Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказ о приеме передачи дел при увольнении». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Передавать дела от одного сотрудника другому можно по ряду причин, основными среди которых является увольнение (сокращение), перевод или реструктуризация имеющегося подразделения.
Для документального оформления процесса необходимо составить акт приема-передачи дел, который не имеет типовой формы, но должен подчиняться общим правилам составления официально-деловой документации в сфере деятельности предприятия.
Для составления нужно собирать комиссию из нечетного числа человек.
Структура документа включает «шапку», основную часть с аргументацией, список членов комиссии, документы и примечания. Заверяет акт руководитель компании.
Передачу дел лучше проводить по согласованию с бухгалтерией, кадрами и юридическим отделом.
Приказ о приеме-передаче дел при увольнении работника
При расторжении договора с работником, который в процессе трудовой деятельности обязан был обеспечивать сохранность активов компании, необходимо задокументировать процедуру сдачи им материальных ценностей преемнику. С этой целью руководитель фирмы издает приказ о передаче дел при увольнении, в котором обозначает личность увольняемого специалиста и сотрудника, принимающего имущество на хранение. Этот шаг необходим для обозначения зон ответственности в пограничные даты.
Передача дел по акту преемнику – хороший способ разграничить временные промежутки, когда ответственность за правильность заполнения документации, сохранность активов лежит на увольняемом лице, а когда на новопринятом человеке.
Перед оформлением акта комиссионно проводится проверка и инвентаризация. Их результаты отражаются в итоговом документе, который дает возможность точно идентифицировать объем выполняемой работы сотрудником.
Необходимость передачи дел между специалистами возникает часто, но данная процедура упоминается в локальной документации предприятий лишь изредка.
Этот вопрос не отражается должным образом и в нормативных правовых актах, направленных на регулирование трудовых отношений.
А в этой области проблемные моменты, которые возникают из-за неверного оформления приема-передачи дел, на сегодняшний момент не теряют своей актуальности.
Дела передают из-за:
непрерывности рабочего процесса;
надлежащие выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника.
Необходимость передачи дел возникает во время отпуска, длительной командировки, болезни и увольнением работника.
Довольно редко осуществляется полноценная передача дел.
Инициатором данной процедуры выступает руководитель отдела или принимающая сторона (новый работник).
На практике встречаются случаи конфликтного расторжения договора, в связи с этим, увольняющийся специалист отказывается передавать дела.
В такой ситуации необходимо зафиксировать при помощи акта приема-передачи данный факт. Работник, принятый на вакантную должность, во избежание ответственности за чужие огрехи составляет в одностороннем порядке опись принятой документации.
Работодателем требуется передача дел и материальных ценностей другому специалисту, если это предусмотрено в их должностных инструкциях.
Должности, для которых требуется данная процедура:
директор;
главный бухгалтер;
кадровый специалист — порядок приема-передачи дел кадровика;
материально-ответственный сотрудник (кассир, заведующий).
Если сотрудник выполняет функции с высоким уровнем ответственности, его увольнение всегда сопровождается процедурой приема-передачи дел.
На уровне законодательства не разработаны нормативно-правовые акты, регулирующие процесс расторжения трудовых отношений. Иногда пункт об обязанности передачи дел записывается в трудовой контракт.
Отсутствие указаний на законодательном уровне по процедуре передачи дел говорит об отсутствии обязательного оформления приказа для всех без исключения сотрудников.
С другой стороны, его оформление позволит избежать ошибок при осуществлении бухгалтерского учета и учета материальных ценностей, которые могут начаться при смене бухгалтера и материально-ответственного специалиста.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
Собственное желание сотрудника – веский повод для любого увольнения. Ценность сотрудника, материальная ответственность и даже кипа незаконченных дел не смогут задержать главного бухгалтера, если он решил оставить работу.
ВНИМАНИЕ! Иногда работодатели, желая обезопасить фирму, вносят в трудовой договор пункты, по которым бухгалтер якобы лишен права увольняться в период незавершенных отчетов и т.п. Поскольку ТК как законодательный акт приоритетнее внутренних документов, то, даже подписав договор с такими пунктами, бухгалтер вправе уволиться, отработав положенные две недели.
Руководствуясь ст. 80 ТК, бухгалтер письменно извещает сотрудника за 14 дней о своем уходе. В эти дни он сдает дела преемнику. За приемку дел, как и за весь бухучет, ответственность несет руководитель (п.1 ст.6 ФЗ № 129). Если он не смог найти заместителя, то должен принять дела сам, в противном случае придется отпускать бухгалтера «как есть».
ВАЖНО! Если руководитель не хочет увольнять главбуха, отказываясь подписать заявление и запрещая регистрировать его в секретариате, документ можно направить заказным письмом и прекратить работу через установленные 14 дней. Незаконно задерживаемую трудовую книжку придется требовать через суд.
Образец приказа о передачи документов
В связи с тем, что трудовые функции главного бухгалтера предусматривают исключительную осведомленность обо всех бизнес-процессах, сменить этого сотрудника допустимо, если:
у организации появляется новый собственник (иметь на ключевой должности «своего человека» – право владельца);
собственник хочет сменить имущество организации и лиц на ключевых постах;
главный бухгалтер разгласил охраняемую законом тайну.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Информация, которая есть в учредительных документах, а также подаваемой отчетности, не может считаться секретной. Поэтому сведения о движении денег по закону не признаются коммерческой тайной, и, если бухгалтер проболтался именно об этом, увольнение на этом основании неприемлемо.
Начальство должно продумать механизм передачи бухгалтерских обязанностей еще до того, как он пригодится, ведь работа бухгалтерии не должна прерываться. Законодательно этот порядок не оговорен, но обычно процедура передачи дел инициируется приказом директора, составляемым в свободной форме.
В этом документе нужно предусмотреть возможность разделить ответственность увольняемого и нового бухгалтера. В тексте приказа обязательно нужно указать:
основание передачи (статью увольнения);
сроки проверки и передачи дел;
состав комиссии, осуществляющей проверку;
личные данные принимающего лица;
подписи сторон, печать организации.
Дела принимает будущий главный бухгалтер, подобранный руководством. В крупных фирмах штатным расписанием предусмотрена должность заместителя главбуха, что очень удобно в подобных ситуациях. Если нового сотрудника не успели найти, директор может назначить временного заместителя или принять дела сам.
Перед передачей дел начальник вправе провести масштабный анализ всей бухгалтерской деятельности, проверить ведение финансовой документации, сделать инвентаризацию средств и опись ценностей.
Особое внимание следует обратить на следующие моменты бухгалтерских бумаг:
учет финансов, кассы;
госплатежи;
итог инвентаризации;
обязательства перед контрагентами.
Проверку директор может произвести своими силами или пригласить стороннего аудитора. Если результаты проверки выявят правонарушения со стороны бухгалтера, ему грозит административная ответственность вплоть до уголовной, а также материальная, взыскиваемая в соответствии с законодательством.
Под понятием «дела», подлежащие передаче, имеется в виду деловая документация и атрибуты, находящиеся в ведении главбуха:
балансовые и кассовые отчеты;
документы структурных подразделений;
банковские бумаги;
архивные документы со сроком до 5 лет;
ключ от сейфа, печать.
По завершении процесса составляется акт, в котором отражается состояние бухгалтерских документов и фиксируется положение денежных средств на дату, указанную в заявлении об уходе.
1. Документальное оформление процедуры увольнения старого директора и приема нового директора. Какие документы необходимы?
Заявление действующего директора на увольнение
Решение участников организации об увольнении действующего директора и назначении нового директора
Кадровые приказы об увольнении и назначении
Приказ по организации о назначении комиссии по передаче дел от директора к директору
Приказ по организации о проведении инвентаризации имущества на дату передачи дел от директора к директору
Контракт с новым директором о назначении на должность.
2. Проведение инвентаризации. Инвентаризация имущества и обязательств при смене руководителей, по моему мнению, — обязательное событие.
Передача дел главному бухгалтеру: пошаговая инструкция
Если новый директор не назначен? Участники общества должны назначить временно исполняющего обязанности директора и передать дела ему или комиссии.
Как директор может быть уверен в том, что в новой должности не получит штрафов, за которые придется платить из своего кармана? Проведите подробный аудит финансово-хозяйственной деятельности. Целесообразнее, конечно, его провести до даты приема дел от старого директора.
Разве директор не несет ответственности за свою работу? Конечно, несет. Получит небольшой административный штраф. А все суммы налогов, пеней и штрафы (с 2019 года увеличиваются в 2 раза и более) придется платить фирме.
Реально ли взыскать с бывшего директора штрафы? Да, реально, но это долго и дорого.
10 изменений в Налоговый кодекс, которые улучшат жизнь бизнесу
Уволить или нет: как реагировать на желание сотрудника уйти
Новому главному бухгалтеру необходимо четко представлять свои должностные обязанности, чтобы организовать работу и понять, на что обратить внимание при приеме дел от уходящего специалиста. Для этого новому главному бухгалтеру следует ознакомиться с должностной инструкцией. К сожалению, во многих компаниях такие документы просто отсутствуют. И хотя это является грубым нарушением ведения кадрового учета, такие случаи не редки. И именно при передаче дел руководство обращает внимание, что должностные инструкции – это неотъемлемая часть правильно организованного бизнеса. Без них, кадровые перестановки могут быть очень болезненными для предприятия. Так что рекомендуем обратить особое внимание на порядок в кадровых документах и проверить у всех ли должностей существуют должностные инструкции и все ли сотрудники с ними ознакомлены.
Передача дел осуществляется на основании приказа руководителя организации. В документе должны быть указаны фамилия, имя и отчество лица, принимающего дела (нового главного бухгалтера), лица, передающего дела (прежний главный бухгалтер), а также имена других сотрудников, участвующих в передаче дел (руководителя, аудитора, секретаря).
В приказе следует указать: причину проведения приема-передачи дел – например, увольнение главного бухгалтера; сроки проведения приема-передачи дел и период, за который эта процедура будет выполнена. Если главный бухгалтер увольняется по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ), то на расторжение трудового договора у работодателя есть две недели в соответствие со статьей 80 Трудового кодекса. В этом случае целесообразно установить срок, равный двум неделям. Кроме этого, в приказе нужно указать имя сотрудника, ответственного за передачу дел (фамилия, имя и отчество уходящего главного бухгалтера), и имя сотрудника, ответственного за прием (фамилия, имя и отчество нового специалиста). Не забудьте поименно указать каждого участника, включенного в состав комиссии, а также председателя комиссии по передаче дел. Комиссия создается, если передаче подлежит большой объем документов. В ее состав могут включаться сотрудники бухгалтерии, службы внутреннего контроля, службы безопасности и прочие работники. При создании комиссии ответственность за организацию и проведение передачи дел возлагается на председателя комиссии. Кроме всего прочего, не забудьте, что в приказе необходимо указать сроки составления акта о приеме-передаче дел.
Обязанности главного бухгалтера резко отличаются от круга деятельности других сотрудников, поэтому назначение и увольнение второго лица после начальства имеет ряд особенностей.
Кроме положений ТК РФ, трудовые отношения с главным бухгалтером рассматриваются Федеральным законом № 129 «О бухгалтерском учете».
Главный бухгалтер подотчетен непосредственно гендиректору, который и принимает окончательное решение об увольнении и отвечает за всю процедуру.
Для проверки компетентности этого важного сотрудника установлен срок дольше, чем для других: испытательный период может длиться до 6 месяцев (ч.5 ст.70 ТК) без учетов больничных и отпусков. Во время испытания процедура увольнения упрощенная.
Можно не спешить принимать бухгалтера в штат на постоянной основе: закон разрешает заключить с ним срочный договор. В конце его действия и принимается решение – расстаться, так как истек срок документа, либо продолжить сотрудничество.
Все, что касается материальной ответственности, надо заранее закрепить (в тексте самого трудового договора или отдельным документом).
Вопрос: Можно ли для передачи дел принять на работу нового главного бухгалтера до даты увольнения прежнего и как организовать прием-передачу дел и материальных ценностей? Посмотреть ответ
Увольнение главного бухгалтера. Акт приёма-передачи дел
Главный бухгалтер должен получить следующие документы.
Учредительные и регистрационные бумаги:
устав, учредительный договор;
выписка из ЕГРЮЛ;
свидетельство о регистрации;
свидетельство о постановке на учет в налоговых органах;
свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде, Фонде социального страхования.
Документы, связанные с организацией бухгалтерского учета:
учетная политика;
политика по налоговому учету;
план счетов;
должностные инструкции работников бухгалтерии.
Регистры бухгалтерского и налогового учета:
оборотно-сальдовые ведомости по всем счетам бухучета;
регистры бухгалтерского и налогового учета по всем счетам.
Бухгалтерская, финансовая и налоговая отчетность:
бухгалтерская отчетность;
декларации и расчеты по всем налогам;
книги покупок и продаж;
журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
Документы по инвентаризации:
приказ о проведении инвентаризации;
инвентаризационные и сличительные описи.
Документы, касающиеся взаимоотношений с налоговыми органами:
акты налоговых проверок;
акты сверок с инспекторами.
Документы по учету основных средств:
приказ о создании комиссии по приемке основных средств;
акты приема-передачи основных средств по форме № ОС-1;
инвентарные карточки по основным средствам по форме № ОС-6;
акты на списание основных средств.
Документы по учету товарно-материальных ценностей:
карточки учета материалов;
приходные ордера по форме № М-4;
требования – накладные по форме № М-11.
Документы по учету денежных средств:
кассовая книга, приходные и расходные кассовые ордера;
платежные поручения;
выписки банков по расчетным счетам;
журнал кассира-операциониста и Z-отчеты.
Документы по учету труда и заработной платы:
трудовые договоры;
приказы о приеме на работу, увольнении, премировании;
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
расчетно-платежные ведомости.
Документы по расчетам с подотчетными лицами:
авансовые отчеты.
Документы по учету расчетов контрагентами:
договоры с поставщиками и покупателями;
акты сверок с дебиторами и кредиторами;
товарные накладные, акты выполненных работ, оказанных услуг.
Для главного бухгалтера после своего ухода очень важно оставить полный порядок в проделанных им делах, потому что это вопрос профессионализма и этики. Поэтому и предшественник, и приемник должны быть заинтересованы в правильной процедуре приема-передачи дел на фирме. Акт приема-передачи дел в связи с увольнением главного бухгалтера нужен для разграничения ответственности бывшего и нового главбуха. Поэтому обезопасить принятого работника от ошибок прошлого поможет оформление именно такого документа, как акт приема-передачи дел.
В актуальном законодательстве не указан порядок передачи дел от одного бухгалтера другому. Эта процедура, по сути, не является обязательной, но она все равно необходима для компании, чтоб преемник на должность бухгалтера мог увидеть реальное положение вещей в учете и бухгалтерии в учреждении на момент ухода главбуха. Отсутствие первичных документов может сильно повлиять на дальнейшую деятельность компании.
Сразу перед тем, как осуществить передачу дел новому главбуху, директор организации должен подписать специальный приказ, в нем, как правило, должны быть указаны:
— люди, которые несут ответственность за прием и передачу бухгалтерских дел;
— период времени, в течение которого будут переданы документы;
— если какое-то время прежний и новый главный бухгалтер должны будут работать вместе, то в приказе должно будет указано разграничение обязанностей между ними;
— дата, до начала которой должны будут завершиться все бухгалтерские операции, покидающим компанию главбухом;
— порядок, сроки выполнения инвентаризации;
— порядок оформления документов такой процедуры, как приема-передачи дел.
Инвентаризация является обязательной только, когда совершается смена материально ответственных должностных лиц (нужно проводить, если в трудовом контракте с главбухом есть условие про полную материальную ответственность).
Исходя из результатов инвентаризации и сверки всей документации, формируется акт приема-передачи дел при увольнении главного бухгалтера. Главбух, который покидает свою должность, благодаря внутреннему распорядку предприятия, может быть обязан передать новому главбуху должностную инструкцию и проконтролировать степень её уяснения. Для передачи дел как обычно назначается определённая комиссия, а составленный акт в нескольких копиях заверяется членами комиссии и ответственными сторонами. В акте указывается детальное состояние бухгалтерского учета на момент передачи дел.
В акте необходимо указать всех людей, которые принимают непосредственное участие в передаче документов, потому что, кроме главного бухгалтера в это могут быть вовлечены и другие работники бухгалтерии, еще могут быть приглашены и внешние аудиторы. Количество и контингент участников утверждает руководитель. Передавать стоит только те документы, за которые нес ответственность уходящий главный бухгалтер. Так, допустим, если в учреждении учетом заработной платы занимается отдельно нанятый сотрудник, то эту документацию передавать и упоминать в акте не надо. Новый главный бухгалтер должен быть удостоверенным в том, что он получил абсолютно все документы, касающиеся деятельности бухгалтера за последние 5 лет. Период хранения определённых деловых бумаг установлен в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом. Там же определены и сроки сбережения статистической отчетности.
Налоговики вправе проверить организацию за последние 3 года работы. Это правило описано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру следует тщательно проверить наличие документации, имеющей отношение именно к упомянутому ранее периоду времени.
Большое внимание стоит уделить таким документам:
— книги покупок и продаж;
— журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
— журналы регистрации приходных и расходных кассовых документов;
— книги выдачи доверенностей;
— кассовые книги;
— журналы регистрации путевых листов;
— журналы кассира-операциониста.
Если прежний главбух выполняет обязанности кассира на предприятии, то ему следует передать не только необходимую документацию, но и деньги, бланки деловых бумаг строгой отчетности, банковские чековые книжки, ключ от кассы и сейфа.
Возможно, оформить акт приема-передачи дел в краткой форме, к нему приложить опись всех документов, которые передаются. Если перечень таких документов маленький, то их можно будет указать прямо в акте. Тогда не придется делать отдельную опись.
Значит, передаваться могут только те деловые бумаги, за которые он несет ответственность: налоговые документы, бухгалтерская и налоговая отчетность, первичные учетные, бухгалтерские регистры, процедуры кодирования, учетная политика, рабочий план счетов бухгалтерского учета, программы машинной обработки данных и т. д.
Меняем директора, передаем дела — алгоритм действий
Документальное подтверждение факта приема-передачи дел необходимо, если высвобождаемая должность предполагает наличие материальной ответственности. Эта норма актуальна для кассиров, кладовщиков. Без официальной процедуры передачи дел не обойтись и в ситуации, когда:
о желании уволиться заявил директор фирмы;
высвобождается должность главного бухгалтера (в такой ситуации рекомендуется не ограничиваться актом приема-передачи дел, а провести полноценную проверку бухгалтерской отчетности, учета, можно привлечь независимого аудитора);
увольняется инспектор по кадрам или руководитель кадрового отдела, которому вменено в обязанность обеспечивать сохранность кадровой документации.
Когда пустеет рабочее место, возложенные на его прежнего обладателя функции передаются новому сотруднику. Чтобы максимально точно определить границы переходящей ответственности и должностные обязанности и не прерывать при этом рабочий процесс, составляется приказ о передаче дел при увольнении. Как его составить и что указать, расскажем в статье.
Увольнение главного бухгалтера – не рядовое событие, по предприятию должен быть издан приказ о передаче дел.
Когда издается такой приказ, в какой форме, что должно содержаться в теле документа, кто обязан подписать бумагу?
На все эти вопросы вы найдете ответы в данной статье.
А также подробно изучим, когда и какой документ и при каких условиях оформляется.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Например, в случае увольнения по своей инициативе – по собственному желанию (п.3 ст.77 ТК РФ), логично совместить этот период с обязательным сроком отработки, равным 14-ти дням (ст. 80 ТК РФ).
Если предприятие крупное, с различными направлениями деятельности и большим оборотом, то 2- недельного срока может оказаться недостаточно.
Важно, чтобы условия прекращения сотрудничества, в том числе и срок отработки до 1- месяца и более этой важной персоны, были предусмотрены в ТД. Став пенсионером, правая рука руководителя предприятия вправе уволиться без отработки, поэтому важно обусловить этот момент непременной передачей дел, закрепив срок в приказе.
Акт приема-передачи дел главного бухгалтера: образец. Смена главного бухгалтера
Первым пунктом руководитель фирмы, от имени и за подписью которого будет выпущен приказ, должен сообщить причину передачи финансовых бумаг, например: «В связи с увольнением главного бухгалтера такого-то приказываю:», и далее один за другим располагать пункты. Обязуя предоставлять папки, бумаги, информацию в компьютере, обязательно следует устанавливать срок, на протяжении которого должны быть выполнены поручения.
Это важно знать: Как и в каких случаях увольняют по статье
Следует оговорить и период, за который передается документация (обычно это 3 года).
Если главный счетовод старается скрыть информацию, не раскрыть все нюансы фактического положения финансов или налогов, наличия материалов и пр., или же откровенно игнорирует настоящий документ, то выходит, что приказ не исполняется, и не исключено, что работник, имеющий доступ к финансам фирмы, намерен скрыть злоупотребления.
В таком случае могут быть приняты совсем иные меры дисциплинарного воздействия, учтенные ТК РФ, а принять дела поручат уже комиссии, компетентность состава которой позволит прояснить ситуацию и выявить недостачу средств или материалов.
Ряд входящих или исходящих документов бухгалтерия регистрирует в специальных журналах и книгах. Какие-то нужны по закону, какие-то — для внутреннего контроля. Поэтому необходимо зафиксировать в акте передачу:
— журнала регистрации доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;
— журнала регистрации бланков денежных документов — векселей, путевок, билетов;
— журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж;
— книги учета ценных бумаг.
Все листы журналов и книг должны быть пронумерованы, а на последнем листе за подписью главбуха делают надпись «Пронумеровано (прописью количество) листов».
В акте передачи дел нужно отметить последний документ, выданный за подписью увольняющегося главного бухгалтера, например «доверенность от… №…» После этого новый главбух проверяет нумерацию записей, а в акте передачи дел фиксируют дату подведения итога и количество оставшихся страниц журнала.
Смена главбуха не обнуляет нумерацию документов. Допустим, последняя доверенность с подписью бухгалтера — № 102, тогда первая с подписью нового будет № 103.
Если в ходе приема-передачи дел выяснилось, что какие-то регистрационные журналы и книги отсутствуют, то на это надо указать в акте. Соответственно, новый главбух заводит журнал либо книгу начиная с даты приемки дел. Восстановление книг и журналов за период до этой даты — задача старого главного бухгалтера, которую надо решить до увольнения.
Свежие
Посещаемые
На главного бухгалтера, как правило, выписано немало доверенностей. Отмените их все, если уже принято решение об увольнении. Если доверенности не разовые – направьте соответствующие извещения (уведомления) контрагентам и структурам, которые рассматривают главбуха как представителя ваших интересов. Например, в ИФНС, ФСС, ПФР и т.д.
Скачать бланк отзыва доверенности
Скачать уведомление об отзыве доверенности
Проведите инвентаризацию имущества и обязательств организации. Главный бухгалтер не является материально ответственным лицом за товары (материалы) и основные средства. Однако инвентаризация имущества поможет определить, насколько правильным был учет, организованный увольняемым. Отслеживать дебиторскую и кредиторскую задолженность – прямая обязанность главного бухгалтера, соответственно, инвентаризация расчетов особенно необходима.
Убедитесь при проверке работы увольняемого главного бухгалтера, как минимум, в наличии:
бухгалтерской, налоговой и управленческой (если такая ведется) отчетности;
учетной политики и локальных нормативных актов;
переписки с ИФНС и другими контролирующими органами (например, требований и актов сверки);
бухгалтерской базы с корректными бухгалтерскими регистрами (например, если фирма применяет упрощенную систему налогообложения, то нередко можно обнаружить почти полное отсутствие учета).
Если отчетность главбух отправлял по телекоммуникационным каналам связи (далее – ТКС), то, как правило, можно запросить отчет о состоянии отчетности в самой инспекции. Из него можно будет понять, вся ли необходимая отчетность сдана. Также проверьте требования, поступившие из налоговой, – на все ли из них даны ответы и насколько своевременно.
Процесс приемки особенно затруднен, если обнаружено, что главный бухгалтер:
халатно относился к своим должностным обязанностям, а бухгалтерский и налоговый учет требуют серьезных корректировок или даже восстановления;
допустил серьезные ошибки в работе, например, некорректно реагировал на запросы и требования налоговой;
утаил угрозу внеплановой налоговой проверки за периоды, по которым нес ответственность;
несвоевременно уплачивал или недоплачивал налоги и взносы или же, наоборот, допустил переплату.
Случается, что главные бухгалтеры покидают своего работодателя в трудный момент, к примеру, при получении из налогового серьезного требования.
В случае таких ситуаций составление описи и подсчет количества папок – самая легкая часть приемки. Шанс уменьшить убытки не слишком велик, так как в отличие от договоренностей с ауторсинговой компанией, получить возмещение с бухгалтера как с физического лица довольно сложно. В лучшем случае будет присуждено удержание половины его зарплаты на новом месте, реальный размер которой проконтролировать непросто.
О видах ответственности уволенного главного бухгалтера, вплоть до уголовной
Отметим, что аутсорсинговые компании, как правило, разделяют ответственность со своими клиентами. Например, наша компания имеет расширенный полис страхования ответственности.
Вне рамок аутсорсинга передача документов новому главному бухгалтеру подразумевает дополнительные несколько шагов. Так, чтобы сменить главного бухгалтера новому специалисту недостаточно изучить должностную инструкцию – желательно войти в курс дела под руководством прежнего главбуха.
Если на момент окончания двухнедельной отработки главбуха не было назначено лицо, которому он мог бы передать документы, то принудить его приехать после увольнения невозможно. Причем дело даже не в каких-либо недочетах в работе, вполне возможно, что, уволившись из вашей компании, главбух с головой окунулся в новую работу.
Совет здесь можно дать только новому главному бухгалтеру – составить опись имеющихся документов для того, чтобы:
провести разделение между своей деятельностью и деятельностью предшественника (каждый отвечает за свои ошибки);
войти в курс дела;
точно знать, что где находится на случай проверок и требований из налоговой.
Если есть сомнения, что главбух не хочет передавать дела не в силу занятости, а из-за допущенных ошибок, лучше провести аудит и на основе его результатов нивелировать последствия некачественной работы уволившегося главного бухгалтера.
Завершающей стадией передачи является составление документа, в котором отражается вся проделанная работа. Чем больше информации будет включено в акт, тем лучше для нового должностного лица.
Форма акта строго не регламентируется. Но в нем рекомендуется упомянуть такую информацию:
ФИО работников, которые передают и принимают дела, время и дату составления документа;
Период передачи документации от одного должностного лица к другому;
Реквизиты кадровых приказов, по которым наняты и увольняются работники, реквизиты приказа, согласно которому производится процедура передачи;
Перечень документации, которые передаются по акту. Если их количество велико, указываются только папки с количеством прошитых страниц;
Реквизиты БСО, передаваемых новому должностному лицу;
Список первички и отчетов, которых нет в бухгалтерии, но они упоминаются в учете;
Перечень ошибок, обнаруженных в период работы комиссии и при анализе передаваемой документации;
Список печатей, которые передаются новому работнику.
В первую очередь требуется понимать, какие цели преследует рассматриваемый процесс. Под последними понимается постановка в известность заинтересованных лиц о состоянии дел к моменту расторжения трудового договора. Это своего рода отчет о проделанной работе и рекомендации преемнику. С помощью подобных советов гражданин, занявший должность, сможет быстрее освоиться, познакомиться со своим функционалом и продолжить начинания.
Действующее законодательство не содержит четкого регулирования процесса передачи сведений о проделанной работе и задачах, необходимых к решению, при расторжении трудовых отношений. Как правило, данное действие касается лиц, несущих материальную или имущественную ответственность. В процессе ознакомления коллег последние смогут понять, в каком состоянии находятся дела.
Увольнение из организации связано с необходимостью четкого последовательного соблюдения этапов. К таковым относятся:
Формирование заявления о расторжении договора.
Издание приказа предприятия об осуществлении инвентаризации дел, материальных ценностей, выданных работнику.
Проведение инвентаризации.
Сравнение данных по итогам проверки.
Передача дел новому сотруднику.
Подписание акта, свидетельствующего о согласии с приемом.
Расчет с сотрудником, выдача ему трудовой книжки.
В некоторых организациях для удобства составляются шаблонные планы передачи информации о проделанной работе. Они формируются в виде перечня. Информация вписывается в зависимости от занимаемой должности и функционала увольняющегося.
Принятие указанного документа рекомендовано для организаций. Несмотря на формальность процесса на крупных предприятиях работает много лиц, ответственных за важные документы или имущество. На практике выделяется пять должностей, которые требуют обязательного распоряжения о передаче дел. В данный список попадают:
Директор. Указанная должность предполагает больше всего обязательств. Широкая сфера ответственности обуславливает формирование четкого перечня дел, передаваемых последователю. Преемник должен ознакомиться и получить печати, документацию, контракты, лицензии и т. д.;
Главный бухгалтер. Считается основным материально ответственным на предприятии лицом. Регламент предполагает обязанность сохранения гражданином всей отчетности организации, а также должное ведение регистров. Необходимость формальной передачи дел при увольнении главного бухгалтера установлена ч. 4 ст. 29 ФЗ от 06.12.11 №402;
Сотрудник кадровой службы. В его ведении находятся дела штатных единиц компании. Кадровая документация принимается через опись и составление соответствующего акта;
Начальник отдела;
Рядовой работник с функционалом, предполагающим наличие материальной ответственности (кассиры, кладовщики и пр.).
Приказ о приеме-передаче документов и основных средств должен оформляться до даты, совпадающей с последним днем сотрудника в организации. После разрыва трудовых отношений бывший работник не обязан выполнять распоряжения руководства компании и посещать прежнее место занятости.
Стандартная форма приказа содержит следующие сведения:
дату составления;
место формирования;
причины, по которым издается акт;
данные ответственных лиц;
визу и печать.
Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:
Создается специальная комиссия, назначенная приказом на передачу материальных ценностей при увольнении, во главе с председателем. В нем начальник отображает сроки выполнения;
Происходит пересчет материалов и документации в присутствии всех членов;
Проверяется достоверность составленного акта и сопроводительных бумагах;
В конце проставляются подписи всеми участниками с обеих сторон.
Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.
Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.
Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:
распоряжение о материальной ответственности;
положение о порядке приема-передачи дел;
порядок проведения пересчета.
Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.
Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:
наименование компании;
дата проведения;
регистрационный номер;
замечания (если возникают);
личные данные участвующих лиц;
отображен факт передачи и заверен подписями обеих сторон и руководителем.
Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.
В нем должно быть отображено:
дата выписки приказа о передаче дел при увольнении;
проведение подробного пересчета материалов;
выполнение проверки учета.
Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.
План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями. Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:
главный бухгалтер (ч.4 гл.4 ст. 402 ФЗ РФ) — в подчинении большое количество важной отчетности, материально ответственное лицо;
директор — в подчинении вся компания, множество печатей, лицензий, договоров;
начальник отдела — персональный ответ за порученный персонал и производство;
кадровик — составляется опись всех имеющихся у него ценных бумаг;
рядовые работники с материальной ответственностью.
Все перечисленные сотрудники должны передать полномочия до своего финального рабочего дня. В свое личное время они не обязаны этим заниматься.
Ни отношения с директором, ни отрицательные мотивы увольнения не должны отражаться на работе. Нельзя кадровику вот так просто всё бросить и уйти. А ведь в практике были и такие случаи, что увольняющийся не только не передавал дела, но и умышленно их уничтожал. Представляете, какое мнение о нём осталось? Тут ни о каких положительных рекомендациях не может идти речь.
А если всё будет оформлено как надо, и отдел кадров будет работать по графику даже с новым работником, о предыдущем кадровике останутся только положительные впечатления.
Между тем, процедура передачи дел не так уж и сложна, алгоритм её таков:
создаётся комиссия по передаче дел;
проверяются кадровые документы;
составляется акт приёма-передачи.
А теперь всё по порядку и подробно.
Основанием к созданию комиссии и вообще начала процедуры передачи дел, конечно, должен быть приказ вот такого плана. В приказе нужно отразить:
для чего нужна комиссия;
её состав;
задачи.
При этом в члены комиссии обязательно нужно включить и увольняющегося кадровика.
В срок, отведённый приказом, комиссия должна проверить и оценить:
полноту и состав кадровых дел;
порядок регистрации документов (журналы регистрации);
систему хранения документов и подготовки их к сдаче в архив;
программное обеспечение.
Большим подспорьем в работе комиссии будет номенклатура дел ОК: там ведь перечислены все обязательные папки, которые должны быть в отделе. Перечень может быть указан и в Положении об ОК. Если же номенклатуры в отделе нет, переписывать документы и их состояние придётся повально – «от шкафа к шкафу».
Обязательно нужно проверить кадровые документы организации, а именно наличие:
проверяем наличие документов
копий учредительных документов и Устава фирмы;
штатного расписания;
ПВТР и колдоговора;
графика отпусков;
ЛНА (положения об ОК, об оплате труда, по дисциплине, о коммерческой тайне, о защите персональных данных);
графиков сменности;
должностных инструкций;
трудовых договоров;
договоров о материальной ответственности;
приказов по основной деятельности;
приказов по личному составу (о приёме, увольнении, переводах, дисциплине);
личных карточек;
личных дел;
трудовых книжек.
Это список не закрытый, ведь в вашей фирме могут отсутствовать одни документы и присутствовать другие.
После проверки нужно все документы занести в акт.
Это основной документ, которым завершается трудовая деятельность кадровика. Оформляется документ так:
прописывается название фирмы, место и дата составления акта;
вставляется гриф утверждения директора;
пишется – кто кому передаёт документы;
заполняется таблица;
проставляются визы всех членов комиссии.
Примерный акт передачи дел можете скачать тут.
В таблицу можно занести столбцы:
номер подпункта;
название документа (или дела);
количество листов;
период времени документов;
данные об отсутствии или повреждении документов или дел.
внимание!
Важно:в последнем столбце можно указать на то, что документ не исполнен, например, не подписан сотрудником или директором.
Внимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом.
