными средствами.
- После этого на основе данного документа упомянутые в приказе работники могут получать необходимые суммы без дополнительных распоряжений со стороны руководства.
Однако размер выдаваемых таким образом финансов не может превышать лимитов, указанных в приказе. Кроме того, работник должен обязательно отчитываться о своих тратах в период, также прописанный в документе.
Непосредственно составлением приказа может заниматься любой работник, обладающий необходимыми знаниями и навыками: юрисконсульт, кадровик, секретарь. При этом документ обязательно должен быть передан на подпись директору компании, поскольку без его автографа он не будет считаться действительным.
Можно ли обойтись без приказа
Наличие приказа о подотчетных лицах не носит строго обязательного характера, тем не менее, если на предприятии используется практика передачи средств сотрудникам под отчет (а без этого деятельность любой организации практически нереальна) лучше запастись этим документом. Иначе в результате внезапной проверки налоговой службой или трудовой инспекцией, не исключены санкции со стороны контролирующих структур в виде штрафа, который может быть наложен как на само юридическое лицо, так и на его руководителя.
На сегодня приказ о подотчетных лицах не имеет единого стандартного образца, обязательного к применению, так что организации и предприятия имеют полное право писать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри фирмы и утвержденному в ее учетной политике. При этом как любой другой распорядительный документ, он должен включать в себя ряд определенных данных, в частности:
- номер и дату составления;
- наименование компании;
- полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, ФИО;
- максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
- цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.
Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году
Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.
В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.
До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:
- издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
- оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.
Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.
Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.
Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Как выдать средства подотчет, сдать Авансовый отчет
До того, как мы озвучим возможные варианты погашения долга, кратко озвучим ключевые моменты действующего законодательства.
Сегодня правила наличных расчетов регулирует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно Указанию организация не вправе потратить возвращенные подотчетные средства на какие-либо цели напрямую. Эти деньги нужно обязательно внести на расчетный счет, а уже потом — потратить на необходимые нужды.
Таким образом, если в кассовых документах отражен возврат подотчетной суммы, а далее эти деньги тут же выданы из кассы на какие-либо цели, минуя р/с — это нарушение действующего законодательства.
Чем же оно грозит?
Это нарушение карается по ст. 15.1 КоАП РФ: руководителя могут наказать на сумму от 4 до 5 тыс. рублей, а саму организацию — на сумму от 40 до 50 тыс. рублей.
Однако у организации есть возможность избежать штрафа. Так:
- Срок привлечения к ответственности за нарушение кассовой дисциплины, если оно не связано с применением онлайн-кассы (а это не наш случай) — 2 месяца (4.5. КоАП РФ).
- Согласно ст. 3.4 и 4.1.1 КоАП РФ штраф для и субъектов малого и среднего бизнеса может быть заменен предупреждением, если правонарушение совершено впервые и не нанесло вреда жизни и здоровью людей или ущерба имуществу.
И еще важный момент:
Согласно последней редакции Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У организация самостоятельно устанавливает сроки, в которые работник должен отчитаться по подотчетным суммам. То есть выдавать деньги под отчет можно не только на несколько дней (месяцев), но и даже несколько лет.
Но нужно понимать, что такой длительный срок должен быть обоснован производственной необходимостью. В противном случае налоговики опять же могут переквалифицировать висящий долг в доходы. Однако установить разумный, но достаточно протяженный срок — можно.
Например: прописать в приказе, что директор должен отчитаться по подотчету в течение полугода. Этот срок дает возможность подобрать оптимальный вариант погашения долга, если документов, подтверждающих целевые расходы, нет.
Но вот срок подачи авансового отчета истек, а денег и документов нет, как погасить долг? Приведем несколько доступных вариантов.
Классический способ погашения долга. Удержать сумму долга из заработной платы можно только с согласия директора.
Приказ об удержании нужно подписать в течение месяца с даты окончания срока возврата подотчетной суммы.
Размер удержания не должен превышать 20% от суммы заработной платы. Если сумма долга большая, вычитать ее придется в несколько этапов.
Пример: долг директора по подотчету — 200 тыс. рублей. Его заработная плата — 100 тыс. рублей. Значит ежемесячно из зарплаты можно удерживать сумму в размере:
(100 тыс. руб. — 100 тыс. руб. * 13%) * 20% = 17,4 тыс. руб.
Таким образом на руки ежемесячно директор будет получать:
100 тыс. руб. — 13 тыс. руб. (НДФЛ) — 17,4 тыс. руб. = 69,6 тыс. руб.
Страховые взносы на сумму заработной платы начисляются в общем порядке.
На прибыль компании сумма выданного и возвращенного подотчета никак не влияет, ведь ни дохода, ни расхода не возникло.
Заключаем с директором договор процентного займа (именно процентного, чтобы снять проблему ежемесячного начисления дохода с материальной выгоды). Переводим средства на карточку директора или выдаем деньги из кассы.
Важно: выдать заемные средства из кассы напрямую нельзя. Если по каким-либо причинам перевести деньги сразу на личный счет заемщика невозможно, то нужную сумму необходимо снять с расчетного счета.
Далее директор погашает подотчет полученными средствами. Сразу оговоримся, что долг в данном случае никуда не исчезает. Просто «переезжает» в другую строку баланса. Договор займа может быть оформлен на любой срок. Так как договор процентный, то есть налицо экономическая выгода для организации, то вопросов у проверяющих, как правило, не возникает.
В дальнейшем организация долг директору может простить.
Можно купить у директора товарно-материальных ценности: стол, кресло, шкаф, ноутбук, запчасти, оборудование, стройматериалы для ремонта и т. д. А может в вашей компании уже используется имущество директора, которое нигде не учтено. Самое время правильно это оформить.
Оформляем договор купли-продажи и акт приема-передачи. Или составляем закупочный акт, который заменяет оба указанных документа (форма № ОП-5 или самостоятельно разработанный бланк со всеми необходимыми реквизитами). Выплачиваем директору стоимость имущества, а далее он за счет этих средств погашает зависший подотчет.
НДФЛ со стоимости проданного имущества директор должен заплатить самостоятельно. В данной ситуации организация не выступает налоговым агентом.Однако, если это имущество находилось в собственности директора больше 3 лет, или его стоимость не превышает 250 тыс. руб. — то ему не придется ни уплачивать налог, ни подавать декларацию 3-НДФЛ (закон от 02.07.2021 № 305-ФЗ).
При этом организация вправе учесть приобретенные ТМЦ в расходах.
Пример: директор продал компании 10 стульев для офиса, 2 стола, копировальный аппарат, 2 ноутбука, 2 болгарки и строительные материалы для ремонта цеха на общую сумму 200 тыс. руб. Покупку оформили закупочным актом. Обязанности отчитаться перед налоговой инспекцией и уплатить налог у директора не возникает. Организация может отнести стоимость малоценки на расходы.
1. Не стремитесь списать сумму подотчета единовременно, лучше это делать по частям.
2. Старайтесь не вносить в кассу полную сумму ранее выданного подотчета, хотя бы часть стоит потратить.
В противном случае проверяющие могут начислить НДФЛ с материальной выгоды за беспроцентное использование денежных средств.
3. По мере сил и возможностей боритесь с регулярной практикой траты денег организации на личные цели. Это крайне сложная задача, но важно донести до руководителя, что бездумные расходы наносят ущерб организации и чреваты санкциями со стороны налоговой инспекции.