Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя бюджетного учреждения». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Указанный способ контроля над сохранением средств и имущества в рассматриваемом случае носит неизбежный характер. Его порядок определяется законодательными, отраслевыми и федеральными стандартами РФ.
| Нормативный акт | Краткое описание |
| Положение по ведению бухучета и отчетности в РФ, ч. 2
(приказ Министерства финансов РФ N 34н, редакция от 24.12.2010, с изменениями от 08.07.2016) |
Ведение бухгалтерского учета, инвентаризация имеющегося имущества, финансовых обязательств |
| Методические указания по части инвентаризации
(приказ Министерства финансов РФ № 49, редакция от 08.11.2010) |
Порядок осуществления, оформления |
| ФЗ № 402 «О бухучете» от 2016г. (гл. 2, ст.11) | Обобщенные требования к инвентаризации |
| Постановление Федеральной службы государственной статистики РФ № 88 от 18.08.98, последняя редакция | Список форм первичной документации по части инвентаризации, их использование, заполнение |
Первостепенной задачей инвентаризации при замене главы организации (либо ее собственника) является проверка:
- реального наличия имущества, включая находящегося на ответственном хранении, неучтенного и его остатков (средства, товары, продукция в готовом виде, финансовые и капитальные вложения, нематериальные и другие активы);
- состояния всех видов финансовых обязательств (резервы, займы, кредиторские и дебиторские обязательства, прочие пассивы);
- полноты, достоверности соответствующих сведений по бухучету.
Процедура проходит по месту нахождения имущества и требует документального доказательства результатов. Проводит ее уполномоченная на это группа лиц (инвентаризационная комиссия)
Инвентаризация при смене руководящего состава (директора, главного бухгалтера)
Обнаруженные несоответствия между реальным наличием имущества и данными бухучета фиксируются на учетных бухгалтерских счетах. При этом имущественные излишки зачисляют на результаты (для коммерческой структуры) или увеличение прибыли (для некоммерческой структуры).
Утрату, как и порчу имущества, в рамках норм естественной убыли причисляют к прочим расходам, а сверх норм — на счет виновных нарушителей, если они известны, и на прочие расходы, когда нарушители не определены.
| Наименование операции | Используемые проводки |
| Отображение излишков имущества | ДТ 01 (10, 41,43, 50), КТ 91 |
| Отображение имущественных потерь в рамках норм убыли: | ДТ 94, КТ 10 (41, 43) — выявление потерь, списание цены утраченного имущества,
ДТ 20 (25, 26, 44), КТ 94 — списание утраты в рамках норм |
| Отображение потерь имущества сверх норм естественной прибыли, включая МПЗ, ОС и т. п. | ДТ 94, КТ 01 (10,41, 43, 50) — списание цены утраченного имущества,
ДТ 73, 76, КТ 94 — отнесение цены недостачи на счет виновных нарушителей, ДТ 50 (51, 70), КТ 73 (76) — взыскание размера потерь с виновных, ДТ 91, КТ 94 — перенос потерь имущества сверх норм на прочие расходы |
Список некоторых счетов, применяемых бухгалтерией в проводках:
- 01 — основные средства;
- 10 — материалы;
- 41 — товары;
- 43 — продукция в готовом виде;
- 50 — средства в кассе;
- 73 — расчеты по иным затратам;
- 91 — прочие затраты и доходы;
- 94 — утрата по причине порчи имущества.
Обнаруженные во время инвентаризационного контроля излишки и потери имущества отображаются в бухучете по состоянию на дату его прохождения.
При смене руководящего состава ООО «Василек» прошла полная инвентаризация реального имущества и всех видов финансовых обязательств. В результате ревизионной комиссией были раскрыты излишки стройматериалов.
Во время собрания уполномоченных лиц был составлен протокол по итогам проверки, содержащий решение проверяющих. На его основании учетной бухгалтерией отображены излишки при помощи соответствующей проводки: ДТ 10, КТ 91 (учтен избыток стройматериалов согласно результатам инвентаризации).
Инвентаризация при смене руководителя
Согласно ст. 9 Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ при госрегистрации юридического лица заявителями могут являться, в том числе руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица, а также иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.
В ходе процедуры регистрации смены руководителя часто возникает вопрос при определении заявителя, уполномоченного подписывать заявление о регистрации смены руководителя и подавать документы на регистрацию. Кто является заявителем при смене руководителя? Должен ли подавать заявление новый руководитель или этим занимается его предшественник? Ответ на этот вопрос содержится в письме ФНС от 16 марта 2016 г. № ГД-4-14/4301, где указано, что заявление о внесении изменений подается новым руководителем организации.
Для удостоверения подписи на заявлениях нотариусу необходимо предоставить учредительные документы, свидетельства о регистрации организации, решение собственника о назначении нового руководителя. Кроме того, необходимо при подписании заявлений у нотариуса предъявить паспорт (подлинник) заявителя и оплатить нотариальный тариф (около 3000 рублей за заявление).
При подаче заявления о регистрации смены руководителя к заявлению можно приложить решение уполномоченного органа об избрании руководителя, но это необязательно, закон этого не требует. Обратите внимание, что для того чтобы сменить руководителя в организации заявление о регистрации изменений нужно подать в регистрирующий орган, а не в свою налоговую по месту учета (например, в Москве регистрирующий орган для учреждения — Главное управление Минюста РФ по г. Москве).
Срок уведомления о смене руководителя учреждения — 3 рабочих дня с дня принятия решения о смене. При неуведомлении или нарушении срока уведомления о смене руководителя законом предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.
Госпошлина за внесение изменений в ЕГРЮЛ в связи со сменой руководителя не уплачивается.
При подаче документов заявителю или его представителю выдается (направляется по почте, электронной почте) расписка с указанием в том числе даты получения документов по итогам регистрации.
Срок регистрации смены руководителя в ЕГРЮЛ в Минюсте — 30 дней.
Данной выпиской подтверждается завершение процедуры регистрации смены руководителя юридического лица.
После регистрации необходимо уведомить банк о смене руководителя. В соответствии с п. 7.11 Инструкции Банка России от 30.05.2014 г. № 153-И при уведомлении банка необходимо представить документы, подтверждающие полномочия нового руководителя (решение о назначении, выписку из ЕГРЮЛ, удостоверяющую внесение изменений) и документ, удостоверяющий личность нового руководителя. Перечень документов, подтверждающих полномочия руководителя, законодательством не регламентирован. Как правило, это протокол или решение о смене руководителя, выписка из ЕГРЮЛ, паспорт руководителя. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ.
Также при смене руководителя (особенно при конфликтной смене руководителя) рекомендуем уведомить ключевых контрагентов.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств
При реорганизации учреждения путем присоединения к другому учреждению инвентаризация проводится в соответствии с решением органа юрлица, уполномоченного на реорганизацию учредительным документом.
В 2013 г. не было предусмотрено отражение в составе счета 0 101 00 000 «Основные средства» имущества, находящегося в частной собственности, приватизированного физлицом.
Выявленная ошибка исправляется в бухучете дополнительной бухгалтерской записью либо бухгалтерской записью способом «Красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью.
Расторжение трудового договора с директором учреждения возможно либо по его собственной инициативе, либо по инициативе государственного или муниципального органа, выполняющего функции и полномочия учредителя АУ.
В первом случае руководитель должен не позднее чем за месяц до предполагаемой даты увольнения письменно предупредить работодателя (учредителя) о своем намерении расторгнуть трудовой договор. Это предусматривают и трудовое законодательство (ст. 280 ТК РФ), и типовая форма трудового договора.
В отношении второго случая ст. 81 ТК РФ устанавливает достаточно много общих условий, при соблюдении которых трудовой договор с работником (в том числе с руководителем учреждения) может быть расторгнут по инициативе работодателя (учредителя). К законным основаниям относятся, например, смена собственника имущества учреждения, прогул, принятие руководителем необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу учреждения. Кроме того, существует ряд дополнительных оснований для прекращения трудовых отношений с руководителем организации (ст. 278 ТК РФ). К первому лицу учреждения могут быть применены следующие из таких оснований:
- Принятие учредителем решения о прекращении трудовых отношений с руководителем АУ. Это основание, по сути, означает, что учредитель может расторгнуть трудовой договор с директором учреждения просто потому, что «так решил». Правда, в данном случае руководителю полагается компенсация в размере трехкратного месячного среднего заработка (ст. 279 и 349.3 ТК РФ).
- Несоблюдение установленного органом-учредителем предельного уровня соотношения среднемесячных зарплат заместителя руководителя и (или) главного бухгалтера и остальных работников учреждения.
- Иные основания, предусмотренные трудовым договором.
Помимо этого в отношении государственных (муниципальных) научных, медицинских учреждений, а также вузов действует норма, согласно которой руководитель такого учреждения может занимать данную должность только до достижения возраста 65 лет (ст. 332, 336.2, 336.3 и 350 ТК РФ). Учредитель вправе продлить срок пребывания руководителя учреждения в этой должности до достижения им возраста 70 лет, но только если общее собрание работников (ученый совет) направит в адрес учредителя соответствующее представление.
Во всех случаях увольнение руководителя АУ производится на основе распорядительного документа (приказа) руководителя органа, выполняющего функции и полномочия учредителя учреждения.
Но есть и случаи, когда учредитель не вправе уволить руководителя АУ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя не допускается в трех ситуациях:
- Руководитель учреждения – беременная женщина (кроме ситуации, когда организация ликвидируется) (ч. 1 ст. 261 ТК РФ, п. 26 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1).
- Руководитель учреждения:
- имеет ребенка в возрасте до 3 лет;
- является одинокой матерью, воспитывающей ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или малолетнего ребенка (в возрасте до 14 лет), либо является другим лицом, воспитывающим таких детей без матери, или родителем (иным законным представителем) – единственным кормильцем ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет либо единственным кормильцем ребенка в возрасте до 3 лет в семье, воспитывающей трех и более малолетних детей, если другой родитель (иной законный представитель ребенка) не состоит в трудовых отношениях (ч. 4 ст. 261 ТК РФ).
Впрочем, эти обстоятельства не защитят руководителя от увольнения, если учреждение ликвидируется либо руководитель неоднократно не исполняет свои трудовые обязанности при наличии дисциплинарного взыскания, имеет грубое нарушение. К последней категории относятся прогул без уважительной причины, появление на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения, разглашение охраняемой законом тайны или персональных данных работника учреждения, хищение или растрата, нарушение требований охраны труда с тяжкими последствиями, предоставление подложных документов при заключении трудового договора.
Одно из оснований для увольнения руководителя АУ по инициативе органа-учредителя – несоблюдение первым предельного уровня соотношения зарплат заместителя руководителя и (или) главного бухгалтера и остальных работников учреждения.
- Руководитель временно нетрудоспособен или пребывает в отпуске (кроме случая ликвидации организации) (ч. 6 ст. 81 ТК РФ, п. 50 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).
Отметим, что работодатель (учредитель), уволивший руководителя при наличии какой-либо из названных ситуаций, может быть привлечен к административной ответственности по п. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ. Предусмотрена и уголовная ответственность за необоснованное увольнение женщины в связи с ее беременностью или наличием у нее детей в возрасте до 3 лет (ст. 145 УК РФ).
При смене первого лица учреждения новый руководитель может быть назначен одномоментно с увольнением прежнего руководителя либо позднее – тогда соответствующие обязанности будет временно исполнять другой сотрудник АУ. В последнем случае орган-учредитель должен заключить с временно исполняющим обязанности руководителя отдельный трудовой договор – по форме, предусмотренной для руководителей государственных (муниципальных) учреждений.
Новый руководитель (в том числе в статусе «и. о.») назначается путем заключения с ним трудового договора и последующего издания распорядительного документа (приказа) учредителя о назначении. Заключенный договор здесь выступает как основа для издания приказа.
Порядок, сроки проведения и перечень объектов устанавливаются в учетной политике. На ее основе ежегодно составляется распоряжение. Перечислите в нем состав комиссии, наименование инвентаризируемых активов и обязательств, даты начала и окончания, сформулируйте причину:
«Необходимость составления годовой бухгалтерской отчетности».
Приказ допускается составлять и в произвольной форме. Но существует перечень сведений и реквизитов, которые обязательно указать в официальном документе:
- наименование фирмы;
- дата составления и номер документа;
- объекты и цель проведения проверки;
- перечень задействованных подразделений;
- период проведения;
- сроки предоставления результатов;
- состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей каждого ее члена;
- фамилия, имя, отчество и подпись руководителя.
Проверка заключается в сравнении и сопоставлении фактических объемов ценностей с теми, которые зафиксированы в первичных документах. Сначала члены комиссии знакомятся с описями имеющихся ценностей, товаров, запасов. Затем они сравнивают имущество в наличии с тем, что указано на бумаге.
По окончании процедуры подсчета и сопоставления члены комиссии оформляют документы, содержащие результаты проверки. Чаще всего это не один документ, а несколько. Так, выявленные расхождения фиксируются в ведомости учета результатов. В качестве шаблона такого документа используют форму № ИНВ-26 из постановления Госкомстата от 27.03.2000 № 26.
Документы для оформления результатов инвентаризации составляются после ее проведения. Например, если ваша организация проводила инвентаризацию перед составлением годовой отчетности в декабре 2020, то разрешается оформить документы по ее результатам уже в январе 2021. Если выявлено расхождение между фактическими данными и данными бухгалтерского учета, то их необходимо зафиксировать в сличительной ведомости. На объекты, находящиеся на ответственном хранении, или арендуемые объекты составляется отдельная сличительная ведомость.
Бухгалтер составляет сличительную ведомость в двух экземплярах. Один из них останется в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.
Позже итоги обсуждаются на специальном заседании постоянной инвентаризационной комиссии, которое является основанием для составления протокола. Утвержденной формы для протокола нет, поэтому главные требования — правильно указать данные из распоряжения об инициировании контрольных мероприятий, о членах комиссии, выявленных расхождениях. Если несоответствий нет, это надо задокументировать. Одновременно комиссия выдвигает предложения оприходовать, списать выявленные излишки (недостатки), отразить их в балансе. Кроме того, в протоколе допустимо зафиксировать иные инициативы, к примеру, усилить охрану, чтобы в будущем избежать хищений. Итак, в списке итоговых документов содержатся следующие документы:
- ведомость учета результатов;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации ценностей, находящихся в собственности организации;
- сличительная ведомость результатов инвентаризации арендуемых объектов;
- инвентаризационная опись;
- объяснительная записка.
После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:
- наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
- название подразделения, где проводилась инвентаризация;
- наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
- список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- описание результатов проверки;
- перечень выступавших на заседании;
- принятое решение;
- заключение комиссии;
- выявленные нарушения (если они есть);
- виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
- сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
- подписи председателя и всех членов комиссии;
- приложения.
В качестве иллюстрации дадим вариант протокола.
Разорвать трудовые отношения с директором можно на общих основаниях. Они приведены в статье 77 Трудового кодекса РФ.
Во-первых, руководитель может написать заявление по собственному желанию.
Во-вторых, прекратить трудовые отношения с ним можно по соглашению сторон.
Также есть дополнительные основания увольнения директора. Они перечислены в статье 278 Трудового кодекса РФ. Возможные причины увольнения следующие:
1) организация признана банкротом;
2) собственник организации или общее собрание участников решили уволить директора. Указывать, по какой именно причине принято такое решение не обязательно;
3) директор нарушил один из пунктов трудового договора, по которым он, например, должен:
- не допускать снижения показателей экономической эффективности деятельности компании. Здесь для увольнения директора нужно будет доказать, что эффективность деятельности снизилась по его вине;
- выполнять решения общего собрания организации;
- не допускать долгов по зарплате работникам;
- не допускать нарушений требований по охране труда, за которые организация может быть ликвидирована на основании решения суда или прекращена деятельность ее подразделения. Здесь также должна быть доказана вина руководителя.
Включение в трудовой договор с директором дополнительных условий его увольнения может обернуться проблемами. С одной стороны, у вас появится возможность уволить директора по статье. С другой стороны, чаще всего такие увольнения оборачиваются потом судами. Поэтому на практике рекомендуется все же договориться. Редкий руководитель будет рад испортить себе трудовую книжку увольнением по статье.
Если вы все же выбираете вариант увольнения по статье, то будьте готовы доказать, что оно было правомерно, и подтвердить это документально.
Увольнять по дополнительным основаниям нельзя, если:
- руководитель организации является ее же единственным участником, членом организации или собственником ее имущества;
- организацией управляет другая организация (управляющая организация) или ИП (управляющий).
Расторгать трудовой договор с руководителем нужно в таком порядке.
1. Руководитель пишет заявление об увольнении.
Оно оформляется на имя уполномоченного органа, в компетенцию которого входит решение вопроса о расторжении трудового договора с руководителем. В заявлении обязательно должна быть указана просьба расторгнуть трудовой договор.
Заявление нужно подать не за две недели до увольнения, как для обычных работников, а за месяц.
2. Работодатель должен принять и зарегистрировать заявление об увольнении директора.
Месячный срок предупреждения об увольнении отсчитывается со дня, следующего за тем днем, когда получено заявление.
3. Принимается решение об увольнении руководителя и о прекращении его полномочий.
Если учредителей несколько, то оформляется протокол собрания. Если учредитель один — то оформляется решение.
3. Директор передает дела и документы уполномоченному лицу или лицам, например, своему заместителю или комиссии.
Порядок передачи дел при увольнении директора законом не определен. Его можно прописать в локальном акте организации (например, в должностной инструкции директора или в положении о порядке приема-передачи дел при увольнении руководителя).
4. Издается приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в последний день месячного срока предупреждения об увольнении.
С приказом увольняемый знакомится под подпись как работник, и он же подписывает его как руководитель организации. До этого руководитель организации может выпустить приказ о снятии с себя полномочий.
5. В день увольнения директора его нужно рассчитать и выдать ему трудовую книжку.
Если в этот день директора нет на работе, нужно ждать, когда он обратится за деньгами. Тогда расчет нужно произвести с момента обращения бывшего директора и не позже следующего дня после его обращения.
Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении нужно выдать директору лично. Он должен расписаться в личной карточке, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил свою трудовую книжку.
Если в день увольнения генерального директора нет на рабочем месте, нужно не полениться и сходить в отделение «Почты России». Нужно отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ценным или заказным письмом и обязательно сохранить почтовую квитанцию. Направив это уведомление, работодатель освобождает себя от возможных претензий за задержку выдачи трудовой книжки.
Также уже бывшему директору нужно оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, а также сведения персонифицированного учета.
Если руководитель хочет получить документы, связанные с работой, и написал заявление об этом, их также нужно выдать. Это могут быть, например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, справка о среднем заработке за последние три месяца работы, справка о периоде работы у данного работодателя.
Смена руководителя автономного учреждения
1. Перед заключением трудового договора собственник организации или ее управляющий орган должен принять решение о назначении (избрании) генерального директора (директора).
Оформляется протокол, если принято общим собранием или советом директоров, либо решение единственного участника (акционера).
2. Заключается трудовой договор с директором на основании принятого решения.
Оформляется в свободной форме приказ о назначении генерального директора. Для этого собрание управляющего органа или собственник должны единолично принять решение об издании такого приказа и о том, кому его подписать.
С руководителем, который одновременно является собственником организации, трудовой договор заключать не нужно.
3. Новый генеральный директор издает приказ о вступлении в должность.
Фактически этот документ является приказом о приеме на работу. Форму такого приказа рекомендуется утвердить в учетной политике.
Этот приказ используется для того, чтобы проинформировать, что новый директор приступил к исполнению своих обязанностей. Также этот приказ могут попросить контрагенты или банк для оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати.
4. Сделать в трудовой книжке генерального директора запись о приеме на работу.
Для этого в трудовой книжке нужно указать:
- название подразделения организации, если в трудовом договоре с директором есть условие о работе в конкретном структурном подразделении;
- название должности;
- номер и дату документа о назначении директора на эту должность.
5. Оформить личную карточку на генерального директора.