Сроки хранения документов в 2021 году таблица

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения документов в 2021 году таблица». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

• Получаем подпись в ФНС: как выбрать носитель

  5,4 тыс. 16

  Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

  Срок хранения документов в 2021 году

  Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

  В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

  Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

  За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

  Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

  Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

  • Напомнит о сроках сдачи
  • Учёт переносы в выходные и праздники
  • Настраивается по вашим параметрам
  • Учитывает совмещение налоговых режимов

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
  Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
  Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
  Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
  Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
  Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
  Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
  Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
  Уведомления работодателя работниками:		–
  а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
  б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
  в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
  г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
  Журналы, базы данных регистрации:		–
  а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
  б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
  в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
  г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
  д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
  е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
  ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
  Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

  ВИД ДОКУМЕНТА	СРОК ХРАНЕНИЯ	ПРИМЕЧАНИЕ
  Квалификационные требования, профессиональные стандарты:		–
  а) по месту утверждения;	Постоянно
  б) в других организациях	До замены новыми
  Типовые дополнительные профессиональные программы:		–
  а) по месту утверждения;	Постоянно
  б) в других организациях	До замены новыми
  Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:		–
  а) по месту утверждения;	5 лет
  б) в других организациях	До замены новыми
  Учебные планы, задания	5 лет	–
  Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:		–
  а) по месту разработки;	Постоянно
  б) в других организациях	До минования надобности
  Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
  Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
  Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:		–
  а) по месту утверждения;	5 лет
  б) в других организациях	До минования надобности
  Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
  Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–
  Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним	10 лет	–
  Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении	5 лет	–
  Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам	5 лет	–
  Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности	5 лет	–
  Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов	50 лет	–
  Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год	–
  Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации	5 лет	–
  Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации	5 лет (1)	(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
  Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	3 года	–
  Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
  Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации	1 год	–
  Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам	5 лет	–
  Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся	5 лет	–
  Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации	3 года	–
  Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации	3 года	–

  Сроки хранения документов по учету и налогам

  • 03.Мар.2021

  Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

  Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

  Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

  Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

  Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

  • документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
  • заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
  • документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

  Сроки хранения документов в организации в 2021 году

  Сроки хранения финансовой отчетности, к которой относятся балансы, отчеты об убытках, целевом использовании денег, зависят от ее типа:

  • Консолидированная и годовая – на протяжении всего срока деятельности предприятия.
  • Квартальная – 5 лет.
  • Месячная – год.

  ВНИМАНИЕ! Если на предприятии вместо годовой ведется квартальная или месячная отчетность, то ее также нужно хранить на постоянной основе.

  Рассмотрим сроки хранения другой документации:

  • Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
  • Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
  • Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
  • Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
  • Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
  • Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
  • Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
  • Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

  Минимальный срок хранения официальной документации составляет 5 лет.

  Хранить бухгалтерские бумаги можно следующими способами:

  • В собственном архиве. Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.
  • Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию. Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

  Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.

  Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

  • Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
  • Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.

  ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации. Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.

  За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

  • Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
  • Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
  • Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
  • Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

  ВАЖНО! Документы могут быть уничтожены неумышленно. К примеру, причинами их пропажи может быть форс-мажор (пожар, наводнение) или кража, поджог, совершенный злоумышленниками. В этом случае нужно зафиксировать факт происшествия. Понадобится заключение соответствующих служб. К примеру, если произошел пожар, нужна справка от службы пожарного надзора. Если же документы похищены или уничтожены злоумышленником, понадобится справка из полиции. Данные документы необходимы для того, чтобы подтвердить факт непричастности руководителей предприятия к инциденту.

  Сколько хранить кадровые документы: новые сроки

  Как было указано выше, сроки хранения установлены Федеральным законом №402. Для большинства видов бухгалтерских документов он составляет 5 лет. Есть несколько нюансов, связанных с порядком расчета этого срока.

  Согласно закону №402, для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, аудиторских заключений отсчет пятилетнего периода начинается с момента соответствующего отчетного года. Что касается учетной политики компании и другой документации, связанной с организацией и ведением бухгалтерского учета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение документов в электронной форме и проверку подлинности электронной подписи, 5 лет отсчитывается с года, в котором документы в последний раз использовались для составления отчетности.

  Кассовые книги, корешки чековых книжек, табели, ордера, переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и другие оправдательные документы, которые прошли проверку, необходимо хранить не менее пяти лет. При возникновении разногласий срок может быть продлен до момента принятия решения по делу, если оно вынесено за пределами указанного срока.

  Срок хранения таких документов как справки, акты, протоколы, ведомости, заключения об определении амортизации, переоценке, списании НА и ОС отсчитывается с момента выбытия активов.

  Путевые листы хранят 5 лет, но срок может быть увеличен до 50 лет, в случае отсутствия других подтверждающих документов вредных и опасных условий труда.

  Обратите внимание. Срок хранения, приравненный к 50 годам, распространяется исключительно на документы, созданные после 1 января 2003 года. Ранее этот срок составлял 75 лет.

  В Федеральном законе №125 указано, что документы по личному составу, которые были закончены делопроизводством после 1 января 2003 года, подлежат хранению на срок 50 лет. Действие закона распространяется на трудовые договора, дополнительные соглашения, включая соглашения о расторжении, личные дела и карточки работников.

  Аналогичные требования к хранению распространяются на следующие категории документов:

  • приказы и распоряжения по личному составу – о приеме, перемещении, переводе, совместительстве, оплате труда, увольнении, повышении квалификации, награждении, изменении данных в анкете, об отпуске по уходу за ребенком, отпуске без сохранения заработной платы;
  • докладные записки;
  • справки;
  • заявления;
  • дипломы, трудовые книжки, аттестаты, свидетельства, удостоверения, не востребованные сотрудниками при увольнении.

  Обратите внимание. В течение 50 лет также нужно хранить гражданско-правовые договора с физическими лицами и акты по ним.

  Но и из этого правила есть исключения. Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями, могут быть уничтожены через 3 года. Это правило указано в Перечне №236. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для графиков отпусков, а также согласия на обработку персональных данных. Но в последнем случае трехлетний период отсчитывается после истечения срока действия согласия или его отзыва. Это условие не распространяется на основные документы по обработке персональных данных, включая инструкции или положения. Они подлежат постоянному хранению.

  Также на постоянной основе нужно хранит такие кадровые документы по основной деятельности как распоряжения и приказы:

  • об утверждении структуры организации;
  • о создании подразделений;
  • о вступлении в должность;
  • о возложении обязанностей главного бухгалтера на руководителя;
  • о досрочном сложении полномочий;
  • об утверждении и введении в действие локально-нормативных актов;
  • о назначении ответственных лиц.

  Пятилетний срок хранения также распространяется и на документы по административно-хозяйственным вопросам (приказам, распоряжениям), табель учета рабочего времени. Срок может быть увеличен в 10 раз, если условия труда признаны опасными или вредными. Такой же срок отводится для хранения приказов о предоставлении отпусков – ежегодных и учебных, и приказов о направлении в командировку работников, деятельность которых не связана с вредными и опасными условиями труда. Приказы о командировке работников во «вредных» условиях должны храниться в течение 50 лет.

  На протяжении пяти лет подлежат хранению копии заявлений, отчетов, списки работников, выписки из протоколов, переписка, заключения и другие документы о выдаче материальной помощи, выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности. На год дольше (шесть лет) должны храниться:

  • платежные ведомости и документы к ним;
  • расчетные листы на выдачу заработной платы, гонораров, пособий и материальной помощи.

  Обратите внимание. Расчетные листы и платежные ведомости подлежат хранению в течение шести лет в том случае, если в организации ведут лицевые счета сотрудников. В противном случае, согласно статьи 295 Перечня №236, на эти документы распространяется право хранения на протяжении 50 лет.

  В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:

  • получение доходов;
  • осуществление расходов;
  • удержание налогов.

  Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:

  • для составления отчетности;
  • для исчисления и уплаты налогов;
  • для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

  Исключение распространяется на документы, подтверждающие понесенные убытки. Их необходимо хранить в течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего налогового периода на суммы полученных ранее убытков.

  В течение четырех лет должны храниться книги покупок и продаж, включая дополнительные листы к ним. Отсчет в этом случае осуществляется с момента последней записи в книге. Счета-фактуры необходимо хранить пять лет.

  Для налоговых деклараций и расчетов по налогам действует пятилетний срок сохранности. В этом правиле есть исключение – декларации индивидуальных предпринимателей за период по 2002 год, их необходимо хранить 75 лет. Расчет по страховым взносам запрещено уничтожать на протяжении 50 лет с момента составления.

  Документы для исчисления и уплаты страховых взносов должны храниться в течение 6 лет. К ним относятся карточки индивидуального учета сумм начисленных выплаты и прочих вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов.

  Обратите внимание. Карточки индивидуального учета должны храниться в течение 50 лет при отсутствии ведомостей начислений заработной платы или лицевых счетов. Прямого разъяснения относительно момента отсчета срока хранения документов, используемых для расчета страховых взносов, нет. В этом случае можно применить аналогию с налоговыми документами, другими словами, отсчет срока ведется после окончания расчетного периода, в котором в последний раз использовался документ с целью исчисления и уплаты взносов, а также составления отчетности.

  Корреспонденцию с фискальными службами нужно хранить в течение пяти лет, включая акты, уведомления, требования, решения, возражения, постановления, заявления, жалобы. Срок может быть увеличен в два раза в случае, если жалобу подали по результатам проверки – камеральной или выездной. Все документы в электронной форме с электронной подписью, а также сертификаты ключей проверки УКЭП, которыми завизированы технологические документы и жалобы, необходимо хранить на протяжении пяти лет. Эти сроки рассчитываются с момента получения/отправки документа.

  В качестве справки, контракты на закупку товаров, работ и услуг для обеспечения нужд – государственных и муниципальных, подлежат хранению в течение пяти лет после прекращения обязательств.

  Одна из самых распространенных ситуаций – отказ в предоставлении документа по запросу фискальной службы. Запрос может быть направлен в рамках проведения проверки, «встречки» или без назначения проверки. Во всех перечисленных случаях отказ за непредставление или несвоевременное представление обернется начислением штрафа в размере 200 рублей.

  Обратите внимание. Специальные сервисы, такие как 1С:ЭДО, помогут облегчить и ускорить процесс пересылки документов в фискальную службу. Он дает возможность отправить десятки тысяч электронных документов одновременно. Через веб-сервис также можно передать любые электронные документы, включая счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и другие документы, которые создаются по утвержденным форматам. В этот перечень также входят скан-копии документов на бумажном носителе:

  • договора;
  • акты;
  • платежки.

  Отсутствие первичных документов или счетов-фактур может повлечь наложение налоговой ответственности за нарушение правил учета. Размер санкций зависит от последствий:

  • если нарушение не привело к занижению налоговой базы, штраф будет равняться от 10 до 30 тыс. рублей;
  • если отсутствие документов приведет к занижению налоговой базы, штраф будет равен 20% суммы неоплаченного налога, минимальная сумма – 40 тыс. рублей.

  Организация и ее работники могут быть привлечены к административной ответственности в случае несоблюдения сроков хранения документов. Согласно статьи 13.20 Кодекса об административных правонарушений РФ установлены следующие штрафы за нарушение правил хранения, комплектования или использования архивных документов:

  • для должностных лиц – от 3 до 5 тыс. рублей;
  • от 5 до 10 тыс. рублей для юридических лиц.

  Более строгое наказание предусмотрено за неисполнение обязанностей по хранению документов акционерным обществом или обществом с ограниченной ответственностью в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством:

  • от 2,5 до 5 тыс. рублей для должностных лиц;
  • от 200 до 300 тыс. рублей для организации.

  При несоблюдении сроков хранения отчетных и учетных документов по валютным операциям накладывается штраф в размере от 4 до 5 тысяч рублей для должностных лиц. Организациям начисляются санкции в размере 40-50 тыс. рублей. За нарушение сроков хранения учетных документов по ВЭД сделкам с товарами, работами, услугами, информацией, результатами интеллектуальной собственности для целей экспортного контроля предусмотрены следующие взыскания:

  • 1-2 тыс. рублей для должностных лиц;
  • 10-20 тыс. рублей для юридических лиц.

  Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

  Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

  О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

  Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

  Поясним оба нюанса на примере.

  Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

  Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

  1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
  2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
  3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

  Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

  О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

  • Свежие
  • Посещаемые

  Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

  • меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
  • меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

  Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

  • Налогового кодекса РФ;
  • закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
  • приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
  • приказа Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
  • перечня, утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988;
  • положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

  ВАЖНО! Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу 18.02.2020. Новые сроки хранения бухгалтерских документов введены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

  В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

  ВАЖНО! Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

  С 2021-го действуют новые сроки хранения документов

  Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, но и вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете. При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении проблематично. При каждой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

  За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная и нарушила требования к хранению бухгалтерских документов в бюджетном учреждении, то совокупная сумма штрафа исчисляется десятками тысяч рублей.

  Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

  В передаточный акт включите все виды документации, не только бухгалтерскую, но и кадровую, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

  Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии вправе выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

  Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм и сроки закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

  Ольга Аввакумова

  Сроки хранения документов устанавливаются законодательством и при их определении, как правило, документы разделяют на 3 основные группы:

  • налоговые;
  • бухгалтерские;
  • кадровые.

  При ликвидации фирмы, документы по личному составу работников (трудовые договора, личные дела и т д.) передаются в муниципальный архив. Иные документы, у которых не истёк срок хранения, можно сохранить в любом ином месте. До истечения срока хранения уничтожать документы не стоит, даже если фирмы уже не существует.

  Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

  Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

  Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
  Счета-фактуры	4 года	5 лет
  Графики отпусков	1 год	3 года
  Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
  Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
  Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
  Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
  Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
  Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
  Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
  Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

  Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

  Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

  • журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
  • предупреждения, уведомления работников — 3 года;
  • заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

  Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году

  Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

  Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

  В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

  В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

  1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
  2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
  3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

  Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

  АХО. Секретариат и делопроизводство

  К списку статей

  В таблице показали, какие документы подлежат хранению после закупочных процедур по 44-ФЗ, и разделили длительность по типам документов.

  Вид регистра	Период сохранности, лет
  Предельный срок хранения контрактов по 44-ФЗ (государственных и муниципальных контрактов)	5 (после исполнения)
  Весь номенклатурный список закупочной документации, в том числе и переписки, как у организации-заказчика, так и у иных учреждений	3 (после завершения процедур, заключения контракта, признания заказа несостоявшимся)
  Положения о комиссиях (единой, приемочной, экспертной и т. п.)	Постоянно
  План-график	3
  Все журналы регистрации	3
  Реестры контрактов	Постоянно
  Отчеты по контрактам	Постоянно
  Реестры закупок, осуществляемых учреждением без заключения госконтракта	До ликвидации организации-заказчика

  Если заказчик оформляет отдельное распоряжение о лимитах бюджетных обязательств, выделенных на закупочную деятельность, срок хранения приказа о лимите закупок определяется по п. 19 приказа Росархива № 236. Все приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся в течение 5 лет. А вот распоряжения по основной деятельности необходимо хранить постоянно или до ликвидации организации.

  В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами. Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.

  Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

  Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.

  Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

  Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.

  Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.

  Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].

  Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.

  Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

  Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.

  Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:

  • учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
  • учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
  • учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
  • учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
  • учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).
  • Сроки хранения документов по перечню 2019: бухгалтерские документы
  • Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения
  • Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры

  Рекомендуем компаниям провести проверку соблюдения требований российского законодательства об архивном хранении документов, в том числе содержащих персональные данные, в рамках которой:

  • учесть в работе положения новых нормативных правовых актов;
  • принять необходимые меры по обновлению локальных актов компании, регламентирующих порядок и сроки хранения документов, в том числе содержащих персональные данные;
  • провести инвентаризацию хранимых документов, направленную, в частности, на выявление документов с истекшим сроком хранения.
  • Какие изменения произошли в сроках?
  • Зачем нужен перечень сроков хранения?
  • Типовой перечень сроков хранения документов 2021 года
  • Локальный акт о сроках хранения документов в 2021 году
  • Сроки для бухгалтерских документов
  • Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
  • Кадры: сроки хранения документов в 2021 году
  • Как определить сроки хранения документов в 2021 году
  • Как поступить, если срок вышел?
  • Штрафы за нарушение сроков

  Все компании обязаны хранить большую часть бумажных документов. Таковы правила действующего законодательства. При этом у каждого вида документа есть свой срок, и он довольно внушительный. В текущем году сроки снова изменились. В нашем материале мы подробно расскажем, сколько необходимо хранить документы и какие штрафы грозят, если этого не делать.

  В таблицах приведены сроки хранения, но как понять, с какого моменты следует отсчитывать этот временной отрезок? Здесь все просто. Начальная дата — это 1 января года, идущего после того, в котором завершено соответствующее делопроизводство.

  Программа для упрощения ведения отчетности от Класс365 обладает большим набором возможностей и решений для вашего бизнеса. Вы сможете автоматизировать налоговую и бухгалтерскую отчетность, ускорить выписку документов и исключить возможные ошибки при заполнении. Попробуйте полную версию программы Класс365 для автоматизации работы прямо сейчас >>

  Какой срок хранения документов в архиве организации?

  Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

  Учет кадровых документов (I)

  Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

  Период сохранения документации:

  1. 1 год:
     • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
     • данные лиц, не принятых на работу;
     • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
     • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
     • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
     • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
     • выписки по улучшению условий и охраны труда;
     • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
     • данные о командировках;
  4. 75 лет:
     • характеристики и личные карточки сотрудников;
     • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
     • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
     • коллективные договоры;
     • личные дела руководителей.

  Согласно ст. 17 закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

  Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется.

  Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами. Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП.

  Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

  Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

  Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

  Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

  Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.

  Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2

  Документ	Срок хранения	Основание
  Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами	Минимум 4 года	НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24
  Налоговые декларации, расчеты по всем налогам	5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310
  Счета-фактуры	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317
  Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13
  Книги покупок/продаж (бумажные и электронные)	Минимум 4 года с даты последней записи	Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. 24; приложение № 5, п. 22
  Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц	5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312
  Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль)	В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет	НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283
  Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль)	В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков
  Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН)	В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка	НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6
  Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов	6 лет	НК РФ, п. 3.4 ст. 23
  Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309
  Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов	6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты
  Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении	Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом	Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3

  Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ).

  Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех. Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

  С 26 октября 2020 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2020 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:

  • для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
  • для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
  • для организации – 5 – 10 тыс. руб.

  Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юр. лиц санкция не была предусмотрена вовсе.

  
  

  Похожие записи:

  • Перечень документов для продление лицензии на травмат
  • Документ регулирующий строительство дома на участке
  • Действия скорой помощи на месте ДТП