Как завести электронную трудовую книжку впервые в 1с 8 3

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение с работы;
• подано зарегистрированным лицом заявление о порядке ведения страхователем трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде;

А также:

• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности и заниматься определенной деятельностью.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа. В случае если численность работающих у него зарегистрированных лиц менее 25, он может представлять СЗВ-ТД на бумажном носителе.

При представлении формы СЗВ-ТД впервые в отношении зарегистрированного лица, страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности (о последнем кадровом мероприятии) по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя.

В случае отсутствия в течение 2020 года у зарегистрированного лица кадровых мероприятий и (или) заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 г. у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

В программе 1C:Зарплата и управление персоналом 8, (редакция 3.1.13.120), Форма СЗВ-ТД и другие документы, связанные с ЭТК находятся в разделе Кадры, подраздел Электронные трудовые книжки.

В течение 2020 года сотрудник может подать заявление о порядке ведения электронной книжки – выбрать бумажный вариант, либо полный переход на электронную форму. При этом, даже если сотрудник выбрал бумажную форму, электронная трудовая книжка будет вестись параллельно. В нашем примере сотрудник Электронов И.И. написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки. Вводим новый документ Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

В документе Кадровый перевод (при создании нового документа) Флаг Отразить в трудовой книжке программой автоматически НЕ устанавливается, так как не все мероприятия по Кадровому переводу должны отражаться в Форме СЗВ-ТД. Пользователю необходимо самостоятельно принять решение об установке Флага в зависимости от перевода. В нашем примере сотрудник Отпускникова Н.А. переведена в другое подразделение и на другую должность, такой перевод отражается в СЗВ-ТД, поэтому в документе устанавливаем Флаг Отразить в трудовой книжке.

Создание электронной трудовой книжки в 1С

В рамках нацпроекта «Цифровая экономика» планируется упрощение и систематизация сбора и хранения данных о работающих гражданах. Переход на электронные трудовые книжки дает возможность сформировать единую базу данных о трудовой деятельности граждан. В обобщенном и систематизированном виде будут храниться сведения, необходимые для обязательного пенсионного страхования. Информация передается в ПФР и используется для дальнейшего определения суммы социальных выплат.

Работодатели обязаны указывать только точные сведения. За предоставление недостоверных данных предусмотрена административная ответственность.

С 1 января 2020 года граждане могут перейти на ведение трудовых книжек в электронном формате. Те, кто начинает трудовую деятельность с 2021 года, будут вынуждены использовать только цифровой документ. У других граждан, которые работают в соответствии с ТК, есть выбор, остаться с бумажной трудовой книжкой или перейти на ее электронный аналог.

В связи с тем, что электронный документ дублирует данные бумажного носителя, в нем будут содержаться те же сведения, что и в обычной трудовой книжке:

• ФИО гражданина;
• наименования тех организаций, в которых он осуществлял трудовую деятельность;
• название занимаемой должности и специальности;
• уровень квалификации сотрудника – разряд, категория;
• даты приема на работу, перехода на другую должность, увольнения;
• причина прекращения трудовой деятельности в той или иной компании.

Единственное отличие ЭТК от бумажной книжки – отсутствие в электронном документе записи о наградах сотрудника. Этот пункт противоречит постановлению Министерства труда от 10.10.2003 г. № 69 (п. 4 приложения № 1).

С началом использования электронных книжек работодателям придется передавать государственным контролирующим органам дополнительный отчет. Аналогичный бумажному документ содержит все необходимые сведения о сотруднике и хранится в зашифрованной базе данных ПФР.

Сотрудники отдела кадров избавятся от необходимости от руки заполнять документы и связанной с этим ответственности. Кроме того, ЭТК дает возможность трудоустраивать граждан дистанционно – без необходимости отправлять бумажный документ по почте.

Вносить сведения работодателю необходимо будет в специальной форме отчета – СЗВ-ТД.

Новая отчетность опубликована 24 января 2020 года. По этой форме необходимо сдавать данные о деятельности сотрудников в информационную базу ПФР. В ней будут систематизироваться и храниться следующие сведения:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде России, ИНН и КПП работодателя;
• фамилия, имя, отчество, СНИЛС, дата рождения сотрудника;
• выполняемая работа и сроки трудовой деятельности (когда гражданин приступил к выполнению своих обязанностей, виды осуществляемых мероприятий, занимаемая должность, наименование того структурного подразделения, в которое зачислен работник, реквизиты приказа-основания;
• заявления, которые подает гражданин, выбирающий бумажный или электронный документ.

Отчет содержит сведения о всех сотрудниках того или иного предприятия, с которыми заключены трудовые договоры, включая в том числе и тех, кто выполняет работу дистанционно. К числу последних относятся и те граждане, которые трудятся на дому.

Если сотрудник выбрал бумажный носитель, работодатель обязан дублировать сведения как в классической, так и в электронной трудовой книжке.

Отчет сдается в том числе и после того, как работники выбрали способ ведения трудовой книжки (на бумажном или электронном носителе). В дальнейшем заполненную форму необходимо сдавать каждый раз, когда в деятельности предприятия произошли кадровые изменения. Подготовку и сдачу формы СЗВ-ТД требуют следующие события:

• реорганизация и смена названия компании (в том случае, если в процессе этого мероприятия были уволены, а потом приняты на работу штатные сотрудники);
• присвоение работнику новой профессии или специальности, повышение его квалификации;
• лишение гражданина права занимать ту или иную должность, заниматься определенной деятельностью по решению суда.

Каждому варианту при заполнении СЗВ-ДТ соответствует определенный код, который утвержден в решении 1С. Так, если работнику установлена вторая или следующая профессия, в форме следует указать код 4, при запрете занимать определенную должность – 6.

Данные следует предоставлять до 15 числа следующего за произошедшими событиями месяца. Так, если новые сотрудники были приняты на работу в феврале, отчет СЗВД следует подать не позднее середины марта. Используется как бумажная, так и электронная форма, но для предприятий с числом сотрудников более двадцати пяти человек необходимо предоставить данные в цифровом виде. В СЗВД переносится последняя запись трудовой книжки каждого сотрудника, если в ней произошли изменения за отчетный период. Указываются следующие сведения:

• номер и дата записи;
• название той должности, которую занимает работник;
• выходные данные приказа, который стал основанием для кадровых изменений.

Если за отчетный период в компании не произошло кадровых изменений, отправлять СЗВ-ТД не нужно.

Обратите внимание! Сроки предоставления отчета поменяются начиная с 2021 года. В случае увольнения сотрудника необходимо отправить форму СЗВ-ТД не позднее следующего за датой приказа рабочего дня. Если работник переводится на другую должность или подает заявление о том, что выбирает бумажный или электронный способ ведения книжки, сроки остаются прежними – до 15 числа следующего месяца.

При несвоевременной подаче СЗВ-ТД работодатель будет вынужден заплатить штраф в соответствии с КоАП (статья 5.27). Размер взыскания зависит от формы ведения бизнеса. Должностные лица и индивидуальные предприниматели обязаны будут выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, организации – от 30 до 50 тыс. руб.

Форма заполнения СЗВ-ТД соответствует варианту, утвержденному в учетных решениях 1С. Наиболее распространенной у компаний, начинающих вести автоматизированную отчетность, остается система «1С: Зарплата и управление персоналом».

В электронной трудовой книжке хранятся те же сведения о работнике, что и в классическом бумажном варианте:

• данные о работнике;
• даты приёма, увольнения и перевода на другую должность;
• место работы;
• название мероприятия (приём, перевод, увольнение);
• должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
• вид поручаемой работы;
• дата, номер и вид документа;
• причины прекращения трудовой деятельности.

Электронная трудовая книжка хранит сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2021 года. Информация о предыдущем трудовом стаже хранится в бумажной трудовой книжке.

Если не вести трудовую книжку ни в каком виде, потерять бумажную трудовую, отказаться выдавать ее работнику или не выдать выписку СТД-Р, можно получить административный штраф по статье 5.27 КоАП РФ. За первое нарушение для организаций штраф от 30 000 до 50 000 руб. За повторное нарушение — санкции по ч. 2 ст. 5.27 КоАП.

Передавайте новые сведения о трудовой деятельности с помощью веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас есть простой учет, зарплата, отчетность и другие инструменты для бухгалтера и директора.

Подробно о сути изменений до 31 октября 2021 года вас должен проинформировать работодатель. Вкратце они следующие:

1. Для уже работающих граждан переход на электронные трудовые является добровольным. Тем, кто решит обзавестись электронной трудовой (и напишет такое заявление), работодатель отдаст бумажную книжку на руки и больше не будет нести ответственности за ее хранение. Последняя запись в книжке при этом будет такой.
2. Если есть желание сохранить документ в традиционном виде, об этом тоже нужно подать работодателю соответствующее заявление (в произвольной форме или на бланке, который даст ответственный за ведение трудовых книжек сотрудник). Тогда работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.
3. Те, кто впервые устроится на работу с 2021 года, будут иметь сразу электронную трудовую, бумажную им заводить никто не будет даже при их желании. Поступающим на первую работу в 2021 году бумажную трудовую еще могут оформить.
4. При устройстве на работу электронную трудовую новому работодателю можно представлять либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. В таком же виде он будет выдавать вам ее при увольнении.
5. Не нужно волноваться за сохранность сведений электронных трудовых книжек. ПФР гарантирует высокий уровень защищенности своих информационных систем. Фонд говорит, что сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Для того, чтобы посмотреть на этот документ, нужно воспользоваться одним из следующих способов.

Сведения о трудовой деятельности в электронном формате граждане смогут получить в личном кабинете на портале Госуслуги. Полученный документ заверяется электронной подписью и имеет равную юридическую силу с бумажной версией.

Чтобы ознакомиться с информацией, которая содержится в электронной трудовой книжке, нужна подтвержденная учетная запись.

Для получения выписки необходимо придерживаться следующего порядка действий:

• Найти .

Перейти на портал Госуслуги:

• Авторизоваться на портале.
• Выбрать опцию «Получить услугу».
• Заявление для формирования запроса будет сформировано автоматически по информации, которая есть в личном кабинете на портале Госуслуги. Оно включает фамилию, имя, отчество, СНИЛС и дату рождения. Остается только нажать кнопку «Подать заявление».
• Заявлению присваивают уникальный номер, после чего выписка поступит на указанный в контактах электронный адрес.

После формирования запроса в личный кабинет на портале Госуслуги поступит выписка, включающая сведения о трудовой деятельности после 1 января 2021 года (сведения о работе до указанной даты содержатся только в бумажной версии трудовой книжки). Если в выписке указаны не все данные или она пустая, то на это может быть две причины:

1. Работодатель еще не успел направить информацию в ПФР. Сведения передаются до 15 числа ежемесячно.
2. Работник не передавал работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Переход на электронные трудовые книжки

Для тех, кто не может обратиться к работодателю и не имеет подтвержденной учетной записи на портале государственных услуг, доступен традиционный формат получения выписки – через МФЦ.

Работник вправе обратиться за получением выписки из электронной книжки в любой удобно расположенный многофункциональный центр.

Регламент предоставления выписки содержится в Постановлении Правления ПФР от 21 января 2021 г. №46па «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации…». В документе отмечается, что для предоставления выписки потребуется паспорт гражданина и заявление в письменном виде (форма заявления представлена в Приложении к регламенту). При передаче документов через законного представителя его необходимо наделить доверенностью на представление интересов и заверить ее нотариально.

После передачи заявления выписку из МФЦ можно забрать в течение нескольких дней. Документ будет предоставлен только в бумажной форме.

Первое, оно же главное. Если вы не подавали работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то беспокоиться пока не о чем – ПФР не ведёт на вас электронную трудовую книжку. Точнее, ведёт, но исключительно внутри самого себя, и доступа к ней нет ни у кого, в том числе и у вас. Но как только вы подадите работодателю заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а он, как и положено, уведомит об этом ПФР по форме СЗВ-ТД , так и книжка ваша станет доступна для просмотра. Причём для просмотра только вами, и никто другой доступа к ней иметь не будет!

Итак, работники, перешедшие на электронную трудовую книжку, могут запросить следующими способами:

• на сайте «Госуслуг»,
• в отделении ПФР лично или через сайт,
• в МФЦ,
• у работодателя.

Далее о каждом способе поподробней (кроме МФЦ, с которым и так всё понятно).

Книжка «в цифре» содержит почти те же сведения, что и ее предшественница:

• О работнике;
• Вид, даты, основание кадрового события (приема/увольнения, перевод на другое место);
• Место работы;
• Должность, профессия, специальность, квалификация;
• Подразделение;
• Вид поручаемых обязанностей (обязателен с 2021 года);
• Основание окончания ТД.

Главным отличием ЭТК от бумажных является тот факт, что сведения обязательно подавать и по совместителям.

В первую очередь отдел создает уведомление о переходе на цифровой вариант книжек для персонала и о праве оставить прежний (бумажный) вариант.

Работодателям также придется исправить внутрикорпоративную документацию, регулирующую внутрифирменные процессы, поправить коллективные соглашения и постановления, составить памятку по электронным трудовым книжкам.

Также работодателям необходимо приобрести программное обеспечение для внедрения новых возможностей учета или обновить существующее программное обеспечение.

В срок до 30 июня 2020 года работодатели должны собрать с персонала заявления о предпочтениях дальнейшей формы ведения ТК:

• по-старому на бумаге – в дальнейшем можно передумать и перейти на электронную форму;
• по-новому «в цифре» с получением ТК на руки, когда передумать и вернуться к прежней форме будет уже нельзя.

Таким образом, работник может реализовать свое право остаться со старой версией трудовой. Если он находится в длительном отпуске (к примеру, по уходу за ребенком) и не написал заявление, его ТК продолжают вести в прежнем виде.

Работникам, подавшим заявление, работодатели с 2021 года вносят запись о выдаче трудовой книжке и выдают их на руки, освобождаясь после этого от ответственности за их ведение и хранение.

СЗВ-ТД и СТД-Р в 1С: Зарплата и управление персоналом 8

С начала 2020 года в ПФ РФ нужно сдавать форму СЗВ-ТД. Каждый месяц, следующий за отчетным, не позднее 15 числа. В случае если 15 число выпадает на выходной, срок сдачи переносится на ближайший будний день.

Поможем подготовить отчетность в ПФР по учету ЭТК

Работа с электронными трудовыми книжками предполагает наличие автоматизированной системы для учета кадровых данных сотрудников. Поэтому предприятиям, которые до сих пор ведут учет в ручном режиме, не избежать внедрения такой системы. Напомним, если численность организации превышает 25 сотрудников, отчетность соответствующие госорганы принимают только в электронном виде.

Работа в этой части в 1С ЗУП сводится к формированию двух вышеупомянутых форм отчетности – СЗВ-ТД и СТД-Р. Для того чтобы кадровые события попадали в данные отчеты через автозаполнение, необходимо проделать следующий алгоритм действий: в кадровых приказах (Прием, Перевод, Увольнение) активировать опцию «Отразить в трудовой книжке».

На основании принятого 16.12.19 г. Федерального закона Российской Федерации № 439-Ф3, с 2020 года начинают вводиться в обращение новые трудовые книжки в электронном виде. Для их формирования каждому работодателю необходимо ежемесячно (до 15-го числа) подавать в Пенсионный фонд РФ соответствующий отчет (СЗВ-ТД), который должен содержать в себе полные сведенья о трудовой деятельности сотрудников.

Одним из положений Закона является требование о предоставлении отчета в электронном виде, если количество работников превышает 25 человек, что может вызвать некоторые затруднения у руководителей (кадровиков) отдельных предприятий. С целью упрощения процесса подготовки необходимых документов был разработан и в настоящее время успешно применяется программа 1С: Электронные трудовые книжки.

Подробно…

Электронные трудовые книжки в 1С ЗУП

Подробно…

Подробно…

Подробно…

Подробно…

Подробно…

Как в программах 1С сформировать отчетность по электронным трудовым книжкам?

Подробно…

Если у вас есть сотрудники, которых взяли на работу до 2020 года и с тех пор с ними ничего не происходило и они не подавали заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой, значит, по ним вы еще ни разу не сдавали отчет в ПФР.

По таким сотрудникам надо сдать форму СЗВ-ТД до 15 февраля 2021 года. В форму внесите последнюю вашу запись из раздела «Сведения о работе» бумажной трудовой на 01 января 2020.

• .Первый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) предприятиям необходимо сдать до 17 февраля (с учетом выходных). Пока его форма не утверждена, до конца января Пенсионный Фонд планирует завершить работу над ней.
• В течение года, до 31 декабря включительно, со всех работников нужно собрать заявления. Сотрудники должны сделать выбор: в бумажной или электронной форме они предпочитают вести трудовую книжку.
• По запросу работника предприятие должно выдавать данные о его трудовой деятельности по форме СТД-Р (утверждается Минтруда). Также работник имеет право запросить информацию в ПФР.

Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.

А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.

При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.

Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.

Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.

Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.

Работник может обратиться к вам с заявлением с просьбой о предоставлении сведений о его трудовой деятельности. Вы должны их предоставить в течение 3 рабочих дней способом, указанным в заявлении работника: на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии).

Обратите внимание: вы должны предоставить сведения только о работе в вашей организации.

Если сотрудник просит предоставить СТД при увольнении, сделать это нужно в день расторжения трудового договора. Сведения предоставляются по форме СЗИ-ТД.

Сведения вы должны предоставить и в случае обращения уже уволенного работника. На это у вас также есть 3 рабочих дня.

Объясните работникам, что сведения о работе в других организациях они могут получить:

• в МФЦ;

• в ПФ РФ;

• на портале госуслуг.

Эти сведения также предоставляются на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Похожие записи: