Как правильно поставить печать на прошитый документ

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно поставить печать на прошитый документ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Обычно пачку листов прошивают на 2 или 3 прокола. Сначала делают отверстия иглой, шилом, дыроколом, дрелью или иным инструментом. Потом:

• берут иглу с вдетой толстой нитью и прошивают пачку (возможный порядок движения иглы с нитью показан в Примерах 1 и 2);
• концы нити завязывают узлом на обороте сшива и приклеивают на узел листок (используется клей либо самоклеящаяся бумага);
• на нем уже может быть впечатан текст заверительной надписи, но он может наноситься и рукописно;
• а вот подпись и оттиск печати ставятся так, чтобы частично выходить за пределы этого наклеенного листочка (это дополнительно усложнит его последующую незаметную подмену).

Специфика прошивки и заверения копии документа определяется его видом, целью использования и адресатом. К примеру, оформляется гражданско-правовой договор. Здесь все зависит от требований сторон сделки: если конкретные требования к прошивке экземпляров договора ими не оговорены, то скрепить его листы можно хоть обычным степлером. Но бывает, что один из участников договора предъявляет дополнительные требования к его оформлению. Как правило, в такой ситуации он и готовит оба экземпляра договора под свои запросы, например: прошивает каждый экземпляр прочной нитью и оформляет заверительную надпись на сшиве.

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась. Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех. Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Если заверять приходится много документов, то для руководителя это становится обременительно. Наделить полномочиями по заверению копий документов можно любого работника компании и даже внештатное лицо, тем самым вы разгрузите руководителя и главного бухгалтера компании. Для этого издается приказ или распоряжение. И работнику, и внештатнику нужно выдать доверенность, которая будет подтверждать их права во взаимоотношениях с третьими лицами (см. Примеры 12 и 13).

Если ваш сотрудник просто заверяет копии документов для использования внутри компании, то достаточно будет для него издать приказ, но при предоставлении копий документов вовне понадобится доверенность, которую потом придется демонстрировать третьим лицам (образцы этих документов для штатного сотрудника показаны в Примерах 11 и 12). Лицу, не состоящему в штате, доверенность необходима в любом случае.

Прописывать право заверения копий в Инструкции по делопроизводству не обязательно, хотя тоже желательно – чтобы она отражала фактические технологии делопроизводства, которые работают в организации (тогда у ваших сотрудников будет меньше вопросов) – см. Пример 10. В Инструкции фигурируют только должности, а в приказе – уже конкретные Ф.И.О.

• Свежие
• Посещаемые

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Как правильно ставить печать на сшивке документов

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

— как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Требования при подаче документации в государственные учреждения отличаются от требований, предъявляемых к бумагам при сдаче, например, в архив. Так, для того чтобы подать бумаги в суд или налоговую инспекцию необходимо следовать нижеизложенным правилам:

• документы необходимо скрепить в 3 дырки;
• расстояние между проколами не должно превышать 3 см;
• сшивается бумага нитью или тонким шпагатом;
• на последнюю страницу клеится бумага размером 3х5 см, на которую ставятся заверительные подпись и печать.

Особые требования предъявляют к бухгалтерским отчетам, при этом узел на последней странице должен быть заклеен папиросной бумагой.

Документы можно прошить как нитками, так и шнурком или лентой. К этому процессу необходимо отнестись ответственно, ведь в случае если прошивка будет некачественная, слабая, то бумаги можно будет с легкостью разъединить, чего допускать нельзя, ведь сшиваются они чтобы нельзя было подложить к ним другой документ или потерять его часть.

Более того, если вы прошиваете бумаги для предоставления в государственные органы, то неправильно выполненная прошивка может привести к тому, что ФНС, внебюджетные фонды или суд просто откажутся их принять.

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом. Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

1. Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа

1. Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа

1. Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки

1. На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны

1. После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:

Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:

Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

1. Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.

1. Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

1. После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.

1. Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку

1. В крайний прокол с тыльной стороны

1. С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге

1. При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов

1. Остается завязать нитку узлом

1. Обрезать лишнюю длину концов нитки

Если прошивка документов произведена правильно, остается пронумеровать листы и наклеить сверху узелка бумагу с надписью «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ______ ( _____________ ) листов» и проставить необходимые реквизиты заверяющего (должность, подпись и ФИО).

— как сшить дело на 4 дырки:

Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

Некоторые бумаги могут быть сшиты на уголок, т. е. в верхнем левом углу. Для этого необходимо проделать одно или два отверстия в уголке и несколько раз пропустить через них нить.

— образец сшивки документов через уголок:

Лист бумаги также, как и в остальных случаях, клеится на узелок нити, на него ставятся необходимые для заверения реквизиты.

Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.

Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.

Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.

Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.

Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки. Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах. На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой.

Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства. Вот несколько вариантов:

• Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.
• При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
• С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
• При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

• лично, представителем;
• заказным письмом;
• в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления описи;
3. небольшую аннотацию;
4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
5. количество листов прописью и цифрами;
6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

• Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
• Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
• Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Многостраничный документ можно заверить одним из двух способов:

1. Если документ не прошит, заверительную надпись нужно проставить на каждом листе.

2. Если документ прошит, нужно пронумеровать все листы и указать их общее количество. На сшивке документа проставить заверительную надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов». После чего нужно скопировать все страницы документа.

Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.

То, как прошить журнал входящей документации, и правила, применяющиеся в сшивке более важных и ценных бумаг, примерно одинаковы. Отличия заключаются лишь в количестве отверстий, порядке продевания шнура через них и нумерации книги. Прошить документы в 2 дырки проще, чем в 4 или 5. Можно также сшивать документы «на уголок», но этот способ используется нечасто и не подходит для создания книг, хранящихся в архиве.

Оттиск печати: на каких документах ставить?

Сшивка документации в 5 дырок используется очень редко. Обычно к ней прибегают, когда книга имеет нестандартный размер или же документы, помещённые в неё, очень важные, нуждающиеся в строгой отчётности и особенном хранении.

Схема сшивки здесь примерно такая же, как и в других методах. Главное, соблюдать последовательность в продевании нити через отверстия. Обычно используется такой стандартный вариант: нить поочерёдно продевается в дырки в следующем порядке: 3-2-1-2-3-4-5-4-3. Затем оба конца нити должны быть выведены с обратной стороны книги. Завяжите узел и оставьте с каждого конца нити по 7 см. Наклейте листок бумаги или же лист прошивки, подпишите.

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Памятка по заверению документов

Подготовка документов к сшиванию – важный этап. От него зависит, насколько быстрой, качественной и правильной будет сшивка. Процесс подготовки проходит в несколько этапов:

1. Подбор и оформление обложки для книги. Чаще всего выбирают стандартную, которая подходит для всех документов формата А4. Обычно для неё используют картон светлого оттенка. Также встречается нестандартная обложка, применяющаяся, если документы имеют необычный размер, например, формат А5. Есть обложки, предназначенные для длительного хранения. Они отличаются от стандартной большей плотности и износостойкостью.
2. Комплектация книги. Перед сшиванием подготавливается комплект документов. В одной книге помещается документация только одного типа. Например, книга входящей корреспонденции или кадровых приказов. Причём в пачке должно быть не более 250 листов. Если сшить нужно больше документов, то придётся разделить их на несколько томов.
3. Подготовка самих бумаг. С них нужно удалить все скобы, скрепки, булавки. Стопку располагают в правильном порядке: от самых ранних до более поздних.
4. Нумерация листов. Обычно она производится простым карандашом. Но в некоторых организациях нумерация делается ручкой. Номе ставится в верхнем углу каждого документа арабскими цифрами. При необходимости могут использоваться русские буквы, например, 15 а, 15 б и т.д. Номера страниц должны быть вписаны так, чтобы не задевать текст документа. Опись и некоторые приложения нумерации не подвергаются. На титульном листе номер не ставится, а вторая страница сразу идёт с цифрой «2».
5. Опись бумаг. Каждый подшитый документ должен иметь дату подшивки и срок хранения, подробную аннотацию, указание организации и наименования бумаги. Также в книге должна быть опись, количество бумаг и страниц, подпись с указанием полного Ф.И.О. делопроизводителя, занимавшегося сшивкой.

Сшивать рабочие бумаги необходимо для их систематизации. В компаниях и учреждениях сшивают ту документацию, которую требуется передать в архив. Прошитые бумаги удобно хранить и по запросу представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Есть определенные нормативные указания, регулирующие, как правильно прошить документы по ГОСТу в 2021 году:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказами Росархива №76 от 23.12.2009, №44 от 11.04.2018, №71 от 22.05.2019.
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013.
3. Правила делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Минфин, Минэкономразвития и проч).

Очень важный момент – это заверение прошитых документов. Особенно актуально это, когда нужно прошить документы для налоговой. Требуется в обязательном порядке подтвердить, когда и кем они были прошиты. Обычно это делается следующим образом:

1. Готовится стикер. Его можно просто набрать в MS Word и распечатать на бумаге, а потом обрезать по размеру примерно 4×6 сантиметров. Необходимо указать, что документы прошиты и пронумерованы, а также отметить, если они будут скреплены печатью. Также указываются данные лица, прошившего документы.
2. Бумага (лучше всего папиросная, чтобы узелок был хорошо виден) наклеивается так, чтобы закрывать узел и частично сами нити. При этом кончики нитей должны остаться, чтобы было видно, что это именно узелок.
3. Для наклейки применяется канцелярский клей (он же жидкое стекло). После этого ставятся подпись и печать, которые должны выходить за границы стикера. В некоторых случаях края оттиска и нити после этого дополнительно заливаются клеем сверху. Но это чаще делается с бухгалтерскими документами, которые обладают наибольшей важностью при отчётности. Все перечисленные меры являются защитными и удостоверяют подлинность того, что документы были прошиты и скреплены.

Знание всей процедуры прошивки позволяет заранее избежать многих проблем и неприятностей. Например, зная, как прошить документы для регистрации ИП, можно предотвратить придирки со стороны контролирующих лиц. Поскольку в регламентирующих документах нет строгих и чётких указаний по поводу того, как прошивать документы, то небрежность в данном вопросе может привести к лишним претензиям, которые создадут дополнительные проволочки и вынудят переделывать документы.

Есть общий порядок сшива бумаг. Несколько предварительных шагов, чтобы правильно подшить документы, независимо от используемого инструмента:

1. Отсортируйте регистры по дате.
2. Прислоните бумаги друг к другу, выровняйте по краям.
3. Пронумеруйте каждый лист — сверху справа поставьте арабские цифры. Начинайте с цифры 1.
4. Подготовьте опись (ее не нумеруют).
5. Вложите бумаги в картонную обложку надлежащего размера. Подойдет папка с надписью «Дело».

Основные требования к секретарю-делопроизводителю пропишите в должностной инструкции. А если вам потребуются правила заполнения журнала трудовых договоров, прочитайте статью «Журнал регистрации трудовых договоров».

Для прошивания стандартных регистров используется обычный скоросшиватель формата А4. Нумеруются не только бумаги, но и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем. Если вы допустили ошибку, зачеркните ее одной чертой и продолжите нумерацию. Заверьте лист подписью: «Исправленному верить», поставьте подпись ответственного лица и скрепите печатью.

Оказывается, от того, как скреплены листы судебного решения, зависит, будет оно исполнено или нет.

Юрист медицинской страховой компании Елена Пестова жалуется: устала от банальной лености и безответственности служащих суда. То забудут письмо зарегистрировать и направить на рассмотрение, то скажут, что выслали документ истцу по почте, хотя на самом деле не высылали, то неправильно оформят решение. Казалось бы, мелочи. Но доставляют массу неудобств и самим истцам, и их представителям: приходится ходить в суды, как на работу, откладывая другие дела и выяснять, почему не сделали это, другое, третье.

А иногда из-за того, что секретарь суда поленился сшить решение, напечатанное на нескольких листочках, как положено, то есть нитью, подклеить ее концы и поставить печать (а вместо этого попросту скрепил листы степлером), решение могут и не исполнить. Вот какой случай рассказала Пестова.

Ниточка к финансам

В 2008 году в кировградский офис ее компании пришел пенсионер Евгений Леонтьевич Лыжин — менять полис ОМС. Между делом рассказал, что три года назад ему сделали операцию на голеностопе в областном УНИТО имени Чаклина. Причем — платную. И это несмотря на то, что врач из верхнетагильской поликлиники по всем правилам выписал пенсионеру направление на операцию, а тот три месяца прождал своей очереди. В итоге пенсионер выложил почти 12 тысяч рублей.

Страховщики сразу поняли, что старика обманули, попросту вытянули у него деньги за то, что должны были сделать бесплатно. Евгению Леонтьевичу предложили подать иск в суд, Елена Пестова стала его представителем. Буквально с первого дня судебной тяжбы начались проблемы.

— Мы отправили иск мировому судье Ленинского района Екатеринбурга по почте. Прошло целых четыре месяца, а никаких вестей из суда не было. Когда я позвонила в канцелярию, мне сказали, что исковое заявление оставлено без рассмотрения и отправлено по почте назад истцу. Но Евгений Леонтьевич ничего так и не получил. Тогда я стала выяснять, в чем же дело. Оказалось, что в действительности секретари суда письмо и не высылали.

Мало-помалу этот процесс двигался, и в 2009 году Пестова все-таки выиграла дело. Суд обязал свердловский минфин вернуть пенсионеру те деньги, которые областная больница незаконно с него взяла. Елена собрала документы и направилась в казначейство (именно оно фактически исполняет решения суда в случае, если проигравшей стороной является одно из областных бюджетных учреждений). А там ей заявили, что ничего выплачивать не станут, потому что не верят в подлинность судебного решения. «Как так?» — удивилась юрист. Ей объяснили, что исполнению подлежат только решения суда, оформленные в соответствии с инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом судебного департамента при Верховном суде РФ. В документе отдельной строкой прописано: «С приговора, решения, определения или постановления, вынесенного по делу, снимаются копии, которые удостоверяются подписями судьи и секретаря суда с приложением гербовой печати суда и направляются по принадлежности. Если копия состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью». Камнем преткновения в истории стала… банальная скрепка, которой, взамен нити, были соединены листы решения суда. Елене пришлось возвращаться в канцелярию суда, требовать, чтобы документ оформили в соответствии с требованиями инструкции.

— Это серьезная проблема, — итожит она. — Мировые судьи Ленинского района частенько грешат таким отношением к работе. Вот мы и вынуждены постоянно бегать по канцеляриям, дозваниваться, впустую тратить силы, время, нервы. Было бы терпимо, если бы секретари судов хотя бы признавали свои ошибки и исправляли их оперативно. А так ведь ты еще свою правоту доказывать замучаешься.

Перед началом процедуры удалите все скрепки и скобы от степлера. Систематизируйте бумаги по датам или по значимости и пронумеруйте каждый лист. Если дело состоит из множества листов, то соедините все специальными скрепками и приступайте к прошиванию. Приготовьте необходимые инструменты и материалы. Вам понадобятся:

1. Нитки. Лучше использовать капроновые.
2. Иголка. Размер подбирают в зависимости от толщины сшиваемых регистров.
3. Бумажный клей.
4. Лист чистой бумаги.
5. Картонный или бумажный скоросшиватель.

Соблюдайте установленный порядок — инструкцию пошагово, как правильно сшивать документы ниткой с фото и пояснениями:

Шаг 1. Удалить скрепки, скобы.

Шаг 2. Аккуратно и ровно разложите листы, проверьте нумерацию.

Данный способ прошивки – самый простой. Он используется, если требуется скрепить и сдать в архив документы низкой степени важности, а также с небольшим количеством страниц. Схема прошивки:

• сделать два отверстия с левой стороны сшиваемых листов на расстоянии 5 см друг от друга;
• пропустить нить через два отверстия;
• связать концы нити в узел с тыльной стороны листов в узел;
• наклеить на узел бумажный прямоугольник, оставив оба конца нити видимыми.

Для этого способа в свободном поле слева от текста необходимо проделать три отверстия на расстоянии 3 см друг от друга: первое по центру, два других – выше и ниже. Сначала нитка пропускается снизу вверх в среднее отверстие. Остаток нити с тыльной стороны – 7 см.

На лицевой стороне сшивки нить возвращается обратно через верхнее отверстие, и снова направляется на лицевую сторону через нижнее.

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию.

Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков.

Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей). На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью

и печатью ___ (_______________________) лист___».

Листы обязательно нумеруются. Количество листов пишется цифрами и прописью. Подпись на заверенных документах и оригиналах ставится только уполномоченными лицами, действующими на основании доверенности, или же самим индивидуальным предпринимателем.

Часть подписи должна быть расположена на самом документе, а часть на наклеенной бумаге. То же требование относится и к печати. Частично печать должна располагаться на документе, а частично на наклейке. Обязательно ставится дата заверения или подписания документа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Для регистрации ИП необходимо предоставить в Налоговую инспекцию следующие документы:

• Копия паспорта.
• Заявление на регистрацию ИП.
• Квитанция на оплату госпошлины.
• Заявление о переходе на Упрощенную систему налогообложения (при необходимости).

При подаче документов в налоговый орган для регистрации ИП, необходимо заполнить Заявление на регистрацию ИП и сшить вместе листы 001, 002 и лист А. Лист Б сшивать не нужно. Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой службы, как подтверждение, что документы на регистрацию у вас были приняты.

Сшивать документы можно любым из приведенных выше способов. Заверяется подписью заявителя с расшифровкой ФИО. Если подавать документы на регистрацию будет не сам заявитель, а третье лицо, то третья страница заявления должна быть заверена нотариально.

Так как определенных инструкций и правил по подготовке и прошивке документов не существует, у каждой организации, финансовый компаний, банков и прочих организаций могут существовать свои собственные требования, утвержденные внутренними приказами и регламентами, которые необходимо учитывать при сотрудничестве.

Умение правильно и грамотно подготовить документы — это начало продолжительной и выгодной сделки.

Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.

К этим инструкциям относятся:

• ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• методические рекомендации по делопроизводству;
• инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
• Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
• утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.

Что делать в тех случаях, когда сотрудник столкнулся с объемными пачками документов? Здесь на помощь придут далеко не канцелярские принадлежности. Например, шило. Если необходимо сшивать бухгалтерскую отчетность, сложенную в габаритную стопку, сотрудники используют гвоздь или молоток.

Очередным шагом в основной процедуре делопроизводства будет проставление заверительной подписи. Ее необходимо проставить на небольшой бумажной бирке наклеенной поверх узла.

На ней нужно обозначить следующее: «Прошнуровано и пронумеровано … листов (количество листов)». Затем указывается должность, инициалы и подпись сотрудника, а также дата сшивания документов. Подпись проставляется после высыхания клея. Это гарантирует, что подпись не смажется.

Как правильно прошить устав редакции СМИ

Прошивка в 2 прокола самая простая из вариантов с использованием ниток. Отверстия в листах документа, сложенных вместе, делают иглой, дыроколом или шилом — в зависимости от толщины бумажной пачки.

Проколы располагают у левого края листов, отступив от него на 1–1,5 см. Для сшивания используют специальную прошивочную нить или прочные нитки. Если нитки тонкие, то их можно пропустить в отверстия несколько раз.

Концы ниток надо вывести на оборотную сторону документа — на его последний лист, завязать узлом плотно к бумаге и обрезать лишнюю нить, оставив концы 6–7 см. Понадобится клей и кусочек бумаги размером примерно 3 х 7 см. Его наклеивают на узел и свободные концы нити так, чтобы они немного торчали.

Затем на приклеенном листке делается надпись, сколько листов прошнуровано и пронумеровано. При этом количество указывается цифрами и текстом. Надпись может выглядеть так:

Всего прошито и пронумеровано 5 (Пять) листов

Затем ставится подпись и ее расшифровка (указываются фамилия и инициалы заверяющего).

Когда делается эта заверительная надпись, нужно выходить за края приклеенной бумажки, чтобы части текста и подписи попали на лист документа. Можно заверить надпись печатью при ее наличии. Поставить печать нужно так, чтобы часть оттиска пришлась на наклейку, а часть оказалась на документе.

Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом».

№ 118. Закрепить правила безопасной работы и порядок ознакомления с ними сотрудников следует в инструкции по охране труда. В некоторых отраслях установлены типовые инструкции по охране труда и правилам техники безопасности.

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

• Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
• Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
• Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

Перед подачей отчетов в контролирующие инстанции следует уточнить, какие действуют требования. Самый простой вариант, который можно использовать – проделать отверстие на задней, тыльной стороне, и скрепить его нитями.

1. Первый прокол делается иголкой с ниткой с тыльной стороны, по центру листа. Если используется дырокол, требуется сделать то же самое.
2. Вторая дырка должна располагаться с лицевой стороны бумаги.
3. Последний прокол делается с тыльной стороны, при этом нужно соблюдать определенное расстояние – три сантиметра.

Строгого регламента по прошивке документов нет, однако действуют рекомендации, которые были официально утверждены Росархивом. Кроме этого, на территории России действует инструкция по документированию от Центрального банка РФ, а также ГОСТ по делопроизводству и архивному делу.

Прошивка журналов и документации осуществляется для того, чтобы исключить потери или подмену важных документов. Эта проблема особенно остро стоит в компаниях с большим объемом документации, где запутаться в бумагах проще простого.

Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

p, blockquote 4,0,0,0,0 —>

Подлежат прошивке следующие виды документации:

• приказы (как общие, так и личные);
• штатное расписание;
• отчеты (например, авансовый отчет);
• счет-фактуры;
• акты выполненных работ;
• кассовая книга;
• ведомости.

p, blockquote 5,0,0,0,0 —>

Также прошивать листы документации необходимо при подаче заявки на участие в тендере и в других случаях.

Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств. Они утверждены Правилами ГОСТ 31282-2021. К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

После прошивки и опломбирования, заменить обложку будет невозможно. После того как бланк журнала готов, нужно пронумеровать все имеющиеся страницы порядковыми номерами, далее можно начинать прошивать её.

Чтобы упростить процедуру прошивки, можно пользоваться архивными папками. Отдельным вариантом для решения этой задачи, служат переплетные станки. В качестве другого варианта можно привести процедуру подшивания банковских кассовых документов. Толщина папки этой категории документов может достигать до 10 см.

Для простановки цифр предусмотрено отдельное место — это верхний левый угол документа. В случае прошивания конвертов, которые сопровождаются вложения, такие документы подлежат самостоятельной нумерации. Вложения же нумеруются цифрой, которая идет за той, что на конверте. Если нужно разделить дело на отдельные тома, тогда каждое из них нумеруется по отдельности.

Документооборот и делопроизводство на предприятии — это процесс достаточно сложный во всех отношениях. Процесс сшивания документации тоже не является одним из самых простых и понятных. Нередкими бывают ситуации, когда сшитые и отправленные в архив документы, возвращают ввиду их неправильного оформления.

И сотруднику приходится вновь и вновь производить перепрошивку документации. Именно поэтому следует еще до начала процесса сшивания ознакомиться со всеми его тонкостями, а также перечитать стандарты, оговаривающие данную процедуру.

Существует несколько документов регламентирующих процесс сшивания документации.

Это такие документы как:

1. Методичка по делопроизводству, разъясняющая правила ведения сшивки. Данный документ издается с декабря 2009 года, когда и был заверен Росархивом.
2. ГОСТ РФ 51141, который носит название «Архивное дело и делопроизводство предприятия».

Данные документы являются основными нормами ведения процедуры сшивки, но кроме них существует еще ряд второстепенных:

• Типовая инструкция, подтвержденная министерством культуры России, и утвержденная соответствующим приказом от 2005 года под номером 536;
• Инструкция по сшивке банковской документации, заверенная руководством Центробанка Российской федерации;
• Методические пояснения о порядке заполнения некоторых форм документа, которые утверждены министерством налогов и сборов в рамках приказа от 18 апреля 2003 г.

Похожие записи:

• Следственные действия при причинении вреда здоровью
• Как заполнить 4 ФСС если есть инвалиды
• Кнп пеня по социальному налогу в РК